ส่วนเพิ่มเติมสิทธิ์ส่วนบุคคลสําหรับ Excel

สิ่งต่อไปนี้อาจส่งผลต่อความเป็นส่วนตัว โดยการทําให้ข้อมูลที่อาจเป็นข้อมูลที่ละเอียดอ่อนพร้อมใช้งานสําหรับบุคคลที่สาม หรือโดยการอนุญาตให้คุณควบคุมข้อมูลที่อาจมี

การใช้เทมเพลต Office.com

แท็บ ใหม่ (คลิกแท็บ ไฟล์แล้วคลิกใหม่) สามารถให้ความช่วยเหลือล่าสุดที่ดาวน์โหลดจาก Office.com สําหรับเวิร์กบุ๊กที่ยึดตามเทมเพลต คุณยังสามารถส่งคําติชมเกี่ยวกับเทมเพลตและให้คะแนนเป็นตัวเลขสําหรับแต่ละเทมเพลตที่คุณดาวน์โหลดได้

เมื่อคุณเปิดเทมเพลตหรือไฟล์ที่ยึดตามเทมเพลต Excel (ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าวิธีใช้ออนไลน์ของคุณ) จะติดต่อ Office.com ซึ่งจะส่ง ID สําหรับเทมเพลต โปรแกรม และเวอร์ชันที่คุณกําลังใช้ พร้อมด้วยข้อมูลคอมพิวเตอร์มาตรฐาน

ID เทมเพลตจะใช้เพื่อระบุเทมเพลตต้นฉบับที่ดาวน์โหลดจาก Office.com หรือรวมอยู่ในการติดตั้ง Excel ของคุณ ซึ่งไม่ได้ระบุเวิร์กบุ๊กของคุณโดยเฉพาะ ID จะเหมือนกันสําหรับผู้ใช้ทุกคนที่ใช้เทมเพลตเดียวกัน

การเชื่อมโยงไปยังรูปภาพและเอกสารอื่นๆ

ถ้าคุณเลือกที่จะสร้างลิงก์ไปยังรูป ไฟล์ แหล่งข้อมูล หรือเอกสารอื่นๆ บนฮาร์ดดิสก์ของคุณหรือบนเซิร์ฟเวอร์ เส้นทางไปยังไฟล์นั้นจะถูกบันทึกลงในเวิร์กบุ๊กของคุณ ในบางกรณี ลิงก์อาจมีชื่อผู้ใช้ของคุณหรือข้อมูลเกี่ยวกับเซิร์ฟเวอร์บนเครือข่ายของคุณ ในกรณีการเชื่อมต่อข้อมูล คุณสามารถเลือกที่จะบันทึกชื่อผู้ใช้หรือรหัสผ่านภายในลิงก์การเชื่อมต่อข้อมูลได้

Also, when you apply an XML Schema to a workbook, a path to the XML Schema that you have created is saved to the workbook. ในบางกรณี เส้นทางนั้นอาจรวมชื่อผู้ใช้ของคุณอยู่ด้วย

ฟังก์ชันข้อมูลแผ่นงานและรายงาน PivotTable

เมื่อคุณสร้างฟังก์ชันข้อมูลแผ่นงานหรือรายงาน PivotTable จากแหล่งข้อมูลภายนอก ข้อมูลที่คุณร้องขอจากแหล่งข้อมูลนั้นจะถูกจัดเก็บเป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กชีตของคุณพร้อมกับตัวระบุที่ไม่ซ้ํากันสําหรับแหล่งข้อมูลนั้น ชื่อผู้ใช้ของบุคคลที่รีเฟรชแคชครั้งล่าสุดจะถูกจัดเก็บไว้ด้วย

เฉพาะชุดย่อยของข้อมูลที่เก็บไว้เท่านั้นที่อาจแสดงขึ้นโดยขึ้นอยู่กับวิธีการตั้งค่าเวิร์กบุ๊กหรือรายงาน PivotTable ของคุณ เมื่อต้องการเอาข้อมูลที่เก็บไว้ทั้งหมดนี้ ให้เอาการเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูลออกจากฟังก์ชันข้อมูลแผ่นงาน และเอา Pivot ทั้งหมดที่อ้างอิงกับข้อมูลออก

แผนภูมิ

เมื่อคุณสร้างแผนภูมิใน Excel คุณสามารถกรองข้อมูลที่คุณเลือกไว้สําหรับแผนภูมิ เพื่อให้แสดงเฉพาะข้อมูลบางส่วนได้ อย่างไรก็ตาม ข้อมูลทั้งหมดที่เลือกไว้จะถูกจัดเก็บไว้กับแผนภูมิ เพื่อป้องกันไม่ให้บุคคลอื่นแก้ไขหรือดูข้อมูลของคุณ เมื่อคุณคัดลอกแผนภูมินั้นลงในโปรแกรม Microsoft ให้วางแผนภูมิเป็นบิตแมป ถ้าข้อมูลในแผนภูมิของคุณมาจากแหล่งข้อมูลภายนอก คุณอาจป้องกันแผนภูมิด้วยรหัสผ่านเพื่อช่วยป้องกันไม่ให้บุคคลอื่นอัปเดตแผนภูมิด้วยข้อมูลล่าสุดจากแหล่งข้อมูลภายนอก ถ้าแผนภูมิของคุณยึดตามข้อมูลในเวิร์กบุ๊กของคุณ การป้องกันแผนภูมิด้วยรหัสผ่านสามารถช่วยป้องกันไม่ให้บุคคลอื่นปรับเปลี่ยนข้อมูลที่ปรากฏในแผนภูมิของคุณได้

