สร้างรายงานอย่างง่าย

คุณสามารถสร้างรายงานได้หลายชนิดใน Access ตั้งแต่แบบง่ายไปจนถึงรายงานที่ซับซ้อน เริ่มต้นด้วยการคิดเกี่ยวกับ แหล่งระเบียนของรายงาน ไม่ว่ารายงานของคุณจะเป็นรายการอย่างง่ายของระเบียนหรือสรุปยอดขายที่ถูกจัดกลุ่มตามภูมิภาค ให้ตัดสินใจก่อนว่าเขตข้อมูลใดที่มีข้อมูลที่คุณต้องการแสดง และตารางหรือคิวรีใดที่มีเขตข้อมูลเหล่านั้น

หลังจากที่คุณเลือกแหล่งระเบียน การสร้างรายงานโดยใช้ตัวช่วยสร้างรายงานมักจะง่ายที่สุด ตัวช่วยสร้างรายงานจะแนะนําคุณเกี่ยวกับชุดคําถามต่างๆ แล้วสร้างรายงานโดยยึดตามคําตอบของคุณ

คุณต้องการทำอะไร

• เลือกแหล่งระเบียน
• สร้างรายงานโดยใช้เครื่องมือรายงาน
• สร้างรายงานโดยใช้ตัวช่วยสร้างรายงาน
• สร้างป้ายชื่อโดยใช้ตัวช่วยสร้างป้ายชื่อ
• สร้างรายงานโดยใช้เครื่องมือรายงานเปล่า
• ทำความเข้าใจเกี่ยวกับส่วนรายงาน
• ทำความเข้าใจตัวควบคุม
• ปรับแต่งรายงานของคุณในมุมมองเค้าโครง
• ปรับแต่งรายงานของคุณในมุมมองออกแบบ
• เพิ่มตัวควบคุมลงในรายงาน
• บันทึกงานของคุณ
• ดู พิมพ์ หรือส่งรายงานของคุณเป็นข้อความอีเมล
• การดูรายงานของคุณ
• พิมพ์รายงานของคุณ
• ส่งรายงานของคุณเป็นข้อความอีเมล

เลือกแหล่งระเบียน

รายงานประกอบด้วยข้อมูลที่ดึงมาจากตารางหรือคิวรี ตลอดจนข้อมูลที่จัดเก็บด้วยการออกแบบรายงาน เช่น ป้ายชื่อ ส่วนหัว และกราฟิก ตารางหรือคิวรีที่มีข้อมูลต้นแบบเรียกอีกอย่างว่าแหล่งระเบียนของรายงาน ถ้าเขตข้อมูลที่คุณต้องการรวมทั้งหมดมีอยู่ในตารางเดียว ให้ใช้ตารางนั้นเป็นแหล่งระเบียน ถ้าเขตข้อมูลอยู่ในตารางมากกว่าหนึ่งตาราง คุณจําเป็นต้องใช้คิวรีอย่างน้อยหนึ่งคิวรีเป็นแหล่งระเบียน คิวรีเหล่านั้นอาจมีอยู่แล้วในฐานข้อมูลของคุณ หรือคุณอาจจําเป็นต้องสร้างคิวรีใหม่โดยเฉพาะเพื่อให้ตรงกับความต้องการของรายงานของคุณ

สร้างรายงานโดยใช้เครื่องมือรายงาน

เครื่องมือรายงานเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการสร้างรายงานเนื่องจากจะสร้างรายงานได้ทันทีโดยไม่ต้องขอข้อมูลเพิ่มเติม รายงานนี้จะแสดงเขตข้อมูลทั้งหมดจากตารางหรือคิวรีต้นแบบ ซึ่งอาจไม่ได้สร้างรายงานขั้นสุดท้ายที่คุณต้องการ แต่จะเป็นประโยชน์สําหรับการรีวิวข้อมูลพื้นฐานอย่างรวดเร็ว จากนั้นคุณสามารถบันทึกรายงานและปรับเปลี่ยนในมุมมองเค้าโครงหรือมุมมองออกแบบได้

1. ในบานหน้าต่างการนำทาง ให้คลิกตารางหรือคิวรีที่คุณต้องการใช้เป็นฐานของรายงาน
2. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม รายงาน ให้คลิก รายงาน Access จะสร้างรายงานและแสดงในมุมมองเค้าโครง
3. สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดูและการพิมพ์รายงานของคุณ ให้ดูที่ ดู พิมพ์ หรือส่งรายงานของคุณเป็นข้อความอีเมล

