ใช้ Access หรือ Excel เพื่อจัดการข้อมูลของคุณ

Access และ Microsoft Excel มีความคล้ายคลึงกันหลายจุด ซึ่งทําให้ยากในการตัดสินใจว่าจะใช้โปรแกรมใด ตัวอย่างเช่น ทั้งสองโปรแกรมสามารถจัดเก็บข้อมูลจํานวนมาก เรียกใช้คิวรีและเครื่องมือการวิเคราะห์ที่มีประสิทธิภาพเพื่อแบ่งส่วนและตัดข้อมูล และทําการคํานวณที่ซับซ้อนเพื่อส่งกลับข้อมูลที่คุณต้องการ

อย่างไรก็ตาม แต่ละโปรแกรมมีข้อดีที่ชัดเจน ขึ้นอยู่กับประเภทของข้อมูลที่คุณกําลังจัดการ และสิ่งที่คุณต้องการทํากับข้อมูลนั้น ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูลในรูปแบบที่ผู้ใช้หลายคนสามารถเข้าถึงได้ Access เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดของคุณ Excel เหมาะสมกว่าสําหรับข้อมูลตัวเลขที่ซับซ้อนที่คุณต้องการวิเคราะห์ในเชิงลึก

ในหลายกรณี คุณสามารถใช้ทั้งสองโปรแกรมได้ โดยใช้แต่ละโปรแกรมเพื่อวัตถุประสงค์ที่เหมาะสมที่สุด โดยทั่วไปแล้ว Access จะดีกว่าสําหรับการจัดการข้อมูล: ซึ่งจะช่วยให้คุณจัดระเบียบข้อมูล ค้นหาได้ง่าย และพร้อมใช้งานสําหรับผู้ใช้หลายคนพร้อมๆ กัน โดยทั่วไปแล้ว Excel จะดีกว่าสําหรับการวิเคราะห์ข้อมูล: จะดําเนินการคํานวณที่ซับซ้อน สํารวจผลลัพธ์ที่เป็นไปได้ และสร้างแผนภูมิคุณภาพสูง ถ้าคุณใช้ Access เพื่อจัดเก็บข้อมูลของคุณและใช้ Excel เพื่อวิเคราะห์ข้อมูล คุณจะได้รับประโยชน์จากทั้งสองโปรแกรม

Excel ยังสนับสนุนการเขียนร่วมแบบเรียลไทม์ ดังนั้น ผู้ใช้หลายคนจึงสามารถแก้ไขเวิร์กบุ๊กเดียวกันพร้อมกันในอุปกรณ์ต่างๆ ได้ โดยปกติแล้ว Access จะใช้สําหรับสถานการณ์ฐานข้อมูลแบบหลายผู้ใช้ที่มีโครงสร้างบน Windows

ก่อนที่คุณจะตัดสินใจว่าจะใช้โปรแกรมใด ให้เปรียบเทียบประโยชน์ของแต่ละโปรแกรม เรียนรู้ว่าเมื่อใดควรใช้โปรแกรมใดหรืออีกโปรแกรมหนึ่ง และค้นหาวิธีการทํางานกับทั้งสองโปรแกรมเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่คุณต้องการ

เปรียบเทียบประโยชน์ของแต่ละโปรแกรม

การเลือกโปรแกรมที่เหมาะสมเป็นสิ่งสําคัญหากคุณต้องการเข้าถึงและอัปเดตข้อมูลของคุณด้วยประสิทธิภาพและความแม่นยําสูงสุด เมื่อต้องการค้นหาว่าโปรแกรมใดเหมาะสมที่สุดสําหรับงานที่คุณต้องการทําให้สําเร็จ ให้เปรียบเทียบประโยชน์ที่แต่ละโปรแกรมมีในการจัดเก็บข้อมูล การวิเคราะห์ข้อมูล การทํางานร่วมกันระหว่างผู้ใช้หลายคน และการรักษาความปลอดภัย