การพิมพ์

เมื่อคุณพิมพ์เวิร์กบุ๊ก Excel แล้วบันทึกเวิร์กบุ๊กนั้น Excel จะบันทึกเส้นทางไปยังเครื่องพิมพ์ของคุณพร้อมกับเอกสารนั้น ในบางกรณี เส้นทางอาจมีชื่อผู้ใช้หรือชื่อคอมพิวเตอร์

ข้อความแสดงแทน

Excel ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มและแก้ไขข้อความแสดงแทนสําหรับตาราง รูปร่าง รูปภาพ แผนภูมิ กราฟิก SmartArt และวัตถุอื่นๆ ในเวิร์กบุ๊กของคุณได้ ข้อความแสดงแทนจะถูกบันทึกไว้กับเวิร์กบุ๊ก และอาจมีข้อมูลส่วนบุคคลที่เพิ่มโดยผู้สนับสนุนงานนําเสนอ สําหรับวัตถุบางอย่าง เช่น รูปภาพที่คุณแทรกลงในเวิร์กบุ๊กของคุณ ข้อความแสดงแทนที่เริ่มต้นจะมีเส้นทางไฟล์สําหรับวัตถุที่คุณแทรก

ข้อความแสดงแทนสามารถใช้โดยฟีเจอร์การช่วยสําหรับการเข้าถึง เช่น โปรแกรมอ่านหน้าจอ ข้อความแสดงแทนพร้อมใช้งานสําหรับทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ของคุณ

ไซต์เวิร์กสเปซเอกสาร

Excel ช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงพื้นที่ทํางานเอกสารบน SharePoint ได้ เวิร์กสเปซเอกสารคือพื้นที่ที่แชร์ที่คุณสามารถทํางานร่วมกับสมาชิกในทีมคนอื่นๆ บนเวิร์กบุ๊กอย่างน้อยหนึ่งเวิร์กบุ๊ก

เมื่อคุณเข้าถึงเวิร์กสเปซเอกสาร Excel จะดาวน์โหลดข้อมูลจากไซต์เวิร์กสเปซเอกสารเพื่อให้ข้อมูลเกี่ยวกับไซต์นั้นแก่คุณ ข้อมูลนี้รวมถึง:

• ชื่อไซต์
• URL หรือที่อยู่ของไซต์
• ชื่อ ที่อยู่อีเมล และระดับสิทธิ์ของผู้ใช้ไซต์
• รายการเอกสาร งาน และข้อมูลอื่นๆ ที่พร้อมใช้งานจากไซต์

นอกจากนี้ Excel ยังจัดเก็บรายการไซต์เวิร์กสเปซเอกสารที่คุณเข้าชมบนคอมพิวเตอร์ของคุณในรูปแบบของคุกกี้อีกด้วย รายการนี้จะช่วยให้คุณมีการเข้าถึงด่วนไปยังไซต์ที่คุณเคยเยี่ยมชมมาก่อน Microsoft จะไม่เข้าถึงรายการไซต์ที่คุณได้เยี่ยมชม และไม่ถูกเปิดเผยบนอินเทอร์เน็ต เว้นเสียแต่ว่าคุณเลือกที่จะทําให้รายการนี้ใช้งานได้อย่างแพร่หลาย

บริการโทรสาร

บริการโทรสารจะทําให้คุณสามารถส่งโทรสารผ่านทางอินเทอร์เน็ต และจัดระเบียบโทรสารที่คุณส่งใน Microsoft Outlook ได้ เมื่อต้องการใช้บริการโทรสาร คุณต้องสมัครใช้บริการกับผู้ให้บริการโทรสาร ซึ่งแยกจากไมโครซอฟท์ ซึ่งเป็นผู้ให้บริการที่ประมวลผลโทรสารและส่งทางอินเทอร์เน็ต Microsoft จะไม่รวบรวมข้อมูลใดๆ ผ่านฟีเจอร์บริการโทรสาร

เมื่อคุณลงทะเบียนสําหรับบริการโทรสาร ผู้ให้บริการโทรสารจะสร้างแพคเกจการลงทะเบียนที่จัดเก็บโดยผู้ให้บริการโทรสารและ Excel แพคเกจประกอบด้วยที่อยู่ของเว็บไซต์ของผู้ให้บริการโทรสารและ "โทเค็น" ที่ยืนยันการเข้าถึงของคุณกับผู้ให้บริการโทรสาร เมื่อคุณส่งแฟกซ์จาก Excel แพคเกจการลงทะเบียนนี้จะถูกผนวกเข้ากับเอกสาร

