การกําหนดค่าข้อมูลการตรวจสอบสําหรับไซต์คอลเลกชัน

1. คลิก การตั้งค่า แล้วคลิก การตั้งค่าไซต์ ถ้าคุณไม่เห็น การตั้งค่าไซต์ ให้คลิก ข้อมูลไซต์ แล้วคลิก ดูการตั้งค่าไซต์ทั้งหมด บางหน้าอาจกําหนดให้คุณเลือก เนื้อหาของไซต์ แล้วเลือก การตั้งค่าไซต์

2. ถ้าคุณไม่ได้อยู่ที่รากของไซต์คอลเลกชันของคุณ ภายใต้ การดูแลไซต์คอลเลกชัน ให้เลือก ไปที่การตั้งค่าไซต์ระดับบนสุด

   หมายเหตุ: ส่วน การดูแลไซต์คอลเลกชัน จะไม่พร้อมใช้งานถ้าคุณไม่มีสิทธิ์ที่จําเป็น

3. บนหน้า การตั้งค่าไซต์ ภายใต้ การดูแลไซต์คอลเลกชัน ให้เลือก การตั้งค่าการตรวจสอบไซต์คอลเลกชัน

   

4. บนหน้า กําหนดค่าการตั้งค่าการตรวจสอบ ในส่วน การตัดแต่งบันทึกการตรวจสอบ ให้ตั้งค่า ตัดแต่งบันทึกการตรวจสอบสําหรับไซต์นี้โดยอัตโนมัติหรือไม่ เป็น ใช่

   หมายเหตุ: สําหรับ SharePoint

   • การตัดแต่งไม่ได้รับการสนับสนุนสําหรับ SharePoint

   • เราไม่รองรับการเลือกเหตุการณ์ที่ต้องการแก้ไขอีกต่อไป โปรดดูเอกสาร นี้สําหรับรายการเหตุการณ์ที่ตรวจสอบทั้งหมด

5. อีกทางหนึ่งคือ ระบุจํานวนวันของข้อมูลบันทึกการตรวจสอบที่จะเก็บไว้ SharePoint Server ไม่มีขีดจํากัด

   หมายเหตุ: การตั้งค่าเริ่มต้นสําหรับการรักษาข้อมูลบันทึกการตรวจสอบไว้คือศูนย์วัน ซึ่งหมายความว่าถ้าคุณไม่ระบุระยะเวลาการเก็บข้อมูลอื่น รายการบันทึกการตรวจสอบทั้งหมดจะถูกลบเมื่อสิ้นเดือน คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่านี้เพื่อเก็บรายการบันทึกการตรวจสอบไว้ได้นานขึ้น ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณระบุ 30 วัน ข้อมูลบันทึกการตรวจสอบที่สร้างขึ้นในเดือนกันยายนจะไม่ถูกลบจนถึงสิ้นเดือนตุลาคม เมื่อต้องการเก็บรักษาข้อมูลบันทึกการตรวจสอบ คุณยังสามารถบันทึกลงในรายงานบันทึกการตรวจสอบก่อนที่จะตัดแต่งบันทึกการตรวจสอบได้

6. คุณยังสามารถระบุไลบรารีเอกสารเพื่อบันทึกรายงานบันทึกการตรวจสอบก่อนที่จะตัดแต่งบันทึกการตรวจสอบ ตั้งค่าตัวเลือกนี้ถ้าคุณต้องการเข้าถึงข้อมูลบันทึกการตรวจสอบ โดยใช้รายงานบันทึกการตรวจสอบหลังจากตัดแต่งบันทึกการตรวจสอบแล้ว

7. เลือก ตกลง

1. เลือก การตั้งค่า > การตั้งค่าไซต์ ถ้าคุณไม่เห็น การตั้งค่าไซต์ ให้เลือก ข้อมูลไซต์ แล้วเลือก ดูการตั้งค่าไซต์ทั้งหมด บางหน้าอาจกําหนดให้คุณเลือก เนื้อหาของไซต์ แล้วเลือก การตั้งค่าไซต์

