รหัสเอกสารสามารถช่วยในการจัดการเอกสารหรือระเบียน เปิดใช้งานบริการ ID ของเอกสารบนไซต์เพื่อเพิ่ม ID ของเอกสารลงในแต่ละไฟล์บนไซต์
ในบทความนี้
ภาพรวม
ID ของเอกสารจะช่วยคุณจัดการเอกสารของคุณโดยให้วิธีง่ายๆ ในการติดตามรายการโดยไม่เกี่ยวกับสถานที่ตั้งของรายการนั้น ตัวอย่างเช่น ถ้าสัญญาทางกฎหมายถูกย้ายจากไลบรารีเอกสารบนไซต์หนึ่งไปยังไลบรารีเอกสารบนไซต์อื่น สัญญานั้นจะสามารถค้นหาได้ง่ายโดยยึดตาม ID ของเอกสาร ID ของเอกสารจะถูกมอบหมายให้กับเอกสารที่อัปโหลดโดยอัตโนมัติ และ ID นี้จะเป็นไปตามรายการตลอดวงจรชีวิต ยังสามารถมอบหมายรหัสเอกสารให้กับชุดเอกสารได้
เมื่อบริการ ID ของเอกสารถูกเปิดใช้งานเป็นครั้งแรก เอกสารใหม่ในไซต์คอลเลกชันจะถูกมอบหมายรหัสใหม่โดยอัตโนมัติ งานตัวจับเวลาถูกจัดกําหนดการเพื่อกําหนดรหัสให้กับเอกสารที่มีอยู่แล้วในไซต์คอลเลกชัน
นอกจากนี้ เมื่อบริการถูกเปิดใช้งาน คอลัมน์ใหม่จะถูกเพิ่มลงในชนิดเนื้อหา ชุดเอกสาร และ เอกสาร โดยอัตโนมัติ คอลัมน์ ID ของเอกสารจะแสดง ID ที่มอบหมายให้กับรายการ
ก่อนที่จะใช้ฟีเจอร์ ID ของเอกสารในระบบการจัดการเนื้อหาของคุณ คุณต้องเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้ก่อนเพื่อให้แต่ละไซต์คอลเลกชันของเอกสารของคุณอยู่ในระบบ
การย้ายไฟล์ที่มี ID เอกสาร
โดยปกติแล้ว SharePoint ID ของเอกสารจะย้ายไปพร้อมกับไฟล์ อย่างไรก็ตาม เมื่อไซต์ปลายทางไม่ได้เปิดใช้งานบริการ ID ของเอกสาร เอกสารนั้นจะไม่มี ID ของเอกสารอีกต่อไป
For SharePoint Server the only way to retain a Document ID within sites is to use the Site Content and Structure administrative page in Siteการตั้งค่าwhile moving documents.
การคัดลอกไฟล์ด้วย ID เอกสาร
เมื่อมีการสร้างสําเนาของไฟล์ ID เอกสารใหม่จะถูกสร้างขึ้นสําเนานั้น ตัวอย่างเช่น ไฟล์ที่ดาวน์โหลดจากไซต์หนึ่ง และอัปโหลดไปยังอีกไซต์หนึ่งคือสําเนา อย่างไรก็ตาม เมื่อไซต์ปลายทางไม่ได้เปิดใช้งานบริการ ID ของเอกสาร สําเนานั้นก็จะไม่มี ID ของเอกสาร
การเรียกใช้งาน เปิดใช้งาน และกำหนดค่า ID ของเอกสาร
เมื่อต้องการใช้รหัสเอกสารเพื่อติดตามเอกสารหรือระเบียนคุณต้องติดตามกระบวนการสองขั้นตอนก่อน
การเปิดใช้งานฟีเจอร์ ID ของเอกสารของไซต์คอลเลกชัน
หมายเหตุ: เมื่อต้องการเปิดใช้งานฟีเจอร์ ID ของเอกสาร คุณต้องเป็นผู้ดูแลไซต์คอลเลกชัน
-
ไปที่ไซต์คอลเลกชันระดับบนสุด
-
