การทบทวนใน Microsoft Whiteboard

การตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการเปิดโครงการและการปรับปรุงกระบวนการสำหรับอนาคต และ Microsoft Whiteboard ทำให้กระบวนการนี้เป็นการทำงานร่วมกันและสนุกสนาน!  

เมื่อวางแผนเสร็จ โครงการลุล่วง หรือบรรลุเป้าหมายสําคัญได้ การตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังคือวิธีที่ดีที่สุดที่จะดึงข้อมูลเชิงลึกที่สําคัญออกมาว่าอะไรดำเนินไปได้ด้วยดี และยังช่วยให้ทราบได้ว่าควรปรับปรุงอะไรในครั้งถัดไปด้วย 

ฟีเจอร์หลัก:

• เทมเพลตสำหรับการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังรูปแบบต่างๆ
• การตอบสนองเพื่อรับฟังความคิดเห็นของทุกคน
• บันทึกย่อช่วยเตือนที่มีสีสันเพื่อจัดระเบียบข้อคิดเห็นเป็นประเภท
• การใช้หมึกอัจฉริยะเพื่อแสดงภาพหัวข้ออย่างง่ายดาย
• การส่งออกรูป PNG เพื่อแชร์ผลลัพธ์

เหตุใดการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังจึงสําคัญต่อทีม

การตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังมักจะถูกมองว่าเป็นเพียงการประชุมประเภทหนึ่งบนปฏิทินเท่านั้น แต่ก็คุ้มค่ากับเวลาและความพยายามด้วยเหตุผลบางอย่าง ดังนี้:

1. ทีมแสดงข้อเสนอแนะอย่างตรงไปตรงมาได้

การประชุมตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังจะเชิญสมาชิกทีมทุกคนให้แชร์ข้อมูลเชิงลึกของตนเมื่อสรุปเป้าหมาย มีอะไรดำเนินไปได้ด้วยดีบ้าง มีอะไรดำเนินไปได้ไม่ดีนักบ้าง เราสามารถปรับปรุงอะไรได้บ้าง การตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังควรให้โอกาสทุกคนได้ใช้ไวท์บอร์ดเพื่อแชร์ความคิดเห็นของตน สนับสนุนให้ทีมของคุณแสดงออกอย่างตรงไปตรงมา และถามคำถามเพื่อหาสาเหตุ  

2. พูดคุยทั้งเรื่องดี เรื่องแย่ และเรื่องที่รับไม่ได้

แม้ว่าการจดจ่ออยู่กับงานและมุ่งเน้นไปที่การทำงานให้เสร็จอย่างเดียวจะเป็นเรื่องง่าย แต่บางครั้งเราก็ลืมนึกถึงวิธีการทำงานให้เสร็จด้วย มักมีบางอย่างอยู่เบื้องหลังที่อาจทำให้ผู้คนเกิดความตึงเครียด และไม่ใช่ว่าทุกกระบวนการจะมีประสิทธิภาพตามที่ตั้งใจไว้ เมื่อได้รับข้อคิดเห็นประเภทนี้ในการตรวจสอบโครงการย้อนหลัง ทีมควรจะต้องจัดการกับความท้าทายเหล่านี้และทำงานร่วมกันเพื่อค้นหาแนวทางแก้ไขที่ดีที่สุด  

3. ยกระดับการทำงานร่วมกันของคุณ

กำหนดความถี่ในการดำเนินการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังเป็นประจำภายในทีมของคุณ ยิ่งทีมประเมินกระบวนการและดำเนินการปรับปรุงที่จำเป็นมากเท่าใด ผลลัพธ์ก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น ยังมีอีกหลายวิธีในการดำเนินการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลัง เราสนับสนุนให้ทีมใช้วิธีการต่างๆ เพื่อให้การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างสดใหม่และมีประสิทธิผล  

วิธีการดำเนินการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังที่ประสบความสำเร็จ

โดยดำเนินการดังต่อไปนี้:

เตรียมบอร์ดล่วงหน้า

1. จัดกำหนดการประชุม Microsoft Teams 
2. นําทางไปยังการประชุม Teams แล้วเลือก Whiteboard จากรายการที่ด้านบนของการประชุม  คุณยังสามารถทําเช่นนี้ได้โดยการสร้างไวท์บอร์ดและแชร์ลิงก์ใน Windows App Whiteboard หรือในเบราว์เซอร์ที่ whiteboard.office.com
3. ในแผง สร้าง ให้เลือก ข้อมูลย้อนหลังของเทมเพลต> แล้วเลือกเทมเพลต
4. เพิ่มเป้าหมายสำหรับเซสชัน จากนั้นติดป้ายชื่อทุกอย่างให้เหมาะสม
5. แชร์ลิงก์ไปยังบอร์ดได้หากมีผู้อื่นช่วยคุณจัดเตรียม 

