การแปลงสมุดงาน Excel เป็นแม่แบบฟอร์ม InfoPath

บางองค์กรใช้เวิร์กบุ๊ก Microsoft Office Excel เป็นฟอร์มเพื่อรวบรวมข้อมูล โดยปกติแล้ว เวิร์กบุ๊กเหล่านี้จะมีเซลล์ว่างสําหรับผู้ใช้ในการใส่ข้อมูล คุณสามารถแปลงสมุดงานเป็นแม่แบบฟอร์ม Microsoft Office InfoPath ได้โดยใช้ตัวช่วยสร้างการนําเข้าใน InfoPath เมื่อแปลงเวิร์กบุ๊กเป็นเทมเพลตฟอร์ม ผู้ใช้ของคุณจะได้รับประโยชน์จากฟีเจอร์ InfoPath เช่น การตรวจสอบความถูกต้องของ Schema ตัวควบคุมแบบไดนามิก เช่น ส่วนการทําซ้ํา และตรรกะทางธุรกิจ เช่น การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล นอกจากนี้ คุณสามารถทําให้แม่แบบฟอร์มของคุณพร้อมใช้งานสําหรับผู้ชมที่กว้างขึ้นได้ด้วยการสร้างแม่แบบฟอร์มที่เปิดใช้งานสําหรับเบราว์เซอร์ เมื่อต้องการสร้างแม่แบบฟอร์มที่เปิดใช้งานสําหรับเบราว์เซอร์ คุณต้องประกาศแม่แบบฟอร์มที่เข้ากันได้กับเบราว์เซอร์ไปยังเซิร์ฟเวอร์ที่กําลังเรียกใช้ InfoPath Forms Services ฟอร์มที่ยึดตามแม่แบบฟอร์มที่เปิดใช้งานสําหรับเบราว์เซอร์สามารถกรอกได้โดยใช้เว็บเบราว์เซอร์

เมื่อคุณแปลงเวิร์กบุ๊ก Excel เป็นเทมเพลตฟอร์ม InfoPath โดยใช้การตั้งค่าเริ่มต้นในตัวช่วยสร้างการนําเข้า เทมเพลตฟอร์มที่เป็นผลลัพธ์จะมีเค้าโครงของเวิร์กบุ๊ก Excel นอกจากนี้ เซลล์ในเวิร์กบุ๊ก Excel ที่ตรงตามเงื่อนไขบางอย่างจะถูกแปลงเป็นตัวควบคุมกล่องข้อความโดยอัตโนมัติซึ่งผู้ใช้สามารถใส่ข้อมูลลงไปได้ ตัวอย่างเช่น ถ้าเซลล์ถูกจัดรูปแบบให้แสดงเส้นขอบทุกด้าน เซลล์นั้นจะถูกแปลงเป็นตัวควบคุมกล่องข้อความในเทมเพลตฟอร์มที่เป็นผลลัพธ์ ถ้าคุณตัดสินใจที่จะไม่ใช้การตั้งค่าเริ่มต้นในตัวช่วยสร้างการนําเข้า คุณสามารถเลือกที่จะรวมเฉพาะเค้าโครงเมื่อคุณนําเข้าเวิร์กบุ๊ก Excel หรือแปลงเฉพาะเซลล์บางชนิดเป็นตัวควบคุมได้

บทความนี้จะอธิบายแนวคิดและกระบวนการพื้นฐานสําหรับการแปลงเวิร์กบุ๊ก Excel เป็นเทมเพลตฟอร์ม InfoPath รวมถึงฟีเจอร์และการตั้งค่าที่ไม่ได้รับการสนับสนุนในกระบวนการแปลง

ในบทความนี้

• เกี่ยวกับการแปลงสมุดงาน Excel เป็นแม่แบบฟอร์ม InfoPath
• คุณลักษณะและการตั้งค่าที่ไม่ได้รับการสนับสนุนอย่างสมบูรณ์ในระหว่างการแปลง
• การแปลงสมุดงาน Excel เป็นแม่แบบฟอร์ม InfoPath

เกี่ยวกับการแปลงสมุดงาน Excel เป็นแม่แบบฟอร์ม InfoPath

เมื่อคุณแปลงเวิร์กบุ๊ก Excel เป็นเทมเพลตฟอร์ม InfoPath เวิร์กบุ๊กจะถูกใช้เหมือนกับพิมพ์เขียวเพื่อสร้างเทมเพลตฟอร์มใหม่ โครงสร้างตารางของเวิร์กบุ๊กจะถูกสร้างใหม่เป็นตารางเค้าโครงในเทมเพลตฟอร์ม ถ้าคุณเลือกที่จะรวมเซลล์ที่ใช้เพื่อรวบรวมข้อมูลเมื่อคุณแปลงเวิร์กบุ๊ก ตัวควบคุมกล่องข้อความจะถูกเพิ่มไปยังเทมเพลตฟอร์มในเซลล์ตารางเค้าโครงที่สอดคล้องกับตําแหน่งที่ตั้งของเขตข้อมูลในเวิร์กบุ๊ก ขนาดและตําแหน่งของเซลล์ที่สนับสนุน เส้นขอบเซลล์ และการแรเงา และเซลล์ที่ผสานหรือแยกจะถูกเก็บรักษาไว้ในเทมเพลตฟอร์มที่เป็นผลลัพธ์

