หนึ่งในสิ่งที่ดีที่สุดเกี่ยวกับฐานข้อมูล Access บนเดสก์ท็อปคือความสามารถในการจัดเก็บข้อมูลจํานวนมากและทําให้เป็นระเบียบ แต่ในบางครั้งคุณอาจเจอกับหน้าจอที่เต็มไปด้วยตัวเลขหรือข้อความ และอาจเป็นเรื่องยากที่จะแยกแยะว่าอะไรสําคัญจริงๆ การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสามารถช่วยคุณได้ คุณสามารถตั้งกฎสําหรับแต่ละเขตข้อมูลบนฟอร์ม และเน้นค่าโดยอัตโนมัติตามกฎเหล่านั้นได้
ในวิดีโอ
- จัดรูปแบบเขตข้อมูลโดยยึดตามค่าที่มี (หรือผลลัพธ์ของนิพจน์)
- เปรียบเทียบค่าระหว่างระเบียนต่างๆ โดยใช้แถบข้อมูล
จัดรูปแบบเขตข้อมูลโดยยึดตามค่าที่มี (หรือผลลัพธ์ของนิพจน์)
ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกขวาที่ฟอร์มที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิกมุมมองเค้าโครง
เลือกคอลัมน์หรือเขตข้อมูลที่คุณต้องการนําการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขไปใช้ เมื่อต้องการนํากฎการจัดรูปแบบเดียวกันไปใช้กับหลายคอลัมน์หรือหลายเขตข้อมูล ให้กดแป้น CTRL ค้างไว้ แล้วคลิกแต่ละคอลัมน์จนกระทั่งถูกเลือกทั้งหมด
บนแท็บ รูปแบบ ให้คลิก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
ในกล่องโต้ตอบ ตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้คลิก กฎใหม่
ใส่เกณฑ์สําหรับกฎของคุณ
- เมื่อต้องการจัดรูปแบบเขตข้อมูลตามค่าที่มีอยู่ ให้เลือก เขตข้อมูลค่าจาก รายการแรก แล้วเลือกหรือใส่เกณฑ์ที่คุณต้องการ
- เมื่อต้องการจัดรูปแบบเขตข้อมูลตามการคํานวณ ให้เลือก นิพจน์จาก รายการแรก แล้วพิมพ์นิพจน์ในกล่อง สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับนิพจน์ ให้ดูบทความ บทนําสู่นิพจน์
- เมื่อต้องการนําการจัดรูปแบบไปใช้กับเขตข้อมูลที่เลือกเฉพาะเมื่อเขตข้อมูลมีโฟกัส ให้เลือก เขตข้อมูลมีโฟกัส จากรายการแรก
เลือกการจัดรูปแบบที่คุณต้องการนําไปใช้ คุณสามารถตั้งค่าสไตล์ต่อไปนี้:
- ตัวหนา
- ตัวเอียง
- ขีดเส้นใต้
- สีพื้นหลัง
- สีแบบอักษร
- เปิดใช้งาน (ตัวเลือกนี้จะปิดใช้งานเขตข้อมูลเพื่อไม่ให้แก้ไขได้ และจะแทนที่การตั้งค่าสีพื้นหลังและสีฟอนต์)
Access จะแสดงตัวอย่างการจัดรูปแบบตามที่คุณเลือกตัวเลือก
คลิก ตกลง
เมื่อต้องการเพิ่มกฎใหม่ลงในเขตข้อมูลเดียวกัน ให้คลิก กฎใหม่ แล้วทําซ้ําตั้งแต่ขั้นตอนที่ 5
หมายเหตุ
คุณสามารถเพิ่มกฎได้ถึง 50 กฎต่อเขตข้อมูลหรือกลุ่มเขตข้อมูล กฎจะถูกประเมินจากบนลงล่าง เมื่อเป็นไปตามเกณฑ์ของกฎ Access จะนําการจัดรูปแบบของกฎนั้นไปใช้และจะไม่ประเมินกฎที่อยู่ข้างใต้กฎนั้น
เมื่อคุณเพิ่มกฎเสร็จแล้ว ให้คลิก ตกลง ในกล่องโต้ตอบ ตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
เปรียบเทียบค่าระหว่างระเบียนต่างๆ โดยใช้แถบข้อมูล
- ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกขวาที่ฟอร์มที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิกมุมมองเค้าโครง
- เลือกคอลัมน์หรือเขตข้อมูลที่คุณต้องการนําการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขไปใช้ เมื่อต้องการนํากฎการจัดรูปแบบเดียวกันไปใช้กับหลายคอลัมน์หรือหลายเขตข้อมูล ให้กดแป้น CTRL ค้างไว้ แล้วคลิกแต่ละคอลัมน์จนกระทั่งถูกเลือกทั้งหมด
- บนแท็บ รูปแบบ ให้คลิก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
- ในกล่องโต้ตอบ ตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้คลิก กฎใหม่
- ภายใต้ เลือกชนิดกฎ ให้เลือก เปรียบเทียบกับระเบียนอื่น
- ภายใต้ แก้ไขคําอธิบายกฎ ให้เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ แล้วคลิก ตกลง