การสร้างและนำนโยบายการจัดการข้อมูลไปใช้

การเปิดใช้งานฟีเจอร์นโยบายไซต์จะช่วยให้ผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันสามารถกําหนดกําหนดการการเก็บข้อมูลที่จะนําไปใช้กับไซต์และเนื้อหาทั้งหมดของไซต์ได้ เมื่อต้องการเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้:

1. ไปที่โฮมเพจของไซต์คอลเลกชันที่คุณต้องการเปิดใช้งานฟีเจอร์นโยบายไซต์

   ไปที่ การตั้งค่า, การตั้งค่าไซต์

2. ภายใต้ การดูแลไซต์คอลเลกชัน ให้เลือก ฟีเจอร์ของไซต์คอลเลกชัน

3. เลื่อนไปที่ นโยบายไซต์ ทางด้านขวา ถ้าคุณไม่เห็น ใช้งานอยู่ ให้เลือก เปิดใช้งาน

เมื่อต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่านโยบายข้อมูลถูกนําไปใช้กับเอกสารบางชนิดภายในไซต์คอลเลกชันทั้งหมด ให้พิจารณาการสร้างนโยบายที่ระดับไซต์คอลเลกชัน แล้วนํานโยบายไปใช้กับชนิดเนื้อหาในภายหลัง นโยบายเหล่านี้เรียกว่านโยบายไซต์คอลเลกชัน

1. ไปที่ การตั้งค่า, การตั้งค่าไซต์

2. บนหน้า การตั้งค่าไซต์ ในรายการ การดูแลไซต์คอลเลกชัน ให้คลิก นโยบายไซต์คอลเลกชัน

3. บนหน้า นโยบายไซต์คอลเลกชัน ให้คลิก สร้าง

4. พิมพ์ชื่อและคําอธิบายสําหรับนโยบาย แล้วเขียนคําชี้แจงนโยบายโดยย่อซึ่งจะอธิบายให้ผู้ใช้ทราบว่านโยบายนั้นมีไว้เพื่ออะไร คําสั่งนโยบายสามารถมีอักขระได้สูงสุด 512 ตัว

5. ดู สร้างนโยบายสําหรับชนิดเนื้อหา ภายหลังในบทความนี้ เพื่อเรียนรู้วิธีการตั้งค่าฟีเจอร์ที่คุณต้องการเชื่อมโยงกับนโยบาย

6. คลิก ตกลง เพื่อกลับไปยังหน้า นโยบายไซต์คอลเลกชัน

การเพิ่มนโยบายการจัดการข้อมูลให้กับชนิดเนื้อหาทําให้การเชื่อมโยงฟีเจอร์นโยบายกับรายการหรือไลบรารีหลายรายการเป็นเรื่องง่าย คุณสามารถเลือกที่จะเพิ่มนโยบายการจัดการข้อมูลที่มีอยู่ลงในชนิดเนื้อหา หรือสร้างนโยบายเฉพาะให้กับชนิดเนื้อหาแต่ละชนิดได้

คุณยังสามารถเพิ่มนโยบายการจัดการข้อมูลลงในชนิดเนื้อหาที่เฉพาะเจาะจงสําหรับรายการได้ ซึ่งมีผลจากการนํานโยบายไปใช้กับข้อมูลในรายการที่กําลังใช้ชนิดเนื้อหาเท่านั้น

1. ไปที่ การตั้งค่า, การตั้งค่าไซต์

2. บนหน้า การตั้งค่าไซต์ ในส่วน แกลเลอรีเว็บ Designer ให้คลิก ชนิดเนื้อหาของไซต์

3. บนหน้า การตั้งค่าชนิดเนื้อหาของไซต์ ให้เลือกชนิดเนื้อหาที่คุณต้องการเพิ่มนโยบาย

4. บนหน้า ชนิดเนื้อหาของไซต์ ในส่วน การตั้งค่า ให้คลิก การตั้งค่านโยบายการจัดการข้อมูล

5. บนหน้า การตั้งค่านโยบายการจัดการข้อมูล ให้เลือก กําหนดนโยบาย แล้วคลิก ตกลง

6. บนหน้า แก้ไขนโยบาย ให้พิมพ์ชื่อและคําอธิบายสําหรับนโยบาย แล้วเขียนคําอธิบายสั้นๆ ที่อธิบายเกี่ยวกับนโยบายสําหรับผู้ใช้ คําอธิบายสามารถมีความยาวได้ถึง 512 อักขระ