ถ้าเวิร์กบุ๊กของคุณมีหลายเวิร์กชีต ข้อมูลและการจัดรูปแบบบนเวิร์กชีตแรกจะถูกเพิ่มลงในมุมมองเริ่มต้นในเทมเพลตฟอร์มใหม่ และเวิร์กชีตเพิ่มเติมจะถูกแปลงเป็นมุมมองที่สอดคล้องกันในเทมเพลตฟอร์ม ชื่อของแต่ละมุมมองเพิ่มเติมจะตรงกับชื่อของเวิร์กชีต

เพื่อให้เข้าใจความสัมพันธ์ระหว่างเวิร์กบุ๊กที่คุณแปลงโดยใช้ตัวช่วยสร้างการนําเข้า InfoPath และเทมเพลตฟอร์มที่เป็นผลลัพธ์ให้ดียิ่งขึ้น ให้สมมติว่าคุณเป็นตัวแทนประกันภัยที่มีเวิร์กบุ๊กชื่อ Claims.xls ที่มีสองเวิร์กชีต เวิร์กชีตแรกจะมีชื่อว่า หน้าแรก และเวิร์กชีตที่สองคือ Automobile ในบรรดาคอลัมน์บนแต่ละแผ่นงานจะมีส่วนหัวของคอลัมน์ คือ ชนิด, คําอธิบาย, จํานวนเงินกู้ และ ราคาซื้อ คอลัมน์ยอดเงินกู้และราคาซื้อบนแต่ละแผ่นงานถูกจัดรูปแบบเพื่อใช้ชนิดข้อมูลสกุลเงิน ส่วนหัวของคอลัมน์ทั้งหมดจะถูกจัดรูปแบบเป็นข้อความสีน้ําเงินตัวหนา เวิร์กชีต หน้าแรก มีสูตรเพื่อคํานวณกําหนดการการตัดจําหน่าย เซลล์เดียวที่นําการจัดรูปแบบเส้นขอบไปใช้ในทุกด้านจะใช้เพื่อใส่ชื่อของลูกค้า

ถ้าคุณใช้ตัวช่วยสร้างการนําเข้าเพื่อแปลง Claims.xls เป็นแม่แบบฟอร์ม ให้คุณสร้างเทมเพลตฟอร์มที่เรียกว่า Claims.xsn

แม่แบบฟอร์มใหม่นี้มีสองมุมมอง มุมมองเริ่มต้นที่เรียกว่า หน้าแรก (ค่าเริ่มต้น) จะมีเค้าโครงและการจัดรูปแบบจากเวิร์กชีต หน้าแรก มุมมองที่สองซึ่งเรียกว่า รถยนต์ จะมีเค้าโครงและการจัดรูปแบบจากเวิร์กชีต Automobile มุมมองแต่ละมุมมองมีตารางที่มีส่วนหัวของคอลัมน์ ชนิด, คําอธิบาย, จํานวนเงินกู้ และ ราคาซื้อ ที่จัดรูปแบบด้วยข้อความสีน้ําเงินตัวหนาเช่นเดียวกับในเวิร์กบุ๊กต้นฉบับ อย่างไรก็ตาม ฟีเจอร์บางอย่างอาจแตกต่างกันในเทมเพลตฟอร์มที่เป็นผลลัพธ์ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าที่คุณเลือกในตัวช่วยสร้างการนําเข้า:

• ถ้าคุณใช้ตัวช่วยสร้างการนําเข้าเพื่อแปลง Claims.xls เป็นแม่แบบฟอร์มโดยการรักษาเค้าโครงไว้เท่านั้น เทมเพลตฟอร์มที่เป็นผลลัพธ์จะมีเค้าโครงตารางที่สอดคล้องกับตารางในเวิร์กบุ๊ก Excel แม่แบบฟอร์มไม่มีตัวควบคุมกล่องข้อความใดๆ

• ถ้าคุณใช้ตัวช่วยสร้างการนําเข้าเพื่อนําเข้า Claims.xls ทั้งสองอย่างโดยการรักษาเค้าโครงและโดยการแปลงเซลล์เป็นตัวควบคุม เทมเพลตฟอร์มที่เป็นผลลัพธ์มีตารางเสริมแถว เซลล์ที่ตรงตามเงื่อนไขบางอย่าง เช่น เซลล์ที่มีการจัดรูปแบบเส้นขอบที่นําไปใช้ในทุกด้าน และเซลล์ที่มีหรืออ้างอิงสูตรสําหรับการคํานวณกําหนดการการลดค่า จะถูกแปลงเป็นตัวควบคุมกล่องข้อความ