หลังจากดูรายงานแล้ว คุณสามารถบันทึกแล้วปิดทั้งรายงานและตารางหรือคิวรีต้นแบบที่คุณใช้เป็นแหล่งระเบียน ในครั้งถัดไปที่คุณเปิดรายงาน Access จะแสดงข้อมูลล่าสุดจากแหล่งระเบียนของคุณ

สร้างรายงานโดยใช้ตัวช่วยสร้างรายงาน

คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างรายงานเพื่อเลือกเขตข้อมูลที่ปรากฏในรายงานของคุณได้มากขึ้น คุณยังสามารถระบุวิธีการจัดกลุ่มและเรียงลําดับข้อมูล และคุณสามารถใช้เขตข้อมูลจากตารางหรือคิวรีมากกว่าหนึ่งรายการ โดยที่คุณได้ระบุความสัมพันธ์ระหว่างตารางและคิวรีไว้ล่วงหน้าแล้ว

1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม รายงาน ให้คลิก ตัวช่วยสร้างรายงาน
2. ทําตามคําแนะนําบนหน้าตัวช่วยสร้างรายงาน ในหน้าสุดท้าย ให้คลิก เสร็จสิ้น เมื่อคุณแสดงตัวอย่างรายงาน คุณจะเห็นลักษณะของรายงานในการพิมพ์ นอกจากนี้ คุณยังสามารถเพิ่มการขยายเพื่อขยายรายละเอียดได้อีกด้วย สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดูและการพิมพ์รายงานของคุณ ให้ดูที่ ดู พิมพ์ หรือส่งรายงานของคุณเป็นข้อความอีเมล

สร้างป้ายชื่อโดยใช้ตัวช่วยสร้างป้ายชื่อ

ใช้ตัวช่วยสร้างป้ายชื่อเพื่อสร้างป้ายชื่อสำหรับขนาดป้ายชื่อมาตรฐานต่างๆ อย่างง่ายดาย

1. ในบานหน้าต่างการนำทาง ให้เปิดตารางหรือคิวรีที่จะใช้เป็นแหล่งข้อมูลระเบียนสำหรับป้ายชื่อของคุณโดยการดับเบิลคลิก
2. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม รายงาน ให้คลิก ป้ายชื่อ
3. ทําตามคําแนะนําบนหน้าของตัวช่วยสร้างป้ายผนึก ในหน้าสุดท้าย ให้คลิก เสร็จสิ้น

Access จะแสดงป้ายชื่อของคุณใน ตัวอย่างก่อนพิมพ์ เพื่อให้คุณสามารถดูลักษณะที่ปรากฏเมื่อพิมพ์ คุณสามารถใช้แถบเลื่อนบนแถบสถานะ Access เพื่อขยายรายละเอียดได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดูและการพิมพ์รายงานของคุณ ให้ดูที่ ดู พิมพ์ หรือส่งรายงานของคุณเป็นข้อความอีเมล

สร้างรายงานโดยใช้เครื่องมือรายงานเปล่า

ถ้าคุณไม่ต้องการใช้เครื่องมือรายงานหรือตัวช่วยสร้างรายงาน คุณสามารถใช้เครื่องมือ รายงานเปล่า เพื่อสร้างรายงานตั้งแต่เริ่มต้น วิธีนี้เป็นวิธีที่รวดเร็วในการสร้างรายงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณวางแผนที่จะใส่เฉพาะบางเขตข้อมูลลงไป

1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม รายงาน ให้คลิก รายงานว่าง รายงานเปล่าจะปรากฏในมุมมองเค้าโครง และบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล จะปรากฏขึ้นทางด้านขวาของหน้าต่าง Access
2. ในบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ให้คลิกเครื่องหมายบวกที่อยู่ถัดจากตารางที่มีเขตข้อมูลที่คุณต้องการให้แสดงในรายงาน
3. ลากแต่ละเขตข้อมูลลงในรายงานครั้งละหนึ่งเขตข้อมูล หรือกด Ctrl ค้างไว้ แล้วเลือกหลายเขตข้อมูล จากนั้นลากลงในรายงานพร้อมกัน
4. ใช้เครื่องมือในกลุ่ม หัวกระดาษ/ท้ายกระดาษ บนแท็บ ออกแบบรายงาน เพื่อเพิ่มโลโก้ ชื่อเรื่อง หมายเลขหน้า หรือวันที่และเวลาลงในรายงาน

