สร้างและอัปเดตคอลัมน์ข้อมูลภายนอกในรายหารหรือไลบรารี

คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์ชนิดพิเศษลงในรายการหรือไลบรารีดั้งเดิมที่เรียกว่าคอลัมน์ข้อมูลภายนอก คอลัมน์นี้ช่วยให้คุณรวมคอลัมน์ของข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอกกับคอลัมน์อื่นๆ ในรายการหรือไลบรารีภายในได้ เนื่องจากคอลัมน์ข้อมูลภายนอกถูกเพิ่มลงในรายการหรือไลบรารีดั้งเดิม ฟีเจอร์รายการหรือไลบรารีที่เกี่ยวข้องทั้งหมดจึงทํางาน รวมถึงการกําหนดเวอร์ชัน การอนุมัติ การเช็คอินและเช็คเอาท์ และไฟล์ที่แนบมา

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ การค้นหาเนื้อหาเกี่ยวกับข้อมูลภายนอก

คุณต้องการทำสิ่งใด

• ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น
• ทําความเข้าใจตัวอย่างของการใช้คอลัมน์ข้อมูลภายนอก
• สร้างคอลัมน์ข้อมูลภายนอกในรายการหรือไลบรารี
• อัปเดตคอลัมน์ข้อมูลภายนอก
• การรีเฟรชคอลัมน์ข้อมูลภายนอก

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

การทํางานกับข้อมูลภายนอกต้องการงานเบื้องต้นจํานวนมากเพื่อให้เข้าถึงข้อมูลได้อย่างปลอดภัย ข้อมูลต่อไปนี้จะช่วยคุณวางแผนขั้นตอนถัดไปของคุณ นอกจากนี้ หากคุณประสบปัญหาขณะพยายามทํางานกับข้อมูลภายนอก ข้อมูลนี้สามารถช่วยคุณระบุปัญหาได้ เมื่อต้องการเข้าถึงข้อมูลภายนอก คุณหรือผู้ดูแลระบบต้องทําดังต่อไปนี้

เตรียมแหล่งข้อมูลภายนอก ผู้ดูแลระบบอาจต้องสร้างบัญชีผู้ใช้และให้สิทธิ์กับแหล่งข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าเฉพาะผู้ที่มีสิทธิ์เท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้และข้อมูลจะไม่ตกอยู่ในมือผู้อื่น ในฐานข้อมูลภายนอก ผู้ดูแลระบบยังอาจต้องการสร้างตาราง มุมมอง คิวรีเฉพาะ และอื่นๆ เพื่อจํากัดเฉพาะผลลัพธ์ที่ต้องการ และเพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทํางาน

กําหนดค่าบริการและบัญชีผู้ใช้ SharePoint ผู้ดูแลระบบต้องเปิดใช้งาน Business Data Connectivity Services และ Secure Store Service

กําหนดค่า Secure Store Services ผู้ดูแลระบบต้องทําสิ่งต่อไปนี้ คือ กําหนดโหมดการเข้าถึงที่ดีที่สุดสําหรับแหล่งข้อมูลภายนอก สร้างแอปพลิเคชันเป้าหมาย และตั้งข้อมูลประจําตัวสําหรับแอปพลิเคชันเป้าหมาย

การกําหนดค่า Business Data Connectivity Services ผู้ดูแลระบบต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ใช้ที่สร้างชนิดเนื้อหาภายนอกมีสิทธิ์เข้าถึงที่เก็บ Metadata ของ Business Data Connectivity และผู้ใช้ที่เหมาะสมมีสิทธิ์เข้าถึงชนิดเนื้อหาภายนอกที่รายการภายนอกยึดตาม

สร้างชนิดเนื้อหาภายนอก ผู้ใช้ต้องกําหนดชนิดเนื้อหาภายนอกที่มีข้อมูลเกี่ยวกับการเชื่อมต่อ การเข้าถึง วิธีการดําเนินการ คอลัมน์ ตัวกรอง และ metadata อื่นๆ ที่ใช้เพื่อดึงข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอก

ด้านบนของหน้า

ทําความเข้าใจตัวอย่างของการใช้คอลัมน์ข้อมูลภายนอก

ส่วนต่อไปนี้จะอธิบายการใช้งานจริงบางอย่างในการเพิ่มคอลัมน์ข้อมูลภายนอกลงในรายการหรือไลบรารี

สัญญาลูกค้าและข้อมูลการติดต่อ คุณมีไลบรารีเอกสารที่มีสัญญาของลูกค้า อย่างไรก็ตาม ข้อมูลลูกค้าของคุณทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ในแอปพลิเคชันสายงานธุรกิจ (เช่น SAP หรือ Microsoft CRM) ซึ่งมีแหล่งข้อมูลที่อยู่ภายนอกผลิตภัณฑ์ SharePoint คุณต้องการติดตามสัญญาของลูกค้าในไลบรารีเอกสาร แต่ต้องแน่ใจว่าข้อมูลลูกค้าที่เกี่ยวข้องเป็นข้อมูลล่าสุดและไม่ซ้ําซ้อนโดยไม่จําเป็น คุณสามารถทําเช่นนี้ได้โดยการเพิ่มคอลัมน์ข้อมูลภายนอกอย่างน้อยหนึ่งคอลัมน์ลงในไลบรารีเพื่อกําหนดความสัมพันธ์ชื่อลูกค้าและหมายเลขโทรศัพท์ที่เหมาะสมกับสัญญาแต่ละสัญญาที่เก็บไว้ในไลบรารี คอลัมน์ข้อมูลภายนอกทําให้ง่ายต่อการใส่หรืออัปเดตข้อมูลที่ถูกต้อง และจะดึงข้อมูลลูกค้าจากแหล่งข้อมูลภายนอกโดยอัตโนมัติ ในสถานการณ์นี้ คุณสามารถสร้างเอกสาร Word ที่มีโครงสร้างซึ่งจะเลื่อนระดับค่าของคอลัมน์ข้อมูลภายนอกไปยังเอกสาร Word เพื่อให้คุณสามารถแก้ไขค่าในแผงข้อมูลเอกสารหรือโดยการใช้ตัวควบคุมเนื้อหา Word

ข้อมูลผลิตภัณฑ์พื้นฐานพร้อมรูปภาพ คุณได้สร้างไลบรารีรูปภาพที่มีรูปถ่ายของผลิตภัณฑ์ที่องค์กรของคุณขาย คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์ข้อมูลภายนอกลงในไลบรารีที่เข้าถึงชื่อผลิตภัณฑ์ รหัสผลิตภัณฑ์ และราคาปัจจุบันจากฐานข้อมูลภายนอก อย่างไรก็ตาม คุณต้องแน่ใจว่าเมื่อสร้างชนิดเนื้อหาภายนอก ข้อมูลภายนอกจะเป็นแบบอ่านอย่างเดียว กฎและกระบวนการของบริษัทของคุณต้องการการเปลี่ยนแปลงข้อมูลผลิตภัณฑ์ผ่านระบบฐานข้อมูล แต่ตอนนี้มีผู้คนในองค์กรของคุณที่สามารถดูข้อมูลผลิตภัณฑ์ทั่วไปทั้งหมดรวมกันในมุมมองไลบรารีเดียวได้อย่างง่ายดาย

ด้านบนของหน้า

สร้างคอลัมน์ข้อมูลภายนอกในรายการหรือไลบรารี

1. นําทางไปยังไซต์ SharePoint จากนั้นนําทางไปยังรายการหรือไลบรารี

   หมายเหตุ

   คุณไม่สามารถเพิ่มคอลัมน์ข้อมูลภายนอกไปยังรายการภายนอก

2. คลิกการตั้งค่ารายการหรือ> ไลบรารี หรือ การตั้งค่าไลบรารี

3. ในส่วน คอลัมน์ ให้คลิก สร้างคอลัมน์

4. ใส่ชื่อของคอลัมน์ เช่น ลูกค้า จากนั้นภายใต้ ชนิดคอลัมน์ ให้คลิก ข้อมูลภายนอก

5. ภายใต้ ชนิดเนื้อหาภายนอก ให้คลิก ตัวใช้เลือกชนิดเนื้อหาภายนอก แล้วเลือกรายการที่เหมาะสมจากรายการชนิดเนื้อหาภายนอก เช่น CustomerCRM