คุณยังสามารถใช้บริการโทรสารเพื่อคํานวณราคาของโทรสารได้โดยไม่ต้องส่งโทรสารจริง ถ้าคุณเลือกที่จะคํานวณราคาของโทรสาร Excel จะใช้การเชื่อมต่อที่เข้ารหัสลับในการส่งโทเค็นการลงทะเบียนของคุณ หมายเลขโทรศัพท์ที่จะส่งโทรสาร และจํานวนหน้าของโทรสารไปยังผู้ให้บริการโทรสาร Microsoft ไม่ได้รับหรือจัดเก็บข้อมูลนี้

บริการวิจัย

Excel อนุญาตให้คุณร้องขอข้อมูลเกี่ยวกับคําหรือวลีจากผู้ให้บริการเนื้อหาระดับ Premium จํานวนหนึ่งได้ เมื่อคุณร้องขอการค้นหาคําหรือวลีเฉพาะ Excel จะใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อส่งข้อความที่คุณร้องขอ ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ที่คุณกําลังใช้ ตําแหน่งที่ติดตั้งระบบของคุณ และข้อมูลการอนุญาตจะระบุว่าคุณมีสิทธิ์ในการดาวน์โหลดข้อมูลการค้นคว้า ถ้าบริษัทอื่นต้องการ

Excel จะส่งข้อมูลนี้ไปยังบริการที่ให้บริการโดย Microsoft หรือผู้ให้บริการของบริษัทอื่นที่คุณเลือก บริการนี้จะส่งกลับข้อมูลเกี่ยวกับคําหรือวลีที่คุณร้องขอ

โดยส่วนใหญ่ ข้อมูลที่คุณได้รับจะมีลิงก์ที่เชื่อมโยงไปยังข้อมูลเพิ่มเติมจากเว็บไซต์ของบริการ ถ้าคุณคลิกลิงก์นี้ ผู้ให้บริการของบริการอาจเพิ่มคุกกี้ระบบของคุณเพื่อให้คุณระบุตัวตนของคุณสําหรับธุรกรรมในอนาคต ไมโครซอฟท์จะไม่รับผิดชอบข้อปฏิบัติด้านสิทธิ์ส่วนบุคคลของเว็บไซต์และบริการของบริษัทอื่น Microsoft ไม่ได้รับ หรือจัดเก็บข้อมูลใดๆ นี้เว้นแต่ว่าคุณมีคิวรีบริการที่ Microsoft เป็นเจ้าของ

คุณสามารถปิดการค้นคว้าและการอ้างอิง โดยทําดังต่อไปนี้:

บริการแปลภาษา

Excel ช่วยให้คุณสามารถแปลเอกสารทั้งหมดหรือบางส่วนของคุณได้ โดยใช้พจนานุกรมสองภาษาหรือการแปลภาษาด้วยเครื่อง คุณสามารถเลือกได้ว่าคุณต้องการแปลเอกสารของคุณอย่างไร

คุณสามารถเลือกหรือใส่คําหรือวลีที่คุณต้องการแปล หรือคุณสามารถเลือกที่จะแปลทั้งเอกสารได้ ในทั้งสองกรณี โดยการเลือกตัวเลือกการแปลที่เกี่ยวข้องในบานหน้าต่างการค้นคว้าและการอ้างอิง

ถ้าคุณเลือกหรือใส่คําหรือวลีที่คุณต้องการแปล วลีที่คุณใส่จะมีการเปรียบเทียบกับพจนานุกรมสองภาษา พจนานุกรมสองภาษาบางเล่มรวมอยู่ในซอฟต์แวร์ของคุณ และพจนานุกรมอื่นๆ พร้อมใช้งานจาก Office.com หากคําหรือวลีที่คุณป้อนไม่ได้อยู่ในพจนานุกรมสองภาษาที่รวมอยู่ในซอฟต์แวร์ของคุณ คําหรือวลีนั้นจะถูกส่งแบบไม่เข้ารหัสไปยังบริการแปลภาษาของ Microsoft หรือของบุคคลที่สาม

ถ้าคุณต้องการแปลทั้งเวิร์กบุ๊กของคุณ เวิร์กบุ๊กจะถูกส่งแบบไม่เข้ารหัสไปยังบริการแปลภาษาของ Microsoft หรือของบุคคลที่สาม เช่นเดียวกับข้อมูลใดๆ ที่ส่งแบบไม่เข้ารหัสลับผ่านอินเทอร์เน็ต คนอื่นอาจจะเห็นคํา วลี หรือเวิร์กบุ๊กที่คุณกําลังแปล

ถ้าคุณเลือกที่จะใช้พจนานุกรมเล่มใดเล่มหนึ่งที่มีให้ใช้งานบน Office.com หรือบริการแปลภาษาของบุคคลที่สาม Excel จะใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อส่งข้อความที่คุณร้องขอ ชนิดของซอฟต์แวร์ที่คุณมี และตําแหน่งที่ตั้งและภาษาของระบบที่คุณติดตั้ง สําหรับบริการแปลภาษาของบุคคลที่สาม Excel อาจส่งข้อมูลการรับรองความถูกต้องที่แคชไว้ก่อนหน้านี้ ซึ่งระบุว่าคุณได้ลงทะเบียนไว้ก่อนหน้านี้เพื่อเข้าถึงเว็บไซต์