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับส่วนรายงาน

ใน Access การออกแบบรายงานจะถูกแบ่งเป็นส่วนๆ คุณสามารถดูรายงานของคุณในมุมมองออกแบบเพื่อดูส่วนต่างๆ ของรายงานได้ เมื่อต้องการสร้างรายงานที่มีประโยชน์ คุณต้องเข้าใจวิธีการทํางานของแต่ละส่วน ตัวอย่างเช่น ส่วนที่คุณเลือกที่จะวางตัวควบคุมจากการคํานวณจะกําหนดวิธีที่ Access คํานวณผลลัพธ์ รายการต่อไปนี้เป็นข้อมูลสรุปของชนิดส่วนและการใช้งาน:

• ส่วนหัวรายงาน: ส่วนนี้จะพิมพ์เพียงครั้งเดียวที่ส่วนเริ่มต้นของรายงาน ใช้สําหรับข้อมูลที่โดยปกติจะปรากฏบนหน้าปก เช่น โลโก้ ชื่อเรื่อง หรือวันที่ เมื่อคุณวางตัวควบคุมจากการคํานวณที่ใช้ Sum ฟังก์ชันการรวมในส่วนหัวของรายงาน ผลรวมจากการคํานวณจะเป็นผลรวมสําหรับทั้งรายงาน ส่วนหัวของรายงานจะพิมพ์ก่อนส่วนหัวของหน้า

• ส่วนหัวของหน้า: ส่วนนี้จะพิมพ์ที่ด้านบนของทุกหน้า ตัวอย่างเช่น ใช้ส่วนหัวของหน้าเพื่อทําซ้ําชื่อรายงานบนทุกหน้า

• ส่วนหัวของกลุ่ม: ส่วนนี้จะพิมพ์ที่จุดเริ่มต้นของกลุ่มระเบียนใหม่แต่ละกลุ่ม ใช้เพื่อพิมพ์ชื่อกลุ่ม ตัวอย่างเช่น ในรายงานที่จัดกลุ่มตามผลิตภัณฑ์ ให้ใช้ส่วนหัวของกลุ่มเพื่อพิมพ์ชื่อผลิตภัณฑ์ เมื่อคุณวางตัวควบคุมจากการคํานวณที่ใช้ Sum ฟังก์ชันการรวมในส่วนหัวของกลุ่ม ผลรวมจะเป็นผลรวมสําหรับกลุ่มปัจจุบัน

• รายละเอียด: ส่วนนี้จะพิมพ์หนึ่งครั้งสําหรับทุกแถวในแหล่งระเบียน วางตัวควบคุมที่สร้างเนื้อหาหลักของรายงานไว้ที่นี่

• ส่วนท้ายของกลุ่ม: ส่วนนี้จะพิมพ์ที่ส่วนท้ายของแต่ละกลุ่มของระเบียน ใช้เพื่อพิมพ์ข้อมูลสรุปสําหรับกลุ่ม

• ส่วนท้ายของหน้า: ส่วนนี้จะพิมพ์ที่ส่วนท้ายของทุกหน้า ใช้เพื่อพิมพ์หมายเลขหน้าหรือข้อมูลต่อหน้า

• ส่วนท้ายของรายงาน: ส่วนนี้จะพิมพ์เพียงครั้งเดียวที่ส่วนท้ายของรายงาน ใช้เพื่อพิมพ์ผลรวมรายงานหรือข้อมูลสรุปอื่นๆ สําหรับทั้งรายงาน

  หมายเหตุ

  ในมุมมองออกแบบ ส่วนท้ายของรายงานจะปรากฏใต้ส่วนท้ายของหน้า อย่างไรก็ตาม เมื่อพิมพ์หรือแสดงตัวอย่างรายงาน ส่วนท้ายของรายงานจะปรากฏ เหนือ ส่วนท้ายของหน้า หลังส่วนท้ายของกลุ่มสุดท้ายหรือบรรทัดรายละเอียดบนหน้าสุดท้าย

กลับสู่ด้านบน

ทำความเข้าใจตัวควบคุม

ตัวควบคุมคือวัตถุที่แสดงข้อมูล ดําเนินการ และช่วยให้คุณสามารถดูและทํางานกับข้อมูลที่ปรับปรุงส่วนติดต่อผู้ใช้ เช่น ป้ายชื่อและรูป Access สนับสนุนตัวควบคุมสามชนิด ได้แก่ ผูก ไม่ถูกผูก และคํานวณ:

• ตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้: ตัวควบคุมที่มีแหล่งข้อมูลเป็นเขตข้อมูลในตารางหรือคิวรี คุณสามารถใช้ตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้เพื่อแสดงค่าจากเขตข้อมูลในฐานข้อมูลของคุณ ค่าสามารถเป็นได้ทั้งข้อความ วันที่ ตัวเลข ค่าใช่/ไม่ใช่ รูปภาพ หรือกราฟ กล่องข้อความเป็นตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้ชนิดที่ใช้กันทั่วไป ตัวอย่างเช่น กล่องข้อความบนฟอร์มที่แสดงนามสกุลของพนักงานอาจได้รับข้อมูลนี้จากเขตข้อมูล นามสกุล ในตาราง พนักงาน
• ตัวควบคุมที่ไม่ถูกผูกไว้: ตัวควบคุมที่ไม่มีแหล่งข้อมูล เช่น เขตข้อมูลหรือนิพจน์ คุณสามารถใช้ตัวควบคุมที่ไม่ถูกผูกไว้เพื่อแสดงข้อมูล เส้น สี่เหลี่ยมผืนผ้า และรูปภาพได้ ตัวอย่างเช่น ป้ายชื่อที่แสดงชื่อเรื่องของรายงานเป็นตัวควบคุมที่ไม่ถูกผูกไว้
• ตัวควบคุมจากการคํานวณ: ตัวควบคุมที่มีแหล่งข้อมูลเป็นนิพจน์แทนที่จะเป็นเขตข้อมูล คุณสามารถระบุค่าที่คุณต้องการในตัวควบคุมด้วยการกําหนด นิพจน์ เป็นแหล่งข้อมูลสําหรับตัวควบคุม นิพจน์คือการรวมกันของตัวดําเนินการ เช่น = และ +ชื่อตัวควบคุม ชื่อเขตข้อมูล ฟังก์ชันที่ส่งกลับค่าเดียว และค่าคงที่ ตัวอย่างเช่น นิพจน์ =[Unit Price] * 0.75 จะคํานวณราคาของสินค้าที่มีส่วนลด 25 เปอร์เซ็นต์ ด้วยการคูณค่าในเขตข้อมูล ราคาต่อหน่วย ด้วยค่าคงที่ (0.75) นิพจน์สามารถใช้ข้อมูลจากเขตข้อมูลในตารางหรือคิวรีที่มีความสำคัญน้อยกว่าของรายงาน หรือจากตัวควบคุมในรายงาน

เมื่อคุณสร้างรายงาน การเพิ่มและจัดเรียงตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้ทั้งหมดก่อนอาจมีประสิทธิภาพสูงสุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าตัวควบคุมเหล่านั้นเป็นส่วนใหญ่ของตัวควบคุมในรายงาน จากนั้นคุณสามารถเพิ่มตัวควบคุมที่ไม่ถูกผูกไว้และตัวควบคุมจากการคํานวณที่ดําเนินการออกแบบให้เสร็จสมบูรณ์ได้โดยใช้เครื่องมือในกลุ่ม ตัวควบคุม บนแท็บ ออกแบบรายงาน

คุณผูกตัวควบคุมเข้ากับเขตข้อมูลด้วยการระบุเขตข้อมูลที่ตัวควบคุมได้รับข้อมูล คุณสามารถสร้างตัวควบคุมที่ผูกอยู่กับเขตข้อมูลที่เลือกได้โดยการลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังรายงาน บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล จะแสดงเขตข้อมูลของตารางหรือคิวรีต้นแบบของรายงาน เมื่อต้องการแสดงบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล บนแท็บ ออกแบบรายงาน ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิก เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่

อีกวิธีหนึ่งคือ คุณสามารถผูกเขตข้อมูลกับตัวควบคุมโดยการพิมพ์ชื่อเขตข้อมูลในตัวควบคุมหรือในกล่องสําหรับ ControlSource ค่าในแผ่นคุณสมบัติของตัวควบคุม แผ่นคุณสมบัติจะกําหนดคุณลักษณะของตัวควบคุม เช่น ชื่อ แหล่งข้อมูล และรูปแบบ

การใช้บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล คือวิธีที่ดีที่สุดในการสร้างตัวควบคุมด้วยเหตุผลสองประการ:

• ตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้มีป้ายชื่อที่แนบมา และป้ายชื่อจะใช้ชื่อเขตข้อมูลตามค่าเริ่มต้น หรือคําอธิบายที่กําหนดสําหรับเขตข้อมูลนั้นในตารางหรือคิวรีต้นแบบ นั่นหมายความว่าคุณไม่จําเป็นต้องพิมพ์คําอธิบายภาพด้วยตัวคุณเอง
• ตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้จะสืบทอดการตั้งค่าต่างๆ ที่เหมือนกันกับเขตข้อมูลในตารางหรือแบบสอบถามต้นแบบ เช่น FormatDecimalPlaces, และ InputMask คุณสมบัติ ด้วยเหตุนี้ การตั้งค่าคุณสมบัติเหล่านั้นจะยังคงเหมือนเดิมเมื่อใดก็ตามที่คุณสร้างตัวควบคุมที่ผูกอยู่กับเขตข้อมูลนั้น

ถ้าคุณสร้างตัวควบคุมที่ไม่ถูกผูกไว้แล้ว และต้องการผูกตัวควบคุมกับเขตข้อมูล ให้ตั้งค่าคุณสมบัติของตัวควบคุม ControlSource เป็นชื่อเขตข้อมูล สําหรับรายละเอียดเกี่ยวกับControlSourceคุณสมบัติ ให้ค้นหาวิธีใช้สําหรับControlSource

กลับสู่ด้านบน

ปรับแต่งรายงานของคุณในมุมมองเค้าโครง

หลังจากที่คุณสร้างรายงาน คุณสามารถปรับแต่งการออกแบบได้โดยการทํางานในมุมมองเค้าโครง การใช้ข้อมูลรายงานจริงเป็นแนวทางของคุณ คุณสามารถปรับความกว้างของคอลัมน์ จัดเรียงคอลัมน์ใหม่ และเพิ่มระดับการจัดกลุ่มและผลรวมได้ คุณสามารถวางเขตข้อมูลใหม่ในการออกแบบรายงาน และตั้งค่าคุณสมบัติสําหรับรายงานและตัวควบคุมของรายงานได้

เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมองเค้าโครง ให้คลิกขวาที่ชื่อรายงานในบานหน้าต่างการนำทาง แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง

Access จะแสดงรายงานในมุมมองเค้าโครง

คุณสามารถใช้แผ่นคุณสมบัติเพื่อปรับเปลี่ยนคุณสมบัติสําหรับรายงานและตัวควบคุมและส่วนของรายงาน เมื่อต้องการแสดงแผ่นคุณสมบัติ ให้กด F4

คุณสามารถใช้บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลจากตารางหรือคิวรีต้นแบบลงในการออกแบบรายงานของคุณ เมื่อต้องการแสดงบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ให้เลือกทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

• บนแท็บ ออกแบบเค้าโครงรายงาน ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิก เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่
• กด Alt+F8

จากนั้น คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลได้โดยการลากจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังรายงาน

กลับสู่ด้านบน

ปรับแต่งรายงานของคุณในมุมมองออกแบบ

คุณยังสามารถปรับแต่งการออกแบบรายงานของคุณได้ด้วยการทํางานในมุมมองออกแบบ คุณสามารถเพิ่มตัวควบคุมและเขตข้อมูลใหม่ลงในรายงานได้โดยการเพิ่มลงในตารางออกแบบ แผ่นคุณสมบัติทําให้คุณสามารถเข้าถึงคุณสมบัติจํานวนมากที่คุณสามารถตั้งค่าเพื่อกําหนดรายงานของคุณเองได้

เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมองออกแบบ ให้คลิกขวาที่ชื่อรายงานในบานหน้าต่างการนำทาง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ

Access จะแสดงรายงานในมุมมองออกแบบ

คุณสามารถใช้แผ่นคุณสมบัติเพื่อปรับเปลี่ยนคุณสมบัติสําหรับรายงานและตัวควบคุมและส่วนที่อยู่ในรายงาน เมื่อต้องการแสดงแผ่นคุณสมบัติ ให้กด F4

คุณสามารถใช้บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลจากตารางหรือคิวรีต้นแบบลงในการออกแบบรายงานของคุณ เมื่อต้องการแสดงบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ให้เลือกทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

• บนแท็บ ออกแบบรายงาน ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิก เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่
• กด Alt+F8

จากนั้น คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลได้โดยการลากจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังรายงาน

กลับสู่ด้านบน

เพิ่มเขตข้อมูลจากบานหน้าต่างรายการเขตข้อมูล

• เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลเดียว ให้ลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังส่วนที่คุณต้องให้แสดงบนรายงาน
• เมื่อต้องการเพิ่มหลายเขตข้อมูลพร้อมกัน ให้กด Ctrl ค้างไว้แล้วคลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการ จากนั้นลากเขตข้อมูลที่เลือกลงในรายงาน

เมื่อคุณวางเขตข้อมูลบนส่วนรายงาน Access จะสร้างตัวควบคุมกล่องข้อความที่ถูกผูกไว้และวางตัวควบคุมป้ายชื่อไว้ทางด้านข้างของแต่ละเขตข้อมูลโดยอัตโนมัติ

