ถ้าคุณต้องการส่งจดหมายจํานวนมากไปยังรายการที่อยู่ที่คุณเก็บไว้ในสเปรดชีต Microsoft Excel คุณสามารถใช้จดหมายเวียนของ Microsoft Word ได้ ขั้นตอนการทําจดหมายเวียนจะสร้างแผ่นกระดาษที่ประกอบด้วยป้ายจ่าหน้าจดหมายหลายป้ายซึ่งคุณสามารถพิมพ์ออกมาได้ โดยที่ป้ายจ่าหน้าแต่ละป้ายในแผ่นงานจะมีที่อยู่จากรายการ
เมื่อต้องการสร้างและพิมพ์ป้ายจ่าหน้าจดหมาย คุณต้องเตรียมข้อมูลเวิร์กชีตใน Excel ก่อน จากนั้นใช้ Word เพื่อกําหนดค่า จัดระเบียบ รีวิว และพิมพ์ป้ายจ่าหน้าจดหมาย
ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางอย่างในการเตรียมข้อมูลของคุณสําหรับจดหมายเวียน ตรวจสอบให้แน่ใจว่า:
- ชื่อคอลัมน์ในสเปรดชีตตรงกับชื่อเขตข้อมูลที่คุณต้องการแทรกในป้ายชื่อของคุณ
- ข้อมูลทั้งหมดที่จะผสานจะมีอยู่ในชีตแรกของสเปรดชีตของคุณ
- ข้อมูลรหัสไปรษณีย์ถูกจัดรูปแบบอย่างถูกต้องในสเปรดชีต เพื่อให้ Word สามารถอ่านค่าได้อย่างถูกต้อง
- สเปรดชีต Excel ที่จะถูกใช้ในจดหมายเวียน ถูกเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์เฉพาะที่ของคุณ
- การเปลี่ยนแปลงหรือการเพิ่มเติมต่อสเปรดชีตของคุณต้องเสร็จสิ้น ก่อนจะเชื่อมต่อไปยังเอกสารจดหมายเวียนใน Word
หมายเหตุ
คุณสามารถนําเข้าข้อมูลจากสเปรดชีต Excel ของคุณ โดยนําเข้าข้อมูลจากไฟล์ที่ใช้จุลภาคเป็นตัวคั่น (.csv) หรือไฟล์ข้อความ (.txt) และใช้ตัวช่วยสร้างการนําเข้าข้อความเพื่อสร้างสเปรดชีตใหม่
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู เตรียมแหล่งข้อมูล Excel ของคุณสำหรับจดหมายเวียนของ Word
เมื่อสเปรดชีตพร้อมแล้ว ให้จัดเก็บไว้บนคอมพิวเตอร์ของคุณ จากนั้นเปิด Word แล้วทําตามขั้นตอนเพื่อพิมพ์ป้ายชื่อสําหรับรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