  หมายเหตุ

  แม้ว่าเซลล์ที่มีหรือสูตรการอ้างอิงจะถูกแปลงเป็นตัวควบคุมกล่องข้อความ แต่สูตรจะไม่ถูกเก็บรักษาไว้ในเทมเพลตฟอร์มที่เป็นผลลัพธ์ คุณต้องสร้างฟังก์ชันการทํางานที่สูตรมีให้โดยใช้คุณลักษณะที่เหมาะสมใน InfoPath

ด้านบนของหน้า

คุณลักษณะและการตั้งค่าที่ไม่ได้รับการสนับสนุนอย่างสมบูรณ์ในระหว่างการแปลง

การตั้งค่าและการจัดรูปแบบบางอย่างในเวิร์กบุ๊ก Excel ไม่ได้รับการสนับสนุนโดย InfoPath เมื่อคุณแปลงสมุดงานที่มีการตั้งค่าดังกล่าวอยู่ ตัวอย่างเช่น ถ้าเวิร์กบุ๊กของคุณมีส่วนหัวที่มีรูปอยู่ รูปนั้นจะไม่ถูกเก็บรักษาไว้ในเทมเพลตฟอร์ม InfoPath ที่เป็นผลลัพธ์ เนื่องจาก InfoPath ไม่สนับสนุนรูปในหัวกระดาษและท้ายกระดาษ

ต่อไปนี้คือรายการของคุณลักษณะและการตั้งค่าที่ไม่ถูกเก็บรักษาไว้เมื่อคุณแปลงสมุดงาน Excel เป็นแม่แบบฟอร์ม InfoPath:

• เซลล์ที่มีการจัดรูปแบบ "ย่อให้พอดี"
• รูปพื้นหลังของเซลล์
• รูปแบบพื้นหลังของเซลล์
• การไล่ระดับสีของเซลล์
• การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
• การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
• สูตร
• แมโคร
• การตั้งค่าการพิมพ์ (รวมถึงการปรับขนาดกระดาษ A4, ขาวดํา, จัดกึ่งกลางบนหน้ากระดาษ, หมายเลขหน้าแรก, ลําดับหน้ากระดาษ, รูปภาพ, พิมพ์เส้นตาราง, คุณภาพการพิมพ์, ส่วนหัวของแถวและคอลัมน์, แถวและคอลัมน์บนทุกหน้า, มาตราส่วน และตั้งค่าพื้นที่พิมพ์)
• การจัดแนวข้อความแนวตั้ง
• แถวที่แคบกว่าความสูงของฟอนต์เริ่มต้น 10pt
• อักษรศิลป์

รายการต่อไปนี้อธิบายฟีเจอร์และการตั้งค่าที่ได้รับการสนับสนุนบางส่วนเมื่อคุณแปลงเวิร์กบุ๊ก Excel เป็นเทมเพลตฟอร์ม InfoPath:

เซลล์ที่มีการจัดรูปแบบข้อมูล สไตล์หรือสีที่นําไปใช้กับเซลล์ที่มีการจัดรูปแบบข้อมูลจะไม่ถูกแปลง ตัวอย่างเช่น ถ้าเซลล์ถูกจัดรูปแบบให้แสดงจํานวนลบเป็นข้อความสีแดง ค่าตัวเลขจะถูกแปลง แต่การจัดรูปแบบข้อความสีแดงจะไม่ถูกแปลง

ไฮเปอร์ลิงก์ที่อ้างอิงโพรโทคอลที่ไม่ได้รับการสนับสนุน ไฮเปอร์ลิงก์ทั้งหมดจะถูกแปลง แต่ถ้าไฮเปอร์ลิงก์ใช้โพรโทคอลอื่นที่ไม่ใช่ http:, https:, ftp: หรือ mailto: ไฮเปอร์ลิงก์จะไม่ทํางานเมื่อผู้ใช้คลิกลิงก์