กลับสู่ด้านบน

เพิ่มตัวควบคุมลงในรายงาน

ตัวควบคุมบางตัวจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ เช่น ตัวควบคุมกล่องข้อความที่ถูกผูกซึ่งถูกสร้างขึ้นเมื่อคุณเพิ่มเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ลงในรายงานของคุณ ตัวควบคุมอื่นๆ จํานวนมากสามารถสร้างในมุมมองออกแบบได้โดยใช้เครื่องมือในกลุ่ม ตัวควบคุม บนแท็บ ออกแบบรายงาน

กำหนดชื่อของเครื่องมือ

• วางตัวชี้เมาส์ไว้เหนือเครื่องมือ Access จะแสดงชื่อของเครื่องมือ

สร้างตัวควบคุมโดยใช้เครื่องมือในกลุ่มตัวควบคุม

1. คลิกเครื่องมือสําหรับชนิดของตัวควบคุมที่คุณต้องการเพิ่ม ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการสร้างกล่องกาเครื่องหมาย ให้คลิกเครื่องมือ กล่อง กาเครื่องหมาย

2. คลิกในตารางออกแบบรายงานที่คุณต้องการวางตําแหน่งที่มุมบนซ้ายของตัวควบคุม คลิกหนึ่งครั้งเพื่อสร้างตัวควบคุมขนาดเริ่มต้น หรือคลิกเครื่องมือ แล้วลากในตารางออกแบบรายงานเพื่อสร้างตัวควบคุมขนาดที่คุณต้องการ

3. ถ้าคุณไม่ได้วางตำแหน่งตัวควบคุมอย่างถูกต้องในการวางครั้งแรก คุณสามารถย้ายได้โดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้:

   1. คลิกตัวควบคุมเพื่อเลือก
   2. วางตัวชี้เมาส์ไว้เหนือขอบของตัวควบคุมจนกว่าตัวชี้จะเปลี่ยนเป็นลูกศรสี่หัว
   3. ลากตัวควบคุมไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการ

กระบวนงานนี้จะสร้างตัวควบคุมที่ไม่ถูกผูกไว้ ถ้าตัวควบคุมสามารถแสดงข้อมูล ได้ เช่น กล่องข้อความหรือกล่องกาเครื่องหมาย คุณจําเป็นต้องใส่ชื่อเขตข้อมูลหรือนิพจน์ใน ControlSource คุณสมบัติก่อนที่จะแสดงข้อมูลใดๆ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ทําความเข้าใจเกี่ยวกับตัวควบคุม

แสดงแผ่นคุณสมบัติ

เมื่อต้องการแสดงแผ่นคุณสมบัติในมุมมองออกแบบ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

1. บนแท็บ ออกแบบรายงาน ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิก แผ่นคุณสมบัติ
2. กด F4

กลับสู่ด้านบน

บันทึกงานของคุณ

หลังจากที่คุณบันทึกการออกแบบรายงานของคุณแล้ว คุณสามารถเรียกใช้รายงานได้บ่อยเท่าที่คุณต้องการ การออกแบบของรายงานจะยังคงเหมือนเดิม แต่คุณจะได้รับข้อมูลปัจจุบันทุกครั้งที่คุณพิมพ์หรือดูรายงาน ถ้าความต้องการในการรายงานของคุณเปลี่ยนไป คุณสามารถปรับเปลี่ยนการออกแบบรายงานหรือสร้างรายงานใหม่ที่คล้ายกันโดยยึดตามการออกแบบของต้นฉบับได้

บันทึกการออกแบบรายงานของคุณ

1. คลิกบันทึกไฟล์> หรือกด Ctrl+S หรือคลิก บันทึก บน แถบเครื่องมือด่วน
2. ถ้ารายงานไม่มีชื่อ ให้พิมพ์ชื่อในกล่อง ชื่อรายงาน แล้วคลิก ตกลง

บันทึกการออกแบบรายงานของคุณโดยใช้ชื่อใหม่

1. คลิกบันทึกไฟล์>เป็น>บันทึกวัตถุเป็น
2. ในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น ให้พิมพ์ชื่อในกล่อง บันทึกรายงานไปยัง สําหรับรายงานใหม่ แล้วคลิก ตกลง

กลับสู่ด้านบน

ดู พิมพ์ หรือส่งรายงานของคุณเป็นข้อความอีเมล

หลังจากที่คุณบันทึกการออกแบบรายงานของคุณแล้ว คุณสามารถใช้ซ้ําแล้วซ้ําอีกได้ การออกแบบของรายงานจะยังคงเหมือนเดิม แต่คุณจะได้รับข้อมูลปัจจุบันทุกครั้งที่คุณดูหรือพิมพ์รายงาน ถ้าความต้องการในการรายงานของคุณเปลี่ยนไป คุณสามารถปรับเปลี่ยนการออกแบบรายงานหรือสร้างรายงานใหม่ที่คล้ายกันโดยยึดตามการออกแบบของต้นฉบับได้

