ตั้งค่าการนำทางเมตาดาต้าสำหรับรายการหรือไลบรารี

เมื่อคุณตั้งค่าการนําทาง Metadata ในรายการและไลบรารีขนาดใหญ่ คุณทําให้ผู้ใช้ค้นหาเนื้อหาได้ง่ายขึ้น การนําทาง Metadata ช่วยให้ผู้ใช้ Microsoft SharePoint สามารถกรองและค้นหาเนื้อหาในรายการและไลบรารีโดยใช้ทรีการนําทาง 

คุณยังสามารถนําตัวกรองแป้นไปใช้ ซึ่งทํางานร่วมกับทรีการนําทางเพื่อปรับปรุงรายการที่แสดง เมื่อคุณตั้งค่าการนําทางเมตาดาต้า คุณสามารถกําหนดได้ว่าคอลัมน์ใดจากไลบรารีจะปรากฏในทรี และระบุตัวกรองคีย์

ภาพประกอบต่อไปนี้แสดงตัวอย่างของทรีการนําทางอย่างง่ายที่ยึดตามชนิดเนื้อหา

ตามค่าเริ่มต้น การนําทางและการกรอง Metadata จะถูกเปิดใช้งานบนไซต์ส่วนใหญ่ ถ้าไม่ได้เปิดใช้งานสําหรับไซต์ของคุณ คุณสามารถเปิดใช้งานได้บนหน้า ฟีเจอร์ของไซต์ สําหรับไซต์ของคุณ

เปิดใช้งานการนําทางและการกรอง Metadata

1. จากไซต์ SharePoint ของคุณ ให้เลือกการตั้งค่า ปุ่ม แล้วเลือก การตั้งค่าไซต์ โดยขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ SharePoint ของคุณ คุณอาจเห็นเส้นทางที่แตกต่างกัน: การตั้งค่า> Office 365ข้อมูล>ไซต์ดูการตั้งค่าไซต์ทั้งหมด
2. ภายใต้ การกระทําในไซต์ ให้เลือก จัดการฟีเจอร์ของไซต์
3. ในรายการคุณลักษณะ ให้ค้นหาการนําทางและการกรองเมตาดาต้าแล้วเลือกเปิดใช้งาน

ทรีการนําทางและตัวกรองแป้น

เมื่อตั้งค่าการนําทาง Metadata สําหรับรายการหรือไลบรารี ไซต์ SharePoint จะแสดงตัวควบคุมทรีที่ด้านซ้ายมือของหน้า ทรีแสดงลําดับชั้นของโฟลเดอร์และคํา Metadata ที่มีการจัดการ ผู้ใช้สามารถเลือกรายการในแผนภูมิเพื่อกรองสิ่งที่ปรากฏบนหน้าได้ ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สร้างการแสดงผลเนื้อหาแบบไดนามิก ผู้ใช้สามารถปรับปรุงนี้ได้มากขึ้นโดยใช้ตัวควบคุมตัวกรอง คีย์ที่ ปรากฏอยู่ใต้ทรีการนําทาง และที่ทํางานร่วมกับทรีการนําทาง

1. การควบคุมทรี
2. ลําดับชั้นของโฟลเดอร์สําหรับรายการหรือไลบรารี
3. คำศัพท์
4. คํารองแบบทารุณ
5. ตัวกรองแป้น

ผู้ใช้ไซต์สามารถใช้ทรีการนําทางเพื่อเรียกดูรายการหรือไลบรารีตามโฟลเดอร์หรือตาม Metadata เมื่อผู้ใช้เลือกคํา Metadata ที่มีการจัดการในทรีการนําทาง มุมมองจะแสดงเฉพาะรายการที่ถูกแท็กด้วยคํานั้นหรือคําที่สืบทอดมา เมื่อต้องการกรองเฉพาะคําใดคําหนึ่งและไม่รวมคําลูกที่สืบทอดมา ผู้ใช้สามารถเลือกรายการอีกครั้ง การนําทาง Metadata ทํางานร่วมกับตัวกรองอื่นๆ สําหรับรายการ เช่น มุมมองและตัวกรองคอลัมน์

คุณสามารถตั้งค่าและใช้การนําทาง Metadata สําหรับรายการและไลบรารีได้ แม้ว่ารายการและไลบรารีเหล่านี้จะไม่ใช้คอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการ นอกจากนี้ คุณสามารถใช้คอลัมน์บางชนิดเป็นเขตข้อมูลในลําดับชั้นการนําทาง Metadata เช่น ชนิดเนื้อหาและตัวเลือกค่าเดียว

รายการต่อไปนี้แสดงชนิดคอลัมน์ที่ตัวควบคุม ตัวกรองคีย์ สามารถใช้เป็นเขตข้อมูลได้

• Metadata ที่มีการจัดการ
• ชนิดเนื้อหา
• ตัวเลือก
• บุคคลหรือกลุ่ม
• วันที่และเวลา
• หมายเลข

