คุณสามารถออกแบบแม่แบบฟอร์ม Microsoft Office InfoPath ที่ทํางานกับฐานข้อมูล Microsoft Office Access เพื่อคิวรีข้อมูล หรือคิวรีและส่งข้อมูลได้ คุณสามารถออกแบบเทมเพลตฟอร์มนี้โดยยึดตามฐานข้อมูล Microsoft Office Access 2007 (รูปแบบ.accdb) หรือฐานข้อมูล Access ที่บันทึกไว้ในเวอร์ชันก่อนหน้า (รูปแบบ.mdb)
ในบทความนี้
- ภาพรวม
- ข้อควรพิจารณาเกี่ยวกับความเข้ากันได้
- ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น
- การออกแบบแม่แบบฟอร์ม
- กําหนดค่าตัวเลือกการส่ง
ภาพรวม
ฟอร์มสามารถมีการเชื่อมต่อข้อมูลหลักได้หนึ่งการเชื่อมต่อ ซึ่งเรียกว่าการเชื่อมต่อข้อมูลหลัก และการเชื่อมต่อนั้นสามารถมีการเชื่อมต่อข้อมูลรองอย่างน้อยหนึ่งการเชื่อมต่อได้ คุณสามารถใช้การเชื่อมต่อข้อมูลหลักเพื่อคิวรีหรือส่งข้อมูลฟอร์มไปยังฐานข้อมูล Access ได้ คุณยังสามารถใช้การเชื่อมต่อข้อมูลรองเพื่อคิวรีและส่งข้อมูลไปยังแหล่งข้อมูลภายนอกโดยมีข้อยกเว้นบางอย่าง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้การเชื่อมต่อข้อมูลรองกับฐานข้อมูล Access เพื่อให้คิวรีฐานข้อมูลเท่านั้น คุณไม่สามารถเพิ่มการเชื่อมต่อข้อมูลรองลงในฟอร์มที่ส่งไดเรกทอรีข้อมูลฟอร์มไปยังฐานข้อมูล Access ได้
เมื่อคุณออกแบบเทมเพลตฟอร์มที่ยึดตามฐานข้อมูล Access InfoPath จะสร้างแหล่งข้อมูลหลักที่มีกลุ่มที่มีเขตข้อมูลคิวรีและเขตข้อมูลข้อมูล และยังสร้างการเชื่อมต่อข้อมูลคิวรีเป็นการเชื่อมต่อข้อมูลหลักสําหรับเทมเพลตฟอร์มด้วย เขตข้อมูลและกลุ่มเหล่านี้จะสอดคล้องกับวิธีที่ข้อมูลถูกจัดเก็บในตารางในฐานข้อมูล
เขตข้อมูลแบบสอบถามมีข้อมูลที่ถูกใส่ลงในฟอร์มโดยผู้ใช้เพื่อจํากัดผลลัพธ์ของแบบสอบถามให้เป็นระเบียนที่ตรงกับข้อมูลในเขตข้อมูลแบบสอบถาม เมื่อฟอร์มที่ยึดตามแม่แบบฟอร์มนี้ใช้การเชื่อมต่อข้อมูลหลัก InfoPath จะสร้างแบบสอบถามโดยใช้ข้อมูลในเขตข้อมูลแบบสอบถาม จากนั้น InfoPath จะส่งแบบสอบถามผ่านการเชื่อมต่อข้อมูล ฐานข้อมูลจะส่งกลับผลลัพธ์ของคิวรีกลับไปยังแบบฟอร์มผ่านการเชื่อมต่อข้อมูล ผลลัพธ์ของคิวรีจะถูกใส่ลงในเขตข้อมูลซึ่งสามารถแก้ไขได้ผ่านตัวควบคุมบนแบบฟอร์มที่ผูกไว้กับเขตข้อมูลข้อมูลเหล่านั้น
เนื่องจากโครงสร้างข้อมูลของคิวรีและเขตข้อมูลต้องตรงกับวิธีการจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูล คุณจึงไม่สามารถปรับเปลี่ยนเขตข้อมูลหรือกลุ่มเหล่านี้ในแหล่งข้อมูลหลักได้ คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลหรือกลุ่มลงในกลุ่มรากในแหล่งข้อมูลหลักเท่านั้น ค้นหาลิงก์ไปยังข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแหล่งข้อมูลได้ในส่วน ดูเพิ่มเติม
