ใช้โปรแกรมอ่านหน้าจอเพื่อสร้างคิวรีในฐานข้อมูลเดสก์ท็อปของ Access

บทความนี้มีไว้สําหรับผู้ที่ใช้โปรแกรมอ่านหน้าจอ เช่น โปรแกรมผู้บรรยาย Windows, JAWS หรือ NVDA ที่มีเครื่องมือหรือฟีเจอร์ของ Windows และผลิตภัณฑ์ Microsoft 365 บทความนี้ เป็นส่วนหนึ่งของชุดเนื้อหาวิธีใช้และการเรียนรู้เกี่ยวกับการช่วยสำหรับการเข้าถึงที่คุณสามารถค้นหาข้อมูลการช่วยสำหรับการเข้าถึงเพิ่มเติมในแอปของเรา สําหรับความช่วยเหลือทั่วไป โปรดไปที่ ฝ่ายสนับสนุนของ Microsoft

ใช้ Access กับคีย์บอร์ดของคุณและโปรแกรมอ่านหน้าจอเพื่อสร้างคิวรี เราได้ทดสอบด้วยผู้บรรยาย, JAWS และ NVDA แต่อาจทำงานร่วมกับโปรแกรมอ่านหน้าจออื่นๆ ได้ตราบใดที่โปรแกรมดังกล่าวเป็นไปตามมาตรฐานและเทคนิคการเข้าถึงทั่วไป

คิวรีทําให้การดู เพิ่ม ลบ หรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลในฐานข้อมูล Access บนเดสก์ท็อปของคุณง่ายขึ้น คิวรียังมีประโยชน์เมื่อคุณต้องการค้นหาข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงอย่างรวดเร็ว คํานวณหรือสรุปข้อมูล หรือทํางานการจัดการข้อมูลโดยอัตโนมัติ เช่น การตรวจทานข้อมูลล่าสุดเป็นประจํา

ในหัวข้อนี้

• ชนิดของคิวรี

• สร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูล

• สร้างคิวรีพารามิเตอร์

• สร้างคิวรีแบบตาราง

• สร้างคิวรีแบบใช้ลบข้อมูล

  • สร้างคิวรีแบบใช้ลบข้อมูลเพื่อลบแถวว่างทั้งหมดในตารางหรือเขตข้อมูล
  • สร้างคิวรีแบบใช้ลบข้อมูลที่มีเกณฑ์ที่ระบุ

• สำรองฐานข้อมูลของคุณ

  • แปลงกลับเป็นข้อมูลสํารอง

ชนิดของคิวรี

ในฐานข้อมูลที่ออกแบบมาอย่างดี ข้อมูลที่คุณต้องการนําเสนอผ่านฟอร์มหรือรายงานมักจะอยู่ในหลายตาราง คิวรีจะดึงข้อมูลจากตารางต่างๆ และประกอบสําหรับแสดงในแบบฟอร์มหรือรายงาน มีคิวรีหลักสองชนิด คิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลและคิวรีแอคชัน ชนิดของคิวรีที่คุณสร้างจะขึ้นอยู่กับงานที่คุณต้องการดําเนินการ

เลือกคิวรี

คิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลคือการร้องขอผลลัพธ์ข้อมูล คิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลช่วยให้คุณรับเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการในมุมมองแผ่นข้อมูล ใช้คิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลเพื่อทําสิ่งต่อไปนี้:

• ตรวจทานข้อความจากบางเขตข้อมูลในตาราง
• ตรวจทานข้อมูลจากหลายตารางที่เกี่ยวข้องกันพร้อมๆ กัน
• ตรวจทานข้อมูลโดยยึดตามเกณฑ์ที่กำหนด
• ทำการคำนวณ
• รวมข้อมูลจากตารางต่างๆ

ตัวอย่างเช่น ถ้าตาราง ผลิตภัณฑ์ มีหลายเขตข้อมูล (คอลัมน์) คุณสามารถสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลเพื่อรับมุมมองที่ไม่เป็นระเบียบที่เน้นเฉพาะเขตข้อมูล (คอลัมน์) ที่คุณต้องการ คุณยังสามารถเพิ่มเกณฑ์เพื่อกรองจํานวนแถวที่ส่งกลับ ดังนั้น ตัวอย่างเช่น เฉพาะแถวที่มีผลิตภัณฑ์ที่คิดต้นทุนมากกว่า $10.00 เท่านั้นที่จะถูกส่งกลับ

คิวรีแอคชัน

แบบสอบถามแอคชันคือการร้องขอการกระทํากับข้อมูล ใช้คิวรีแอคชันเพื่อเพิ่ม เปลี่ยนแปลง หรือลบข้อมูลจากฐานข้อมูลของคุณ แต่ละงาน เช่น การเพิ่มหรือลบข้อมูล จะมีชนิดของคิวรีแอคชันที่เฉพาะเจาะจง

