การวางแผนโครงการใน Microsoft Whiteboard

เตรียมไวท์บอร์ดของคุณล่วงหน้า

ต่อไปนี้เป็นคําแนะนําบางอย่างสําหรับการเตรียมไวท์บอร์ดของคุณให้พร้อมก่อนการประชุม:

• สร้างไวท์บอร์ดใหม่จากหน้าจอตัวเลือกบอร์ด

• ในแผงสร้าง ให้เลือกเทมเพลต > การวางแผนโครงการ

• เลือกเทมเพลตที่เหมาะกับความต้องการของคุณมากที่สุด ตัวอย่างเช่น เลือกเทมเพลตการยืนประชุมรายวันเพื่อติดตามภาระงานและงานประจําวัน  หรือเลือกการเริ่มต้นโครงการถ้าคุณต้องการกําหนดเป้าหมายระยะยาวของทีมของคุณ

• ปรับแต่งเทมเพลตให้เหมาะกับความต้องการของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเพิ่มบันทึกย่อเพิ่มเติม เปลี่ยนสี หรือเพิ่มลูกศรไฮไลต์ได้

• อัปโหลดรูปภาพหรือเอกสารที่เกี่ยวข้องในรูปแบบ PDF

• เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม ให้ดู ฟีเจอร์และฟังก์ชันการทํางานของ Whiteboard

เมื่อบอร์ดของคุณพร้อมแล้ว คุณสามารถส่งลิงก์ไปยังทีมของคุณได้

ควบคุมการประชุม

เมื่อการประชุมเริ่มต้น ให้ทําตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อแชร์บอร์ดของคุณ:

• เลือกไอคอน แชร์ ในถาดแชร์ของการประชุม

• ในส่วนไวท์บอร์ด ให้เลือก Microsoft Whiteboard

มุมมองตัวเลือกบอร์ดจะเปิดขึ้น คุณสามารถเลือกบอร์ดที่คุณเตรียมไว้แล้วจากรายการหรือเริ่มบอร์ดใหม่

ต่อไปนี้คือฟีเจอร์ Whiteboard เพิ่มเติมบางอย่างที่คุณสามารถใช้เมื่อเป็นผู้นําการประชุม: 

• ดึงดูดความสนใจของทีมของคุณด้วยเครื่องมือตัวชี้แบบเลเซอร์

• ใช้เครื่องมือเน้นข้อความหรือรูปร่างลูกศรเพื่อเน้นแนวคิดหลัก

• เพิ่มบันทึกย่อช่วยเตือนใหม่เพื่อติดตามการอภิปราย

ให้ทีมของคุณมีส่วนร่วม

เตือนทีมของคุณว่าพวกเขาสามารถใช้เครื่องมือต่อไปนี้เพื่อทํางานร่วมกันแบบเรียลไทม์:

• เพิ่มบันทึกย่อช่วยเตือนเพื่อติดตามแนวคิดใหม่ๆ

• ใช้การตอบสนองบนบันทึกย่อช่วยเตือน เช่น เครื่องหมายถูกหรือหน้ายิ้มเพื่อโหวตไอเดียต่างๆ

• วาดบนกระดานหรือเขียนบันทึกย่อด้วยลายมือด้วยเครื่องมือการใช้หมึก

• อัปโหลดรูปภาพ รวมถึงรูปในคลังจาก Bing

เคอร์เซอร์สำหรับการทำงานร่วมกันทำให้ง่ายต่อการติดตามว่าผู้เข้าร่วมประชุมคนใดกำลังทำการเปลี่ยนแปลงใดบ้าง

นําแผนของคุณไปดําเนินการ

ต่อไปนี้เป็นคําแนะนําบางส่วนสําหรับการติดตามหลังจากการประชุมเพื่อแจ้งให้ทีมของคุณทราบ:

• ส่งข้อความถึงผู้เข้าร่วมที่มีผลลัพธ์และการติดตามผลใดๆ คุณยังสามารถใส่ลิงก์ไปยังไวท์บอร์ดได้ด้วย

• เตือนผู้เข้าร่วมประชุมว่าพวกเขาสามารถค้นหาไวท์บอร์ดในตัวเลือกบอร์ดของพวกเขาได้

• ส่งภาพรวมของไวท์บอร์ดที่เสร็จแล้วให้กับใครก็ตามที่พลาดการประชุม เลือก ส่งออกรูป จากเมนูการตั้งค่า

• เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม ให้ดู ทํางานบนไวท์บอร์ดต่อหลังจากการประชุม

เรียกใช้เซสชันที่วางแผนไว้เป็นประจำ

ถ้าคุณต้องการจัดการประชุมที่วางแผนไว้เป็นประจํา ให้ทําดังต่อไปนี้: