หนึ่งในสิ่งที่ดีที่สุดเกี่ยวกับฐานข้อมูล Access บนเดสก์ท็อปคือความสามารถในการจัดเก็บข้อมูลจํานวนมากและทําให้เป็นระเบียบ แต่บางครั้งคุณอาจใช้หน้าจอที่เต็มไปด้วยตัวเลขหรือข้อความ และอาจเป็นเรื่องยากที่จะเลือกสิ่งที่สําคัญจริงๆ นั่นคือจุดที่การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสามารถช่วยได้ คุณสามารถตั้งค่ากฎสําหรับแต่ละเขตข้อมูลบนฟอร์ม และเน้นค่าโดยอัตโนมัติตามกฎเหล่านั้น
ในวิดีโอ
- จัดรูปแบบเขตข้อมูลโดยยึดตามค่าที่มีอยู่ (หรือบนผลลัพธ์ของนิพจน์)
- เปรียบเทียบค่าระหว่างระเบียนโดยใช้แถบข้อมูล
จัดรูปแบบเขตข้อมูลโดยยึดตามค่าที่มีอยู่ (หรือบนผลลัพธ์ของนิพจน์)
ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกขวาที่ฟอร์มที่คุณต้องการเปลี่ยน แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง
เลือกคอลัมน์หรือเขตข้อมูลที่คุณต้องการนําการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขไปใช้ เมื่อต้องการนํากฎการจัดรูปแบบเดียวกันไปใช้กับหลายคอลัมน์หรือหลายเขตข้อมูล ให้กดแป้น CTRL ค้างไว้แล้วคลิกแต่ละแป้นจนกว่าจะถูกเลือกทั้งหมด
บนแท็บ รูปแบบ ให้คลิก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
ในกล่องโต้ตอบ ตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้คลิก กฎใหม่
ใส่เกณฑ์สําหรับกฎของคุณ
- เมื่อต้องการจัดรูปแบบเขตข้อมูลโดยยึดตามค่าที่มีอยู่ ให้เลือก ค่าเขตข้อมูล จากรายการ แรก แล้วเลือกหรือใส่เกณฑ์ที่คุณต้องการ
- เมื่อต้องการจัดรูปแบบเขตข้อมูลตามการคํานวณ ให้เลือก นิพจน์ มาจาก รายการแรก แล้วพิมพ์นิพจน์ในกล่อง สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับนิพจน์ ให้ดูบทความ บทนําเกี่ยวกับนิพจน์
- เมื่อต้องการนําการจัดรูปแบบไปใช้กับเขตข้อมูลที่เลือกเฉพาะเมื่อเขตข้อมูลมีโฟกัส ให้เลือก เขตข้อมูลมีโฟกัส จากรายการแรก
เลือกการจัดรูปแบบที่คุณต้องการนําไปใช้ คุณสามารถตั้งค่าสไตล์ต่อไปนี้:
- ตัวหนา
- ตัวเอียง
- ขีดเส้นใต้
- สีพื้นหลัง
- สีแบบอักษร
- เปิดใช้งาน (ตัวเลือกนี้ปิดใช้งานเขตข้อมูลเพื่อให้ไม่สามารถแก้ไขได้ และแทนที่การตั้งค่าสีพื้นหลังและสีฟอนต์)
Access จะแสดงตัวอย่างการจัดรูปแบบขณะที่คุณเลือกตัวเลือก
คลิก ตกลง
เมื่อต้องการเพิ่มกฎใหม่ลงในเขตข้อมูลเดียวกัน ให้คลิก กฎใหม่ แล้วทําซ้ําขั้นตอนนี้จากขั้นตอนที่ 5
หมายเหตุ
คุณสามารถเพิ่มกฎได้สูงสุด 50 กฎต่อเขตข้อมูลหรือกลุ่มของเขตข้อมูล กฎจะถูกประเมินจากบนลงล่าง เมื่อเป็นไปตามเกณฑ์ของกฎแล้ว Access จะนําการจัดรูปแบบสําหรับกฎนั้นไปใช้และไม่ประเมินกฎที่อยู่ด้านล่างกฎนั้น
เมื่อคุณเพิ่มกฎเสร็จแล้ว ให้คลิก ตกลง ในกล่องโต้ตอบ ตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
เปรียบเทียบค่าระหว่างระเบียนโดยใช้แถบข้อมูล
- ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกขวาที่ฟอร์มที่คุณต้องการเปลี่ยน แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง
- เลือกคอลัมน์หรือเขตข้อมูลที่คุณต้องการนําการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขไปใช้ เมื่อต้องการนํากฎการจัดรูปแบบเดียวกันไปใช้กับหลายคอลัมน์หรือหลายเขตข้อมูล ให้กดแป้น CTRL ค้างไว้แล้วคลิกแต่ละแป้นจนกว่าจะถูกเลือกทั้งหมด
- บนแท็บ รูปแบบ ให้คลิก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
- ในกล่องโต้ตอบ ตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้คลิก กฎใหม่
- ภายใต้ เลือกชนิดกฎ ให้เลือก เปรียบเทียบกับระเบียนอื่น
- ภายใต้ แก้ไขคําอธิบายกฎ ให้เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ แล้วคลิก ตกลง