7. ในส่วนถัดไป ให้เลือกฟีเจอร์ของนโยบายแต่ละรายการที่คุณต้องการเพิ่มลงในนโยบายการจัดการข้อมูลของคุณ

8. เมื่อต้องการระบุระยะเวลาการเก็บข้อมูลสําหรับเอกสารและรายการที่อยู่ภายใต้นโยบายนี้ ให้คลิก เปิดใช้งานการเก็บข้อมูล แล้วระบุระยะเวลาการเก็บข้อมูลและการกระทําที่คุณต้องการให้เกิดขึ้นเมื่อรายการหมดอายุ

   เมื่อต้องการระบุระยะเวลาการเก็บข้อมูล

   					1.	คลิก เพิ่มขั้นตอนการเก็บข้อมูลสําหรับระเบียน...
   					2.	เลือกตัวเลือกระยะเวลาการเก็บข้อมูลเพื่อระบุว่าเอกสารหรือรายการถูกตั้งค่าให้หมดอายุเมื่อใด เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้: เมื่อต้องการตั้งค่าวันหมดอายุโดยยึดตามคุณสมบัติวันที่ ในส่วน เหตุการณ์ ให้คลิก ขั้นตอนนี้จะยึดตามคุณสมบัติวันที่บนรายการ นั้น แล้วเลือกการกระทําของเอกสารหรือรายการ (ตัวอย่างเช่น สร้างหรือปรับเปลี่ยน) และการเพิ่มเวลาหลังจากการกระทํานี้ (ตัวอย่างเช่น จํานวนวัน เดือน หรือปี) เมื่อคุณต้องการให้รายการหมดอายุ เมื่อต้องการใช้สูตรการเก็บข้อมูลแบบกําหนดเองเพื่อกําหนดวันหมดอายุ ให้คลิก ตั้งค่าโดยสูตรการเก็บข้อมูลแบบกําหนดเองที่ติดตั้งอยู่บนเซิร์ฟเวอร์นี้ หมายเหตุ: ตัวเลือกนี้จะพร้อมใช้งานถ้าผู้ดูแลระบบของคุณตั้งค่าสูตรแบบกําหนดเองไว้เท่านั้น
   					3.	ตัวเลือก เริ่มเวิร์กโฟลว์ จะพร้อมใช้งานก็ต่อเมื่อคุณกําลังกําหนดนโยบายสําหรับรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหาที่มีเวิร์กโฟลว์ที่เกี่ยวข้องอยู่แล้วเท่านั้น จากนั้นคุณจะได้รับตัวเลือกเวิร์กโฟลว์ให้เลือก
   					4.	ในส่วน กิจวัตร ให้เลือก ทําซ้ําการกระทําของขั้นตอนนี้...และใส่ความถี่ที่คุณต้องการให้การกระทําเกิดขึ้นประจํา หมายเหตุ: ตัวเลือกนี้จะพร้อมใช้งานถ้าการกระทําที่คุณเลือกไว้สามารถทําซ้ําได้เท่านั้น ตัวอย่างเช่น คุณไม่สามารถตั้งค่ากิจวัตรสําหรับการกระทํา ลบอย่างถาวร
   					5.	คลิก ตกลง

9. เมื่อต้องการเปิดใช้งานการตรวจสอบเอกสารและรายการที่อยู่ภายใต้นโยบายนี้ ให้คลิก เปิดใช้งานการตรวจสอบ แล้วระบุเหตุการณ์ที่คุณต้องการตรวจสอบ