สร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูล

เมื่อต้องการทําคิวรีอย่างง่าย ให้ใช้ตัวช่วยสร้างคิวรี เมื่อต้องการเพิ่มเกณฑ์ลงในคิวรีของคุณ ให้ใช้ Designer คิวรี

ใช้ตัวช่วยสร้างคิวรี

1. กด Alt+C, Q, Z หน้าต่าง คิวรีใหม่ จะเปิดขึ้น พร้อมกับเลือกตัวช่วยสร้างคิวรีอย่างง่าย

   เคล็ดลับ

   • ถ้าคุณยังไม่ได้บันทึกตารางที่คุณต้องการใช้สำหรับสร้างคิวรี คุณจะได้รับพร้อมท์ให้บันทึกก่อนที่ตัวช่วยสร้างคิวรีจะเปิด
   • คุณยังสามารถใช้ตัวช่วยสร้างคิวรีเพื่อสร้างคิวรีชนิดอื่น: คิวรีแบบตาราง ค้นหาคิวรีที่ซ้ํากัน เพื่อค้นหาระเบียนที่มีค่าเขตข้อมูลซ้ํากันในตารางเดียว และ ค้นหาคิวรีที่ไม่ตรงกัน เพื่อค้นหาระเบียน (แถว) ในตารางหนึ่งที่ไม่มีระเบียนที่เกี่ยวข้องกันในตารางอื่น

2. กด Enter หน้าต่าง คิวรีอย่างง่าย จะเปิดขึ้น และโฟกัสจะอยู่บนกล่องรายการ เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งาน

3. เมื่อต้องการย้ายไปที่กล่องผสมการแก้ไข ตาราง/คิวรี ให้กด Alt+T หรือ Shift+Tab

4. เมื่อต้องการเปิดรายการดรอปดาวน์ ให้กด Alt+แป้นลูกศรลง ในรายการดรอปดาวน์ เมื่อต้องการเลือกตารางที่คุณต้องการเรียกใช้คิวรี ให้ใช้แป้นลูกศรขึ้นและลง

5. เมื่อต้องการย้ายไปยังกล่องรายการ เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งาน ให้กดแป้น Tab เมื่อต้องการเลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการเรียกใช้คิวรี ให้ใช้แป้นลูกศรลง

6. เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลลงในคิวรีของคุณ ให้กด Alt+S โฟกัสจะย้ายไปยังกล่องรายการ เขตข้อมูลที่เลือก

7. กดแป้น Tab จนกว่าคุณจะได้ยิน "ปุ่มมากกว่า" แล้วกด Enter

8. ถ้าคุณต้องการเพิ่มเขตข้อมูลทั้งหมด ให้กด Alt+S แล้วกดแป้น Tab จนกว่าคุณจะได้ยิน: "ปุ่มมากกว่า" กดแป้น Tab หนึ่งครั้ง เมื่อใช้โปรแกรมผู้บรรยายและ NVDA คุณจะได้ยิน: "ปุ่ม" ใน JAWS คุณจะได้ยิน: "ปุ่มลูกศรขวาคู่" กด Enter เพื่อเลือก

9. เมื่อต้องการเพิ่มตารางลงในคิวรีของคุณ ให้กด Alt+T โฟกัสจะย้ายไปยังเขตข้อมูลแก้ไข ตาราง/คิวรี ทําซ้ําขั้นตอนที่ 4–9 ตามต้องการ

10. เมื่อคุณเสร็จสิ้นการใส่ตารางและเขตข้อมูลของคุณทั้งหมด เมื่อต้องการย้ายไปยังหน้าตัวช่วยสร้างถัดไป ให้กด Alt+N

    เคล็ดลับ

    หน้าตัวช่วยสร้างถัดไปอาจแตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับข้อมูลที่คุณใส่ ตัวอย่างเช่น คุณอาจถูกขอให้เลือกเวอร์ชันรายละเอียดหรือสรุปของคิวรีของคุณ ทําการเลือกของคุณ และเมื่อต้องการย้ายไปยังหน้าตัวช่วยสร้างถัดไป ให้กด Alt+N

11. บนหน้าตัวช่วยสร้างใหม่ คุณจะได้ยิน: "คุณต้องการชื่อเรื่องใดสําหรับคิวรีของคุณ" กด Shift+Tab โฟกัสจะย้ายไปยังเขตข้อมูลแก้ไข ชื่อเรื่อง พิมพ์ชื่อสําหรับคิวรี

12. ตรวจสอบ ปรับเปลี่ยน และบันทึกคิวรีของคุณ

    • เมื่อต้องการบันทึกคิวรีและเปิดเพื่อตรวจทานข้อมูล ให้กด Alt+O แล้วกด Enter เมื่อต้องการปิดคิวรี ให้กด F6
    • เมื่อต้องการบันทึกคิวรีและออกจากตัวช่วยสร้างโดยไม่แสดงผลลัพธ์คิวรี ให้กด Alt+F, S เมื่อตัวช่วยสร้างปิดลง คิวรีจะปรากฏบนแท็บใหม่ พร้อมกับโฟกัสในเซลล์แรก
    • เมื่อต้องการปรับเปลี่ยนการออกแบบของคิวรี ให้กด Alt+M แล้วกด Enter คิวรีจะเปิดขึ้นในมุมมองออกแบบ