2. ถ้าคุณไม่ได้อยู่ที่รากของไซต์คอลเลกชันของคุณ ภายใต้ การดูแลไซต์คอลเลกชัน ให้เลือก ไปที่การตั้งค่าไซต์ระดับบนสุด

   หมายเหตุ: ส่วน การดูแลไซต์คอลเลกชัน จะไม่พร้อมใช้งานถ้าคุณไม่มีสิทธิ์ที่จําเป็น คุณต้องเป็นสมาชิกของกลุ่มผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันเริ่มต้นหรือผู้ดูแลระบบฟาร์ม

3. บนหน้า การตั้งค่าไซต์ ภายใต้ การดูแลไซต์คอลเลกชัน ให้เลือก การตั้งค่าการตรวจสอบไซต์คอลเลกชัน

   

4. บนหน้า กําหนดค่าการตั้งค่าการตรวจสอบ ในส่วน เอกสารและรายการและรายการ ไลบรารี และไซต์ ให้เลือกเหตุการณ์ที่คุณต้องการตรวจสอบ แล้วเลือก ตกลง

เหตุการณ์ใดที่คุณตรวจสอบขึ้นอยู่กับความต้องการในการตรวจสอบของคุณ ตัวอย่างเช่น การปฏิบัติตามกฎข้อบังคับมักจะมีข้อกําหนดเฉพาะที่จะกําหนดเหตุการณ์ที่คุณจําเป็นต้องตรวจสอบ เราขอแนะนําให้คุณตรวจสอบเฉพาะเหตุการณ์ที่จําเป็นเพื่อตอบสนองความต้องการของคุณเท่านั้น นอกจากนี้ การตรวจสอบที่ไม่จําเป็นอาจส่งผลต่อประสิทธิภาพและด้านอื่นๆ ของไซต์คอลเลกชันของคุณ

เหตุการณ์ที่ได้รับการตรวจสอบแล้วจะถูกบันทึกในรายงานการตรวจสอบที่ยึดตาม Microsoft Excel 2013 และพร้อมใช้งานจากหน้ารายงานการตรวจสอบ คุณยังสามารถสร้างรายงานแบบกําหนดเองที่มีจํานวนเหตุการณ์เหล่านี้ในช่วงวันที่ที่ระบุ ภายในพื้นที่ที่ระบุของไซต์คอลเลกชัน หรือถูกกรองสําหรับผู้ใช้แต่ละราย คุณไม่สามารถปรับเปลี่ยนเหตุการณ์ได้เมื่อบันทึกแล้ว แต่ผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันสามารถลบรายการออกจากบันทึกการตรวจสอบและกําหนดค่าการตัดแต่งข้อมูลบันทึกการตรวจสอบโดยอัตโนมัติได้

บันทึกการตรวจสอบจะจับข้อมูลต่อไปนี้สําหรับเหตุการณ์ที่ถูกเลือกให้ได้รับการตรวจสอบ:

• ไซต์ที่มีการสร้างเหตุการณ์

• รหัสสินค้า ชนิด ชื่อ และสถานที่เก็บ

• รหัสผู้ใช้ที่เชื่อมโยงกับเหตุการณ์

• ชนิดเหตุการณ์ วันที่ เวลา และแหล่งข้อมูล

• การดําเนินการที่กระทํากับรายการ

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของข้อมูลในรายงานบันทึกการตรวจสอบการลบ ด้วยรายงานนี้ คุณสามารถกําหนดได้ว่าใครเป็นผู้ลบและคืนค่าข้อมูลระหว่างไซต์คอลเลกชัน คุณสามารถใช้ฟีเจอร์ของ Excel เพื่อกรอง เรียงลําดับ และวิเคราะห์ข้อมูลได้

เมื่อคุณเลือกเหตุการณ์เพื่อตรวจสอบสําหรับไซต์คอลเลกชัน รายงานจะตรวจสอบทุกรายการในไซต์คอลเลกชันทุกครั้งที่เหตุการณ์เกิดขึ้น การตรวจสอบอาจสร้างเหตุการณ์การตรวจสอบจํานวนมาก สร้างบันทึกการตรวจสอบขนาดใหญ่ที่สามารถเติมฮาร์ดไดรฟ์ ส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพและแง่มุมอื่น ๆ ของไซต์คอลเลกชัน