   เมื่อต้องการเปิดใช้งานการตรวจสอบ

   					1.	บนหน้า แก้ไขนโยบาย ในส่วน การตรวจสอบ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เปิดใช้งานการตรวจสอบ แล้วเลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากเหตุการณ์ที่คุณต้องการเก็บบันทึกการตรวจสอบไว้
   					2.	เมื่อต้องการพร้อมท์ให้ผู้ใช้แทรกบาร์โค้ดเหล่านี้ลงในเอกสาร ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย พร้อมท์ผู้ใช้ให้แทรกบาร์โค้ดก่อนบันทึกหรือพิมพ์
   					3.	คลิก ตกลง เพื่อนําฟีเจอร์การตรวจสอบไปใช้กับนโยบาย
   						ฟีเจอร์นโยบายการตรวจสอบช่วยให้องค์กรสามารถสร้างและวิเคราะห์บันทึกการตรวจสอบสําหรับเอกสาร และเพื่อแสดงรายการ เช่น รายการงาน รายการประเด็น กลุ่มการอภิปราย และปฏิทิน ฟีเจอร์นโยบายนี้มีบันทึกการตรวจสอบที่บันทึกเหตุการณ์ ต่างๆ เช่น เมื่อเนื้อหาถูกดู แก้ไข หรือลบ
   						เมื่อการตรวจสอบถูกเปิดใช้งานเป็นส่วนหนึ่งของนโยบายการจัดการข้อมูล ผู้ดูแลระบบจะสามารถดูข้อมูลการตรวจสอบในรายงานการใช้นโยบายที่ยึดตาม Microsoft Excel และสรุปการใช้งานปัจจุบันได้ ผู้ดูแลระบบสามารถใช้รายงานเหล่านี้เพื่อกําหนดวิธีการใช้ข้อมูลภายในองค์กร รายงานเหล่านี้ยังสามารถช่วยให้องค์กรสามารถตรวจสอบและจัดทําเอกสารการปฏิบัติตามกฎข้อบังคับหรือเพื่อตรวจสอบข้อกังวลที่อาจเกิดขึ้น
   						บันทึกการตรวจสอบจะบันทึกข้อมูลต่อไปนี้: ชื่อเหตุการณ์ วันที่และเวลาของเหตุการณ์ และชื่อระบบของผู้ใช้ที่ดําเนินการ

10. เมื่อเปิดใช้งานบาร์โค้ดเป็นส่วนหนึ่งของนโยบาย บาร์โค้ดจะถูกเพิ่มลงในคุณสมบัติเอกสารและแสดงในพื้นที่ส่วนหัวของเอกสารที่ใช้บาร์โค้ด เช่นเดียวกับป้ายชื่อ บาร์โค้ดยังสามารถเอาออกจากเอกสารได้ด้วยตนเอง

    เมื่อต้องการเปิดใช้งานบาร์โค้ด

    					1.	บนหน้า แก้ไขนโยบาย ในส่วน บาร์โค้ด ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เปิดใช้งานบาร์โค้ด
    					2.	เมื่อต้องการพร้อมท์ให้ผู้ใช้แทรกบาร์โค้ดเหล่านี้ลงในเอกสาร ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย พร้อมท์ผู้ใช้ให้แทรกบาร์โค้ดก่อนบันทึกหรือพิมพ์
    					3.	คลิก ตกลง เพื่อใช้คุณลักษณะบาร์โค้ดกับนโยบาย
    						นโยบายบาร์โค้ดจะสร้างบาร์โค้ดมาตรฐาน Code 39 รูปบาร์โค้ดแต่ละรูปจะมีข้อความใต้สัญลักษณ์บาร์โค้ดที่แสดงค่าบาร์โค้ด ซึ่งทําให้สามารถใช้ข้อมูลบาร์โค้ดได้แม้ในขณะที่สแกนฮาร์ดแวร์ไม่พร้อมใช้งาน ผู้ใช้สามารถพิมพ์หมายเลขบาร์โค้ดลงในกล่องค้นหาเพื่อค้นหารายการบนไซต์ได้ด้วยตนเอง

11. เมื่อต้องการกําหนดให้เอกสารที่อยู่ภายใต้นโยบายนี้มีป้ายชื่อ ให้คลิก เปิดใช้งานป้ายชื่อ แล้วระบุการตั้งค่าที่คุณต้องการสําหรับป้ายชื่อ