ใช้ตัวออกแบบคิวรี

1. กด Alt+C, Q, D กล่องโต้ตอบ แสดงตาราง จะเปิดขึ้นพร้อมเลือกแท็บ ตาราง และคุณจะได้ยิน: "กล่องโต้ตอบแสดงตาราง"

2. ในกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง เมื่อต้องการเลือกตารางและเพิ่มลงในคิวรี ให้ใช้แป้นลูกศรลง แล้วกด Alt+A เมื่อคุณได้ยินชื่อของตารางที่คุณต้องการ ตารางจะถูกวางในพื้นที่ทํางาน เหนือตารางออกแบบ

3. เมื่อต้องการปิดกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง ให้กด Alt+C

4. โฟกัสจะอยู่ในตารางออกแบบ ในกล่องแก้ไขแถว เขตข้อมูล เมื่อใช้โปรแกรมผู้บรรยายและ NVDA คุณจะได้ยิน: "เข้าถึง แถวที่หนึ่ง คอลัมน์หนึ่ง" ใน JAWS คุณจะได้ยิน: "ออกแบบ ตัวเลขอัตโนมัติ ชนิด และข้อความ" เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลลงในตารางออกแบบ ให้กด Alt+แป้นลูกศรลง รายการดรอปดาวน์ของเขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานจะเปิดขึ้น

5. เมื่อต้องการย้ายไปยังรายการดรอปดาวน์ด้วย JAWS ให้กด Ctrl+แป้นลูกศรขึ้น ด้วยโปรแกรมผู้บรรยาย โฟกัสจะย้ายไปยังรายการดรอปดาวน์โดยอัตโนมัติ

6. เมื่อต้องการเลือกเขตข้อมูลจากรายการดรอปดาวน์ ให้กดแป้นลูกศรลงจนกว่าคุณจะได้ยินชื่อของเขตข้อมูลที่คุณต้องการ แล้วกด Enter เพื่อเลือก ฟิลด์ที่คุณเลือกจะปรากฏในคอลัมน์ โฟกัสจะย้ายไปยังคอลัมน์ถัดไปโดยอัตโนมัติ

7. เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลอื่นลงในคิวรีของคุณ ให้ทำซ้ำขั้นตอนที่ 4-6

8. เมื่อต้องการเพิ่มเกณฑ์ลงในเขตข้อมูล:

   1. ด้วยโปรแกรมผู้บรรยายและ NVDA ในคอลัมน์ของเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่มเกณฑ์ ให้กดแป้นลูกศรลงจนกว่าคุณจะได้ยิน: "แถว 11 คอลัมน์ 1" ใน JAWS ให้กดแป้นลูกศรลงจนกว่าคุณจะได้ยิน: "เกณฑ์"
   2. ป้อนเกณฑ์ ตัวอย่างเช่น สําหรับเขตข้อมูล ราคา ในตาราง ผลิตภัณฑ์ ให้พิมพ์วงเล็บมุมขวา เท่ากับสัญลักษณ์ และตัวเลข 10 (>=10) เพื่อแสดงรายการผลิตภัณฑ์ที่มีราคามากกว่าหรือเท่ากับ $10.00

9. เมื่อต้องการแสดงผลลัพธ์คิวรี ให้กด Alt+J, Q, G

10. เมื่อต้องการบันทึกคิวรีของคุณ ให้กด Ctrl+S ในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น ให้ใส่ชื่อสําหรับคิวรีของคุณ แล้วกด Enter

สร้างพารามิเตอร์แบบสอบถาม

ถ้าคุณเรียกใช้ชุดรูปแบบของแบบสอบถามใดแบบสอบถามหนึ่งบ่อยๆ ให้พิจารณาใช้แบบสอบถามพารามิเตอร์ เมื่อคุณเรียกใช้คิวรีพารามิเตอร์ คิวรีจะพร้อมท์คุณสําหรับค่าเขตข้อมูล แล้วใช้ค่าที่คุณใส่เพื่อสร้างเกณฑ์สําหรับคิวรีของคุณ

