การสร้างและใช้ดัชนีเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ

ถ้าคุณมักจะค้นหาตารางใน Access หรือจัดประเภทระเบียนตามเขตข้อมูลเฉพาะ คุณสามารถเร่งกระบวนการนี้ได้โดยสร้างดัชนีสําหรับเขตข้อมูล Access จะใช้ดัชนีในตารางเหมือนคุณใช้ดัชนีในหนังสือ: ในการค้นหาข้อมูล Access จะค้นหาตําแหน่งที่ตั้งข้อมูลในดัชนี ในบางกรณี เช่น คีย์หลัก Access จะสร้างดัชนีให้คุณโดยอัตโนมัติ ในบางครั้ง คุณอาจต้องการสร้างดัชนีด้วยตนเอง

บทความนี้จะแนะนําดัชนีและอธิบายถึงวิธีเลือกว่าเขตข้อมูลใดที่จะทําดัชนี วิธีสร้าง ลบ หรือเปลี่ยนแปลงดัชนี นอกจากนี้ ยังอธิบายเงื่อนไขที่ Access จะสร้างดัชนีให้โดยอัตโนมัติด้วย

ในบทความนี้

• ดัชนีคืออะไร
• วิธีเลือกเขตข้อมูลที่จะทำดัชนี
• สร้างดัชนี
• ลบดัชนี
• ดูและแก้ไขดัชนี
• การสร้างดัชนีโดยอัตโนมัติ

ดัชนีคืออะไร

คุณสามารถใช้ดัชนีเพื่อช่วยให้ Access ค้นหาและเรียงลําดับระเบียนได้เร็วขึ้น ดัชนีจะจัดเก็บตําแหน่งที่ตั้งระเบียน โดยยึดตามเขตข้อมูลที่คุณเลือกเพื่อทําดัชนี หลังจากที่ Access ได้รับตําแหน่งที่ตั้งจากดัชนี จะสามารถเรียกใช้ข้อมูลโดยย้ายไปยังตําแหน่งที่ตั้งที่ถูกต้องได้โดยตรง ด้วยวิธีนี้ การใช้ดัชนีอาจเร็วกว่าการสแกนผ่านระเบียนทั้งหมดเพื่อค้นหาข้อมูลอย่างมาก

วิธีเลือกเขตข้อมูลที่จะทำดัชนี

คุณสามารถสร้างดัชนีที่ยึดตามเขตข้อมูลเดียวหรือหลายเขตข้อมูลได้ คุณอาจต้องการทําดัชนีเขตข้อมูลที่คุณค้นหาบ่อย เขตข้อมูลที่คุณเรียงลําดับ และเขตข้อมูลที่คุณรวมเข้ากับเขตข้อมูลในตารางอื่นในคิวรีหลายตาราง ดัชนีสามารถเร่งการค้นหาและคิวรีได้ แต่สามารถทําให้ประสิทธิภาพการทํางานช้าลงเมื่อคุณเพิ่มหรืออัปเดตข้อมูล เมื่อคุณใส่ข้อมูลในตารางที่มีเขตข้อมูลที่ทําดัชนีอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูล Access ต้องอัปเดตดัชนีในแต่ละครั้งที่มีการเพิ่มหรือเปลี่ยนแปลงระเบียน การเพิ่มระเบียนโดยใช้คิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูลหรือโดยการผนวกระเบียนที่นําเข้าก็มีแนวโน้มที่จะช้าลงเช่นกันถ้าตารางปลายทางมีดัชนี

คุณไม่สามารถทําดัชนีเขตข้อมูลที่ข้อมูลเป็น OLE Object คําณวนแล้ว หรือสิ่งที่แนบมา สําหรับเขตข้อมูลอื่น ให้พิจารณาการทําดัชนีเขตข้อมูลถ้านําทั้งหมดดังต่อไปนี้ไปใช้:

• ชนิดเขตข้อมูลเป็นข้อความสั้น ข้อความยาว ตัวเลข วันที่/เวลา ตัวเลขอัตโนมัติ สกุลเงิน ใช่/ไม่ใช่ หรือไฮเปอร์ลิงก์
• คุณคาดหมายว่าจะค้นหาค่าต่างๆ ที่เก็บอยู่ในเขตข้อมูลนั้น
• คุณคาดหมายว่าจะเรียงลำดับค่าในเขตข้อมูลนั้น
• คุณคาดว่าจะเก็บค่าที่แตกต่างกันจํานวนมากไว้ในเขตข้อมูลนั้น ถ้าค่าจํานวนมากในเขตข้อมูลเหมือนกัน ดัชนีอาจไม่ช่วยเพิ่มความเร็วของแบบสอบถามเท่าใดนัก

ดัชนีแบบหลายเขตข้อมูล

ถ้าคุณคิดว่า คุณมักจะค้นหาหรือเรียงลําดับเขตข้อมูลตั้งแต่สองเขตขึ้นไปในครั้งเดียว คุณสามารถสร้างดัชนีสําหรับชุดเขตข้อมูลดังกล่าวได้ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมักจะตั้งค่าเกณฑ์สําหรับเขตข้อมูลผู้ขายและเขตข้อมูลชื่อผลิตภัณฑ์ในคิวรีเดียวกัน ก็เป็นเรื่องเหมาะสมที่จะสร้างดัชนีแบบหลายเขตข้อมูลในทั้งสองเขตข้อมูล

เมื่อคุณเรียงลําดับตารางตามดัชนีแบบหลายเขตข้อมูล Access จะเรียงลําดับก่อนตามเขตข้อมูลแรกที่ระบุในดัชนี คุณสามารถตั้งค่าลําดับของเขตข้อมูลเมื่อคุณสร้างดัชนีแบบหลายเขตข้อมูล ถ้ามีระเบียนที่มีค่าซ้ํากันในเขตข้อมูลแรก Access จะเรียงลําดับถัดมาตามเขตข้อมูลที่สองที่ระบุไว้ในดัชนี เป็นต้น

คุณสามารถทำดัชนีแบบหลายเขตข้อมูลนี้ในเขตข้อมูลผสมได้ถึง 10 เขตข้อมูล

วิธีสร้างดัชนี

เมื่อต้องการสร้างดัชนี คุณต้องตัดสินใจให้ได้ก่อนว่าคุณต้องการสร้างดัชนีแบบเขตข้อมูลเดียวหรือดัชนีแบบหลายเขตข้อมูล คุณสร้างดัชนีบนเขตข้อมูลเดียวได้ด้วยการตั้งค่าคุณสมบัติ ดัชนี ตารางต่อไปนี้แสดงการตั้งค่าที่เป็นไปได้สําหรับคุณสมบัติ ดัชนี

การตั้งค่าคุณสมบัติ ดัชนี	ความหมาย
ไม่ใช่	ไม่สร้างดัชนีกับเขตข้อมูลนี้ (หรือลบดัชนีที่มีอยู่แล้ว)
ใช่ (มีค่าซ้ำกันได้)	สร้างดัชนีกับเขตข้อมูลนี้
ใช่ (ไม่มีค่าซ้ำกัน)	สร้างดัชนีที่ไม่ซ้ำกันกับเขตข้อมูลนี้

ถ้าคุณสร้างดัชนีที่ไม่ซ้ํากัน Access จะไม่ให้คุณใส่ค่าใหม่ในเขตข้อมูลถ้าค่านั้นมีอยู่แล้วในเขตข้อมูลเดียวกันในอีกระเบียนหนึ่ง Access จะสร้างดัชนีที่ไม่ซ้ํากันสําหรับคีย์หลัก แต่คุณอาจยังต้องการห้ามค่าที่ซ้ํากันในเขตข้อมูลอื่น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างดัชนีที่ไม่ซ้ํากันในเขตข้อมูลที่จัดเก็บหมายเลขลําดับประจําสินค้าเพื่อไม่ให้ผลิตภัณฑ์สองชิ้นมีหมายเลขลําดับประจําสินค้าซ้ํากัน