ฟอร์มสามารถส่งข้อมูลไปยังฐานข้อมูลผ่านการเชื่อมต่อข้อมูลหลักของฟอร์มถ้าแม่แบบฟอร์มที่ฟอร์มยึดตาม และฐานข้อมูลมีคุณสมบัติตรงตามข้อกําหนดต่อไปนี้
- แม่แบบฟอร์มไม่ใช่แม่แบบฟอร์มที่เข้ากันได้กับเบราว์เซอร์ InfoPath จะไม่สร้างการเชื่อมต่อข้อมูลการส่งในการเชื่อมต่อข้อมูลหลักถ้าคุณกําลังออกแบบแม่แบบฟอร์มที่เข้ากันได้กับเบราว์เซอร์ เมื่อต้องการอนุญาตให้ผู้ใช้ส่งข้อมูลในฟอร์มที่ยึดตามแม่แบบฟอร์มที่เข้ากันได้กับเบราว์เซอร์ ให้ใช้บริการเว็บที่ทํางานกับฐานข้อมูล
- ตารางด้านซ้ายในแต่ละคู่ของตารางที่สัมพันธ์กันในแหล่งข้อมูลหลักจะมีคีย์หลัก อย่างน้อยหนึ่งความสัมพันธ์สําหรับตารางที่เกี่ยวข้องทุกคู่ต้องมีคีย์หลักจากตารางด้านซ้าย
- ไม่มีเขตข้อมูลใดในแหล่งข้อมูลหลักของฟอร์มที่จัดเก็บชนิดข้อมูลไบนารีขนาดใหญ่ InfoPath จะปิดใช้งานการเชื่อมต่อข้อมูลการส่ง ถ้าคิวรีมีเขตข้อมูลที่สามารถจัดเก็บชนิดข้อมูลไบนารีขนาดใหญ่ เช่น รูปภาพ รูปภาพ วัตถุ OLE สิ่งที่แนบมาของไฟล์ ชนิดข้อมูลบันทึกช่วยจําของ Office Access หรือชนิดข้อมูลข้อความ SQL
เมื่อ InfoPath เปิดใช้งานการเชื่อมต่อข้อมูลการส่ง ผู้ใช้จะได้รับอนุญาตให้ส่งข้อมูลที่ถูกเก็บไว้ในเขตข้อมูลในแหล่งข้อมูลหลักไปยังฐานข้อมูล คุณสามารถกําหนดตัวเลือกการส่งสําหรับฟอร์มที่ยึดตามแม่แบบฟอร์มนี้ได้เอง
ข้อควรพิจารณาเกี่ยวกับความเข้ากันได้
คุณไม่สามารถออกแบบเทมเพลตฟอร์มที่เข้ากันได้กับเบราว์เซอร์โดยยึดตามฐานข้อมูล Access ได้
ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น
ก่อนที่คุณจะสามารถออกแบบเทมเพลตฟอร์มที่ยึดตามฐานข้อมูล Access ได้สําเร็จ คุณจําเป็นต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับฐานข้อมูล Access ดังต่อไปนี้
ชื่อและตําแหน่งที่ตั้งของฐานข้อมูล
หมายเหตุ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าฐานข้อมูลของคุณอยู่ในตําแหน่งบนเครือข่ายที่ผู้ใช้ของคุณสามารถเข้าถึงได้
ชื่อของตารางที่จะได้รับข้อมูลที่ส่ง ถ้าแม่แบบฟอร์มของคุณอนุญาตให้ผู้ใช้ส่งฟอร์มไปยังฐานข้อมูล คุณจะใช้ตารางนี้เป็นตารางหลักเมื่อคุณกําหนดค่าการเชื่อมต่อข้อมูลการส่ง
ชื่อของตารางที่ให้ผลลัพธ์ของคิวรีที่ส่งไปยังฐานข้อมูล ถ้าเทมเพลตฟอร์มของคุณจะทําคิวรีฐานข้อมูลเท่านั้น คุณจะใช้ตารางนี้เป็นตารางหลักเมื่อคุณกําหนดค่าการเชื่อมต่อข้อมูลคิวรี