1. ในบานหน้าต่างการนำทาง ให้เลือกคิวรีที่คุณต้องการตามคิวรีพารามิเตอร์ของคุณ
2. กด Shift+F10 เมนูบริบทจะเปิดขึ้น
3. กด D คิวรีจะเปิดขึ้นในมุมมองการออกแบบ พร้อมโฟกัสอยู่ในแถวแรกของเขตข้อมูลแรกในเส้นตารางออกแบบคิวรี
4. เมื่อต้องการย้ายไปยังเขตข้อมูลที่คุณต้องการปรับเปลี่ยน ให้กดแป้นลูกศรขวาจนกว่าคุณจะได้ยินชื่อของเขตข้อมูลที่คุณต้องการ
5. เมื่อต้องการย้ายไปยังแถว เกณฑ์ ด้วยโปรแกรมผู้บรรยายและ NVDA ให้กดแป้นลูกศรลงจนกว่าคุณจะได้ยิน: "แถว 11 คอลัมน์ 1" ใน JAWS ให้กดแป้นลูกศรลงจนกว่าคุณจะได้ยิน: "เกณฑ์"
6. ในเซลล์ ให้ลบข้อมูลใดๆ ที่มีอยู่และใส่สตริงพารามิเตอร์ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการสร้างคิวรีพารามิเตอร์สําหรับคิวรีเพื่อค้นหาลูกค้าในนิวยอร์ก ให้ลบ "นิวยอร์ก" และใส่For what city? คุณไม่สามารถใช้จุด (.) หรือเครื่องหมายอัศเจรีย์ (!) เป็นข้อความในพร้อมท์พารามิเตอร์ได้ สตริง For what city? เป็นพร้อมท์พารามิเตอร์ของคุณ วงเล็บระบุว่าคุณต้องการให้คิวรีขอการป้อนข้อมูล และข้อความ (ในกรณีนี้คือ For what city?) เป็นคําถามที่พร้อมท์พารามิเตอร์แสดง
7. เมื่อต้องการเรียกใช้คิวรี ให้กด Alt+J, Q, G หน้าต่าง ใส่ค่าพารามิเตอร์ จะเปิดขึ้น พร้อมกับโฟกัสในเขตข้อมูลแก้ไข ป้อนค่า ตัวอย่างเช่น New York
8. กดแป้น Tab จนกว่าคุณจะไปถึงปุ่ม ตกลง จากนั้นกด Enter ในตัวอย่างนี้ คําสั่งซื้อของลูกค้าในนิวยอร์กจะปรากฏขึ้น

ระบุชนิดข้อมูลของพารามิเตอร์

คุณยังสามารถระบุชนิดของข้อมูลที่พารามิเตอร์ควรยอมรับได้ คุณสามารถตั้งค่าชนิดข้อมูลสําหรับพารามิเตอร์ใดๆ ก็ได้ แต่การตั้งค่าชนิดข้อมูลสําหรับข้อมูลตัวเลข สกุลเงิน หรือวันที่/เวลาเป็นสิ่งสําคัญอย่างยิ่ง เมื่อคุณระบุชนิดข้อมูลที่พารามิเตอร์ควรยอมรับ ผู้ใช้จะได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาดที่มีประโยชน์มากขึ้นถ้าพวกเขาใส่ชนิดข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง เช่น ข้อความเมื่อคาดว่าสกุลเงินจะเกิดขึ้น

1. เปิดคิวรีพารามิเตอร์ เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมอง ออกแบบ ให้กด Alt+H, W, D ตารางออกแบบจะเปิดขึ้น
2. กด Alt+J, Q, S, P กล่องโต้ตอบ พารามิเตอร์คิวรี จะเปิดขึ้น พร้อมกับโฟกัสในคอลัมน์ พารามิเตอร์
3. พิมพ์พร้อมท์สําหรับแต่ละพารามิเตอร์ที่คุณต้องการระบุชนิดข้อมูล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละพารามิเตอร์ตรงกับพร้อมท์ที่คุณใช้ในแถว เกณฑ์ ของตารางออกแบบคิวรี ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณใส่ For what city?คุณจะใส่พร้อมท์เดียวกันนั้นในกล่องโต้ตอบ พารามิเตอร์ของแบบสอบถาม
4. เมื่อต้องการย้ายไปยังคอลัมน์ชนิดข้อมูล ให้กดปุ่ม Tab
5. เมื่อต้องการเปิดรายการดรอปดาวน์ ให้กด Alt+แป้นลูกศรลง
6. เมื่อต้องการเลือกชนิดข้อมูลสําหรับพารามิเตอร์ ให้กดแป้นลูกศรลงจนกว่าคุณจะได้ยินชนิดข้อมูลที่คุณต้องการ
7. เมื่อต้องการบันทึกหรือออกจากกล่องโต้ตอบ ให้กด Enter

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้พารามิเตอร์ ให้ไปที่ ใช้พารามิเตอร์เพื่อขอข้อมูลป้อนเข้าเมื่อเรียกใช้คิวรี

สร้างคิวรีแบบตาราง

เมื่อคุณต้องการปรับโครงสร้างข้อมูลสรุปใหม่เพื่อให้ง่ายต่อการอ่านและทําความเข้าใจ ให้ใช้คิวรีแบบแท็บไขว้ คิวรีแบบตารางจะคํานวณผลรวม ค่าเฉลี่ย หรือฟังก์ชันการรวมอื่นๆ แล้วจัดกลุ่มผลลัพธ์ตามค่าสองชุด ซึ่งอยู่ทางด้านล่างของแผ่นข้อมูล และอีกชุดอยู่ทางด้านบน คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างคิวรีเพื่อสร้างคิวรีแบบตารางได้อย่างรวดเร็ว