ระหว่างเซสชัน

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมทุกคนมีลิงก์การประชุม Teams
2. เมื่อเริ่มการประชุมแล้ว ให้แชร์ไวท์บอร์ดจากถาดแชร์ หรือส่งลิงก์ไปยังบอร์ดจากแอป Whiteboard หรือจาก whiteboard.office.com
3. แนะนำเป้าหมายของเซสชัน และทำให้แน่ใจว่าทุกคนคุ้นเคยกับการใช้ Whiteboard
4. พิจารณาว่าคุณต้องการจัดระเบียบเซสชันอย่างไร (เช่น สีบันทึกย่อช่วยเตือนเฉพาะสำหรับบุคคลใดบุคคลหนึ่ง การตอบสนองเฉพาะที่แสดงถึงแนวคิดต่างๆ เป็นต้น)
5. ในระหว่างการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลัง ส่งเสริมให้ทุกคนใช้บันทึกย่อช่วยเตือนและมีการตอบสนอง 
6. ใช้ฟีเจอร์ "ยกมือ" ใน Teams เพื่อจัดระเบียบลำดับที่ผู้เข้าร่วมจะพูด
7. ตรวจดูเวลาอยู่เสมอเพื่อให้แน่ใจว่าเซสชันนี้เป็นไปตามแผน

หลังเซสชัน

1. ส่งข้อความถึงผู้เข้าร่วมพร้อมลิงก์ไปยังไวท์บอร์ดเพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ หรือเตือนผู้เข้าร่วมว่าสามารถเข้าถึงบอร์ดได้ในตัวเลือกบอร์ด Whiteboard ของตนเอง
2. หากคุณต้องการส่งภาพรวมสรุปของบอร์ด คุณสามารถส่งออกภาพ PNG เพื่อแชร์ให้ผู้อื่นได้จากเมนูการตั้งค่า
3. โยกย้ายงานขั้นตอนต่อไปยังเครื่องมือติดตามที่คุณเลือก เพื่อดำเนินการและวัดความคืบหน้า

ไม่มีเวลาว่างให้ทุกคนมารวมตัวกันใช่ไหม ดำเนินเซสชันแบบอะซิงโครนัส

1. เปิดไวท์บอร์ดใหม่และเลือกเทมเพลตการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังที่เหมาะสม
2. เขียนคําแนะนําที่ชัดเจนไว้บนไวท์บอร์ด
3. หากจำเป็น ให้สร้างคำอธิบายเพื่อกำหนดว่าสีบันทึกย่อช่วยเตือนหรือการตอบสนองแต่ละอย่างนั้นหมายถึงอะไรบนบอร์ด
4. แชร์ไวท์บอร์ดด้วยลิงก์ผ่าน Microsoft Teams หรืออีเมล และระบุวันครบกำหนดสำหรับการเสนอข้อคิดเห็น
5. ส่งออกรูปภาพ PNG ของบอร์ดจากเมนูการตั้งค่ เพื่อแชร์สรุปผลการค้นพบกับทีม

หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดในการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลัง

1. สมาชิกในทีมทุกคนสามารถดำเนินการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้
2. กำหนดเวลาดำเนินการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังเมื่อบรรลุเป้าหมายแต่ละครั้ง 
3. การหยั่งเสียงย้อนหลังควรเป็นโอกาสที่จะพูดคุยเกี่ยวกับความเป็นจริงอย่างเปิดเผยโดยไม่ต้องกลัวคําพิพากษา 
4. เป้าหมายหลักของการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลัง คือ การปิดประชุมด้วยการทดลองปรับปรุงที่จะทดสอบในเป้าหมายที่จะเกิดขึ้นต่อไป ตัวอย่างเช่น:

• ทดสอบเครื่องมือการทำงานร่วมกันใหม่เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของการประชุมกับสมาชิกในทีมระยะไกล 
• ปรับปรุงประสิทธิภาพของการปรับปรุงรายการงานค้างของผลิตภัณฑ์ 
• ปรับขีดจำกัดแบนด์วิดท์ของทีมเพื่อให้สอดคล้องกับความพร้อมของสมาชิกในทีมระหว่างเป้าหมายยิ่งขึ้น (เช่น หากจัดสรรเวลาไม่เพียงพอสำหรับการแก้ไขจุดบกพร่องหรือปัญหาที่เข้ามาอย่างเร่งด่วน) 

ดูเพิ่มเติม

ลองดูคู่มือ Whiteboard อื่นๆ ของเราเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม!