เมื่อคุณนําเข้าข้อมูลลงใน Access บางครั้งข้อมูลต้นฉบับไม่ได้ถูกแยกออกเป็นตารางที่เกี่ยวข้องอย่างเหมาะสม เมื่อต้องการรับประโยชน์สูงสุดจาก Access ข้อมูลต้องได้รับการทําให้เป็นมาตรฐาน โดยแยกออกเป็นตารางต่างๆ แต่ละตารางเกี่ยวกับสิ่งหนึ่งสิ่งที่เกี่ยวข้องกันด้วยข้อมูลสําคัญ ตัววิเคราะห์ตารางสามารถช่วยคุณทํางานที่สําคัญนี้ได้ บน Ribbon ให้คลิก เครื่องมือฐานข้อมูล จากนั้นในกลุ่มวิเคราะห์ ให้คลิก วิเคราะห์ตาราง ตัวช่วยสร้างจะเริ่มทํางาน และนําคุณเข้าสู่กระบวนการ
หมายเหตุ
ข้อมูลในหัวข้อนี้ใช้เฉพาะกับฐานข้อมูล Microsoft Access บนเดสก์ท็อป (.mdb หรือ .accdb) เท่านั้น
1. ตารางต้นฉบับ
2. ตารางที่สร้างโดยตัววิเคราะห์ตาราง
3. คิวรีที่สร้างขึ้นโดยตัววิเคราะห์ตาราง
4. รายการค้นหา
ถ้าฐานข้อมูล Microsoft Access ของคุณมีตารางที่มีข้อมูลที่ซ้ํากันในเขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูล ให้ใช้ตัววิเคราะห์ตารางเพื่อแยกข้อมูลลงในตารางที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้คุณสามารถจัดเก็บข้อมูลได้อย่างปลอดภัยและมีประสิทธิภาพมากขึ้น กระบวนการนี้เรียกว่าการทําให้เป็นปกติ
ตัววิเคราะห์ตารางจะแบ่งหนึ่งตารางที่มีข้อมูลที่ซ้ํากันออกเป็นตารางที่แยกกัน โดยที่ข้อมูลแต่ละชนิดจะถูกจัดเก็บเพียงครั้งเดียวเท่านั้น วิธีนี้จะทําให้ฐานข้อมูลมีประสิทธิภาพมากขึ้นและอัปเดตได้ง่ายขึ้น และลดขนาด หลังจากที่ตัวช่วยสร้างแบ่งข้อมูล คุณจะยังคงสามารถดูและทํางานกับข้อมูลได้ในที่เดียวโดยให้ตัวช่วยสร้างสร้างคิวรี
คุณสามารถใช้คิวรีเพื่ออัปเดตข้อมูลจากตารางหลายตารางพร้อมกันได้ คิวรียังมีฟีเจอร์การประหยัดเวลาอื่นๆ เพื่อเพิ่มความแม่นยําของข้อมูลของคุณ
- ถ้าคุณเปลี่ยนแปลงเขตข้อมูลที่เกิดขึ้นซ้ําในคิวรี ระเบียนทั้งหมดที่มีค่านั้นจะถูกอัปเดตโดยอัตโนมัติ เนื่องจากคุณอัปเดตเพียงเขตข้อมูลเดียวในตารางย่อยของคิวรี
- จากตารางใหม่ คิวรีจะสืบทอดเขตข้อมูลการค้นหา ซึ่งทําให้คุณสามารถเปลี่ยนค่าเขตข้อมูลได้โดยการเลือกค่าจากรายการแทนที่จะต้องพิมพ์ค่าให้ถูกต้อง รายการ ค้นหา ค้นหาค่าจากตารางพื้นฐาน เมื่อค่าเดียวกันถูกนําไปใช้กับระเบียนมากกว่าหนึ่งระเบียน คุณสามารถมั่นใจในความถูกต้องและความสอดคล้องกันได้โดยการเลือกค่านั้นจากรายการในแต่ละครั้ง
- ฟอร์มและรายงานที่ก่อนหน้านี้ยึดตามตารางต้นฉบับจะยึดตามคิวรีโดยอัตโนมัติในตอนนี้ เนื่องจากตัวช่วยสร้างจะกําหนดชื่อของตารางต้นฉบับให้กับคิวรีและเปลี่ยนชื่อตาราง
- ฟอร์มและรายงานที่มีอยู่โดยยึดตามคิวรีจะสืบทอดการอัปเดตเขตข้อมูลอัตโนมัติ ฟอร์มและรายงานใหม่จะสืบทอดรายการการค้นหา