ตัวช่วยสร้างคิวรีแบบตารางจะทําให้คุณเลือกตารางหรือคิวรีเดียวเป็นแหล่งระเบียนสําหรับคิวรีแบบตารางของคุณ ถ้าตารางเดียวไม่มีข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการรวมไว้ในคิวรีแบบตารางของคุณ ให้เริ่มต้นด้วย การสร้างคิวรีแบบใช้เลือก ข้อมูลที่ส่งกลับข้อมูลที่คุณต้องการ

1. กด Alt+C, Q, Z กล่องโต้ตอบ คิวรีใหม่ จะเปิดขึ้น พร้อมกับเลือกตัวช่วยสร้าง คิวรีอย่างง่าย ไว้

   เคล็ดลับ

   ถ้าคุณยังไม่ได้บันทึกตารางที่คุณต้องการใช้สำหรับสร้างคิวรี คุณจะได้รับพร้อมท์ให้บันทึกก่อนที่ตัวช่วยสร้างคิวรีจะเปิด

2. กดแป้นลูกศรลง คุณจะได้ยิน: "ตัวช่วยสร้างคิวรีแบบตาราง"

3. กด Enter หรือ Alt+N ตัวช่วยสร้างคิวรีแบบตารางจะเปิดขึ้นพร้อมกับเลือกปุ่มตัวเลือก ตาราง และโฟกัสในกล่องรายการ ตาราง

4. เลือกวัตถุที่คุณต้องการใช้เพื่อสร้างคิวรีแบบตาราง:

   • เมื่อต้องการเลือกตาราง ให้ใช้แป้นลูกศรลง
   • เมื่อต้องการเลือกคิวรี ให้กด Alt+Q กด Shift+Tab เพื่อย้ายไปยังกล่องรายการ เมื่อต้องการเลือกคิวรี ให้กดแป้นลูกศรลงจนกว่าคุณจะได้ยินชื่อของคิวรีที่คุณต้องการ
   • เมื่อต้องการเลือกทั้งตารางและคิวรี ให้กด Alt+O กด Shift+Tab เพื่อย้ายไปยังกล่องรายการ เมื่อต้องการเลือกตารางและคิวรีที่คุณต้องการ ให้กดแป้นลูกศรลงจนกว่าคุณจะได้ยินชื่อที่คุณต้องการ

5. เมื่อต้องการย้ายไปยังหน้าถัดไป ให้กด Enter หรือ Alt+N

6. หน้าถัดไปจะเปิดขึ้นพร้อมโฟกัสในกล่องรายการ เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งาน เมื่อต้องการเลือกเขตข้อมูลที่มีค่าที่คุณต้องการใช้เป็นส่วนหัวของแถว ให้กดแป้นลูกศรลง

7. เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลที่เลือก ให้กดแป้น Tab แล้วกด Enter ทําซ้ําขั้นตอนนี้สําหรับแต่ละเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่ม

   เคล็ดลับ

   • คุณสามารถเลือกเขตข้อมูลได้สูงสุดสามเขตข้อมูล เพื่อใช้เป็นแหล่งที่มาของส่วนหัวของแถว แต่การใช้ส่วนหัวของแถวยิ่งน้อยเท่าไหร่ ก็ยิ่งง่ายต่อการอ่านแผ่นข้อมูลแบบตารางของคุณ
   • ถ้าคุณเลือกเขตข้อมูลมากกว่าหนึ่งเขตข้อมูลเพื่อใช้กับส่วนหัวของแถว ลำดับที่คุณเลือกเขตข้อมูลนั้นจะกำหนดลำดับเริ่มต้นสำหรับการเรียงลำดับผลลัพธ์ของคุณ

8. เมื่อต้องการย้ายไปยังหน้าตัวช่วยสร้างถัดไป ให้กด Enter หรือ Alt+N

9. เมื่อต้องการเลือกเขตข้อมูลที่มีค่าที่คุณต้องการใช้เป็นส่วนหัวของคอลัมน์ ให้กดแป้นลูกศรลงจนกว่าคุณจะได้ยินเขตข้อมูลที่คุณต้องการ

   เคล็ดลับ

   โดยทั่วไปคุณควรเลือกเขตข้อมูลที่มีค่าสองสามค่า เพื่อช่วยให้อ่านผลลัพธ์ของคุณได้ง่าย ตัวอย่างเช่น การใช้เขตข้อมูลที่มีค่าที่เป็นไปได้เพียงไม่กี่ค่า (เช่น เพศ) อาจดีกว่าการใช้เขตข้อมูลที่มีค่าต่างๆ มากมาย (เช่น อายุ)

