การทบทวนใน Microsoft Whiteboard

1. ทีมแสดงข้อเสนอแนะอย่างตรงไปตรงมาได้  

การประชุมตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังจะเชิญสมาชิกทีมทุกคนให้แชร์ข้อมูลเชิงลึกของตนเมื่อสรุปเป้าหมาย มีอะไรดำเนินไปได้ด้วยดีบ้าง มีอะไรดำเนินไปได้ไม่ดีนักบ้าง เราสามารถปรับปรุงอะไรได้บ้าง การตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังควรให้โอกาสทุกคนได้ใช้ไวท์บอร์ดเพื่อแชร์ความคิดเห็นของตน สนับสนุนให้ทีมของคุณแสดงออกอย่างตรงไปตรงมา และถามคำถามเพื่อหาสาเหตุ  

2. พูดคุยทั้งเรื่องดี เรื่องแย่ และเรื่องที่รับไม่ได้ 

แม้ว่าการจดจ่ออยู่กับงานและมุ่งเน้นไปที่การทำงานให้เสร็จอย่างเดียวจะเป็นเรื่องง่าย แต่บางครั้งเราก็ลืมนึกถึงวิธีการทำงานให้เสร็จด้วย มักมีบางอย่างอยู่เบื้องหลังที่อาจทำให้ผู้คนเกิดความตึงเครียด และไม่ใช่ว่าทุกกระบวนการจะมีประสิทธิภาพตามที่ตั้งใจไว้ เมื่อได้รับข้อคิดเห็นประเภทนี้ในการตรวจสอบโครงการย้อนหลัง ทีมควรจะต้องจัดการกับความท้าทายเหล่านี้และทำงานร่วมกันเพื่อค้นหาแนวทางแก้ไขที่ดีที่สุด  

3. ยกระดับการทำงานร่วมกันของคุณ  

กำหนดความถี่ในการดำเนินการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังเป็นประจำภายในทีมของคุณ ยิ่งทีมประเมินกระบวนการและดำเนินการปรับปรุงที่จำเป็นมากเท่าใด ผลลัพธ์ก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น ยังมีอีกหลายวิธีในการดำเนินการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลัง เราสนับสนุนให้ทีมใช้วิธีการต่างๆ เพื่อให้การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างสดใหม่และมีประสิทธิผล  

เตรียมบอร์ดล่วงหน้า

1. จัดกำหนดการประชุม Microsoft Teams 

2. นําทางไปยังการประชุม Teams แล้วเลือก Whiteboard จากรายการที่ด้านบนของการประชุม  นอกจากนั้นยังทำได้โดยสร้างไวท์บอร์ดและแชร์ลิงก์ในแอป Whiteboard สำหรับ Windows หรือในเบราว์เซอร์ที่ whiteboard.office.com

3. ในแผงสร้าง ให้เลือก เทมเพลต > การตรวจสอบข้อมูลย้อนหลัง แล้วเลือกเทมเพลต

4. เพิ่มเป้าหมายสำหรับเซสชัน จากนั้นติดป้ายชื่อทุกอย่างให้เหมาะสม

5. แชร์ลิงก์ไปยังบอร์ดได้หากมีผู้อื่นช่วยคุณจัดเตรียม 

ระหว่างเซสชัน

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมทุกคนมีลิงก์การประชุม Teams

2. เมื่อเริ่มการประชุมแล้ว ให้แชร์ไวท์บอร์ดจากถาดแชร์ หรือส่งลิงก์ไปยังบอร์ดจากแอป Whiteboard หรือจาก whiteboard.office.com

3. แนะนำเป้าหมายของเซสชัน และทำให้แน่ใจว่าทุกคนคุ้นเคยกับการใช้ Whiteboard

4. พิจารณาว่าคุณต้องการจัดระเบียบเซสชันอย่างไร (เช่น สีบันทึกย่อช่วยเตือนเฉพาะสำหรับบุคคลใดบุคคลหนึ่ง การตอบสนองเฉพาะที่แสดงถึงแนวคิดต่างๆ เป็นต้น)

5. ในระหว่างการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลัง ส่งเสริมให้ทุกคนใช้บันทึกย่อช่วยเตือนและมีการตอบสนอง 

6. ใช้ฟีเจอร์ "ยกมือ" ใน Teams เพื่อจัดระเบียบลำดับที่ผู้เข้าร่วมจะพูด

7. ตรวจดูเวลาอยู่เสมอเพื่อให้แน่ใจว่าเซสชันนี้เป็นไปตามแผน

หลังเซสชัน

1. ส่งข้อความถึงผู้เข้าร่วมพร้อมลิงก์ไปยังไวท์บอร์ดเพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ หรือเตือนผู้เข้าร่วมว่าสามารถเข้าถึงบอร์ดได้ในตัวเลือกบอร์ด Whiteboard ของตนเอง

2. หากคุณต้องการส่งภาพรวมสรุปของบอร์ด คุณสามารถส่งออกภาพ PNG เพื่อแชร์ให้ผู้อื่นได้จากเมนูการตั้งค่า

3. โยกย้ายงานขั้นตอนต่อไปยังเครื่องมือติดตามที่คุณเลือก เพื่อดำเนินการและวัดความคืบหน้า

ไม่มีเวลาว่างให้ทุกคนมารวมตัวกันใช่ไหม ดำเนินเซสชันแบบอะซิงโครนัส

1. เปิดไวท์บอร์ดใหม่และเลือกเทมเพลตการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังที่เหมาะสม

2. เขียนคําแนะนําที่ชัดเจนไว้บนไวท์บอร์ด

3. หากจำเป็น ให้สร้างคำอธิบายเพื่อกำหนดว่าสีบันทึกย่อช่วยเตือนหรือการตอบสนองแต่ละอย่างนั้นหมายถึงอะไรบนบอร์ด

4. แชร์ไวท์บอร์ดด้วยลิงก์ผ่าน Microsoft Teams หรืออีเมล และระบุวันครบกำหนดสำหรับการเสนอข้อคิดเห็น

5. ส่งออกรูปภาพ PNG ของบอร์ดจากเมนูการตั้งค่ เพื่อแชร์สรุปผลการค้นพบกับทีม

หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดในการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลัง 

1. สมาชิกในทีมทุกคนสามารถดำเนินการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้

2. กำหนดเวลาดำเนินการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังเมื่อบรรลุเป้าหมายแต่ละครั้ง 

3. การหยั่งเสียงย้อนหลังควรเป็นโอกาสที่จะพูดคุยเกี่ยวกับความเป็นจริงอย่างเปิดเผยโดยไม่ต้องกลัวคําพิพากษา 

4. เป้าหมายหลักของการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลัง คือ การปิดประชุมด้วยการทดลองปรับปรุงที่จะทดสอบในเป้าหมายที่จะเกิดขึ้นต่อไป ตัวอย่างเช่น:

• ทดสอบเครื่องมือการทำงานร่วมกันใหม่เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของการประชุมกับสมาชิกในทีมระยะไกล 

• ปรับปรุงประสิทธิภาพของการปรับปรุงรายการงานค้างของผลิตภัณฑ์ 

• ปรับขีดจำกัดแบนด์วิดท์ของทีมเพื่อให้สอดคล้องกับความพร้อมของสมาชิกในทีมระหว่างเป้าหมายยิ่งขึ้น (เช่น หากจัดสรรเวลาไม่เพียงพอสำหรับการแก้ไขจุดบกพร่องหรือปัญหาที่เข้ามาอย่างเร่งด่วน)