คลิกการแอคชันในไซต์แล้วคลิก การการตั้งค่า
-
ภายใต้ การดูแลไซต์คอลเลกชัน ให้คลิก ฟีเจอร์ของไซต์คอลเลกชัน
-
คลิก เปิดใช้งาน ถัดจาก บริการID ของเอกสาร ไอคอน ใช้งานอยู่ จะปรากฏขึ้นถัดจากรายการ และฟีเจอร์นี้จะถูกเปิดใช้งานในไซต์คอลเลกชันปัจจุบัน
การเปิดใช้งานและกําหนดค่าการใช้รหัสเอกสารในไซต์คอลเลกชัน
เมื่อคุณเปิดใช้งานฟีเจอร์ ID ของเอกสารของไซต์คอลเลกชันใดก็ตาม เอกสารทั้งหมดในไซต์คอลเลกชันจะถูกมอบหมาย ID ของเอกสารโดยอัตโนมัติ โปรดทราบว่า กระบวนการนี้อาจใช้เวลาสักพัก ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับจํานวนเอกสารที่มีอยู่ในไซต์คอลเลกชันของคุณ
หมายเหตุ: เมื่อต้องการเปิดใช้งานและกําหนดค่าฟีเจอร์ ID ของเอกสาร คุณต้องเป็นผู้ดูแลไซต์คอลเลกชัน
-
ไปที่ไซต์คอลเลกชันระดับบนสุด
-
คลิกการแอคชันในไซต์แล้วคลิก การการตั้งค่า
-
ภายใต้ การดูแลไซต์คอลเลกชัน ให้คลิก การตั้งค่ารหัสเอกสาร
-
บนหน้า การตั้งค่า ID ของเอกสาร ในส่วน กําหนดรหัสเอกสาร ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเครื่องหมายถูกในกล่อง กาเครื่องหมายกําหนดรหัสเอกสาร
หมายเหตุ: เมื่อคุณเปิดใช้งานการกําหนดรหัสเอกสารเป็นครั้งแรกภายในไซต์คอลเลกชัน ข้อความจะปรากฏขึ้น: การกําหนดค่าฟีเจอร์ ID ของเอกสารถูกจัดกําหนดการให้เสร็จสิ้นโดยกระบวนการอัตโนมัติ ซึ่งหมายความว่างานตัวจับเวลาจะต้องรับผิดชอบการเสร็จสิ้นการมอบหมายรหัสเอกสารไปยังเอกสารทั้งหมดในไซต์คอลเลกชัน ระยะเวลาที่ต้องใช้ในกระบวนการนี้จะขึ้นอยู่กับจํานวนของเอกสารในไซต์คอลเลกชันของคุณ
-
เมื่อต้องการตั้งค่าสตริงของอักขระหรือตัวเลขแบบกำหนดเองที่จะผนวกเข้ากับตอนต้นของ ID ของเอกสารแต่ละตัวโดยอัตโนมัติ ให้ใส่สตริงนั้นภายใต้ เริ่มรหัสด้วย…
-
เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ตั้งค่ารหัสเอกสารทั้งหมดใหม่… ถ้าต้องการเพิ่มส่วนนำหน้าให้กับ ID ของเอกสารที่มีอยู่ทั้งหมดในไซต์คอลเลกชันของคุณโดยอัตโนมัติ
-
ในส่วน ขอบเขตการค้นหาการค้นหาของ ID ของเอกสาร ให้เลือกไซต์ที่จะใช้เป็นขอบเขตการค้นหาการค้นหา ID
-
คลิกตกลง
หมายเหตุ: ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น เมื่อมีการเปิดใช้งานบริการ ID ของเอกสารในไซต์คอลเลกชันใดก็ตาม คอลัมน์จะถูกเพิ่มลงในชนิดเนื้อหา ชุดเอกสาร และ เอกสาร เป็นระดับไซต์คอลเลกชัน คอลัมน์ ID ของเอกสารจะใช้เพื่อแสดง ID ที่มอบหมายให้กับรายการ