10. ถ้าเขตข้อมูลที่คุณเลือกที่จะใช้สําหรับส่วนหัวของคอลัมน์มีชนิดข้อมูลวันที่/เวลา ตัวช่วยสร้างจะเพิ่มขั้นตอนที่ช่วยให้คุณจัดกลุ่มวันที่เป็นช่วงเวลา คุณสามารถระบุ ปีไตรมาสเดือนวันที่ หรือ วันที่/เวลา ถ้าคุณไม่เลือกเขตข้อมูล วันที่/เวลา สําหรับส่วนหัวของคอลัมน์ ตัวช่วยสร้างจะข้ามหน้านี้ไป

11. เมื่อต้องการย้ายไปยังหน้าถัดไป ให้กด Enter หรือ Alt+N เมื่อหน้าเปิดขึ้น เขตข้อมูลแรกจะถูกเลือกในกล่องรายการ เขตข้อมูล และโฟกัสจะอยู่ในกล่องรายการ ฟังก์ชัน

12. เมื่อต้องการย้ายไปยังกล่องรายการ เขตข้อมูล เมื่อต้องการเลือกเขตข้อมูลอื่น ให้กด Shift+Tab เมื่อใช้โปรแกรมผู้บรรยายและ NVDA คุณจะได้ยิน: "เขตข้อมูล ถูกเลือก" ใน JAWS คุณจะได้ยิน "เขตข้อมูล เครื่องหมายจุดคู่ กล่องรายการ" และชื่อของเขตข้อมูลแรก

13. เมื่อต้องการเลือกเขตข้อมูล ให้ใช้แป้นลูกศรลง

14. เมื่อต้องการย้ายไปยังกล่อง รายการ ฟังก์ชัน ให้กดแป้น Tab เมื่อใช้โปรแกรมผู้บรรยายและ NVDA คุณจะได้ยิน: "ฟังก์ชัน ถูกเลือก" เมื่อใช้ JAWS คุณจะได้ยิน "ฟังก์ชัน เครื่องหมายจุดคู่ กล่องรายการ" และชื่อของฟังก์ชันแรก

15. เมื่อต้องการเลือกฟังก์ชันที่จะใช้ในการคํานวณค่าสรุป ให้ใช้แป้นลูกศรลง ชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลที่เลือกจะกําหนดฟังก์ชันที่พร้อมใช้งาน

16. เมื่อคุณทําการเลือกเสร็จแล้ว ให้กดแป้น Tab จนกว่าคุณจะไปถึงกล่องกาเครื่องหมาย ใช่ รวมผลรวมแถว กด Spacebar เพื่อเลือกหรือล้าง ถ้าคุณรวมผลรวมแถว คิวรีแบบตารางจะมีส่วนหัวของแถวเพิ่มเติมที่ใช้เขตข้อมูลและฟังก์ชันเดียวกันกับค่าเขตข้อมูล การรวมผลรวมแถวจะแทรกคอลัมน์เพิ่มเติมที่สรุปคอลัมน์ที่เหลือ ตัวอย่างเช่น ถ้าคิวรีแบบตารางของคุณคํานวณอายุเฉลี่ยตามตําแหน่งที่ตั้งและเพศ (ที่มีส่วนหัวของคอลัมน์เพศ) คอลัมน์เพิ่มเติมจะคํานวณอายุเฉลี่ยตามตําแหน่งที่ตั้งในทุกเพศ

    เคล็ดลับ

    คุณสามารถเปลี่ยนฟังก์ชันที่ใช้สร้างผลรวมแถวโดยการแก้ไขคิวรีแบบตารางในมุมมองออกแบบ

17. เมื่อต้องการย้ายไปยังหน้าตัวช่วยสร้างถัดไป ให้กด Enter หรือ Alt+N

18. เมื่อต้องการตั้งชื่อคิวรีของคุณ ให้กด Shift+Tab แล้วใส่ชื่อ ชื่อเริ่มต้นจะมีเครื่องหมายขีดล่างตามด้วยคําต่อท้าย "ตาราง"

19. รีวิว ปรับเปลี่ยน และบันทึกคิวรี

    • เมื่อต้องการรีวิวคิวรีแบบตาราง ให้กด Enter
    • เมื่อต้องการปรับเปลี่ยนการออกแบบคิวรี ให้กด Alt+M แล้วกด Enter
    • เมื่อต้องการบันทึกคิวรีและออกจากตัวช่วยสร้าง ให้กด Alt+F

สร้างคิวรีแบบใช้ลบข้อมูล

เมื่อคุณต้องการเอาระเบียน (แถว) ทั้งหมดออกจากตารางหรือจากสองตารางที่เกี่ยวข้องกันพร้อมกัน ให้ใช้คิวรีการลบ คิวรีแบบใช้ลบข้อมูลมีประโยชน์เนื่องจากช่วยให้คุณระบุเกณฑ์เพื่อค้นหาและลบข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ยังช่วยประหยัดเวลาเนื่องจากคุณสามารถนําคิวรีที่บันทึกไว้มาใช้ใหม่ได้