SharePoint

Microsoft SharePoint มีไซต์เวิร์กสเปซที่แชร์บนเว็บ ที่ซึ่งคุณสามารถทํางานร่วมกันบนเอกสารหรือในการประชุมได้

เมื่อคุณเข้าถึงไซต์ SharePoint โดยใช้เว็บเบราว์เซอร์ของคุณ หรือโปรแกรมใดๆ ของ Office ไซต์นั้นจะบันทึกคุกกี้ลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ ถ้าคุณมีสิทธิ์ในการสร้างไซต์ย่อยใหม่บนไซต์นั้น เมื่อนำมารวมกัน คุกกี้เหล่านี้ก็จะประกอบขึ้นเป็นรายชื่อไซต์ที่คุณได้รับอนุญาต รายชื่อนี้จะมีการนำไปใช้โดยโปรแกรม Office หลายโปรแกรมเพื่อให้คุณมีการเข้าถึงด่วนไปยังไซต์ที่คุณเคยเยี่ยมชมมาก่อน

Microsoft จะไม่เข้าถึงรายการไซต์ที่คุณได้เยี่ยมชม และไม่ถูกเปิดเผยบนอินเทอร์เน็ต เว้นเสียแต่ว่าคุณเลือกที่จะทําให้รายการนี้ใช้งานได้อย่างแพร่หลาย

ใน SharePoint เมื่อคุณสร้างเว็บไซต์หรือรายการใหม่ หรือเพิ่มหรือเชิญบุคคลไปยังเว็บไซต์หรือรายการที่มีอยู่ ไซต์นั้นก็จะบันทึกรายการต่อไปนี้สําหรับแต่ละคน รวมถึง:

• ชื่อเต็ม
• ที่อยู่อีเมล

รหัสผู้ใช้จะมีการเพิ่มไปยังทุกองค์ประกอบที่คุณหรือผู้ใช้อื่นๆ ของไซต์ได้เพิ่มหรือปรับเปลี่ยนบนไซต์ เช่นเดียวกับเนื้อหาทั้งหมดบนไซต์ SharePoint ควรมีเฉพาะผู้ดูแลระบบและสมาชิกของไซต์นั้นเองเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลนี้ได้

องค์ประกอบทั้งหมดของไซต์ SharePoint จะประกอบด้วยเขตข้อมูลสองเขต: สร้างโดย และปรับเปลี่ยนโดย เขตข้อมูล สร้างโดย จะถูกกรอกด้วยชื่อผู้ใช้ของบุคคลที่สร้างองค์ประกอบคนแรก และวันที่ที่สร้างองค์ประกอบ เขตข้อมูล ปรับเปลี่ยนโดย จะกรอกชื่อผู้ใช้ของบุคคลที่ได้ปรับเปลี่ยนเวิร์กบุ๊กครั้งล่าสุด และวันที่ที่ถูกปรับเปลี่ยนครั้งล่าสุด

ผู้ดูแลระบบของเซิร์ฟเวอร์ซึ่งมีการโฮสต์ไซต์ SharePoint อยู่จะสามารถเข้าถึงข้อมูลบางอย่างจากไซต์เหล่านี้ได้ โดยสามารถนําไปใช้สําหรับการวิเคราะห์รูปแบบการใช้งานของไซต์และการปรับปรุงเปอร์เซ็นต์ของเวลาที่ไซต์พร้อมใช้งานได้ ข้อมูลนี้จะพร้อมใช้งานเฉพาะผู้ดูแลเซิร์ฟเวอร์เท่านั้น และไม่ได้แชร์กับไมโครซอฟท์ เว้นแต่ไมโครซอฟท์จะโฮสต์ไซต์ SharePoint อยู่ ข้อมูลที่จับภาพไว้โดยเฉพาะ ได้แก่ ชื่อ ที่อยู่อีเมล และสิทธิ์ของทุกคนที่สามารถเข้าถึงไซต์ได้

ผู้ใช้ทุกคนที่สามารถเข้าถึงไซต์ SharePoint ไซต์ใดไซต์หนึ่งอาจค้นหาและดูเนื้อหาทั้งหมดที่มีอยู่บนไซต์นั้นได้

การตรวจสอบ

Microsoft SharePoint มีฟีเจอร์การตรวจสอบที่ทําให้ผู้ดูแลระบบสามารถเก็บบันทึกเส้นทางการตรวจสอบที่เชื่อถือได้ว่าผู้ใช้ทํางานอย่างไรกับเนื้อหาบางอย่าง

