วิธีหนึ่งในการควบคุมการทํางานร่วมกันบนเอกสารคือการกําหนดให้มีการตรวจสอบไฟล์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีผู้ใช้หลายคนมีสิทธิ์เข้าถึงไลบรารี ถ้าจําเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ไลบรารี บุคคลอื่นจะไม่สามารถเขียนทับได้ อย่างไรก็ตาม คุณมีความเสี่ยงที่จะป้องกันไม่ให้ผู้อื่นเห็นการเปลี่ยนแปลงล่าสุดหรือทําการเปลี่ยนแปลงด้วยตนเอง ถ้าผู้อื่นจําเป็นต้องทํางานบนเอกสาร ไฟล์จะต้องได้รับการเช็คอินกลับอย่างรวดเร็ว
หมายเหตุ
ไม่ต้องกําหนดค่าไลบรารีของคุณให้จําเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ ถ้าผู้ใช้วางแผนที่จะเขียนเอกสารร่วมกันในไลบรารี ผู้ใช้ไม่สามารถทํางานบนเอกสารพร้อมกันได้เมื่อจําเป็นต้องเช็คเอาท์เปิดอยู่
จําเป็นต้องเช็คเอาท์ไฟล์สําหรับการแก้ไข
หมายเหตุ
เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ ควบคุมทั้งหมด หรือ ออกแบบ เท่านั้นที่สามารถตั้งค่าไลบรารีให้จําเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ไฟล์ได้
- ไปที่ห้องสมุดที่คุณวางแผนจะทํางาน
- เลือกการตั้งค่าการตั้งค่า:
การตั้งค่าไลบรารีบนระบบคลาวด์>
ถ้าคุณไม่เห็นรายการเมนูเหล่านี้ บน Ribbon ให้เลือกไลบรารี และในกลุ่มการตั้งค่า ให้เลือกการตั้งค่าไลบรารี - บนหน้า การตั้งค่า ให้เลือก การตั้งค่าไลบรารีเพิ่มเติม (สําหรับ SharePoint Classic จะอยู่ภายใต้ การตั้งค่าทั่วไป) เลือก การตั้งค่าการกำหนดเวอร์ชัน
- ในส่วน จําเป็นต้องเช็คเอาท์เอกสารภายใต้ จําเป็นต้องเช็คเอาท์เอกสารก่อนที่จะสามารถแก้ไขเอกสารได้ ให้เลือก ใช่
- เมื่อต้องการบันทึกการตั้งค่าของคุณ และกลับไปยังหน้าการตั้งค่าไลบรารี ให้เลือกตกลง
What happens when check out is required in a library?
| ถ้าคุณทําเช่นนี้ ... | นี่คือสิ่งที่เกิดขึ้น... |
|---|---|
| สร้าง หรือเพิ่มไฟล์ลงในไลบรารี | ไฟล์จะถูกเช็คเอาท์ตั้งแต่แรกให้คุณ คุณต้องเช็คอินลงในไลบรารีก่อนที่ผู้อื่นจะสามารถดูและทํางานกับไฟล์นั้นได้ |
| เปิดไฟล์เพื่อแก้ไข | ไฟล์จะถูกเช็คเอาท์ให้คุณโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเลือกแก้ไข กล่องโต้ตอบข้อความจะแจ้งเตือนคุณว่าคุณกําลังจะเช็คเอาท์ไฟล์ และเสนอโอกาสให้คุณแก้ไขไฟล์ในโฟลเดอร์แบบร่างภายในเครื่องของคุณ หลังจากเช็คเอาท์ ไอคอนไฟล์จะถูกปกคลุมด้วยลูกศรชี้ลงสีเขียว ซึ่งระบุว่าไฟล์ถูกเช็คเอาท์แล้ว ไม่มีใครสามารถเปลี่ยนแปลงไฟล์ได้ และจะไม่มีใครสามารถเห็นการเปลี่ยนแปลงของคุณได้ในขณะที่คุณเช็คเอาท์ |
| ทําการเปลี่ยนแปลงข้อมูลเกี่ยวกับไฟล์ (คุณสมบัติ) | ถ้าไฟล์นั้นยังไม่ได้ถูกเช็คเอาท์ คุณต้องเช็คเอาท์ไฟล์ก่อนที่คุณจะสามารถเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติของไฟล์ได้ เช่น ชื่อเรื่อง ชื่อผู้แต่ง วันครบกําหนด จํานวนคํา และอื่นๆ การเปลี่ยนแปลงของคุณจะไม่มีผลจนกว่าคุณจะเช็คอินไฟล์นั้นกลับเข้าไป |
| ลองเปิดไฟล์ที่ถูกเช็คเอาท์ให้กับบุคคลอื่น | ตัวเลือก Check Out และ Check In จะไม่พร้อมใช้งาน คุณไม่สามารถเช็คเอาท์ไฟล์ที่บุคคลอื่นเช็คเอาท์ไว้ได้ ถ้าคุณพยายามทําเช่นนั้น กล่องโต้ตอบข้อความจะปรากฏขึ้นเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าไฟล์ดังกล่าวได้รับการเช็คเอาท์โดยบุคคลอื่น เมื่อต้องการค้นหาว่าใครเป็นผู้เช็คเอาท์ไฟล์ ให้โฮเวอร์เหนือไอคอนไฟล์ ชื่อของบุคคลที่เช็คเอาท์แล้วจะปรากฏในคําแนะนําเครื่องมือ คุณสามารถติดต่อบุคคลนั้นเพื่อร้องขอการเช็คอินไฟล์ได้ ถ้าคุณต้องการด่วน |
| เช็คอินไฟล์ | คุณจะได้รับพร้อมท์ให้ใส่ข้อคิดเห็นเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่คุณทํา ถ้าไลบรารีของคุณติดตามเวอร์ชัน ข้อคิดเห็นของคุณจะกลายเป็นส่วนหนึ่งของประวัติเวอร์ชัน ถ้ามีการติดตามทั้งเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรอง คุณจะได้รับพร้อมท์ให้เลือกชนิดของเวอร์ชันที่คุณกําลังเช็คอิน สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการกําหนดเวอร์ชัน ให้ดูที่ ดูเพิ่มเติม |
| การเช็คเอาท์ไฟล์ไว้เป็นเวลานาน | ไม่มีใครสามารถมองเห็นการเปลี่ยนแปลงของคุณหรือแก้ไขไฟล์ขณะที่คุณเช็คเอาท์ได้ แม้ว่าสิ่งนี้จะเป็นประโยชน์ในช่วงเวลาที่คุณกําลังทําการเปลี่ยนแปลง แต่ก็อาจป้องกันไม่ให้ผู้อื่นทํางานที่ได้รับมอบหมาย เป็นทั้งแนวทางปฏิบัติทางธุรกิจที่ดีและมารยาททั่วไปที่จะเช็คอินไฟล์กลับมาโดยเร็วที่สุดหลังจากที่คุณเช็คเอาท์แล้ว ในบางกรณี ผู้ดูแลระบบอาจจําเป็นต้องบังคับให้เช็คอินไฟล์ |