    เมื่อต้องการเปิดใช้งานป้ายชื่อ

    					1.	เมื่อต้องการกําหนดให้ผู้ใช้ต้องเพิ่มป้ายชื่อลงในเอกสาร ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย พร้อมท์ผู้ใช้เพื่อแทรกป้ายชื่อก่อนบันทึกหรือพิมพ์ หมายเหตุ: ถ้าคุณต้องการให้ป้ายชื่อเป็นตัวเลือก ไม่ต้องเลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้
    					2.	เมื่อต้องการล็อกป้ายชื่อเพื่อให้ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้หลังจากที่แทรกป้ายชื่อแล้ว ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ป้องกันการเปลี่ยนแปลงป้ายชื่อหลังจากเพิ่มป้ายชื่อ แล้ว การตั้งค่านี้จะป้องกันไม่ให้ข้อความป้ายชื่ออัปเดตเมื่อป้ายชื่อถูกแทรกลงในรายการภายในแอปพลิเคชันไคลเอ็นต์ เช่น Word, Excel หรือ PowerPoint ถ้าคุณต้องการให้ป้ายชื่อถูกปรับปรุงเมื่อคุณสมบัติสําหรับเอกสารหรือรายการนี้ถูกปรับปรุง ไม่ต้องเลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้
    					3.	ในกล่อง รูปแบบป้ายชื่อ ให้พิมพ์ข้อความสําหรับป้ายชื่อตามที่คุณต้องการให้แสดง ป้ายชื่อสามารถมีการอ้างอิงคอลัมน์ได้สูงสุด 10 คอลัมน์ โดยการอ้างอิงแต่ละคอลัมน์สามารถมีความยาวได้ถึง 255 อักขระ เมื่อต้องการสร้างรูปแบบสําหรับป้ายชื่อของคุณ ให้ทําดังต่อไปนี้: พิมพ์ชื่อของคอลัมน์ที่คุณต้องการรวมไว้ในป้ายชื่อตามลําดับที่คุณต้องการให้ปรากฏ ใส่ชื่อคอลัมน์ในวงเล็บปีกกา ({}) ตามที่แสดงในตัวอย่างบนหน้า แก้ไขนโยบาย พิมพ์คําเพื่อระบุคอลัมน์ที่อยู่นอกวงเล็บ ตามที่แสดงในตัวอย่างบนหน้า แก้ไขนโยบาย
    					4.	เมื่อต้องการเพิ่มตัวแบ่งบรรทัด ให้พิมพ์ \n ที่คุณต้องการให้ตัวแบ่งบรรทัดปรากฏขึ้น
    					5.	เลือกขนาดฟอนต์และสไตล์ที่คุณต้องการ และระบุว่าคุณต้องการวางป้ายชื่อไว้ทางซ้าย กึ่งกลาง หรือทางขวาภายในเอกสาร เคล็ดลับ: เลือกฟอนต์และสไตล์ที่พร้อมใช้งานบนคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้ ขนาดของฟอนต์จะมีผลต่อจํานวนข้อความที่สามารถแสดงบนป้ายชื่อ
    					6.	พิมพ์ความสูงและความกว้างของป้ายชื่อ ความสูงของป้ายชื่อสามารถอยู่ในช่วงตั้งแต่ .25 นิ้วถึง 20 นิ้ว และความกว้างของป้ายชื่อสามารถอยู่ในช่วงตั้งแต่ .25 นิ้วถึง 20 นิ้ว ข้อความป้ายชื่อจะถูกจัดกึ่งกลางแนวตั้งเสมอภายในรูปป้ายชื่อ
    					7.	คลิก รีเฟรช เพื่อแสดงตัวอย่างเนื้อหาของป้ายชื่อ

12. คลิก ตกลง

คุณสามารถกําหนดนโยบายการเก็บข้อมูลที่นําไปใช้กับรายการ ไลบรารี หรือโฟลเดอร์ที่ระบุเท่านั้น อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณสร้างนโยบายการเก็บข้อมูลด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่สามารถนํานโยบายนี้มาใช้ใหม่ในรายการ ไลบรารี โฟลเดอร์ หรือไซต์อื่นๆ ได้

ถ้าคุณต้องการนํานโยบายการเก็บข้อมูลเดี่ยวไปใช้กับเนื้อหาทุกชนิดในตําแหน่งที่ตั้งเดียว คุณอาจต้องการใช้การเก็บข้อมูลตามตําแหน่งที่ตั้งเป็นส่วนใหญ่ ในกรณีอื่นๆ ส่วนใหญ่ คุณจะต้องตรวจสอบว่ามีการระบุนโยบายการเก็บข้อมูลสําหรับชนิดเนื้อหาทั้งหมดแล้ว