เมื่อผู้ดูแลระบบ SharePoint เปิดใช้งานฟีเจอร์การตรวจสอบ เซิร์ฟเวอร์จะบันทึกการดําเนินการบางอย่างที่ทําโดยผู้ใช้ลงในฐานข้อมูลเนื้อหา SharePoint โดยอัตโนมัติ การดําเนินการเหล่านี้รวมถึงดู แก้ไข เช็คอิน และเช็คเอาท์ สําหรับแต่ละการดําเนินการที่บันทึกไว้ เซิร์ฟเวอร์จะบันทึกข้อมูลที่ระบุเกี่ยวกับไฟล์ การดําเนินการ และ SharePoint ID ของผู้ใช้ ไม่มีการส่งข้อมูลไปยัง Microsoft ที่เป็นส่วนหนึ่งของฟีเจอร์นี้

ฟีเจอร์นี้จะปิดอยู่ตามค่าเริ่มต้น และพร้อมใช้งานเฉพาะผู้ดูแลระบบของไซต์ SharePoint ที่จัดเก็บเนื้อหาเท่านั้น

การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีและการแจ้งเตือน

Excel มีความสามารถในการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีจากภายในโปรแกรม และยังสามารถรับการแจ้งเตือนเมื่อมีบุคคลออนไลน์อยู่ หรือเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงบางอย่างกับเวิร์กบุ๊กหรือเวิร์กสเปซที่แชร์

Excel สามารถใช้ไคลเอ็นต์ข้อความโต้ตอบแบบทันทีเพื่อให้คุณสามารถมองเห็นการแสดงตนออนไลน์ของบุคคลอื่น และส่งข้อความถึงพวกเขาได้ Excel มีตัวควบคุมเว็บที่อนุญาตให้แสดงการแสดงตัวด้วยข้อความโต้ตอบแบบทันทีภายในเว็บเพจ หน้า Microsoft SharePoint ใช้ตัวควบคุมนี้ เพจเหล่านี้จะไม่ส่งข้อมูลการแสดงตนกลับไปยังเว็บเซิร์ฟเวอร์

ตัวควบคุมเว็บนี้สามารถใช้เพื่อส่งข้อมูลการแสดงตนจากโปรแกรมข้อความโต้ตอบแบบทันทีของคุณไปยังเว็บเซิร์ฟเวอร์ ตามค่าเริ่มต้น ข้อมูลการแสดงตนสามารถส่งไปยังไซต์อินทราเน็ต ไซต์ที่เชื่อถือได้ และไซต์บนคอมพิวเตอร์เท่านั้น

รูปแบบไฟล์ใหม่

Excel จะใช้รูปแบบไฟล์ที่ยึดตาม XML รูปแบบไฟล์ XML เหล่านี้จะขยายได้ ซึ่งหมายความว่าผู้ใช้สามารถระบุเค้าร่างเพิ่มเติมหรือแท็กในไฟล์ Add-in หรือรหัสของบริษัทอื่นยังสามารถแนบข้อมูล Metadata เพิ่มเติมเหล่านี้รูปแบบไฟล์ XML ที่ไม่สามารถดูได้ใน Excel

คุณสามารถตรวจสอบ Metadata ที่ถูกเชื่อมโยงกับไฟล์ XML โดยการดูในตัวแสดงข้อความได้

ข้อคิดเห็น

ตามค่าเริ่มต้น ถ้าคุณบันทึกข้อคิดเห็นไปยังไฟล์ Excel จะเพิ่มชื่อย่อของคุณลงในแต่ละข้อคิดเห็น แล้วข้อมูลนี้ก็จะมีให้สำหรับผู้ใดก็ตามที่สามารถเข้าถึงไฟล์ของคุณได้

คุณสามารถเอาข้อมูลส่วนบุคคลของคุณออกจากข้อคิดเห็นเหล่านี้ โดยทําดังนี้

1. คลิกแท็บ ไฟล์
2. คลิก ข้อมูล
3. คลิก ตรวจหาปัญหา แล้วคลิก ตรวจสอบเอกสาร

ติดตามการเปลี่ยนแปลง

ตามค่าเริ่มต้น เมื่อคุณทําการเปลี่ยนแปลงไฟล์ที่มีฟีเจอร์การติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เปิดใช้งานอยู่ ชื่อผู้ใช้และ/หรือชื่อย่อของคุณจะถูกเก็บไว้ในเวิร์กบุ๊กและเชื่อมโยงกับการเปลี่ยนแปลงที่คุณทํา ข้อมูลนี้ รวมทั้งข้อความต้นฉบับ และตรวจทานแก้ไข จะพร้อมใช้งานสําหรับทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ของคุณ

หลังจากการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ได้รับการยอมรับหรือปฏิเสธแล้ว ชื่อของคุณจะถูกนําออก นอกจากนี้ คุณยังสามารถเอาข้อมูลส่วนบุคคลของคุณออกจากการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ได้ด้วยการทําดังต่อไปนี้

