การกําหนดและดูนโยบายการเก็บข้อมูลในข้อความอีเมล

เกี่ยวกับนโยบายการเก็บข้อมูล

องค์กรสามารถสร้างนโยบายการเก็บข้อมูลเริ่มต้นสําหรับรายการจดหมายทั้งหมดในกล่องจดหมาย Exchange Server หรือ Microsoft 365 นโยบายเฉพาะสําหรับโฟลเดอร์เริ่มต้น เช่น กล่องจดหมายเข้าแบบร่างรายการที่ส่งรายการที่ถูกลบ และอีเมลขยะ หรือสร้างนโยบายการเก็บข้อมูลที่ผู้ใช้สามารถนําไปใช้กับโฟลเดอร์หรือแต่ละรายการได้ Exchange Server หรือผู้ดูแลระบบ Microsoft 365 สามารถกําหนดค่าตัวเลือกเหล่านี้ทั้งหมดหรือรวมกันได้

เป็นเรื่องง่ายกว่าที่จะกําหนดนโยบายการเก็บข้อมูลตามแต่ละโฟลเดอร์แทนที่จะกําหนดทีละรายการให้กับแต่ละข้อความ อย่างไรก็ตาม แม้ว่านโยบายการเก็บข้อมูลจะถูกกําหนดให้กับโฟลเดอร์ คุณสามารถเลือกหนึ่งหรือหลายข้อความ แล้วกําหนดนโยบายอื่นให้กับข้อความเหล่านั้นเท่านั้น นโยบายที่กําหนดให้กับข้อความจะมีความสําคัญเหนือกว่านโยบายโฟลเดอร์ใดๆ ที่สืบทอดมา

การกำหนดนโยบายการเก็บข้อมูลให้กับโฟลเดอร์อีเมล

1. ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์จดหมายเพื่อแสดงเมนูทางลัด แล้วเลือก คุณสมบัติ

2. เลือกแท็บ นโยบาย แล้วเลือก นโยบายโฟลเดอร์ ของคุณ ตามค่าเริ่มต้น โฟลเดอร์จะใช้นโยบายใดๆ ที่ได้กําหนดให้กับโฟลเดอร์แม่อยู่แล้วโดยอัตโนมัติ
   

การกำหนดนโยบายการเก็บข้อมูลให้กับข้อความอีเมล

1. ในรายการข้อความอีเมล ให้เลือกข้อความอีเมล

   เคล็ดลับ: เมื่อต้องการเลือกมากกว่าหนึ่งข้อความ ให้กด CTRL ค้างไว้ขณะที่คุณเลือกแต่ละข้อความ

2. จาก Ribbon ให้เลือก กําหนดนโยบาย
   
   

3. นโยบายการเก็บข้อมูลสําหรับข้อความจะปรากฏในส่วนหัวในบานหน้าต่างการอ่านภายใต้ชื่อผู้รับและมีวันหมดอายุ

คำสั่ง กำหนดนโยบาย หายไปบน Ribbon

ถ้าคําสั่ง กําหนดนโยบาย หายไปจาก Ribbon คําสั่งอาจอยู่ในเมนูที่ล้นออก เลือกจุดสามจุดที่ด้านขวาของ Ribbon และคุณควรเห็น กําหนดนโยบาย นอกจากนี้ อาจเป็นไปได้ว่าผู้ดูแลระบบ Exchange Server หรือผู้ดูแลระบบ Microsoft 365 ของคุณไม่ได้เปิดใช้งานนโยบายการเก็บข้อมูลและการเก็บถาวรสําหรับบัญชีของคุณ หรือคุณไม่ได้ใช้สิทธิ์การใช้งาน Outlook ที่มีฟีเจอร์นี้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ข้อกําหนดสิทธิ์การใช้งานสําหรับ Archive ส่วนบุคคลและนโยบายการเก็บข้อมูล

นำนโยบายการเก็บข้อมูลออก

เมื่อคุณนำนโยบายการเก็บข้อมูลออกจากข้อความอีเมล นโยบายโฟลเดอร์จะถูกนำไปใช้กับรายการ ถ้ามีการกำหนด

1. ในรายการข้อความอีเมล ให้เลือกข้อความอีเมล

2. จาก Ribbon ให้เลือก กําหนดนโยบาย

3. ภายใต้ นโยบายการเก็บข้อมูล ให้คลิก ใช้นโยบายโฟลเดอร์

นโยบายการเก็บข้อมูลสําหรับข้อความจะปรากฏในส่วนหัวในบานหน้าต่างการอ่านภายใต้ชื่อผู้รับและมีวันหมดอายุ