ถ้าคุณต้องการกําหนดนโยบายการจัดการข้อมูลอื่นนอกเหนือจากการเก็บข้อมูลลงในรายการหรือไลบรารี คุณจําเป็นต้องกําหนดนโยบายการจัดการข้อมูลสําหรับแต่ละชนิดเนื้อหารายการที่เกี่ยวข้องกับรายการหรือไลบรารีนั้น สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ สร้างนโยบายสําหรับชนิดเนื้อหาของไซต์ ในบทความนี้

อย่างน้อยคุณต้องมีสิทธิ์ จัดการรายการ เพื่อเปลี่ยนแปลงการตั้งค่านโยบายการจัดการข้อมูลสําหรับรายการหรือไลบรารี

1. นําทางไปยังรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการระบุนโยบายการจัดการข้อมูล

2. สําหรับไลบรารีเอกสาร ให้คลิก การตั้งค่า, การตั้งค่าไลบรารี

   ถ้าคุณไม่เห็นรายการเมนูเหล่านี้ หรือสําหรับรายการ ให้คลิกแท็บ ไลบรารี หรือ รายการ ใน Ribbon แล้วคลิก การตั้งค่าไลบรารี หรือ การตั้งค่ารายการ

3. ภายใต้ สิทธิ์และการจัดการ ให้คลิก การตั้งค่านโยบายการจัดการข้อมูล

4. บนหน้า การตั้งค่านโยบายการจัดการข้อมูล ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแหล่งการเก็บข้อมูลสําหรับรายการหรือไลบรารีถูกตั้งค่าเป็น ไลบรารีและโฟลเดอร์ ถ้า ชนิดเนื้อหา ปรากฏเป็นแหล่งข้อมูล ให้ทําดังต่อไปนี้

   • คลิก เปลี่ยนแหล่งข้อมูล

   • บนหน้า แก้ไขนโยบาย ในส่วน แหล่งการเก็บข้อมูล ให้เลือก ไลบรารีและโฟลเดอร์ คุณจะได้รับการแจ้งเตือนว่านโยบายการเก็บข้อมูลชนิดเนื้อหาจะถูกละเว้น

   • คลิก ตกลง

5. บนหน้า แก้ไขนโยบาย ในส่วน กําหนดการการเก็บข้อมูลตามไลบรารี ให้พิมพ์คําอธิบายสั้นๆ สําหรับนโยบายที่คุณกําลังสร้าง

6. ภายใต้ ระเบียนที่ไม่ใช่ระเบียน ให้คลิก เพิ่มขั้นตอนการเก็บข้อมูล...

   สิ่งสำคัญ: โปรดทราบว่า ภายใต้ ระเบียน คุณสามารถเลือกที่จะกําหนดนโยบายการเก็บข้อมูลที่แตกต่างกันสําหรับระเบียนโดยการเลือกตัวเลือก กําหนดขั้นตอนการเก็บข้อมูลที่แตกต่างกันสําหรับระเบียน

7. ในกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติขั้นตอน ให้เลือกตัวเลือกระยะเวลาการเก็บข้อมูลเพื่อระบุว่าเอกสารหรือรายการถูกตั้งค่าให้หมดอายุเมื่อใด เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

   • เมื่อต้องการตั้งค่าวันหมดอายุโดยยึดตามคุณสมบัติวันที่ ในส่วน เหตุการณ์ ให้คลิก ขั้นตอนนี้จะยึดตามคุณสมบัติวันที่บนรายการ นั้น แล้วเลือกการกระทําของเอกสารหรือรายการ (ตัวอย่างเช่น สร้างหรือปรับเปลี่ยน) และการเพิ่มเวลาหลังจากการกระทํานี้ (ตัวอย่างเช่น จํานวนวัน เดือน หรือปี) เมื่อคุณต้องการให้รายการหมดอายุ

   • เมื่อต้องการใช้สูตรการเก็บข้อมูลแบบกําหนดเองเพื่อกําหนดวันหมดอายุ ให้คลิก ตั้งค่าโดยสูตรการเก็บข้อมูลแบบกําหนดเองที่ติดตั้งอยู่บนเซิร์ฟเวอร์นี้

     หมายเหตุ: ตัวเลือกนี้จะพร้อมใช้งานถ้าผู้ดูแลระบบของคุณตั้งค่าสูตรแบบกําหนดเองไว้เท่านั้น