ที่เก็บข้อมูล

ข้อมูลแบบแฟลตเทียบกับข้อมูลที่สัมพันธ์กัน เมื่อต้องการตัดสินใจว่าโปรแกรมใดดีที่สุดสําหรับการจัดเก็บข้อมูลของคุณ ให้ถามคําถามต่อไปนี้กับตัวคุณเอง: ข้อมูลสัมพันธ์กันหรือไม่ ข้อมูลที่คุณสามารถบรรจุไว้ในตารางเดียวหรือเวิร์กชีตเดียวได้อย่างมีประสิทธิภาพจะเรียกว่าข้อมูลแบบแฟลตหรือข้อมูลที่ไม่สัมพันธ์กัน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการสร้างรายการลูกค้าอย่างง่ายที่มีที่อยู่เพียงคนเดียวและบุคคลที่ติดต่อสําหรับลูกค้าแต่ละราย Excel อาจเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณต้องการเก็บรายชื่อลูกค้าที่ซับซ้อนมากขึ้นที่มีที่อยู่สําหรับการเรียกเก็บเงินและการจัดส่งสําหรับลูกค้าแต่ละราย หรือผู้ติดต่อหลายคนสําหรับลูกค้าแต่ละราย Access จะเป็นโซลูชันที่ดีกว่า

ในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ คุณจัดระเบียบข้อมูลของคุณลงในหลายตาราง ในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ที่ออกแบบมาอย่างดี แต่ละตารางจะแบบราบและมีข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูลเพียงชนิดเดียวเท่านั้น ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณสร้างฐานข้อมูลลูกค้า ชื่อของลูกค้าจะอยู่ในตารางเดียว ในขณะที่ที่อยู่สําหรับการเรียกเก็บเงินและการจัดส่งของลูกค้าเหล่านั้นจะอยู่ในตารางแยกต่างหาก การจัดเก็บที่อยู่แยกจากชื่อเป็นความคิดที่ดี เนื่องจากลูกค้าแต่ละรายสามารถมีที่อยู่ได้มากกว่าหนึ่งรายการ และคุณต้องการใส่ที่อยู่ได้หลายรายการสําหรับลูกค้าแต่ละรายโดยไม่ต้องใส่ชื่อลูกค้าสําหรับที่อยู่แต่ละรายการอีกครั้ง

ข้อมูลภายในเครื่องกับภายนอก คุณสามารถใช้ Access ในการเชื่อมต่อกับข้อมูลจากหลากหลายแหล่งข้อมูลภายนอก เพื่อให้คุณสามารถดู ใช้คิวรี และแก้ไขข้อมูลนั้นโดยไม่ต้องนําเข้าข้อมูลได้ ตัวอย่างเช่น Access มีคําสั่งเพื่อเชื่อมต่อกับข้อมูลที่มีอยู่ในฐานข้อมูล Microsoft SQL Server, ไฟล์ dBASE หรือโฟลเดอร์ Outlook พร้อมกับแหล่งข้อมูลอื่นๆ อีกมากมาย คุณสามารถใช้ Excel เพื่อเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลที่หลากหลาย รวมถึงฐานข้อมูล Access, SQL Server และ Analysis Services, ไฟล์ข้อความและ XML และแหล่งข้อมูล ODBC และ OLE DB อย่างไรก็ตาม คุณไม่สามารถแก้ไขข้อมูลเพื่อเปลี่ยนแหล่งข้อมูลผ่านส่วนติดต่อผู้ใช้ของ Excel ได้

ทั้ง Access และ Excel จะมีคําสั่งเพื่อเชื่อมต่อกับข้อมูลในรายการ Windows SharePoint Services อย่างไรก็ตาม Excel ให้การเชื่อมต่อแบบอ่านอย่างเดียวกับรายการ SharePoint ขณะที่ Access ช่วยให้คุณอ่านและเขียนข้อมูลไปยังรายการ SharePoint ได้

ความสมบูรณ์ของข้อมูลกับความยืดหยุ่น ตัวระบุที่ไม่ซ้ํากันจะช่วยรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูลของคุณ และช่วยให้แน่ใจว่าไม่มีแถว (หรือระเบียน) สองแถว (หรือระเบียน) ใดที่ประกอบด้วยข้อมูลที่เหมือนกันทุกประการ ตัวระบุที่ไม่ซ้ํากันยังให้วิธีที่รวดเร็วที่สุดในการดึงข้อมูลเมื่อคุณค้นหาหรือเรียงลําดับข้อมูลของคุณ ใน Access คุณสามารถใช้ชนิดข้อมูล AutoNumber เพื่อสร้างตัวระบุที่ไม่ซ้ํากันสําหรับแต่ละระเบียนโดยอัตโนมัติได้ จากนั้นคุณสามารถใช้ตัวระบุเหล่านี้เพื่อกําหนดความสัมพันธ์ของระเบียนในตารางหนึ่งกับระเบียนอย่างน้อยหนึ่งระเบียนในอีกตารางหนึ่งได้

