การแทรกบาร์โค้ดลงในเอกสาร Office

เมื่อคุณอัปโหลดไฟล์ไปยังไลบรารีเอกสารที่มีนโยบายบาร์โค้ด บาร์โค้ดจะถูกเพิ่มลงในคุณสมบัติของรายการ (เมตาดาต้า) แต่จะไม่ถูกแทรกลงในไฟล์ เฉพาะเมื่อคุณเลือกที่จะแก้ไขเอกสารแล้วบันทึกหรือพิมพ์เป็นบาร์โค้ดที่แทรกลงในไฟล์เป็นรูปภาพเท่านั้น เมื่อคุณทํางานกับเอกสารที่พิมพ์ที่มีบาร์โค้ดเหล่านี้ คุณสามารถใช้ข้อมูลบาร์โค้ดที่แสดงในเอกสารเพื่อค้นหาและระบุตําแหน่งสําเนาต้นฉบับของเอกสารบนไซต์ Office SharePoint Server 2007 ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถดูเวิร์กโฟลว์ Metadata ประวัติการตรวจสอบ และข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดได้อย่างง่ายดาย

คุณไม่สามารถแทรกบาร์โค้ดในเอกสารจนกว่าผู้ดูแลไซต์หรือตัวจัดการรายการจะกําหนดค่านโยบายที่เหมาะสมสําหรับไลบรารี  ถ้ามีนโยบายดังกล่าวอยู่ คําสั่ง บาร์โค้ด จะปรากฏขึ้นบนแท็บ แทรก เพื่อให้คุณสามารถแทรกบาร์โค้ดได้

เอกสารใดๆ ที่มีอยู่แล้วในรายการหรือไลบรารีเมื่อสร้างนโยบายจะไม่มีการกําหนดบาร์โค้ด (ดังนั้นจึงไม่สามารถแทรกได้) จนกว่าเอกสารจะถูกเช็คเอาท์และเช็คอินอีกครั้ง เอกสารที่อัปโหลดไปยังรายการหรือไลบรารีที่มีนโยบายบาร์โค้ดที่มีผลแล้วจะถูกกําหนดบาร์โค้ดโดยอัตโนมัติซึ่งสามารถแทรกได้ทันที

เมื่อผู้ดูแลไซต์หรือเจ้าของรายการกําหนดค่านโยบายบาร์โค้ดสําหรับรายการหรือไลบรารี บาร์โค้ดจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติบนเซิร์ฟเวอร์สําหรับข้อมูลหรือเอกสารในรายการหรือไลบรารีนั้นเมื่อมีการอัปโหลดหรือแก้ไขข้อมูลหรือเอกสาร

คุณอาจจําเป็นต้องแทรกรูปบาร์โค้ดลงในเอกสารที่อยู่ในไลบรารีบนไซต์ SharePoint ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวิธีการกําหนดค่านโยบายบาร์โค้ด

1. ถ้าไลบรารีไม่ได้เปิดอยู่ ให้คลิกชื่อรายการหรือไลบรารีนั้นใน เปิดใช้งานด่วน

   ถ้าชื่อไลบรารีของคุณไม่ปรากฏบน เปิดใช้ด่วน ให้คลิก แสดงเนื้อหาไซต์ทั้งหมด แล้วคลิกชื่อไลบรารีของคุณ

2. ชี้ไปที่เอกสารที่คุณต้องการ คลิกลูกศรที่ปรากฏ แล้วคลิกตัวเลือกแก้ไขสําหรับชื่อโปรแกรม Office ตัวอย่างเช่น แก้ไขใน Microsoft Office Word

3. วางเคอร์เซอร์ของคุณในตําแหน่งในเอกสารที่คุณต้องการแทรกบาร์โค้ด

4. บนแท็บ แทรก ในกลุ่ม บาร์โค้ด ให้คลิก บาร์โค้ด

   

   หมายเหตุ: คําสั่ง บาร์โค้ด จะปรากฏบนแท็บ แทรก ก็ต่อเมื่อนโยบายบาร์โค้ดมีผลกับเอกสารเซิร์ฟเวอร์เท่านั้น

5. บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ

ไลบรารีบนไซต์ SharePoint อาจมีนโยบายบาร์โค้ดที่คุณจําเป็นต้องแทรกบาร์โค้ดเมื่อคุณบันทึกหรือพิมพ์เอกสาร

ถ้าเอกสารไม่มีบาร์โค้ดอยู่แล้วเมื่อคุณบันทึกหรือพิมพ์ คุณจะได้รับพร้อมท์ให้แทรกบาร์โค้ด ถ้าคุณคลิก ใช่ เมื่อได้รับพร้อมท์ บาร์โค้ดจะถูกแทรกลงในตําแหน่งที่ตั้งเริ่มต้น

• ถ้าไฟล์เป็นแบบอ่านอย่างเดียว บาร์โค้ดจะถูกแทรกที่ตําแหน่งปัจจุบันของเคอร์เซอร์

• ถ้าไฟล์อยู่ในโหมดแก้ไข บาร์โค้ดจะถูกแทรกในตําแหน่งที่ตั้งเริ่มต้น

  • ใน Word    บาร์โค้ดจะถูกแทรกลงในส่วนหัวของหน้าแรกของเอกสาร

  • ใน Excel    บาร์โค้ดจะถูกแทรกในเซลล์แรกในเวิร์กชีตแรกในเวิร์กบุ๊ก

  • ใน PowerPoint    บาร์โค้ดจะถูกแทรกตรงกลางของสไลด์แรกในงานนําเสนอ