เมื่อคุณนําเข้าข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอกลงใน Power Pivot คุณสามารถเลือกคอลัมน์ที่ต้องการจากแต่ละตาราง และกรองเพื่อจํากัดจํานวนแถวในตัวแบบข้อมูลของคุณ
ใน Excel แท็บ จัดการตัวแบบข้อมูลใน Power Pivot> เพื่อเปิดหน้าต่าง Power Pivot
คลิก หน้าแรก>รับข้อมูลภายนอก คลิกปุ่มใดปุ่มหนึ่งต่อไปนี้เพื่อเปิดตัวช่วยสร้างการนําเข้าตาราง: จากฐานข้อมูล, จากรายงาน, จากบริการข้อมูล หรือจากแหล่งอื่น
บนหน้า เลือกตารางและมุมมอง ให้เลือกตาราง แล้วคลิก แสดงตัวอย่าง & ตัวกรอง
ถ้าต้องการไม่รวมคอลัมน์ ให้ล้างกล่องที่อยู่ถัดจากคอลัมน์ที่คุณไม่ต้องการนําเข้า
เมื่อต้องการลดแถว ให้ค้นหาคอลัมน์ที่มีเกณฑ์ที่คุณต้องการกรอง แล้วคลิกลูกศรลงที่ด้านขวาของส่วนหัวของคอลัมน์ ในเมนูตัวกรองอัตโนมัติ ให้เลือกทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
ในรายการของค่าคอลัมน์ ให้เลือกหรือล้างค่าอย่างน้อยหนึ่งค่าในการกรองตาม ตัวอย่างเช่น ถ้าคอลัมน์มีชื่อประเภทผลิตภัณฑ์ ให้เลือกเฉพาะประเภทเหล่านั้นที่คุณต้องการนําเข้า ถ้าจํานวนของค่ามีจํานวนมากมาก แต่ละรายการอาจไม่แสดงในรายการ แต่คุณจะเห็นข้อความ "มีรายการเกินกว่าที่จะแสดง" แทน
คลิก ตัวกรองตัวเลข หรือ ตัวกรองข้อความ (ขึ้นอยู่กับชนิดของคอลัมน์) แล้วคลิกหนึ่งในคําสั่งของตัวดําเนินการเปรียบเทียบ (เช่น เท่ากับ) หรือคลิก ตัวกรองแบบกําหนดเอง ในกล่องโต้ตอบ ตัวกรองแบบกําหนดเอง ให้สร้างตัวกรอง
หมายเหตุ
ถ้าคุณทําผิดพลาดและต้องการเริ่มใหม่อีกครั้ง ให้คลิกล้างตัวกรองแถว
คลิก ตกลง เพื่อบันทึกเงื่อนไขตัวกรอง และกลับไปยังหน้า เลือกตารางและมุมมอง ของตัวช่วยสร้าง ขณะนี้คอลัมน์รายละเอียดตัวกรองมีลิงก์ ตัวกรองที่นําไปใช้ คลิกที่ลิงก์เพื่อตรวจทานนิพจน์ตัวกรองที่ตัวช่วยสร้างสร้างขึ้น ไวยากรณ์สําหรับแต่ละนิพจน์ตัวกรองจะขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการ และไม่สามารถแก้ไขด้วยตนเอง คลิก ตกลง เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ รายละเอียดตัวกรอง
คลิก เสร็จสิ้น เพื่อนําเข้าข้อมูลที่นําตัวกรองไปใช้
ตัวกรองที่ลดจํานวนข้อมูลที่นําเข้าจะถูกนําไปใช้ระหว่างการดําเนินการนําเข้าเท่านั้น คุณไม่สามารถเพิ่มตัวกรองหลังจากนําเข้าข้อมูลแล้ว แล้วรีเฟรชเพื่อรับชุดแถวที่มีขนาดเล็กลงได้
ตัวกรองที่ควบคุมข้อมูลที่จะแสดงใน Excel หรือ Power Pivot สามารถนําไปใช้ได้ตลอดเวลาอย่างง่ายดาย โปรดสังเกตว่าการกรองชุดข้อมูลที่มีอยู่จะไม่เปลี่ยนแปลงข้อมูลที่อยู่ในเวิร์กบุ๊ก แต่จะเปลี่ยนแปลงเฉพาะข้อมูลที่แสดงเท่านั้น ดังนั้น ถ้าขนาดไฟล์เป็นปัญหา การกรองข้อมูลขณะที่คุณนําเข้าจะทําให้เวิร์กบุ๊กมีขนาดเล็กลง
สําหรับตัวดึงข้อมูล คุณสามารถเปลี่ยนแปลงได้เฉพาะคอลัมน์ที่ถูกนําเข้าเท่านั้น คุณไม่สามารถกรองแถวตามค่าได้ เว้นแต่ว่าแหล่งข้อมูลของตัวดึงข้อมูลเป็นรายงาน และรายงานนั้นถูกกําหนดเป็นพารามิเตอร์