โครงสร้างที่ Access นําไปใช้กับข้อมูลของคุณจะช่วยรับรองความสมบูรณ์ของข้อมูล Access สามารถกําหนดให้ระเบียนใหม่ในตารางหนึ่งมีค่าที่สอดคล้องกันอยู่แล้วในตารางอื่น เพื่อให้คุณไม่สามารถสร้างระเบียน "ที่ไม่มีการเชื่อมโยง" ได้ ตัวอย่างเช่น คุณไม่ต้องการให้ใบสั่งซื้อที่ไม่มีข้อมูลลูกค้า Access สามารถกําหนดให้ระเบียนใหม่ทุกระเบียนในตารางคําสั่งซื้อของคุณต้องมีค่าลูกค้าที่สอดคล้องกันในตารางลูกค้าของคุณ การสอดคล้องกันของค่าที่จําเป็นนี้เรียกว่า Referential Integrity

คุณยังสามารถกําหนดข้อจํากัดและกฎของคุณเองเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลถูกป้อนอย่างถูกต้อง Excel ทําให้คุณสามารถใส่ข้อมูลในรูปแบบอิสระมากขึ้น แต่เนื่องจาก Excel ไม่สนับสนุนข้อมูลที่สัมพันธ์กัน จึงไม่สามารถสนับสนุนความบูรณภาพการอ้างอิงได้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถใช้คําสั่งการตรวจสอบ ความถูกต้องของข้อมูล เพื่อควบคุมการใส่ข้อมูลใน Excel

วิเคราะห์ข้อมูล

การสอบถาม ถ้าคุณมักจะต้องดูข้อมูลของคุณในรูปแบบต่างๆ ขึ้นอยู่กับสภาวะหรือเหตุการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป Access อาจเป็นตัวเลือกที่ดีกว่าสําหรับการจัดเก็บและการทํางานกับข้อมูลของคุณ Access ช่วยให้คุณใช้คิวรี Structured Query Language (SQL) เพื่อดึงข้อมูลเฉพาะแถวและคอลัมน์ของข้อมูลที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าข้อมูลจะอยู่ในตารางเดียวหรือหลายตารางก็ตาม คุณยังสามารถใช้นิพจน์ในคิวรีเพื่อสร้างเขตข้อมูลที่คํานวณ การใช้นิพจน์ใน Access จะคล้ายกับกระบวนการใช้สูตรใน Excel เพื่อคํานวณค่า คุณยังสามารถใช้คิวรี Access เพื่อสรุปข้อมูล และแสดงค่าการรวม เช่น ผลรวม ค่าเฉลี่ย และจํานวนนับ

การสร้างแบบจําลอง ใน Excel คุณสามารถใช้เครื่องมือการวิเคราะห์แบบ What-if เพื่อคาดการณ์ผลลัพธ์ของแบบจําลองเวิร์กชีต การวิเคราะห์แบบ What-If อนุญาตให้คุณเรียกใช้สถานการณ์สมมติต่างๆ กับข้อมูลของคุณ เช่น กรณีที่ดีที่สุดและกรณีที่แย่ที่สุด และเปรียบเทียบข้อมูลผลลัพธ์ของสถานการณ์หลายๆ สถานการณ์ในรายงานสรุป ไม่มีฟีเจอร์ที่คล้ายกันใน Access

Pivoting และการสร้างแผนภูมิ ในทั้งสองโปรแกรม คุณสามารถสร้างรายงาน PivotTable และแผนภูมิ PivotTable ได้ อย่างไรก็ตาม Excel มีฟีเจอร์การรายงานและการสร้างแผนภูมิของ PivotTable ขั้นสูงมากกว่า Access ถ้าคุณวางแผนที่จะสร้างรายงาน PivotTable ที่ครอบคลุมหรือให้แผนภูมิที่ดูเป็นมืออาชีพเป็นประจํา คุณควรใช้การรายงาน PivotTable หรือการสร้างแผนภูมิ PivotTable ใน Excel แทนฟีเจอร์เดียวกันใน Access