ชื่อของตารางอื่นๆ ที่ตารางหลักอาจต้องใช้ข้อมูลจาก ในกรณีส่วนใหญ่ ความสัมพันธ์ของตารางจะถูกสร้างขึ้นแล้วในฐานข้อมูล ถ้าคุณต้องการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตารางหลักและตารางอื่นด้วยตนเอง คุณจะต้องมีชื่อเขตข้อมูลที่สัมพันธ์กันของทั้งสองตาราง
การออกแบบแม่แบบฟอร์ม
เมื่อต้องการออกแบบแม่แบบฟอร์มที่มีการเชื่อมต่อข้อมูลคิวรี คุณต้องสร้างเทมเพลตฟอร์มก่อน เมื่อคุณสร้างแม่แบบฟอร์มที่ยึดตามฐานข้อมูล InfoPath จะสร้างการเชื่อมต่อข้อมูลคิวรีเป็นการเชื่อมต่อข้อมูลหลักระหว่างแม่แบบฟอร์มและฐานข้อมูล กระบวนการนี้จะสร้างแหล่งข้อมูลหลักของแม่แบบฟอร์มโดยอัตโนมัติ
หลังจากที่คุณสร้างเทมเพลตฟอร์ม คุณจําเป็นต้องเพิ่มตัวควบคุมลงในเทมเพลตฟอร์ม แล้วผูกตัวควบคุมนั้นเข้ากับเขตข้อมูลในแหล่งข้อมูลหลัก การทําเช่นนี้จะช่วยให้ผู้ใช้ของคุณสามารถดูผลลัพธ์ของคิวรีในแบบฟอร์ม
ขั้นตอนที่ 1: สร้างแม่แบบฟอร์ม
บนเมนู ไฟล์ ให้คลิก ออกแบบเทมเพลตฟอร์ม
ในกล่องโต้ตอบ ออกแบบเทมเพลตฟอร์ม ภายใต้ ออกแบบเทมเพลตฟอร์มใหม่ ให้คลิก เทมเพลตฟอร์ม
ในรายการ ยึดตาม ให้คลิก ฐานข้อมูล แล้วคลิก ตกลง
ตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูลจะเริ่มทํางานบนหน้าแรกของตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล ให้คลิก เลือกฐานข้อมูล
ในกล่องโต้ตอบ เลือกแหล่งข้อมูล ให้เรียกดูตําแหน่งที่ตั้งของฐานข้อมูลของคุณ
หมายเหตุ
ถ้าฐานข้อมูลของคุณถูกเก็บไว้ในตําแหน่งบนเครือข่าย ให้เรียกดูเส้นทาง Universal Naming Convention (UNC) ของตําแหน่งที่ตั้งนั้น อย่าเรียกดูตําแหน่งบนเครือข่ายผ่านไดรฟ์เครือข่ายที่แมปไว้ ถ้าคุณใช้ไดรฟ์เครือข่ายที่แมป ไว้ ผู้ใช้ที่สร้างฟอร์มโดยยึดตามแม่แบบฟอร์มนี้จะค้นหาฐานข้อมูลจากไดรฟ์เครือข่ายที่แมปไว้ ถ้าผู้ใช้ไม่มีไดรฟ์เครือข่ายที่แมปไว้
คลิกชื่อฐานข้อมูลของคุณ แล้วคลิก เปิด
ในกล่องโต้ตอบ เลือกตาราง ให้คลิกตารางหลักหรือคิวรีหลักที่คุณต้องการใช้ แล้วคลิก ตกลง
ในหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย แสดงคอลัมน์ตาราง
ตามค่าเริ่มต้น เขตข้อมูลทั้งหมดในตารางจะถูกเพิ่มลงในแหล่งข้อมูลหลักของแม่แบบฟอร์ม ล้างกล่องกาเครื่องหมายสําหรับเขตข้อมูลที่คุณไม่ต้องการรวมไว้ในแหล่งข้อมูลหลัก
เพิ่มตารางหรือคิวรีเพิ่มเติมที่คุณต้องการใช้ในการเชื่อมต่อข้อมูลคิวรี
วิธีการ- คลิก เพิ่มตาราง