การจัดแนวและการจัดรูปแบบหัวกระดาษและท้ายกระดาษ หัวกระดาษหรือท้ายกระดาษในเวิร์กบุ๊ก Excel สามารถมีส่วนซ้าย ตรงกลาง และขวาได้ ข้อมูลเหล่านี้จะถูกเชื่อมเข้าด้วยกันเมื่อนําเข้าไปยัง InfoPath ตัวอย่างเช่น เวิร์กบุ๊กที่มีส่วนหัวด้านซ้ายที่มีชื่อ "Wendy Wheeler" ส่วนหัวตรงกลางที่มีชื่อเรื่อง "รายงานสถานะ" และส่วนหัวด้านขวาที่มีวันที่ "13 ตุลาคม 2007" จะถูกแปลงเป็นเทมเพลตฟอร์ม InfoPath ที่มีส่วนหัวเดี่ยวที่มีข้อความต่อไปนี้: "Wendy WheelerStatus ReportOctober 13, 2007" ถ้ามีเพียงส่วนเดียวในส่วนหัวหรือส่วนท้ายของเวิร์กบุ๊กที่มีข้อความ ข้อความผลลัพธ์ในเทมเพลตฟอร์มจะถูกจัดแนวให้สอดคล้องกัน ตัวอย่างเช่น ถ้าเฉพาะส่วนขวาของส่วนหัวเท่านั้นที่มีข้อความในเวิร์กบุ๊ก ข้อความที่สอดคล้องกันในเทมเพลตฟอร์มจะถูกจัดชิดขวา มิฉะนั้น ข้อความหัวกระดาษหรือท้ายกระดาษทั้งหมดจะถูกจัดชิดซ้ายเมื่อนําเข้า การตั้งค่าฟอนต์ที่นําไปใช้กับส่วนหัวหรือส่วนท้ายแรกในเวิร์กบุ๊กจะถูกนําไปใช้กับหัวกระดาษหรือท้ายกระดาษทั้งหมดในเทมเพลตฟอร์ม InfoPath ที่เป็นผลลัพธ์

การแปลงฟอนต์ แม้ว่า InfoPath จะนําเข้าฟอนต์จากเวิร์กบุ๊กเมื่อสร้างเทมเพลตฟอร์มใหม่ แต่ถ้าฟอนต์ในเวิร์กบุ๊กไม่พร้อมใช้งานบนคอมพิวเตอร์ที่คุณนําเข้า ฟอนต์สํารองจะถูกเลือกสําหรับเทมเพลตฟอร์มโดยอัตโนมัติ

เซลล์ที่ผสานโดยนัย ใน Excel ถ้าคุณพิมพ์ข้อความมากกว่าที่จะพอดีกับเซลล์ปัจจุบัน ข้อความจะปรากฏที่ด้านบนของเซลล์ที่ตามมาราวกับว่าเซลล์ถูกผสาน InfoPath ไม่สนับสนุนคุณลักษณะนี้ ถ้าเซลล์ที่ถูกแปลงมีข้อความมากกว่าความกว้างของเซลล์ที่สามารถรองรับได้ ข้อความจะตัดไปยังบรรทัดถัดไปใน InfoPath เพื่อป้องกันเหตุการณ์นี้ ก่อนที่คุณจะนําเข้าเวิร์กบุ๊กของคุณ ให้เลือกเซลล์และเซลล์ที่ตามมาจํานวนมากเท่าที่จําเป็นเพื่อใส่ข้อความ และผสานเซลล์เพื่อให้ข้อความพอดีกับเซลล์ที่ผสาน

รายงาน PivotTable รายงาน PivotTable จะถูกแปลงเป็นตารางเค้าโครง

ตารางที่มีขนาดใหญ่มาก InfoPath สนับสนุนตารางที่มีความกว้างไม่เกิน 63 คอลัมน์ และยาว 999 แถว ถ้าเวิร์กบุ๊ก Excel เกินขีดจํากัดเหล่านี้ เฉพาะ 63 คอลัมน์แรกและ 999 แถวแรกเท่านั้นที่จะถูกแปลง

ด้านบนของหน้า

การแปลงสมุดงาน Excel เป็นแม่แบบฟอร์ม InfoPath

1. บนเมนู ไฟล์ ให้คลิก นําเข้าฟอร์ม

2. ในกล่องโต้ตอบ ตัวช่วยสร้างการนําเข้า ให้คลิก ตัวนําเข้า InfoPath สําหรับเวิร์กบุ๊ก Excel แล้วคลิก ถัดไป

3. คลิก เรียกดู

4. ค้นหาและคลิกเวิร์กบุ๊ก Excel ที่คุณต้องการแปลง แล้วคลิก เปิด

5. เมื่อต้องการเปลี่ยนลักษณะการทํางานเริ่มต้นในการนําเข้า ให้คลิก ตัวเลือก แล้วเลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ

6. คลิก เสร็จสิ้น

   หมายเหตุ

   องค์ประกอบเค้าโครงหรือตัวควบคุมบางอย่างอาจไม่ปรากฏตามที่คุณคาดไว้ในแม่แบบฟอร์ม InfoPath ที่เป็นผลลัพธ์ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเค้าโครงและความซับซ้อนของเวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณ ดังนั้น คุณอาจจําเป็นต้องปรับเปลี่ยนแม่แบบฟอร์มใหม่ของคุณหลังจากที่คุณแปลง

ด้านบนของหน้า