6. ตัดสินใจว่าคุณต้องการจัดการกับการกระทําใดๆ ที่กําหนดไว้สําหรับชนิดเนื้อหาภายนอกอย่างไร โดยทําอย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อไปนี้

   • เมื่อต้องการแสดงเมนูของการดําเนินการอย่างน้อยหนึ่งรายการ ให้คลิกแสดงเมนูการดําเนินการ
   • เมื่อต้องการให้คอลัมน์ข้อมูลภายนอกทํางานเริ่มต้นเมื่อถูกเลือก ให้คลิก ลิงก์คอลัมน์นี้ไปยังการกระทําเริ่มต้นของชนิดเนื้อหาภายนอก

7. ภายใต้ เพิ่มคอลัมน์ เพื่อแสดงเขตข้อมูลเพิ่มเติมเหล่านี้ ให้คลิก เลือกเขตข้อมูลทั้งหมด หรือเลือกชื่อเขตข้อมูลเฉพาะอย่างน้อยหนึ่งชื่อ เช่น ชื่อลูกค้า และ หมายเลขโทรศัพท์

ด้านบนของหน้า

อัปเดตคอลัมน์ข้อมูลภายนอก

1. นําทางไปยังไซต์ SharePoint จากนั้นนําทางไปยังรายการหรือไลบรารี
2. เพิ่มหรือแก้ไขข้อมูลในรายการ หรือคุณสมบัติของไลบรารีเอกสาร
3. ในกล่องข้อความของคอลัมน์ข้อมูลภายนอก ตัวอย่างเช่น ชื่อลูกค้า ให้คลิกตัวเลือกรายการข้อมูลภายนอก
   ผู้สร้างชนิดเนื้อหาภายนอกจําเป็นต้องกําหนดวิธีการทํางานของ ตัวใช้เลือกรายการข้อมูลภายนอก โดยการเลือกเขตข้อมูลเฉพาะตัวที่เหมาะสม และสร้างตัวกรองอย่างน้อยหนึ่งตัวกรอง เพื่อให้คุณสามารถระบุตําแหน่งของค่าที่ถูกต้องได้อย่างรวดเร็ว ถ้าไม่ใช่กรณีนี้ ให้ติดต่อผู้สร้างชนิดเนื้อหาภายนอกหรือผู้ดูแลระบบของคุณเพื่อขอความช่วยเหลือ
4. ในกล่องโต้ตอบ ให้เลือกรายการที่เหมาะสม ตัวอย่างเช่น Nancy Davolio แล้วคลิก ตกลง

ข้อมูลจะถูกอัปเดตในรายการภายนอกและแหล่งข้อมูลภายนอก

ด้านบนของหน้า

การรีเฟรชคอลัมน์ข้อมูลภายนอก

ด้วยเหตุผลด้านประสิทธิภาพการทํางาน ข้อมูลในคอลัมน์ข้อมูลภายนอกจะถูกแคชบนเซิร์ฟเวอร์หรือบริการ และอาจไม่แสดงค่าล่าสุดจากระบบข้อมูลภายนอก เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลภายนอกที่แสดงเป็นข้อมูลปัจจุบัน คุณสามารถรีเฟรชคอลัมน์ข้อมูลภายนอกได้ อย่างไรก็ตาม โปรดใช้ความระมัดระวังในการรีเฟรช เนื่องจากอาจใช้เวลานานขึ้นอยู่กับวิธีการตั้งค่าข้อมูลภายนอก

1. นําทางไปยังไซต์ SharePoint จากนั้นนําทางไปยังรายการหรือไลบรารี
2. บนส่วนหัวคอลัมน์ของคอลัมน์ข้อมูลภายนอก ให้คลิกรีเฟรช
3. บนหน้ารีเฟรช ให้ตัดสินใจว่าคุณต้องการรีเฟรชเฉพาะโฟลเดอร์ปัจจุบันเท่านั้น หรือโฟลเดอร์ปัจจุบันและโฟลเดอร์ย่อยทั้งหมด
4. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า