เมื่อต้องการเรียนรู้วิธีการตั้งค่าคอลัมน์ที่ใช้ Metadata ที่มีการจัดการ ให้ดูที่ สร้างคอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการ

การสร้างดัชนีโดยอัตโนมัติ

ตามค่าเริ่มต้น SharePoint จะทําการสร้างดัชนีโดยอัตโนมัติ เมื่อเปิดใช้งานการสร้างดัชนีอัตโนมัติ ดัชนีจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติสําหรับเขตข้อมูลที่คุณเพิ่มลงในทรีการนําทางและตัวกรองคีย์ ดัชนีคอลัมน์เดียวจะถูกสร้างขึ้นบนเขตข้อมูลตัวกรองคีย์ที่สนับสนุนทั้งหมด ยกเว้นเขตข้อมูล ชนิดเนื้อหา และ ตัวเลือก ดัชนีผสมจะถูกสร้างขึ้นบนชุดที่รองรับของลําดับชั้นการนําทางและตัวกรองแป้น

เมื่อดัชนีถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ คิวรีจะถูกเปิดใช้งานสําหรับรายการที่มีข้อมูลมากกว่าค่าเกณฑ์ของมุมมองรายการ อย่างไรก็ตาม ในบางกรณี คุณอาจต้องปิดใช้งานการตั้งค่านี้และตั้งค่าดัชนีด้วยตนเอง ตัวอย่างเช่น ถ้าการรวมกันของดัชนีคอลัมน์เดียวและดัชนีผสมเกิน 20 (จํานวนดัชนีสูงสุดต่อรายการ) คุณต้องปิดใช้งานการทําดัชนีโดยอัตโนมัติและกําหนดค่าดัชนีด้วยตนเอง

คิวรีที่มีการทําดัชนีและคิวรีที่ใช้แสดงแทน

ตามค่าเริ่มต้น การนําทางและการกรอง Metadata จะถูกเปิดใช้งานบนไซต์ส่วนใหญ่ที่สร้างในผลิตภัณฑ์ SharePoint แม้ว่าจะไม่ได้ตั้งค่าการนําทาง Metadata สําหรับรายการหรือไลบรารีที่ระบุ ฟีเจอร์ต่างๆ จะทํางานอยู่เบื้องหลังเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของมุมมองในรายการและไลบรารี ฟีเจอร์การนําทางและการกรอง Metadata จะเลือกดัชนีที่ดีที่สุดโดยอัตโนมัติเพื่อทํางานทุกครั้งที่มีการโหลดมุมมอง เมื่อผู้ใช้โหลดมุมมองใหม่ ล้างตัวกรอง หรือนําการเรียงลําดับไปใช้ การปรับคิวรีให้เหมาะสมจะกําหนดวิธีที่ดีที่สุดในการใช้คิวรีฐานข้อมูลเพื่อหลีกเลี่ยงการควบคุมปริมาณของมุมมองรายการ

ถ้าผู้ใช้โหลดมุมมองที่เกินค่าเกณฑ์ การนําทางและการกรอง Metadata จะสร้างเวอร์ชันที่ปรับเปลี่ยนของคิวรีผู้ใช้เดิมที่เรียกว่าคิวรีย้อนกลับ คิวรีที่ใช้แสดงแทนจะทํางานกับส่วนหนึ่งของรายการแทนที่จะเป็นรายการทั้งหมด ด้วยเหตุนี้ จึงแสดงชุดบางส่วนของรายการที่ร้องขอ คิวรีย้อนกลับจะให้ผลลัพธ์ที่มีประโยชน์เมื่อคิวรีต้นฉบับถูกห้ามเนื่องจากการควบคุมปริมาณรายการขนาดใหญ่ ในบางครั้ง ถ้าไม่มีรายการใดที่ส่วนของรายการที่สแกนโดยคิวรีมีผลลัพธ์ที่ตรงกับคิวรีของผู้ใช้เดิม คิวรีย้อนกลับจะไม่ส่งกลับผลลัพธ์ใดๆ

เมื่อคิวรีย้อนกลับเกิดขึ้น ข้อความบนหน้าจอจะเตือนผู้ใช้ว่าผลลัพธ์เป็นบางส่วน ข้อความจะแนะนําให้ผู้ใช้ใช้ตัวกรองเพิ่มเติมเพื่อดูชุดที่สมบูรณ์

ข้อความคิวรีที่ใช้แสดงแทนยังทําหน้าที่เป็นคําเตือนถึงเจ้าของรายการหรือไลบรารีว่าผู้ใช้ไม่สามารถเข้าถึงเนื้อหาได้