การทํางานร่วมกันระหว่างผู้ใช้หลายคน

ทั้ง Access และ Excel สนับสนุนสภาพแวดล้อมการทํางานร่วมกัน เช่น Windows SharePoint Services และการแชร์ไฟล์บนเครือข่าย อย่างไรก็ตาม วิธีการเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้หลายคนจะแตกต่างกัน

ผู้ใช้หลายคนเข้าถึงข้อมูล ภายใต้การดําเนินการปกติ Access ช่วยให้ผู้ใช้หลายคนเปิดฐานข้อมูลเดียวพร้อมกันได้ วิธีนี้ใช้ได้ดีเนื่องจาก Access จะล็อกเฉพาะข้อมูลที่ผู้ใช้กําลังแก้ไข ด้วยเหตุนี้ ผู้ใช้คนอื่นๆ จึงสามารถแก้ไขระเบียนต่างๆ ได้โดยไม่มีข้อขัดแย้ง ใน Excel คุณสามารถแชร์เวิร์กบุ๊กกับผู้ใช้อื่นได้ แต่การทํางานร่วมกันแบบหลายผู้ใช้จะทํางานได้ดีที่สุดเมื่อผู้ใช้ทํางานกับข้อมูลในเวิร์กบุ๊กนั้นในเวลาที่ต่างกันแทนการทํางานพร้อมกัน อันที่จริงคือ ผู้ใช้ของฐานข้อมูล Access จะทํางานร่วมกันบนชุดของข้อมูล และผู้ใช้ของเวิร์กบุ๊ก Excel จะทํางานร่วมกันบนเอกสาร

การใช้ Windows SharePoint Services สําหรับการทํางานร่วมกัน ทั้งสองโปรแกรมจะรวมเข้ากับเทคโนโลยี Microsoft Windows SharePoint Services เช่น รายการ SharePoint และไลบรารีเอกสาร

Access มีหลายวิธีในการทํางานร่วมกับผู้ใช้หลายคนบนไซต์ SharePoint ตัวอย่างเช่น คุณสามารถอัปโหลดฐานข้อมูลแบบเต็มไปยังไลบรารีเอกสาร Windows SharePoint Services ทําให้ฟอร์มและรายงานพร้อมใช้งานเป็นมุมมอง Windows SharePoint Services และลิงก์ฐานข้อมูลไปยังข้อมูลที่เก็บอยู่ในรายการ SharePoint ได้

Excel ให้เพียงวิธีเดียวในการทํางานร่วมกับผู้ใช้หลายคนบนไซต์ SharePoint Services คุณสามารถอัปโหลดเวิร์กบุ๊กไปยังไลบรารีเอกสาร Windows SharePoint Services ที่ซึ่งผู้ใช้แต่ละคนสามารถเช็คเอาท์เวิร์กบุ๊กเพื่อทําการเปลี่ยนแปลง ป้องกันไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นปรับเปลี่ยนเวิร์กบุ๊กในเวลาเดียวกันได้ ผู้ใช้สามารถแก้ไขเวิร์กบุ๊กโดยไม่ต้องเช็คเอาท์จากไลบรารีเอกสาร ซึ่งในกรณีนี้ ผู้ใช้จะต้องประสานงานกับผู้ใช้รายอื่นเพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้งของข้อมูล

การใช้โฟลเดอร์เครือข่ายสําหรับการทํางานร่วมกัน ถ้าคุณจัดเก็บฐานข้อมูล Access ในโฟลเดอร์เครือข่ายที่ใช้ร่วมกัน ผู้ใช้หลายคนจะสามารถเปิดฐานข้อมูลและทํางานกับข้อมูลของฐานข้อมูลไปพร้อมๆ กันได้ ฐานข้อมูลจะล็อกระเบียนแต่ละระเบียนเมื่อผู้ใช้แก้ไข ถ้าคุณเก็บเวิร์กบุ๊ก Excel ไว้ในโฟลเดอร์เครือข่ายที่แชร์ จะมีผู้ใช้เพียงคนเดียวเท่านั้นที่สามารถแก้ไขเวิร์กบุ๊กในแต่ละครั้ง เพื่อวัตถุประสงค์ในการดู ผู้ใช้หลายคนจะสามารถเปิดเวิร์กบุ๊กในขณะที่ผู้ใช้อื่นกําลังแก้ไขเวิร์กบุ๊กได้ แต่ผู้ใช้เหล่านั้นจะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้จนกว่าผู้ใช้ที่กําลังแก้ไขเวิร์กบุ๊กจะปิดเวิร์กบุ๊กนั้น