   • ภายใต้ การกระทํา ให้ระบุสิ่งที่คุณต้องการให้เกิดขึ้นเมื่อเอกสารหรือรายการหมดอายุ เมื่อต้องการเปิดใช้งานการกระทําที่เฉพาะเจาะจงเพื่อให้เกิดขึ้นกับเอกสารหรือรายการ (เช่น การลบ) ให้เลือกการกระทําจากรายการ

8. ตัวเลือก เริ่มเวิร์กโฟลว์ จะพร้อมใช้งานก็ต่อเมื่อคุณกําลังกําหนดนโยบายสําหรับรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหาที่มีเวิร์กโฟลว์ที่เกี่ยวข้องอยู่แล้วเท่านั้น จากนั้นคุณจะได้รับตัวเลือกเวิร์กโฟลว์ให้เลือก

9. ในส่วน กิจวัตร ให้เลือก ทําซ้ําการกระทําของขั้นตอนนี้...และใส่ความถี่ที่คุณต้องการให้การกระทําเกิดขึ้นประจํา

   หมายเหตุ: ตัวเลือกนี้จะพร้อมใช้งานถ้าการกระทําที่คุณเลือกไว้สามารถทําซ้ําได้เท่านั้น ตัวอย่างเช่น คุณไม่สามารถตั้งค่ากิจวัตรสําหรับการกระทํา ลบอย่างถาวร

10. คลิก ตกลง

ถ้านโยบายการจัดการข้อมูลได้ถูกสร้างสําหรับไซต์ของคุณเป็นนโยบายไซต์คอลเลกชันแล้ว คุณสามารถนํานโยบายใดนโยบายหนึ่งไปใช้กับชนิดเนื้อหาได้ เมื่อทําเช่นนี้ คุณสามารถนํานโยบายเดียวกันไปใช้กับชนิดเนื้อหาหลายชนิดในไซต์คอลเลกชันที่ไม่ได้ใช้ชนิดเนื้อหาแม่เดียวกันร่วมกันได้

1. นําทางไปยังรายการหรือไลบรารีที่มีชนิดเนื้อหาที่คุณต้องการนํานโยบายไปใช้

2. สําหรับไลบรารีเอกสาร ให้คลิก การตั้งค่า, การตั้งค่าไลบรารี

   ถ้าคุณไม่เห็นรายการเมนูเหล่านี้ หรือสําหรับรายการ ให้คลิกแท็บ ไลบรารี หรือ รายการ ใน Ribbon แล้วคลิก การตั้งค่าไลบรารี หรือ การตั้งค่ารายการ

3. ภายใต้ สิทธิ์และการจัดการ ให้คลิก การตั้งค่านโยบายการจัดการข้อมูล

4. ตรวจสอบว่าแหล่งนโยบายถูกตั้งค่าเป็น ชนิดเนื้อหา และภายใต้ นโยบายชนิดเนื้อหา ให้เลือกชนิดเนื้อหาที่คุณต้องการนํานโยบายไปใช้

5. ในส่วน ระบุนโยบาย ให้คลิก ใช้นโยบายไซต์คอลเลกชัน แล้วเลือกนโยบายที่คุณต้องการนําไปใช้จากรายการ

   หมายเหตุ: ถ้าตัวเลือก ใช้นโยบายไซต์คอลเลกชัน ไม่พร้อมใช้งาน แสดงว่าไม่มีการกําหนดนโยบายไซต์คอลเลกชันสําหรับไซต์คอลเลกชัน

6. คลิก ตกลง

   สิ่งสำคัญ: ถ้ารายการหรือไลบรารีที่คุณกําลังทํางานด้วยสนับสนุนการจัดการชนิดเนื้อหาหลายชนิด ภายใต้ ชนิดเนื้อหา คุณสามารถคลิกชนิดเนื้อหาที่คุณต้องการระบุนโยบายการจัดการข้อมูลได้ การดําเนินการนี้จะนําคุณไปยังขั้นตอนที่ 5 ด้านบนโดยตรง

แชร์ชนิดเนื้อหาทั่วทั้งไซต์คอลเลกชันโดยใช้แอปพลิเคชันบริการ Metadata ที่มีการจัดการเพื่อตั้งค่าการประกาศชนิดเนื้อหา การประกาศชนิดเนื้อหาช่วยให้คุณจัดการเนื้อหาและเมตาดาต้าในไซต์ของคุณอย่างสม่ําเสมอ เนื่องจากชนิดเนื้อหาสามารถสร้างและอัปเดตได้จากส่วนกลาง และสามารถเผยแพร่การอัปเดตไปยังไซต์คอลเลกชันการสมัครสมาชิกหรือแอปพลิเคชันบนเว็บหลายรายการได้