สร้างคิวรีแบบใช้ลบข้อมูลเพื่อลบแถวว่างทั้งหมดในตารางหรือเขตข้อมูล

1. กด Alt+C, Q, D กล่องโต้ตอบ แสดงตาราง จะเปิดขึ้น

2. เมื่อต้องการเลือกตาราง ให้กดแป้นลูกศรลงจนกว่าคุณจะได้ยินชื่อของตารางที่คุณต้องการ กด Alt+A ทําซ้ําขั้นตอนนี้สําหรับแต่ละตารางที่คุณต้องการลบระเบียน

3. เมื่อต้องการปิดกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง ให้กด Alt+C ตารางจะปรากฏเป็นหน้าต่างในส่วนบนซ้ายของตารางออกแบบคิวรี พร้อมกับเขตข้อมูลทั้งหมดที่แสดงอยู่ในรายการ

4. กด Alt+J, Q, X ตารางออกแบบจะเปิดขึ้น พร้อมกับโฟกัสในเขตข้อมูลแรก ในตารางออกแบบ แถว เรียงลําดับ และ แสดง จะไม่พร้อมใช้งานอีกต่อไป แต่แถว ลบ จะพร้อมใช้งานแล้ว

5. กด Alt+แป้นลูกศรลงเพื่อเปิดรายการดรอปดาวน์

6. กดแป้นลูกศรลงจนกว่าคุณจะได้ยินเขตข้อมูลที่คุณต้องการ แล้วกด Enter โฟกัสจะย้ายไปยังคอลัมน์ถัดไป

7. เมื่อต้องการย้ายไปยังคอลัมน์ก่อนหน้า ให้กดแป้นลูกศรซ้าย

8. เมื่อต้องการย้ายไปยังแถว ลบ ให้กดแป้นลูกศรลงจนกว่าคุณจะได้ยิน "ลบเครื่องหมายจุดคู่" แล้วกด Alt+แป้นลูกศรลงเพื่อเปิดรายการดรอปดาวน์

9. เมื่อต้องการเลือก "ตําแหน่ง" ให้กดแป้นลูกศรขึ้น แล้วกด Enter โฟกัสจะย้ายไปยังคอลัมน์ถัดไป

10. เมื่อต้องการย้ายไปยังคอลัมน์ก่อนหน้า ให้กดแป้นลูกศรซ้าย

11. เมื่อต้องการย้ายไปยังแถว เกณฑ์ ให้กดแป้นลูกศรลง

12. เมื่อคุณได้ยิน "เกณฑ์" หรือ "แถว 11 คอลัมน์ 1" ให้ใส่ IsNull(true).

13. เมื่อต้องการตรวจสอบว่าคิวรีส่งกลับระเบียนที่คุณต้องการลบ ให้กด Alt+H, W, H

14. เมื่อต้องการเรียกใช้คิวรี:

    1. เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมอง ออกแบบ ให้กด Alt+H, W, D
    2. ในมุมมอง ออกแบบ ให้กด Alt+J, Q, G หน้าต่างการยืนยันจะเปิดขึ้น เพื่อขอให้คุณยืนยันการลบแถว
    3. เมื่อต้องการลบแถว ให้กด Enter

15. เมื่อต้องการบันทึกคิวรี ให้กด Ctrl+S ในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น ให้พิมพ์ชื่อ แล้วกด Enter

สร้างคิวรีแบบใช้ลบข้อมูลที่มีเกณฑ์ที่ระบุ

1. กด Alt+C, Q, D กล่องโต้ตอบ แสดงตาราง จะเปิดขึ้น

2. เมื่อต้องการเลือกตาราง ให้กดแป้นลูกศรลงจนกว่าคุณจะได้ยินชื่อของตารางที่คุณต้องการ กด Alt+A ทําซ้ําขั้นตอนนี้สําหรับแต่ละตารางที่คุณต้องการลบระเบียน

3. เมื่อต้องการปิดกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง ให้กด Alt+C ตารางจะปรากฏเป็นหน้าต่างในส่วนบนซ้ายของตารางออกแบบคิวรี พร้อมกับเขตข้อมูลทั้งหมดที่แสดงอยู่ในรายการ

4. กด Alt+J, Q, X ตารางออกแบบจะเปิดขึ้น พร้อมกับโฟกัสในเขตข้อมูลแรก ในตารางออกแบบ แถว เรียงลําดับ และ แสดง จะไม่พร้อมใช้งานอีกต่อไป แต่แถว ลบ จะพร้อมใช้งานแล้ว

5. กด Alt+แป้นลูกศรลงเพื่อเปิดรายการดรอปดาวน์

6. เมื่อต้องการเลือกเขตข้อมูลที่มีเกณฑ์ที่คุณต้องการลบ ให้กดแป้นลูกศรลงจนกว่าคุณจะได้ยินเขตข้อมูลที่คุณต้องการ แล้วกด Enter

7. เมื่อต้องการย้ายไปยังแถว ลบ ให้กดแป้นลูกศรลง กด Alt+แป้นลูกศรลง จากนั้น เมื่อต้องการเลือก "ตําแหน่ง" ให้กดแป้นลูกศรลง แล้วกด Enter โฟกัสจะย้ายไปยังคอลัมน์ถัดไป

8. เมื่อต้องการย้ายไปยังคอลัมน์ก่อนหน้า ให้กดแป้นลูกศรซ้าย

9. เมื่อต้องการย้ายไปยังแถว เกณฑ์ ให้กดแป้นลูกศรลง

10. ใส่เกณฑ์ของคุณ สําหรับรายการตัวอย่างของเกณฑ์ในคิวรี ให้ดู สร้างและเรียกใช้คิวรีแบบใช้ลบข้อมูล

11. เมื่อต้องการย้ายไปยังแถว แสดง ให้กดแป้นลูกศรขึ้น

12. กด Spacebar เพื่อล้างกล่องกาเครื่องหมาย แสดง สําหรับแต่ละเกณฑ์

13. เมื่อต้องการตรวจสอบว่าคิวรีส่งกลับระเบียนที่คุณต้องการลบ ให้กด Alt+H, W, H

14. เมื่อต้องการเรียกใช้คิวรี:

    1. เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมอง ออกแบบ ให้กด Alt+H, W, D
    2. ในมุมมอง ออกแบบ ให้กด Alt+J, Q, G หน้าต่างการยืนยันจะเปิดขึ้น เพื่อขอให้คุณยืนยันการลบจํานวนแถว X
    3. เมื่อต้องการลบแถว ให้กด Enter

15. เมื่อต้องการบันทึกคิวรี ให้กด Ctrl+S ในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น ให้พิมพ์ชื่อ แล้วกด Enter

สำรองฐานข้อมูลของคุณ

1. กด Alt+F, A บานหน้าต่าง บันทึกเป็น จะเปิดขึ้น โดยมีการเลือก บันทึกฐานข้อมูลเป็น ไว้
2. เมื่อต้องการสํารองฐานข้อมูล ให้กด B แล้วกด Enter กล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น จะเปิดขึ้น พร้อมกับเลือกกล่องข้อความ ชื่อไฟล์ ถ้าคุณต้องการ ให้พิมพ์ชื่อใหม่สําหรับฐานข้อมูล แล้วกด Enter

ถ้าคุณกำลังใช้ไฟล์แบบอ่านอย่างเดียวหรือฐานข้อมูลที่สร้างใน Access เวอร์ชันก่อนหน้า คุณอาจได้รับข้อความว่า ไม่สามารถสร้างข้อมูลสำรองของฐานข้อมูลได้

แปลงกลับเป็นข้อมูลสํารอง

1. ปิดและเปลี่ยนชื่อแฟ้มต้นฉบับเพื่อให้สําเนาสํารองสามารถใช้ชื่อของแฟ้มต้นฉบับได้
2. กําหนดชื่อของเวอร์ชันต้นฉบับให้กับสําเนาสํารอง
3. เปิดสําเนาสํารองที่เปลี่ยนชื่อแล้วใน Access

ดูเพิ่มเติม

ใช้โปรแกรมอ่านหน้าจอเพื่อเริ่มใช้ Access

แป้นพิมพ์ลัดสำหรับ Access

ตั้งค่าอุปกรณ์ของคุณเพื่อทำงานกับการช่วยสำหรับการเข้าถึงใน Microsoft 365

ความช่วยเหลือทางเทคนิคสำหรับลูกค้าผู้ทุพพลภาพ

Microsoft ต้องการมอบประสบการณ์การใช้งานที่ดีที่สุดสำหรับลูกค้าของเรา ถ้าคุณมีความบกพร่องทางร่างกายหรือคําถามเกี่ยวกับการช่วยสําหรับการเข้าถึง โปรดติดต่อ Microsoft Disability Answer Desk เพื่อขอความช่วยเหลือทางเทคนิค ทีมสนับสนุน Disability Answer Desk ได้รับการฝึกฝนให้ใช้เทคโนโลยีช่วยเหลือที่ได้รับความนิยมมากมาย และสามารถให้ความช่วยเหลือเป็นภาษามือแบบอังกฤษ สเปน ฝรั่งเศส และอเมริกัน โปรดไปที่ไซต์ Microsoft Disability Answer Desk เพื่อค้นหารายละเอียดที่ติดต่อสำหรับภูมิภาคของคุณ

ถ้าคุณเป็นหน่วยงานภาครัฐ พาณิชย์ หรือผู้ใช้ในองค์กร โปรดติดต่อ Disability Answer Desk สําหรับองค์กร