ความปลอดภัย

ทั้งสองโปรแกรมมีฟีเจอร์ที่คล้ายกัน นั่นคือรหัสผ่านและการเข้ารหัส ซึ่งช่วยป้องกันการสูญหายของข้อมูลและปกป้องข้อมูลจากการเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาต อย่างไรก็ตาม วิธีการทํางานของการป้องกันข้อมูลระดับผู้ใช้ก็แตกต่างกันบางประการระหว่าง Access และ Excel

การป้องกันการสูญหายของข้อมูล ใน Access งานของคุณจะถูกบันทึกอย่างต่อเนื่อง ดังนั้น ในกรณีที่เกิดความล้มเหลวโดยไม่คาดคิด คุณน่าจะสูญเสียงานมากนัก (ถ้ามี) อย่างไรก็ตาม เนื่องจาก Access จะบันทึกงานของคุณอย่างต่อเนื่อง คุณจึงอาจทําการเปลี่ยนแปลงที่คุณตัดสินใจว่าคุณไม่ต้องการทําการเปลี่ยนแปลงในภายหลังได้ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถคืนค่าฐานข้อมูลของคุณไปยังวิธีที่คุณต้องการได้ ให้สร้างสําเนาสํารองของไฟล์ฐานข้อมูลตามกําหนดการที่เหมาะกับความต้องการของคุณ คุณสามารถกู้คืนทั้งฐานข้อมูลจากการสํารองข้อมูล หรือคืนค่าเฉพาะตารางหรือวัตถุฐานข้อมูลอื่นๆ ที่คุณต้องการก็ได้ ถ้าคุณใช้โปรแกรมอรรถประโยชน์การสํารองระบบไฟล์ คุณยังสามารถใช้สําเนาของฐานข้อมูลจากการสํารองข้อมูลระบบไฟล์ เพื่อคืนค่าข้อมูลของคุณได้ ใน Excel คุณสามารถบันทึกข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติในช่วงเวลาที่กําหนดในขณะที่คุณอัปเดตข้อมูลของคุณ

การปกป้องข้อมูลระดับผู้ใช้ ใน Excel คุณสามารถเอาข้อมูลที่สําคัญหรือข้อมูลส่วนตัวออกจากมุมมองได้โดยการซ่อนคอลัมน์และแถวของข้อมูล แล้วป้องกันทั้งเวิร์กชีตเพื่อควบคุมการเข้าถึงข้อมูลที่ซ่อนอยู่ของผู้ใช้ นอกจากการป้องกันเวิร์กชีตและองค์ประกอบของเวิร์กชีตแล้ว คุณยังสามารถล็อกและปลดล็อกเซลล์ในเวิร์กชีตเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นปรับเปลี่ยนข้อมูลสําคัญโดยไม่ได้ตั้งใจ

ความปลอดภัยระดับไฟล์ ที่ระดับไฟล์ คุณสามารถใช้การเข้ารหัสลับในทั้งสองโปรแกรมเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาตเห็นข้อมูลได้ คุณยังสามารถกําหนดให้ใส่รหัสผ่านเพื่อเปิดไฟล์ฐานข้อมูลหรือเวิร์กบุ๊ก นอกจากนี้ คุณยังสามารถช่วยรักษาความปลอดภัยให้กับไฟล์ฐานข้อมูลหรือเวิร์กบุ๊กได้โดยใช้ลายเซ็นดิจิทัล