การดูรายงานของคุณ

มีหลายวิธีในการดูรายงานของคุณ วิธีที่คุณเลือกจะขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องการทํากับรายงานและข้อมูล:

• ถ้าคุณต้องการเปลี่ยน ข้อมูล ที่ปรากฏในรายงานชั่วคราวก่อนที่คุณจะพิมพ์ หรือถ้าคุณต้องการคัดลอกข้อมูลจากรายงานไปยังคลิปบอร์ด ให้ใช้มุมมองรายงาน
• ถ้าคุณต้องการเปลี่ยน การออกแบบ ของรายงานในขณะที่ดูข้อมูล ให้ใช้มุมมองเค้าโครง
• ถ้าคุณต้องการดูว่ารายงานจะมีลักษณะอย่างไรเมื่อพิมพ์ ให้ใช้ ตัวอย่างก่อนพิมพ์

ดูรายงานของคุณในมุมมองรายงาน

มุมมองรายงานเป็นมุมมองเริ่มต้นที่ใช้เมื่อคุณดับเบิลคลิกที่รายงานในบานหน้าต่างนําทาง ถ้ารายงานไม่ได้เปิดอยู่ ให้ดับเบิลคลิกรายงานในบานหน้าต่างนําทางเพื่อดูรายงานในมุมมองรายงาน

ถ้าเปิดรายงานไว้แล้ว ให้คลิกขวาที่ชื่อรายงานในบานหน้าต่างการนำทาง แล้วคลิก มุมมองรายงาน

ทำงานกับข้อมูลของคุณในมุมมองรายงาน

ในมุมมองรายงาน คุณสามารถเลือกข้อความและคัดลอกไปยังคลิปบอร์ดได้ เมื่อต้องการเลือกทั้งแถว ให้คลิกและลากในระยะขอบถัดจากแถวที่คุณต้องการเลือก จากนั้นคุณสามารถคัดลอกแถวเหล่านี้ไปยังคลิปบอร์ดได้โดยทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

1. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม คลิปบอร์ด ให้คลิก คัดลอก
2. คลิกขวาที่แถวที่เลือก แล้วคลิก คัดลอก
3. กด Ctrl+C

แสดงเฉพาะแถวที่คุณต้องการโดยใช้ตัวกรอง

คุณสามารถนําตัวกรองไปใช้กับรายงานของคุณโดยตรงโดยไม่ต้องออกจากมุมมองรายงาน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีคอลัมน์ "ประเทศ/ภูมิภาค" และคุณต้องการดูเฉพาะแถวที่ประเทศ/ภูมิภาคเป็น "แคนาดา" ให้ทําดังต่อไปนี้:

1. ค้นหาคำว่า “แคนาดา” ในรายงาน แล้วคลิกขวา
2. คลิก เท่ากับ "แคนาดา"

Access จะสร้างและนำตัวกรองไปใช้

เปิดและปิดตัวกรอง

คุณสามารถสลับไปมาระหว่างการแสดงที่กรองและไม่ได้กรองโดยการคลิก สลับตัวกรอง ในกลุ่ม เรียงลำดับและกรอง ของแท็บ หน้าแรก ซึ่งจะไม่นำตัวกรองออก เป็นเพียงการเปิดและปิดเท่านั้น

เอาตัวกรองออก

1. คลิกขวาที่เขตข้อมูลที่คุณต้องการนำตัวกรองออก
2. คลิก ล้างตัวกรองออกจากชื่อเขตข้อมูล (เขตข้อมูลจริงของคุณจะแสดงเป็น ชื่อเขตข้อมูล)

เมื่อนําตัวกรองออกแล้ว คุณจะไม่สามารถสลับกลับมาได้โดยใช้คําสั่ง สลับตัวกรอง คุณต้องสร้างตัวกรองใหม่ก่อน

แสดงตัวอย่างรายงานของคุณโดยใช้ตัวอย่างก่อนพิมพ์

คลิกขวาที่รายงานในบานหน้าต่างการนำทาง แล้วคลิก แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ บนเมนูทางลัด

คุณสามารถใช้ปุ่มการนำทางเพื่อดูหน้าของรายงานตามลำดับหรือข้ามไปยังหน้าใดก็ได้ในรายงาน