- ในกล่องโต้ตอบ เพิ่มตารางหรือคิวรี ให้คลิกชื่อของตารางย่อย แล้วคลิก ถัดไป InfoPath พยายามตั้งค่าความสัมพันธ์โดยการจับคู่ชื่อเขตข้อมูลในทั้งสองตาราง ถ้าคุณไม่ต้องการใช้ความสัมพันธ์ที่แนะนํา ให้เลือกความสัมพันธ์นั้น แล้วคลิก เอาความสัมพันธ์ออก เมื่อต้องการเพิ่มความสัมพันธ์ ให้คลิก เพิ่มความสัมพันธ์ ในกล่องโต้ตอบ เพิ่มความสัมพันธ์ ให้คลิกชื่อของแต่ละเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องในคอลัมน์ที่เกี่ยวข้อง แล้วคลิก ตกลง
- คลิก เสร็จสิ้น
- เมื่อต้องการเพิ่มตารางย่อยเพิ่มเติม ให้ทําซ้ําขั้นตอนเหล่านี้
คลิก ถัดไป
ในหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง ให้พิมพ์ชื่อสําหรับการเชื่อมต่อข้อมูลหลัก ชื่อนี้จะปรากฏในรายการแหล่งข้อมูลในบานหน้าต่างงาน แหล่งข้อมูล
ถ้าเทมเพลตฟอร์มของคุณตรงตามความต้องการในส่วน ภาพรวม ส่วน สรุป บนหน้านี้ของตัวช่วยสร้างจะระบุว่า InfoPath เปิดใช้งานการเชื่อมต่อส่งข้อมูลในการเชื่อมต่อข้อมูลหลัก
เมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อสําหรับการเชื่อมต่อส่งข้อมูล ให้พิมพ์ชื่อใหม่ในกล่องที่เหมาะสม
เมื่อต้องการให้ผู้ใช้ของคุณส่งข้อมูลฟอร์มผ่านการเชื่อมต่อข้อมูลที่คุณจะเพิ่มลงในแม่แบบฟอร์มในภายหลัง ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย เปิดใช้งานการส่งสําหรับการเชื่อมต่อนี้
หมายเหตุ
ถ้าแม่แบบฟอร์มของคุณไม่ตรงตามความต้องการในส่วน ภาพรวม InfoPath จะปิดใช้งานการเชื่อมต่อการส่งข้อมูล และกล่อง ใส่ชื่อสําหรับการเชื่อมต่อการส่ง และกล่องกาเครื่องหมาย เปิดใช้งานการส่งสําหรับการเชื่อมต่อนี้ จะไม่พร้อมใช้งาน ถ้า InfoPath ปิดใช้งานการเชื่อมต่อข้อมูลการส่ง การเชื่อมต่อข้อมูลหลักสําหรับแม่แบบฟอร์มของคุณจะมีเฉพาะการเชื่อมต่อข้อมูลแบบสอบถามเท่านั้น
ขั้นตอนที่ 2: ผูกตัวควบคุมเข้ากับเขตข้อมูล
- ถ้าไม่เห็นบานหน้าต่างงาน ตัวควบคุม ให้คลิก ตัวควบคุมเพิ่มเติม ในเมนู แทรก หรือกด ALT+I, C
- ลากตัวควบคุมลงบนเทมเพลตฟอร์มของคุณ
- ในกล่องโต้ตอบ การผูกตัวควบคุม ให้เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการผูกกับตัวควบคุม
กําหนดค่าตัวเลือกการส่ง
ถ้าเทมเพลตฟอร์มและตารางที่คุณเลือกในตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูลมีคุณสมบัติตรงตามข้อกําหนดในส่วน ภาพรวม InfoPath จะกําหนดค่าเทมเพลตฟอร์มของคุณเพื่อส่งข้อมูลโดยใช้การเชื่อมต่อข้อมูลหลัก