การเข้าถึงข้อมูลที่จํากัด ใน Excel คุณสามารถระบุสิทธิ์ตามผู้ใช้เพื่อเข้าถึงข้อมูลหรือตั้งค่าสิทธิ์แบบอ่านอย่างเดียวที่ป้องกันไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่พวกเขาสามารถเข้าถึงได้ Access ไม่มีฟีเจอร์ความปลอดภัยระดับผู้ใช้ แต่จะสนับสนุนรูปแบบความปลอดภัยของผู้ใช้ของเซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลใดๆ ที่เข้าถึง Access จะไม่มีฟีเจอร์ความปลอดภัยระดับผู้ใช้ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณลิงก์ไปยังรายการ SharePoint Access จะยึดตามสิทธิ์ของผู้ใช้สําหรับรายการ SharePoint ถ้าคุณต้องการป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาตเข้าถึงข้อมูล Access ของคุณ ให้เข้ารหัสลับฐานข้อมูลของคุณด้วยการตั้งค่ารหัสผ่าน ผู้ใช้ต้องใส่รหัสผ่านเพื่ออ่านข้อมูลจากฐานข้อมูล แม้ว่าพวกเขาเข้าถึงโดยใช้โปรแกรมอื่น เช่น Excel

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีช่วยป้องกันข้อมูลของคุณ ให้ดูที่ ตั้งค่าหรือเปลี่ยนความปลอดภัยระดับผู้ใช้ของ Access 2003 ใน Access 2007 หรือเวอร์ชันที่ใหม่กว่า และ การป้องกันและความปลอดภัย ใน Excel

ควรใช้ Access เมื่อใด

โดยทั่วไปแล้ว Access เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดเมื่อคุณต้องการติดตามและบันทึกข้อมูลเป็นประจํา จากนั้นแสดง ส่งออก หรือพิมพ์เซตย่อยของข้อมูลนั้น ฟอร์มของ Access ให้ส่วนติดต่อที่สะดวกกว่าเวิร์กชีต Excel สําหรับการทํางานกับข้อมูลของคุณ คุณสามารถใช้ Access เพื่อทําการดําเนินการที่ทําเป็นประจําได้โดยอัตโนมัติ และรายงาน Access จะช่วยให้คุณสรุปข้อมูลในรูปแบบสิ่งพิมพ์หรือแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ Access มีโครงสร้างเพิ่มเติมสําหรับข้อมูลของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถควบคุมว่าข้อมูลชนิดใดที่สามารถใส่ได้ ค่าที่ยอมรับได้ และคุณสามารถระบุได้ว่าข้อมูลในตารางหนึ่งสัมพันธ์กับข้อมูลในตารางอื่นอย่างไร โครงสร้างนี้ช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าจะใส่เฉพาะชนิดข้อมูลที่ถูกต้องเท่านั้น

Access จะจัดเก็บข้อมูลในตารางที่มีลักษณะเหมือนกับเวิร์กชีตมาก แต่ตาราง Access ถูกออกแบบมาสําหรับคิวรีที่ซับซ้อนซึ่งสัมพันธ์กับข้อมูลที่เก็บไว้ในตารางอื่น

ใช้ Access เมื่อคุณ:

• คาดการณ์ว่าจะมีคนจํานวนมากทํางานในฐานข้อมูล และคุณต้องการตัวเลือกที่มีประสิทธิภาพในการจัดการการอัปเดตข้อมูลของคุณได้อย่างปลอดภัย เช่น การล็อกระเบียน และการแก้ไขข้อขัดแย้ง
• คาดการณ์ถึงความจําเป็นในการเพิ่มตารางเพิ่มเติมลงในชุดข้อมูลที่มีต้นกําเนิดจากตารางแบบแฟลตหรือตารางที่ไม่สัมพันธ์กัน
• ต้องการเรียกใช้คิวรีที่ซับซ้อน
• ต้องการสร้างรายงานหรือป้ายจ่าหน้าจดหมายที่หลากหลาย

สถานการณ์สมมติทั่วไปสําหรับการใช้ Access

• การจัดการที่ติดต่อ คุณสามารถจัดการผู้ติดต่อและที่อยู่ทางไปรษณีย์ของคุณ แล้วสร้างรายงานใน Access หรือผสานข้อมูลกับ Microsoft Office Word เพื่อพิมพ์ฟอร์มจดหมาย ซองจดหมาย หรือป้ายจ่าหน้าจดหมาย
• การติดตามสินค้าคงคลังและทรัพย์สิน คุณสามารถสร้างสินค้าคงคลังของรายการในบ้านหรือธุรกิจของคุณ และเก็บรูปถ่ายหรือเอกสารที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ไว้คู่กับข้อมูล
• การติดตามคําสั่งซื้อ คุณสามารถใส่ข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ ลูกค้า และใบสั่งซื้อ แล้วสร้างรายงานที่แสดงยอดขายตามพนักงาน ภูมิภาค ช่วงเวลา หรือค่าอื่นๆ บางค่า
• การติดตามงาน คุณสามารถติดตามงานของกลุ่มบุคคล และใส่งานใหม่ในเวลาเดียวกันกับที่ผู้อื่นกําลังอัปเดตงานที่มีอยู่ของพวกเขาในฐานข้อมูลเดียวกัน
• การจัดระเบียบไลบรารีให้ยืม คุณสามารถใช้ Access เพื่อเก็บข้อมูลเกี่ยวกับหนังสือและซีดีของคุณ และติดตามว่าคุณให้ให้ยืมใครบ้าง
• การวางแผนกิจกรรม คุณสามารถใส่ข้อมูลเกี่ยวกับวันที่ของเหตุการณ์ สถานที่ และผู้เข้าร่วม แล้วพิมพ์กําหนดการหรือสรุปเกี่ยวกับเหตุการณ์
• การติดตามโภชนาการ ติดตามสูตรอาหาร และบันทึกกิจกรรมการรับประทานอาหารและการออกกําลังกาย

ควรใช้ Excel เมื่อใด

ในฐานะที่เป็นโปรแกรมสเปรดชีต Excel สามารถจัดเก็บข้อมูลจํานวนมากในเวิร์กบุ๊กที่มีเวิร์กชีตอย่างน้อยหนึ่งเวิร์กชีตได้ อย่างไรก็ตาม แทนที่จะทําหน้าที่เป็นระบบจัดการฐานข้อมูล เช่น Access Excel ได้รับการปรับให้เหมาะสมสําหรับการวิเคราะห์ข้อมูลและการคํานวณ คุณสามารถใช้โปรแกรมที่ยืดหยุ่นนี้เพื่อสร้างแบบจําลองสําหรับการวิเคราะห์ข้อมูล เขียนสูตรทั้งอย่างง่ายและซับซ้อนเพื่อทําการคํานวณข้อมูลนั้น Pivot ข้อมูลตามที่คุณต้องการ และนําเสนอข้อมูลในแผนภูมิที่ดูเป็นมืออาชีพที่หลากหลาย Microsoft Create มี เทมเพลตการออกแบบของ Excel หลายเทมเพลตให้เลือก

ใช้ Excel เมื่อคุณ:

• ต้องการมุมมองแบบราบหรือแบบไม่สัมพันธ์กันของข้อมูลของคุณแทนฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ที่ใช้หลายตาราง และเมื่อข้อมูลของคุณส่วนใหญ่เป็นตัวเลข
• ทําการคํานวณและการเปรียบเทียบทางสถิติกับข้อมูลของคุณบ่อยๆ
• ต้องการใช้รายงาน PivotTable เพื่อดูข้อมูลแบบลําดับชั้นในเค้าโครงที่กระชับและยืดหยุ่น
• วางแผนที่จะสร้างแผนภูมิเป็นประจํา และต้องการใช้รูปแบบแผนภูมิใหม่ที่พร้อมใช้งานใน Excel
• ต้องการเน้นข้อมูลของคุณโดยใช้ไอคอนการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข แถบข้อมูล และระดับสี
• ต้องการดําเนินการวิเคราะห์แบบ what-if ที่ซับซ้อนกับข้อมูลของคุณ เช่น การวิเคราะห์ทางสถิติ วิศวกรรม และการถดถอย
• ต้องการติดตามรายการต่างๆ แบบง่ายๆ ไม่ว่าจะสําหรับการใช้งานส่วนบุคคลหรือเพื่อวัตถุประสงค์ในการทํางานร่วมกันที่จํากัด