1. คลิกแท็บ ไฟล์
2. คลิก ข้อมูล
3. คลิก ตรวจหาปัญหา แล้วคลิก ตรวจสอบเอกสาร

ที่ที่อาจเก็บชื่อของคุณ

ในบางกรณี Excel จะจัดเก็บชื่อของคุณเพื่อให้คุณได้รับประสบการณ์การใช้งานที่ดียิ่งขึ้นเมื่อใช้ฟีเจอร์บางอย่าง ตัวอย่างเช่น ชื่อของคุณจะถูกจัดเก็บในตําแหน่งที่ตั้งเหล่านี้:

• เขตข้อมูล Author
• คุณสมบัติไฟล์ AuthorName

คุณสามารถเอาชื่อของคุณออกจากเขตข้อมูลและคุณสมบัติเหล่านี้ โดยทําดังต่อไปนี้:

1. คลิกแท็บ ไฟล์
2. คลิก ข้อมูล
3. คลิก ตรวจหาปัญหา แล้วคลิก ตรวจสอบเอกสาร

โซลูชัน Microsoft Office ที่สร้างโดยบริษัทอื่นอาจรวมชื่อของคุณหรือข้อมูลส่วนบุคคลอื่นๆ ไว้ในคุณสมบัติแบบกําหนดเองที่สัมพันธ์กับไฟล์ของคุณ

ถ้าคุณใช้ Microsoft Office Web Control, Microsoft Excel Data Access, DataCalc หรือฟีเจอร์อื่นๆ ที่ช่วยให้คุณสามารถเชื่อมต่อโดยตรงกับแหล่งข้อมูลอื่นได้ ข้อมูลการรับรองความถูกต้องของคุณ (ID ผู้ใช้และรหัสผ่าน) อาจถูกบันทึกไว้ภายในเวิร์กบุ๊กของคุณ เมื่อต้องการเปลี่ยนแปลงหรือลบข้อมูลการอนุญาตนี้ คุณจะต้องเปลี่ยนคุณสมบัติของการเชื่อมต่อโดยใช้วิธีที่เฉพาะเจาะจงกับวิธีการเชื่อมต่อ

ข้อมูลที่ซ่อนอยู่อื่น ๆ และ Metadata

ตามค่าเริ่มต้น ทุกไฟล์ที่บันทึกโดย Excel จะมีคุณสมบัติไฟล์ต่อไปนี้:

• ผู้เขียน
• Manager
• บริษัท
• บันทึกครั้งล่าสุดโดย
• ชื่อของผู้รีวิวเวิร์กบุ๊ก

นอกจากนี้ คุณสมบัติอื่นๆ อาจถูกบันทึกลงในไฟล์ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับฟีเจอร์หรือโซลูชันของบริษัทอื่นที่คุณใช้ ตัวอย่างเช่น ถ้าเวิร์กบุ๊กของคุณเป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์เอกสาร คุณสมบัติไฟล์เพิ่มเติมเพื่อติดตามเวิร์กโฟลว์จะถูกบันทึกไว้

แล้วข้อมูลนี้ก็จะมีให้สำหรับผู้ใดก็ตามที่สามารถเข้าถึงไฟล์ของคุณได้

คุณสามารถเอาชื่อของคุณออกจากคุณสมบัติเหล่านี้ โดยทําดังต่อไปนี้:

1. คลิกแท็บ ไฟล์
2. คลิก ข้อมูล
3. คลิก ตรวจหาปัญหา แล้วคลิก ตรวจสอบเอกสาร

ฟีเจอร์ตรวจสอบเอกสารยังสามารถใช้เพื่อนําข้อมูลชนิดอื่นๆ ที่อาจไม่พร้อมใช้งานในมุมมองทั้งหมดออกได้ เช่น ข้อคิดเห็นและการตรวจทานแก้ไข Microsoft ขอแนะนําให้เรียกใช้ ตรวจสอบเอกสาร บนเวิร์กบุ๊กที่คุณวางแผนจะทําให้พร้อมใช้งานแบบสาธารณะ

ข้อมูลที่ซ่อนอยู่และเมตาดาต้ายังสามารถรวมอยู่ในไฟล์ Microsoft Office ได้ด้วยการใช้โมเดลวัตถุ Microsoft Office ตัวอย่างเช่น คุณสามารถทําให้รูปภาพมองไม่เห็นได้ในโมเดลวัตถุของ Microsoft Office ซึ่งหมายความว่า คุณจะไม่สามารถมองเห็นรูปภาพได้เมื่อคุณเปิดไฟล์ แต่จะเก็บรูปภาพไว้ในไฟล์และสามารถมองเห็นได้ในภายหลัง

การบันทึกแมโคร

การบันทึกแมโครจะช่วยให้คุณสามารถบันทึกลําดับของการกระทําเพื่อให้คุณสามารถทําการกระทําซ้ําได้ในภายหลัง ถ้าคุณเลือกบันทึกแมโคร ชื่อผู้ใช้ของคุณจะถูกบันทึกเป็นข้อคิดเห็นในโค้ดเมื่อสร้างแมโครครั้งแรก You can manually remove your user name from these location.