1. คลิกเพื่อแสดงหน้าแรก
2. คลิกเพื่อแสดงหน้าก่อนหน้า
3. คลิกเพื่อแสดงหน้าถัดไป
4. คลิกเพื่อแสดงหน้าสุดท้าย
5. พิมพ์หมายเลขหน้าในกล่องนี้ แล้วกด Enter เพื่อข้ามไปยังหน้าที่ระบุ

ใน ตัวอย่างก่อนพิมพ์ คุณสามารถขยายเพื่อดูรายละเอียดหรือย่อเพื่อดูว่าข้อมูลถูกวางบนหน้าได้ดีเพียงใด เมื่อเคอร์เซอร์วางอยู่เหนือรายงาน ให้คลิกหนึ่งครั้ง เมื่อต้องการย้อนกลับเอฟเฟ็กต์การย่อ/ขยาย ให้คลิก อีกครั้ง คุณยังสามารถใช้ตัวควบคุมการย่อ/ขยายบนแถบสถานะ Access เพื่อย่อหรือขยายได้

เมื่อต้องการปิดตัวอย่างก่อนพิมพ์ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

• บนแท็บ ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ให้คลิก ปิดตัวอย่างก่อนพิมพ์
• คลิกขวาที่รายงานในบานหน้าต่างนําทาง แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง หรือ มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

กลับสู่ด้านบน

พิมพ์รายงานของคุณ

คุณสามารถพิมพ์รายงานในขณะที่รายงานนั้นเปิดอยู่ในมุมมองใดก็ได้ หรือแม้แต่ในขณะที่รายงานปิดอยู่ ก่อนที่คุณจะพิมพ์ ให้ตรวจสอบการตั้งค่าหน้ากระดาษอีกครั้ง เช่น ระยะขอบหรือการวางแนวหน้ากระดาษ Access จะบันทึกการตั้งค่าหน้ากระดาษกับรายงาน ดังนั้นคุณจึงต้องตั้งค่าเพียงครั้งเดียว คุณสามารถตั้งค่าได้อีกครั้งในภายหลัง ถ้าความต้องการในการพิมพ์ของคุณมีการเปลี่ยนแปลง

เปลี่ยนการตั้งค่าหน้ากระดาษ

1. เปิดรายงานใน ตัวอย่างก่อนพิมพ์ คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าหน้ากระดาษในมุมมองใดก็ได้ แต่การแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์จะดีที่สุดเนื่องจากคุณสามารถดูเอฟเฟ็กต์ของการเปลี่ยนแปลงได้ทันที
2. บนแท็บ ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ในกลุ่ม เค้าโครงหน้ากระดาษ และ ขนาดหน้า กระดาษ ให้คลิก แนวตั้ง หรือ แนวนอน เพื่อตั้งค่าการวางแนวหน้ากระดาษ ขนาด เพื่อตั้งค่าขนาดกระดาษ ระยะขอบ เพื่อปรับระยะขอบ และอื่นๆ
3. หลังจากที่คุณทำการเปลี่ยนแปลงแล้ว ให้ใช้ปุ่มการนำทางเพื่อแสดงหลายหน้าเพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ทำให้เกิดปัญหาการจัดรูปแบบบนหน้าอื่นๆ

ส่งรายงานของคุณไปยังเครื่องพิมพ์

1. เปิดรายงานในมุมมองใดก็ได้ หรือเลือกรายงานบานหน้าต่างการนำทาง
2. คลิกพิมพ์ไฟล์>พิมพ์> Access จะแสดงกล่องโต้ตอบ พิมพ์
3. ใส่ตัวเลือกของคุณ เช่น เครื่องพิมพ์ ช่วงการพิมพ์ และจำนวนสำเนา
4. คลิก ตกลง

กลับสู่ด้านบน

ส่งรายงานของคุณเป็นข้อความอีเมล

คุณสามารถส่งรายงานของคุณไปยังผู้รับเป็นข้อความอีเมลแทนที่จะพิมพ์สําเนากระดาษ:

1. ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกรายงานเพื่อเลือก บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม ส่งออก ให้คลิก อีเมล
2. ในกล่องโต้ตอบ ส่งวัตถุเป็น ในรายการ เลือกรูปแบบผลลัพธ์ ให้คลิกรูปแบบไฟล์ที่คุณต้องการใช้
3. ทำให้กล่องโต้ตอบที่เหลือเสร็จสมบูรณ์
4. ในแอปพลิเคชันอีเมลของคุณ ให้พิมพ์รายละเอียดข้อความและส่งข้อความ

กลับสู่ด้านบน