คุณสามารถกําหนดนโยบายการจัดการข้อมูล แล้วสร้างเทมเพลตจากนโยบายนั้นเพื่อใช้ตามต้องการในไซต์คอลเลกชันหลายไซต์ วิธีนี้สามารถใช้ได้ถ้าคุณต้องการให้มีการสํารองข้อมูลของนโยบายข้อมูลของคุณ หรือสามารถใช้เป็นวิธีอื่นในการใช้การประกาศชนิดเนื้อหาเพื่อนํานโยบายหนึ่งไปใช้กับไซต์คอลเลกชันได้ คุณสร้างเทมเพลตหรือการสํารองข้อมูลของนโยบายโดยการส่งออกนโยบายจากไซต์คอลเลกชันหนึ่ง แล้วนําเข้าไปยังตําแหน่งที่ตั้งที่บันทึกไว้หรือไปยังไซต์คอลเลกชันอื่น

ส่งออกนโยบาย

1. ในไซต์คอลเลกชันที่มีนโยบายอยู่ ให้ไปที่ การตั้งค่า, การตั้งค่าไซต์

2. บนหน้า การตั้งค่าไซต์ ภายใต้ส่วน การดูแลไซต์คอลเลกชัน ให้คลิก นโยบายไซต์คอลเลกชัน

3. คลิกนโยบายที่คุณต้องการส่งออก เลื่อนไปที่ด้านล่างของนโยบาย แล้วคลิก ส่งออก

4. ที่พร้อมท์ให้บันทึกหรือเปิดไฟล์ ให้คลิก บันทึก แล้วเลือกตําแหน่งที่ตั้งที่จะบันทึกไฟล์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกตําแหน่งที่ตั้งที่พร้อมใช้งานสําหรับไซต์คอลเลกชันที่กําลังนําเข้านโยบาย

5. เมื่อกล่องโต้ตอบ ดาวน์โหลดเสร็จสมบูรณ์ ปรากฏขึ้น ให้คลิก ปิด

การนําเข้านโยบายไปยังไซต์คอลเลกชันอื่น

การนําเข้านโยบายการจัดการข้อมูลจะทําให้คุณสามารถนําไปใช้กับชนิดเนื้อหาหลายชนิดที่ระดับไซต์หรือระดับรายการภายในไซต์คอลเลกชันที่ระบุได้ ประโยชน์ของการทําเช่นนี้มีอยู่สองขั้นตอน คือ คุณไม่จําเป็นต้องกําหนดและนํานโยบายไปใช้กับเนื้อหาแต่ละชนิดใหม่ และคุณสามารถจัดการการปรับเปลี่ยนนโยบายได้ง่ายขึ้นโดยทําการเปลี่ยนแปลงนโยบายในที่เดียว

1. บนโฮมเพจของไซต์คอลเลกชันที่คุณต้องการนํานโยบายไปใช้ ให้ไปที่ การตั้งค่า, การตั้งค่าไซต์

2. ในส่วน การดูแลไซต์คอลเลกชัน ให้คลิก นโยบายไซต์คอลเลกชัน

3. บนหน้า นโยบายไซต์คอลเลกชัน ให้คลิก นําเข้า แล้วคลิก เรียกดู เพื่อค้นหาไฟล์ XML สําหรับนโยบาย

4. เลือกไฟล์ XML ที่นโยบายถูกบันทึกไว้ แล้วคลิก เปิด

5. บนหน้า นําเข้านโยบายไซต์คอลเลกชัน ให้คลิก นําเข้า เพื่อเพิ่มนโยบายลงในไซต์คอลเลกชัน

ขณะนี้นโยบายที่นําเข้าของคุณสามารถนําไปใช้กับชนิดเนื้อหาได้หนึ่งชนิดหรือหลายชนิดที่ระดับไซต์หรือรายการ ดู นํานโยบายไซต์คอลเลกชันไปใช้กับชนิดเนื้อหา ก่อนหน้าในบทความนี้