ลายเซ็นดิจิทัล

ลายเซ็นดิจิทัลเป็นฟีเจอร์เสริมที่สามารถช่วยคุณรับรองความถูกต้องของข้อมูลเฉพาะตัวของบุคคลที่ส่งเวิร์กบุ๊กให้คุณ ลายเซ็นดิจิทัลเป็นค่าการเข้ารหัสลับที่ไม่ซ้ํากันของข้อมูลในเวิร์กบุ๊กที่คุณกําลังเซ็นชื่อ เมื่อคุณส่งเวิร์กบุ๊กที่มีลายเซ็นดิจิทัล ลายเซ็นจะถูกส่งไปยังผู้รับพร้อมกับข้อมูลในเวิร์กบุ๊กและใบรับรองดิจิทัลที่เชื่อถือได้จากคุณ (ผู้ส่ง) ใบรับรองดิจิทัลออกให้โดยผู้ออกใบรับรอง เช่น VeriSign และมีข้อมูลเพื่อรับรองความถูกต้องของผู้ส่งและตรวจสอบว่าเนื้อหาเดิมของเวิร์กบุ๊กไม่ถูกเปลี่ยนแปลง Excel อาจติดต่อผู้ออกใบรับรองทางออนไลน์โดยอัตโนมัติเพื่อตรวจสอบลายเซ็นดิจิทัล

เมื่อคุณเซ็นชื่อเวิร์กบุ๊ก คุณจะเห็นกล่องโต้ตอบที่แสดงข้อมูลที่รวมอยู่ในลายเซ็นดิจิทัล เช่น วันที่และเวลาของระบบของคุณ หมายเลขเวอร์ชันของระบบปฏิบัติการ หมายเลขเวอร์ชันของ Microsoft Office และหมายเลขเวอร์ชัน Excel

การจัดการสิทธิ์ในข้อมูล

การจัดการสิทธิ์ในข้อมูล (IRM) ช่วยให้คุณสามารถให้สิทธิ์ผู้ใช้หรือกลุ่มที่ระบุในการเข้าถึงและปรับเปลี่ยนเวิร์กบุ๊กได้ แม้จะมีความคล้ายคลึงกันบางประการ IRM ก็ไม่เหมือนกับการป้องกันเอกสาร IRM ทําให้คุณสามารถตั้งค่าสิทธิ์ให้กับทั้งเวิร์กบุ๊กสําหรับการดําเนินการที่เฉพาะเจาะจง เช่น การพิมพ์เอกสารหรือการส่งต่อเอกสารให้กับบุคคลอื่น รวมถึงการอ่านหรือการแก้ไขเวิร์กบุ๊ก

เมื่อคุณจัดเก็บเวิร์กบุ๊กที่เปิดใช้งาน IRM แล้ว Excel จะบันทึกรายการของผู้ใช้ทุกคนที่มีสิทธิ์ในเวิร์กบุ๊กนั้นและสิทธิ์ของพวกเขาคืออะไร ข้อมูลนี้จะถูกเข้ารหัสลับเพื่อให้เฉพาะเจ้าของเวิร์กบุ๊กเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลนี้ได้

นอกจากนี้ เวิร์กบุ๊กที่เปิดใช้งาน IRM ยังมีสิทธิ์การใช้งานเนื้อหา สิทธิ์การใช้งานเนื้อหาประกอบด้วยข้อมูลที่อยู่อีเมล สิทธิ์ และการรับรองความถูกต้อง ทุกครั้งที่ทุกคนพยายามเปิดเวิร์กบุ๊กที่เปิดใช้งาน IRM Excel จะตรวจสอบสิทธิ์การใช้งานเนื้อหาที่บันทึกไว้ในเวิร์กบุ๊กกับข้อมูลประจําตัวของผู้ใช้ ถ้าผู้ใช้ไม่เคยเปิดเวิร์กบุ๊กมาก่อน Excel จะติดต่อ IRM Server, ตรวจสอบข้อมูลประจําตัวของผู้ใช้, ดาวน์โหลดสิทธิ์การใช้งานเนื้อหาใหม่สําหรับผู้ใช้ (โดยที่ผู้ใช้มีสิทธิ์ที่จําเป็น) และบันทึกสิทธิ์การใช้งานเนื้อหานั้นลงในเวิร์กบุ๊ก

เจ้าของเวิร์กบุ๊กมีตัวเลือกในการหลีกเลี่ยงการบันทึกสิทธิ์การใช้งานเนื้อหาลงในเวิร์กบุ๊ก อย่างไรก็ตาม ถ้าสิทธิ์การใช้งานเนื้อหานี้ไม่ได้ถูกบันทึกลงในเวิร์กบุ๊ก Excel ต้องติดต่อเซิร์ฟเวอร์ IRM ทุกครั้งที่เปิดเวิร์กบุ๊ก ถ้า Excel ไม่ได้เชื่อมต่อกับเครือข่าย หรือไม่สามารถเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ IRM เวิร์กบุ๊กจะไม่สามารถเปิดได้

การป้องกันเวิร์กบุ๊ก

การป้องกันเวิร์กบุ๊กช่วยให้คุณสามารถป้องกันเวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณได้หลากหลายวิธี เช่น ให้สิทธิ์การแก้ไข แสดงความคิดเห็น หรืออ่านเวิร์กบุ๊กแก่ผู้ใช้เพียงบางรายเท่านั้น

