เมื่อคุณใช้เวิร์กบุ๊กในเบราว์เซอร์ คุณกําลังดูข้อมูลที่เป็นข้อมูลภายในหรือภายนอก ข้อมูลดั้งเดิมจะถูกจัดเก็บโดยตรงในเวิร์กบุ๊ก และไม่จําเป็นต้องมีการเชื่อมต่อข้อมูลภายนอก ข้อมูลภายนอกจะถูกเก็บไว้ที่อื่น เช่น บนเซิร์ฟเวอร์ และจําเป็นต้องเชื่อมต่อกับฐานข้อมูลภายนอก
จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณรีเฟรชข้อมูลภายนอก
1. มีบางคนเริ่มต้นการดําเนินการรีเฟรชเพื่อรับข้อมูลล่าสุด
2. การเชื่อมต่อถูกสร้างไปยังแหล่งข้อมูลภายนอกที่ใช้ในเวิร์กบุ๊ก
3. เวิร์กบุ๊กจํานวนมากมีการเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลหลายแหล่ง เช่น คิวบ์ที่อยู่ใน SQL Server Analysis Services ตารางที่เก็บอยู่ใน SQL Server ข้อมูลที่พร้อมใช้งานผ่านตัวดึงข้อมูล OData และอื่นๆ
4. ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการเชื่อมต่อข้อมูลและวิธีการกําหนดค่าสภาพแวดล้อม เวิร์กบุ๊กจะอัปเดตเพื่อแสดงข้อมูลล่าสุด
สำคัญ
คุณอาจหรือไม่สามารถรีเฟรชข้อมูลในเวิร์กบุ๊กที่คุณกําลังดูในหน้าต่างเบราว์เซอร์ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการกําหนดค่าสภาพแวดล้อมของคุณ ตัวอย่างเช่น ความสามารถในการรีเฟรชข้อมูลภายนอกจะขึ้นอยู่กับการกําหนดค่า Excel Services เป็นส่วนใหญ่ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ติดต่อผู้ดูแลระบบ SharePoint
การรีเฟรชข้อมูลในโหมดมุมมองและโหมดแก้ไข
ถ้าคุณกําลังดูเวิร์กบุ๊กในหน้าต่างเบราว์เซอร์ และคุณต้องการรีเฟรชข้อมูล โดยทั่วไปแล้วคุณสามารถทําได้ในโหมดใดโหมดหนึ่งจากสองโหมด ได้แก่ โหมดมุมมองหรือโหมดแก้ไข
การกําหนดตัวเลือกการรีเฟรชข้อมูลใน Excel
คุณต้องใช้ Excel เพื่อกําหนดการเชื่อมต่อข้อมูลภายนอกสําหรับเวิร์กบุ๊ก คุณไม่สามารถกําหนดการตั้งค่าดังกล่าวขณะดูเวิร์กบุ๊กในหน้าต่างเบราว์เซอร์ได้ การตั้งค่าที่คุณระบุโดยใช้ Excel จะถูกรักษาไว้เมื่อคุณประกาศเวิร์กบุ๊กไปยังไลบรารี SharePoint
เมื่อต้องการระบุตัวเลือกการรีเฟรชข้อมูล ให้เลือกปุ่ม คุณสมบัติ สําหรับการเชื่อมต่อข้อมูลเฉพาะใน Excel ตารางต่อไปนี้มีคําอธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับตัวเลือกการรีเฟรชข้อมูลต่างๆ ที่คุณสามารถเลือกได้
| ตัวเลือกรีเฟรช | คำอธิบาย |
|---|---|
| รีเฟรชทุกๆ __ นาที | ตัวเลือกนี้ทําให้เวิร์กบุ๊กพยายามรีเฟรชข้อมูลในช่วงเวลาที่คุณระบุ (เป็นนาที) |
| รีเฟรชข้อมูลเมื่อเปิดไฟล์ | ตัวเลือกนี้ทําให้เวิร์กบุ๊กพยายามรีเฟรชข้อมูลโดยอัตโนมัติเมื่อเปิดเวิร์กบุ๊ก |
| รีเฟรชการเชื่อมต่อนี้เมื่อรีเฟรชทั้งหมด | เมื่อเลือกตัวเลือกนี้ ตัวเลือกนี้จะรีเฟรชข้อมูลเมื่อคุณหรือผู้ใช้อื่นคลิกปุ่ม รีเฟรชทั้งหมด เมื่อไม่ได้เลือก ตัวเลือกนี้ป้องกันไม่ให้การเชื่อมต่อนี้รีเฟรชข้อมูลเมื่อคุณหรือผู้อื่นคลิกปุ่ม รีเฟรชทั้งหมด การทําเช่นนี้มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการรีเฟรชข้อมูล เช่น ข้อผิดพลาดการหมดเวลาของการเชื่อมต่อเฉพาะใน Excel Services |
สิ่งที่ต้องทําถ้าการรีเฟรชข้อมูลล้มเหลว
การรีเฟรชข้อมูลอาจไม่เกิดขึ้น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการกําหนดค่าสภาพแวดล้อมของคุณ ตัวอย่างเช่น ถ้ามีคนสร้างเวิร์กบุ๊กที่ใช้การเชื่อมต่อข้อมูลภายนอกที่ปลอดภัยไปยังเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กร การเชื่อมต่อข้อมูลเหล่านั้นอาจไม่ทํางานใน Microsoft 365 ถ้าคุณพบสถานการณ์ที่คุณไม่สามารถรีเฟรชข้อมูลในหน้าต่างเบราว์เซอร์ได้ ให้ลองเปิดเวิร์กบุ๊กใน Excel
คุณยังสามารถติดต่อผู้ดูแลระบบ SharePoint ได้ด้วย