ถ้าคุณเลือกที่จะใช้การเชื่อมต่อข้อมูลการส่งนี้ InfoPath จะกําหนดค่าเทมเพลตฟอร์มเพื่อให้ผู้ใช้สามารถส่งข้อมูลฟอร์มไปยังฐานข้อมูล และยังเพิ่มปุ่ม ส่ง ลงในแถบเครื่องมือ Standard และคําสั่ง ส่ง ไปยังเมนู ไฟล์ บนฟอร์ม นอกจากนี้ InfoPath ยังกําหนดค่าแม่แบบฟอร์มเพื่อให้เมื่อผู้ใช้ส่งฟอร์ม ฟอร์มจะยังคงเปิดอยู่ และข้อความจะแสดงขึ้นเพื่อระบุว่าส่งฟอร์มสําเร็จหรือไม่ คุณสามารถเปลี่ยนข้อความที่ปรากฎบนปุ่ม ส่ง และเปลี่ยนลักษณะการทํางานของฟอร์มหลังจากที่ผู้ใช้ส่งฟอร์มได้ด้วย
บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก ตัวเลือกการส่ง
เมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อของปุ่ม ส่ง ที่ปรากฏบนแถบเครื่องมือ Standard และคําสั่ง ส่ง ที่ปรากฏบนเมนู ไฟล์ เมื่อผู้ใช้กรอกฟอร์ม ให้พิมพ์ชื่อใหม่ในกล่อง คําอธิบายภาพ ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกการส่ง
เคล็ดลับ
ถ้าคุณต้องการกําหนดแป้นพิมพ์ลัดให้กับปุ่มและคําสั่งนี้ ให้พิมพ์เครื่องหมายและ (&) ก่อนอักขระที่คุณต้องการใช้เป็นแป้นพิมพ์ลัด ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการกําหนดให้ ALT+B เป็นแป้นพิมพ์ลัดสําหรับปุ่มและคําสั่ง ส่ง ให้พิมพ์ Su&bmit
ถ้าคุณไม่ต้องการให้ผู้อื่นใช้คําสั่ง ส่ง หรือปุ่ม ส่ง บนแถบเครื่องมือ Standard เมื่อพวกเขากรอกฟอร์มของคุณ ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย แสดงรายการเมนูส่ง และปุ่มแถบเครื่องมือ ส่ง
ตามค่าเริ่มต้นหลังจากที่ผู้ใช้ส่งฟอร์มแล้ว InfoPath จะเปิดฟอร์มไว้และแสดงข้อความเพื่อระบุว่าฟอร์มถูกส่งสําเร็จหรือไม่ เมื่อต้องการเปลี่ยนลักษณะการทํางานเริ่มต้นนี้ ให้คลิก ขั้นสูง แล้วเลือกทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
เมื่อต้องการปิดฟอร์มหรือสร้างฟอร์มเปล่าใหม่หลังจากที่ผู้ใช้ส่งฟอร์มที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว ให้คลิกตัวเลือกที่คุณต้องการในรายการ หลังจากส่ง
เมื่อต้องการสร้างข้อความแบบกําหนดเองเพื่อระบุว่าส่งฟอร์มสําเร็จหรือไม่ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ใช้ข้อความแบบกําหนดเอง แล้วพิมพ์ข้อความของคุณในกล่อง เมื่อสําเร็จ และ เมื่อล้มเหลว
เคล็ดลับ
ใช้ข้อความในกล่อง เมื่อล้มเหลว เพื่อบอกผู้ใช้ว่าควรทําอย่างไรถ้าพวกเขาไม่สามารถส่งฟอร์มได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแนะนําให้ผู้ใช้บันทึกฟอร์มและติดต่อบุคคลเพื่อขอคําแนะนําเพิ่มเติม
ถ้าคุณไม่ต้องการแสดงข้อความหลังจากที่ผู้ใช้ส่งฟอร์ม ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย แสดงข้อความสําเร็จและล้มเหลว