เมื่อคุณใช้การป้องกันเวิร์กบุ๊ก คุณจะถูกขอให้ใส่ ID ผู้ใช้ ID ผู้ใช้เหล่านี้อาจอยู่ในรูปแบบของบัญชีผู้ใช้โดเมน Windows NT (ตัวอย่างเช่น DOMAIN\user name) หรือที่อยู่อีเมล Windows Live ID (ตัวอย่างเช่น ) someone@example.com ID ผู้ใช้เหล่านี้จะถูกจัดเก็บไว้เมื่อใดก็ตามที่คุณให้สิทธิ์ผู้ใช้ในการอ่านหรือเปลี่ยนแปลงช่วงของข้อความ

สามารถป้องกันเวิร์กบุ๊ก Excel ได้โดยไม่ต้องใช้รหัสผ่าน ถ้าคุณเลือกที่จะป้องกันเวิร์กบุ๊กโดยไม่มีรหัสผ่าน ทุกคนที่อ่านเวิร์กบุ๊กจะสามารถดู ID ผู้ใช้ของผู้ที่ได้รับสิทธิ์การเข้าถึง นอกจากนี้ ถ้าเวิร์กบุ๊กถูกบันทึกเป็น XML หรือ HTML ID ผู้ใช้จะพร้อมใช้งานสําหรับทุกคนที่อ่านไฟล์

ถ้าคุณต้องการจํากัดการเข้าถึง ID ผู้ใช้เพิ่มเติม คุณสามารถเลือกที่จะบันทึกไฟล์นี้ด้วยรหัสผ่านหรือด้วยการจัดการสิทธิ์ในข้อมูล (IRM) ซึ่งจะมีเพียงคุณและบุคคลอื่นที่ได้รับอนุญาตให้เข้าถึงเท่านั้นที่สามารถเห็น ID ผู้ใช้เหล่านี้

การตรวจสอบไฟล์ Office ล้มเหลว

เมื่อคุณเปิดไฟล์ Excel เวอร์ชันก่อนหน้าบางเวอร์ชันใน Microsoft Office การตรวจสอบความถูกต้องของไฟล์ Office จะตรวจสอบว่าโครงสร้างไฟล์ตรงกับข้อกําหนดจาก Microsoft สําหรับรูปแบบไฟล์นั้นหรือไม่ ถ้าไฟล์ไม่ผ่านการตรวจสอบความถูกต้องนี้ Microsoft Office จะเปิดไฟล์ในมุมมองที่ได้รับการป้องกัน

สําเนาของแต่ละไฟล์ที่ไม่ผ่านการตรวจสอบความถูกต้องไฟล์ Office จะถูกบันทึกลงในคอมพิวเตอร์ของคุณหลังจากที่คุณออกจาก Excel การรายงานข้อผิดพลาดของ Microsoft จะถามคุณเป็นระยะๆ ว่าคุณตกลงที่จะส่งสําเนาของไฟล์เหล่านี้ให้กับ Microsoft หรือไม่ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการรายงานข้อผิดพลาดของ Microsoft รวมถึงคําชี้แจงสิทธิส่วนบุคคลทั้งหมด โปรดดูคําชี้แจงสิทธิส่วนบุคคลของการรายงานข้อผิดพลาดของ Microsoft

การตรวจทานอัตโนมัติของ Office

Excel จะบันทึกสําเนาของเวิร์กบุ๊กของคุณโดยอัตโนมัติในขณะที่คุณแก้ไข วิธีนี้ช่วยให้คุณกู้คืนเวิร์กบุ๊กได้ถ้าคุณบังเอิญปิดเวิร์กบุ๊กโดยที่ไม่ได้บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ คุณสามารถเลือกที่จะไม่บันทึกสําเนาของเวิร์กบุ๊กโดยอัตโนมัติได้ โดยทําดังต่อไปนี้

คุณสามารถเข้าถึงและลบเวิร์กบุ๊กที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้ที่บันทึกไว้ล่าสุดได้โดยการคลิกแท็บ ไฟล์ คลิก ข้อมูล แล้วคลิกเวิร์กบุ๊กที่คุณต้องการภายใต้ เวอร์ชัน คุณสามารถเข้าถึงและลบเวอร์ชันที่ถูกบันทึกโดยอัตโนมัติล่าสุดสําหรับเวิร์กบุ๊กที่สร้างขึ้นใหม่ได้โดยการคลิกแท็บ ไฟล์ คลิก ข้อมูล คลิก จัดการเวอร์ชัน แล้วคลิก กู้คืนเวิร์กบุ๊กที่ไม่ได้บันทึก Excel จะลบเวิร์กบุ๊กที่บันทึกไว้โดยอัตโนมัติเป็นระยะๆ ถ้าคุณไม่เปิดและใช้งานเวิร์กบุ๊กนั้น สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู กู้คืนไฟล์ Office ของคุณ

ด้านบนของหน้า