สร้างดัชนีแบบเขตข้อมูลเดียว 

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ชื่อของตารางที่คุณต้องการสร้างดัชนี แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
2. ให้คลิก ชื่อเขตข้อมูล ของเขตข้อมูลที่คุณต้องการทำดัชนี
3. ภายใต้ คุณสมบัติเขตข้อมูล ให้คลิกแท็บ ทั่วไป
4. ในคุณสมบัติ ดัชนี ให้คลิก ใช่ (มีค่าซ้ำกันได้) ถ้าคุณต้องการให้ซ้ำกันได้ หรือ ใช่ (ไม่มีค่าซ้ำกัน) เพื่อสร้างดัชนีที่ไม่ซ้ำกัน
5. เมื่อต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ ให้คลิก บันทึก บน แถบเครื่องมือด่วน หรือกด CTRL+S

สร้างดัชนีแบบหลายเขตข้อมูล 

เมื่อต้องการสร้างดัชนีแบบหลายเขตข้อมูลสําหรับตาราง ให้คุณใส่แถวสําหรับแต่ละเขตข้อมูลในดัชนีและใส่ชื่อดัชนีในแถวแรกเท่านั้น Access จะถือว่าแถวทั้งหมดเป็นส่วนหนึ่งของดัชนีเดียวกัน จนกว่าจะมาถึงแถวที่มีชื่อดัชนีอื่น เมื่อต้องการแทรกแถว ให้คลิกขวาตรงตําแหน่งที่ตั้งที่คุณต้องการแทรกแถว แล้วคลิก แทรกแถว บนเมนูทางลัด

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ชื่อของตารางที่คุณต้องการสร้างดัชนี แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก ดัชนี
   หน้าต่างดัชนีจะปรากฏขึ้น ปรับขนาดหน้าต่างเพื่อให้แถวที่ว่างเปล่าบางส่วนปรากฏขึ้น และคุณสมบัติดัชนีปรากฏให้เห็น

3. ในคอลัมน์ ชื่อดัชนี ในแถวว่างแถวแรก ให้พิมพ์ชื่อของดัชนี คุณสามารถตั้งชื่อดัชนีตามเขตข้อมูลดัชนีนั้น หรือจะใช้ชื่ออื่นก็ได้

4. ในคอลัมน์ ชื่อเขตข้อมูล ให้คลิกลูกศร จากนั้นให้คลิกเขตข้อมูลแรกที่คุณต้องการใช้กับดัชนีนั้น

5. ในแถวถัดไป ปล่อยคอลัมน์ชื่อ ดัชนี ให้ว่างไว้ จากนั้นในคอลัมน์ชื่อ เขตข้อมูล ให้คลิกเขตข้อมูลที่สองสําหรับดัชนีนั้น ทําขั้นตอนนี้ซ้ําจนกว่าคุณจะได้เลือกเขตข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการรวมไว้ในดัชนี

6. เมื่อต้องการเปลี่ยนแปลงลําดับการจัดเรียงค่าเขตข้อมูล ในคอลัมน์ลําดับการจัดเรียงของหน้าต่างดัชนี ให้คลิกจากน้อยไปหามากหรือจากมากไปหาน้อย ลําดับการจัดเรียงเริ่มต้นคือจากน้อยไปหามาก

7. ในหน้าต่าง ดัชนี ภายใต้ คุณสมบัติดัชนี ให้ตั้งค่าคุณสมบัติดัชนีสําหรับแถวในคอลัมน์ชื่อ ดัชนี ที่มีชื่อดัชนี ตั้งค่าคุณสมบัติตามตารางต่อไปนี้

   ป้ายชื่อ	ค่า
   หลัก	ถ้า ใช่ ดัชนีจะเป็นคีย์หลัก
   ไม่ซ้ำกัน	ถ้า ใช่ ทุกค่าในดัชนีจะต้องไม่ซ้ำกัน
   ละเว้นค่า Null	ถ้า ใช่ ระเบียนที่มีค่า Null ในเขตข้อมูลที่ทำดัชนีจะถูกแยกออกจากดัชนี

8. เมื่อต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ ให้คลิก บันทึก บน แถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วน หรือกด CTRL + S

9. ปิดหน้าต่างดัชนี

วิธีลบดัชนี

ถ้าคุณพบว่าดัชนีเริ่มไม่มีความจําเป็น หรือมีผลกระทบกับประสิทธิภาพการทํางานมากเกินไป คุณสามารถลบออกได้ เมื่อคุณลบดัชนี คุณจะเอาแค่ดัชนี้นั้นออกไป และไม่รวมเขตข้อมูลหรือเขตข้อมูลที่ดัชนีถูกสร้างอยู่

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ชื่อตารางที่คุณต้องการลบดัชนีออก แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก ดัชนี
   หน้าต่างดัชนีจะปรากฏขึ้น ปรับขนาดหน้าต่างเพื่อให้แถวที่ว่างเปล่าบางส่วนปรากฏขึ้น และคุณสมบัติดัชนีปรากฏให้เห็น
3. ในหน้าต่างดัชนี ให้เลือกแถวหนึ่งหรือหลายแถวที่มีดัชนีที่คุณต้องการลบ จากนั้นให้กดปุ่ม DELETE
4. เมื่อต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ ให้คลิก บันทึก บน แถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วน หรือกด CTRL + S
5. ปิดหน้าต่าง ดัชนี

วิธีดูและแก้ไขดัชนี

คุณอาจต้องการดูดัชนีของตารางเพื่อชั่งน้ำหนักผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงาน หรือเพื่อยืนยันว่าเขตข้อมูลเฉพาะได้รับการทำดัชนีแล้ว

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ชื่อตารางที่คุณต้องการแก้ไขดัชนี แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก ดัชนี
   หน้าต่างดัชนีจะปรากฏขึ้น ปรับขนาดหน้าต่างเพื่อให้แถวที่ว่างเปล่าบางส่วนปรากฏขึ้น และคุณสมบัติดัชนีปรากฏให้เห็น
3. ดูหรือแก้ไขดัชนีและคุณสมบัติดัชนีให้เหมาะกับความต้องการของคุณ
4. เมื่อต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ ให้คลิก บันทึก บน แถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วน หรือกด CTRL + S
5. ปิดหน้าต่าง ดัชนี

การสร้างดัชนีโดยอัตโนมัติ

ในบางกรณี Access จะสร้างดัชนีให้คุณโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น ดัชนีจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติให้กับหนึ่งเขตข้อมูลหรือหลายเขตข้อมูลใดๆ ที่คุณได้กําหนดให้เป็นคีย์หลักของตาราง

อีกแหล่งหนึ่งของการสร้างดัชนีโดยอัตโนมัติคือ ดัชนีอัตโนมัติเมื่อตัวเลือกนําเข้า/สร้างในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกของ Access Access จะทําดัชนีเขตข้อมูลใดๆ ที่มีชื่อที่ขึ้นต้นหรือลงท้ายด้วยอักขระที่ใส่ในกล่อง ดัชนี อัตโนมัติเมื่อนําเข้า/สร้าง เช่น รหัสคีย์รหัส หรือตัวเลข โดยอัตโนมัติ เมื่อต้องการดูหรือเปลี่ยนการตั้งค่าปัจจุบัน ให้ทําตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. คลิกตัวเลือกไฟล์> 

2. คลิก ตัวออกแบบวัตถุ จากนั้น ภายใต้ การออกแบบตาราง ให้เพิ่ม แก้ไข หรือนําค่าออกในกล่อง ดัชนีอัตโนมัติในการนําเข้า/สร้าง ใช้เครื่องหมายอัฒภาค (;) เพื่อคั่นระหว่างค่า

   หมายเหตุ

   ถ้าชื่อเขตข้อมูลเริ่มต้นหรือลงท้ายด้วยค่าที่แสดงอยู่ในกล่องนี้ แสดงว่ามีการทำดัชนีเขตข้อมูลนั้นแล้วโดยอัตโนมัติ

3. คลิก ตกลง

เนื่องจากแต่ละดัชนีที่เพิ่มเข้ามาต้องใช้ Access เพื่อทํางานมากขึ้น ประสิทธิภาพการทํางานลดลงเมื่อเพิ่มหรืออัปเดตข้อมูล ดังนั้น คุณอาจต้องการพิจารณาการดัดแปลงค่าที่แสดงในกล่องดัชนี อัตโนมัติในการนําเข้า/สร้าง หรือการลดจํานวนค่าเพื่อลดจํานวนดัชนีที่สร้างขึ้นให้น้อยที่สุด

ด้านบนของหน้า