การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติระหว่าง Microsoft Forms และ Excel ผ่าน Power Automate

บทนำ

คู่มือนี้จะแนะนําคุณเกี่ยวกับขั้นตอนการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติระหว่าง Microsoft Forms และ Excel โดยใช้ Power Automate เวิร์กโฟลว์สามารถเพิ่มข้อมูลการตอบกลับ Forms ไปยังไฟล์ Excel ที่กําหนดไว้ล่วงหน้าได้โดยอัตโนมัติ

ข้อกำหนดเบื้องต้น

ก่อนที่คุณจะเริ่ม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีสิ่งต่อไปนี้:

• บัญชี Microsoft 365 ที่มีสิทธิ์เข้าถึง Microsoft Forms และ Excel (ตรวจสอบคําอธิบายบริการ Microsoft 365)

• เข้าถึง Power Automate (ตรวจสอบ การให้สิทธิ์การใช้งาน Power Automate สําหรับสิทธิ์การใช้งานที่มีเมล็ดของ Power Automate สําหรับบัญชี Microsoft 365)

คําแนะนําทีละขั้นตอน

1. สร้างฟอร์ม Microsoft ของคุณ

ในการเริ่มต้น คุณจะต้องมี Microsoft Form ที่รวบรวมข้อมูลที่คุณต้องการทําให้เป็นอัตโนมัติ ปฏิบัติตามขั้นตอนต่อไปนี้:

• ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Microsoft 365 ของคุณ และนําทางไปยัง Microsoft Forms

• สร้างฟอร์มและออกแบบฟอร์มของคุณโดยการเพิ่มคําถามและการกําหนดค่าตามต้องการ

2. ตั้งค่าสเปรดชีต Excel ของคุณ

จากนั้น เตรียมสเปรดชีต Excel เพื่อจัดเก็บข้อมูลที่รวบรวมจากฟอร์มของคุณ ดังนี้

• เปิด Excel แล้วสร้างเวิร์กบุ๊กใหม่หรือใช้เวิร์กบุ๊กที่มีอยู่

• ติดป้ายชื่อคอลัมน์ให้ตรงกับเขตข้อมูลในฟอร์ม Microsoft ของคุณ ตัวอย่างเช่น ถ้าฟอร์มของคุณรวบรวมชื่อและที่อยู่อีเมล คอลัมน์ของคุณอาจมีป้ายชื่อ "ชื่อ" และ "อีเมล"

• บันทึกเวิร์กบุ๊กไปยัง OneDrive หรือ SharePoint เพื่อให้สามารถเข้าถึงได้โดย Power Automate

ถ้าคุณมีไฟล์ Excel ที่ลิงก์กับฟอร์มอยู่แล้ว (ผ่าน "เปิดผลลัพธ์ใน Excel" จากหน้าผลลัพธ์ Forms) คอลัมน์จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ คุณสามารถปรับคอลัมน์ได้ตามต้องการ

3. สร้างโฟลว์ใหม่ใน Power Automate

ตอนนี้ คุณจะสร้างโฟลว์ใน Power Automate เพื่อลิงก์ฟอร์มของคุณไปยังสเปรดชีต Excel ของคุณ:

• เปิดและลงชื่อเข้าใช้ Power Automate

• และคลิก "สร้าง" ในเมนูด้านซ้ายมือ

• เลือก "โฟลว์ระบบคลาวด์อัตโนมัติ" และตั้งชื่อให้กับโฟลว์ของคุณ (เช่น "แบบฟอร์มไปยัง Excel Automation")

• ในส่วน "เลือกทริกเกอร์ของโฟลว์ของคุณ" ให้ค้นหาและเลือก "Microsoft Forms"

• เลือก "เมื่อมีการส่งการตอบกลับใหม่" เป็นทริกเกอร์

4. กําหนดค่าทริกเกอร์

ถัดไป คุณจะกําหนดค่าทริกเกอร์เพื่อระบุการตอบกลับฟอร์มที่ควรทริกเกอร์โฟลว์:

• จากรายการดรอปดาวน์ ให้เลือกฟอร์มที่มีข้อมูลที่คุณต้องการทําให้เป็นอัตโนมัติ ถ้าฟอร์มของคุณไม่ปรากฏ ให้วาง ID ฟอร์มจาก URL ของฟอร์มเพื่อเพิ่มฟอร์ม

• คลิก "ขั้นตอนใหม่" เพื่อดําเนินการต่อ

5. เพิ่มการกระทําเพื่อรับการตอบกลับฟอร์ม

หลังจากตั้งค่าทริกเกอร์แล้ว ให้เพิ่มการกระทําเพื่อเรียกใช้การตอบกลับฟอร์ม:

• ค้นหา "Microsoft Forms" และเลือก "รับรายละเอียดการตอบกลับ"

• เลือกฟอร์มของคุณจากรายการดรอปดาวน์

• ในเขตข้อมูล "รหัสการตอบกลับ" ให้เลือก "ID การตอบกลับ" จากกล่องเนื้อหาแบบไดนามิก

6. เพิ่มการกระทําเพื่อเติมสเปรดชีต Excel

ในตอนนี้ คุณจะตั้งค่าการกระทําเพื่อเขียนการตอบกลับฟอร์มลงในสเปรดชีต Excel ของคุณ:

• คลิก "ขั้นตอนใหม่" และค้นหา "Excel Online (ธุรกิจ)"

• เลือก "เพิ่มแถวลงในตาราง"

• เลือกตําแหน่งที่ตั้งของไฟล์ Excel ของคุณ (OneDrive หรือ SharePoint) เลือกไลบรารีเอกสาร และนําทางไปยังไฟล์ที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้

• เลือกตารางภายในสเปรดชีตของคุณที่คุณต้องการแทรกข้อมูลฟอร์ม

• แม็ปฟิลด์จากแบบฟอร์มของคุณกับคอลัมน์ในตาราง Excel ของคุณโดยการเลือกเนื้อหาแบบไดนามิกสําหรับแต่ละคอลัมน์

• บันทึกโฟลว์

7.ทดสอบการไหลของคุณ

ก่อนที่จะเสร็จสิ้น การทดสอบโฟลว์ของคุณจึงเป็นสิ่งสําคัญเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการทํางานได้อย่างถูกต้อง:

• ส่งคําตอบทดสอบไปยังฟอร์ม Microsoft ของคุณ

• นําทางไปยัง Power Automate และตรวจสอบประวัติโฟลว์เพื่อดูว่าทํางานสําเร็จหรือไม่

• เปิดไฟล์ Excel ของคุณเพื่อตรวจสอบว่าข้อมูลได้รับการบันทึกอย่างถูกต้อง

เคล็ดลับการแก้ไขปัญหา

ถ้าคุณพบปัญหา ให้พิจารณาขั้นตอนการแก้ไขปัญหาเหล่านี้:

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเชื่อมต่อทั้งหมด (Microsoft Forms, Excel และ Power Automate) ได้รับการรับรองความถูกต้องและมีสิทธิ์ที่จําเป็น

• ตรวจสอบอีกครั้งว่าตาราง Excel ของคุณถูกจัดรูปแบบเป็นตาราง (ใช้ "จัดรูปแบบเป็นตาราง" ใน Excel)

• ตรวจทานการแมปเนื้อหาแบบไดนามิกเพื่อให้แน่ใจว่าเขตข้อมูลทั้งหมดสอดคล้องกันอย่างถูกต้อง

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์ Excel ไม่มีการเชื่อมต่อการซิงค์ข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อหลีกเลี่ยงข้อมูลที่ซ้ํากัน