สถานการณ์สมมติทั่วไปสําหรับการใช้ Excel

• การบัญชี คุณสามารถใช้ฟีเจอร์การคํานวณที่มีประสิทธิภาพของ Excel ในงบการเงินต่างๆ เช่น งบกระแสเงินสด ง บรายได้ หรืองบกําไรขาดทุน
• การจัดทํางบประมาณ ไม่ว่าความต้องการของคุณจะเกี่ยวข้องกับเรื่องส่วนตัวหรือทางธุรกิจ คุณสามารถสร้างงบประมาณได้ทุกชนิดใน Excel เช่น แผนงบประมาณการตลาด งบประมาณกิจกรรม หรืองบประมาณการเกษียณ
• การเรียกเก็บเงินและยอดขาย Excel ยังสามารถใช้ในการจัดการข้อมูลการเรียกเก็บเงินและการขายได้อีกด้วย และคุณสามารถสร้างฟอร์มที่คุณต้องการได้อย่างง่ายดาย — เช่น ใบแจ้งหนี้การขาย บันทึกการจัดส่ง หรือใบสั่งซื้อ
• การรายงาน คุณสามารถสร้างรายงานชนิดต่างๆ ใน Excel ซึ่งแสดงถึงการวิเคราะห์ข้อมูลหรือสรุปข้อมูลของคุณได้ ตัวอย่างเช่น รายงานที่วัดประสิทธิภาพโครงการ คาดการณ์ข้อมูล สรุปข้อมูล หรือนําเสนอข้อมูลผลต่าง
• การวางแผน Excel เป็นเครื่องมือที่เหมาะสําหรับการสร้างแผนแบบมืออาชีพ หรือตัววางแผนที่มีประโยชน์ เช่น แผนชั้นเรียนรายสัปดาห์ แผนการวิจัยตลาด แผนภาษีสิ้นปี หรือตัววางแผนที่ช่วยคุณวางแผนมื้ออาหารรายสัปดาห์ งานเลี้ยง หรือวันลาพักร้อน
• การติดตาม คุณสามารถใช้ Excel เพื่อติดตามข้อมูลในแผ่นเวลาหรือรายการ ตัวอย่างเช่น แผ่นเวลาสําหรับติดตามงาน หรือรายการสินค้าคงคลังสําหรับติดตามอุปกรณ์
• การใช้ปฏิทิน เนื่องจากมีลักษณะเหมือนตาราง Excel จึงเหมาะสําหรับการสร้างปฏิทินทุกชนิด เช่น ปฏิทินปีการศึกษาสําหรับติดตามกิจกรรมระหว่างปีการศึกษา หรือปฏิทินปีงบประมาณสําหรับติดตามเหตุการณ์ทางธุรกิจและหลักเป้าหมาย

สําหรับเทมเพลต Excel ที่มีประโยชน์ในประเภทใดๆ เหล่านี้ ให้ดูเทมเพลต สําหรับ Excel บน Microsoft Office Online

การใช้ Access และ Excel ร่วมกัน

คุณอาจต้องการใช้ประโยชน์จากสิทธิประโยชน์ที่ทั้งสองโปรแกรมมีให้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจสร้างเวิร์กชีตใน Excel ที่คุณสามารถคํานวณและวิเคราะห์ข้อมูลได้ แต่เวิร์กชีตเริ่มมีขนาดใหญ่และซับซ้อนเกินไป และผู้ใช้อื่นจํานวนมากจําเป็นต้องเข้าถึงข้อมูล ในขั้นตอนนี้ คุณอาจต้องการนําเข้าหรือลิงก์เวิร์กชีตของคุณลงใน Access และใช้เวิร์กชีตนั้นเป็นฐานข้อมูลแทนที่จะทํางานใน Excel หรือบางทีคุณอาจมีข้อมูลในฐานข้อมูล Access ที่คุณต้องการสร้างรายงาน Excel PivotTable แบบละเอียดและแผนภูมิ Excel ที่ดูเป็นมืออาชีพ

ไม่ว่าคุณจะใช้โปรแกรมใดก่อน คุณสามารถถ่ายโอนข้อมูลจากโปรแกรมหนึ่งไปยังอีกโปรแกรมหนึ่งได้ตลอดเวลา ซึ่งคุณสามารถทํางานต่อได้ คุณสามารถนําข้อมูลจาก Excel เข้าสู่ Access (และในทางกลับกัน) ด้วยการคัดลอก นําเข้า หรือส่งออกข้อมูลได้ โดยมีหรือไม่มีการเชื่อมต่อข้อมูล

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างทั้งสองโปรแกรม ให้ดูที่ การย้ายข้อมูลจาก Excel ไปยัง Access