เมื่อต้องการจัดการขนาดของรายงานบันทึกการตรวจสอบ คุณสามารถกําหนดค่ารายงานให้ตัดแต่งโดยอัตโนมัติ และเก็บถาวรหรือไม่ก็ได้ ข้อมูลบันทึกการตรวจสอบปัจจุบันในไลบรารีเอกสารก่อนที่ข้อมูลจะถูกตัดแต่ง กําหนดการสําหรับการตัดแต่งบันทึกการตรวจสอบได้รับการกําหนดค่าโดยผู้ดูแลเซิร์ฟเวอร์ของคุณในการดูแลจากศูนย์กลาง ค่าเริ่มต้นคือสิ้นเดือน

เมื่อต้องการดูรายงานบันทึกการตรวจสอบ:

1. คลิก การตั้งค่า แล้วคลิก การตั้งค่าไซต์ ถ้าคุณไม่เห็น การตั้งค่าไซต์ ให้คลิก ข้อมูลไซต์ แล้วคลิก ดูการตั้งค่าไซต์ทั้งหมด บางหน้าอาจกําหนดให้คุณเลือก เนื้อหาของไซต์ แล้วเลือก การตั้งค่าไซต์

   หมายเหตุ: ส่วน การดูแลไซต์คอลเลกชัน จะไม่พร้อมใช้งานถ้าคุณไม่มีสิทธิ์ที่จําเป็น คุณต้องเป็นสมาชิกของกลุ่มผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันเริ่มต้นหรือผู้ดูแลระบบฟาร์ม

2. คลิก รายงานบันทึกการตรวจสอบ ในส่วน การดูแลไซต์คอลเลกชัน

3. เลือกรายงานที่คุณต้องการบนหน้า ดูรายงานการตรวจสอบ

4. พิมพ์ URL หรือ เรียกดูไลบรารีที่คุณต้องการบันทึกรายงาน แล้วเลือก ตกลง

5. บนหน้า การดําเนินการเสร็จสมบูรณ์ ให้เลือก คลิกที่นี่เพื่อดูรายงานนี้ ถ้าคุณได้รับข้อผิดพลาด อาจเป็นเพราะไม่ได้เปิดใช้งานบันทึกการตรวจสอบหรือไม่มีข้อมูลที่จะแสดง

   หมายเหตุ: 

   • อย่างน้อยต้องติดตั้ง Excel เวอร์ชัน 2013 เพื่อดูรายงานบันทึกการตรวจสอบโดยการคลิก คลิกที่นี่เพื่อดูรายงานนี้

   • อีกวิธีหนึ่งคือ ถ้าเปิดเอกสารในเบราว์เซอร์สําหรับไลบรารี ให้ไปที่ไลบรารีที่คุณบันทึกรายงานบันทึกการตรวจสอบ ชี้ไปที่รายงานบันทึกการตรวจสอบ เลือกลูกศรลง แล้วเลือก ดูในเบราว์เซอร์

คุณสามารถใช้ฟีเจอร์ Excel มาตรฐานเพื่อจํากัดรายงานให้แคบลงตามข้อมูลที่คุณต้องการได้ บางวิธีที่คุณสามารถวิเคราะห์และดูข้อมูลบันทึกรวมถึง:

• การกรองรายงานบันทึกการตรวจสอบสําหรับไซต์ที่ระบุ

• การกรองรายงานบันทึกการตรวจสอบสําหรับช่วงวันที่ที่ระบุ

• การเรียงลําดับรายงานบันทึกการตรวจสอบ

• การระบุว่าใครเป็นผู้อัปเดตเนื้อหา

• การระบุว่าเนื้อหาใดที่ถูกลบแต่ไม่คืนค่า

• การดูการเปลี่ยนแปลงสิทธิ์บนรายการ