ถ้าคุณกำลังทำงานกับเอกสาร Word, เวิร์กบุ๊ก Excel หรืองานนำเสนอ PowerPoint ที่ถูกบันทึกไว้ในไลบรารีบนไซต์ Microsoft Office SharePoint Server 2007 ที่นโยบายที่จำเป็นต้องมีการแทรกของบาร์โค้ดจะมีผลในฐานะส่วนหนึ่งของนโยบายการจัดการข้อมูลคุณอาจจำเป็นต้องแทรกบาร์โค้ดลงใน ไฟล์ระบบของคุณเมื่อคุณบันทึกหรือพิมพ์
สิ่งสำคัญ: บาร์โค้ดถูกยกเลิกใน SharePoint ๒๐๑๓และเวอร์ชันที่ใหม่กว่า สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่ฟีเจอร์ที่เลิกใช้และฟังก์ชันการทำงานที่ถูกปรับเปลี่ยนใน Microsoft SharePoint ๒๐๑๓
เมื่อคุณอัปโหลดไฟล์ไปยังไลบรารีเอกสารที่มีนโยบายบาร์โค้ดแล้วบาร์โค้ดจะถูกเพิ่มลงในคุณสมบัติของรายการ (metadata) แต่จะไม่ถูกแทรกลงในไฟล์ของตัวเอง เฉพาะเมื่อคุณเลือกที่จะแก้ไขเอกสารจากนั้นบันทึกหรือพิมพ์เป็นบาร์โค้ดที่ถูกแทรกลงในไฟล์เป็นรูปภาพ เมื่อคุณทำงานกับเอกสารที่พิมพ์ที่มีบาร์โค้ดเหล่านี้คุณสามารถใช้ข้อมูลบาร์โค้ดที่แสดงในเอกสารเพื่อค้นหาและค้นหาสำเนาต้นฉบับของเอกสารบนไซต์ Office SharePoint Server 2007 ได้ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถดูเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง metadata ประวัติการตรวจสอบและข้อมูลอื่นๆได้อย่างง่ายดาย
คุณไม่สามารถแทรกบาร์โค้ดในเอกสารได้จนกว่าผู้ดูแลไซต์หรือผู้จัดการรายการจะกำหนดค่านโยบายที่เหมาะสมสำหรับไลบรารี ถ้ามีนโยบายดังกล่าวคำสั่งบาร์โค้ดจะปรากฏบนแท็บแทรกเพื่อที่คุณจะสามารถแทรกบาร์โค้ดได้
เอกสารใดๆที่มีอยู่แล้วในรายการหรือไลบรารีเมื่อมีการสร้างนโยบายไม่ได้รับการกำหนดบาร์โค้ด (ซึ่งจึงไม่สามารถแทรกได้) จนกว่าเอกสารจะถูกเช็คเอาท์และเช็คเอาท์กลับเข้าไปใหม่ เอกสารที่อัปโหลดไปยังรายการหรือไลบรารีที่มีนโยบายบาร์โค้ดที่มีผลบังคับใช้จะถูกกำหนดบาร์โค้ดโดยอัตโนมัติที่สามารถแทรกได้ทันที
เมื่อผู้ดูแลไซต์หรือเจ้าของรายชื่อกำหนดค่านโยบายบาร์โค้ดสำหรับรายการหรือไลบรารีบาร์โค้ดจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติบนเซิร์ฟเวอร์สำหรับรายการหรือเอกสารในรายการหรือไลบรารีนั้นเมื่อข้อมูลหรือเอกสารถูกอัปโหลดหรือแก้ไข
ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวิธีกำหนดค่านโยบายบาร์โค้ดคุณอาจจำเป็นต้องแทรกรูปบาร์โค้ดลงในเอกสารที่อยู่ในไลบรารีบนไซต์ SharePoint
-
ถ้าไลบรารีไม่ได้เปิดอยู่ ให้คลิกชื่อรายการหรือไลบรารีนั้นใน เปิดใช้งานด่วน
ถ้าชื่อของไลบรารีของคุณไม่ปรากฏบนเปิดใช้ด่วนให้คลิกดูเนื้อหาไซต์ทั้งหมดแล้วคลิกชื่อไลบรารีของคุณ
-
ชี้ไปที่เอกสารที่คุณต้องการแล้วคลิกลูกศรที่ปรากฏขึ้นจากนั้นคลิกตัวเลือกแก้ไขสำหรับชื่อโปรแกรม Office ตัวอย่างเช่นแก้ไขใน Microsoft Office Word
-
วางเคอร์เซอร์ของคุณในตำแหน่งที่ตั้งในเอกสารที่คุณต้องการแทรกบาร์โค้ด
-
บนแท็บแทรกในกลุ่มบาร์โค้ดให้คลิกบาร์โค้ด
หมายเหตุ: คำสั่งบาร์โค้ดจะปรากฏบนแท็บแทรกก็ต่อเมื่อนโยบายบาร์โค้ดมีผลกับเอกสารเซิร์ฟเวอร์เท่านั้น
-
บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ
ไลบรารีบนไซต์ SharePoint อาจมีนโยบายบาร์โค้ดที่จำเป็นต้องใช้ในการแทรกบาร์โค้ดเมื่อคุณบันทึกหรือพิมพ์เอกสาร
ถ้าเอกสารไม่มีบาร์โค้ดอยู่แล้วเมื่อคุณบันทึกหรือพิมพ์คุณจะได้รับพร้อมท์ให้แทรกหนึ่ง ถ้าคุณคลิกใช่เมื่อได้รับพร้อมท์บาร์โค้ดจะถูกแทรกลงในตำแหน่งที่ตั้งเริ่มต้น
-
ถ้าไฟล์เป็นแบบอ่านอย่างเดียวบาร์โค้ดจะถูกแทรกในตำแหน่งปัจจุบันของเคอร์เซอร์
-
ถ้าไฟล์อยู่ในโหมดแก้ไขบาร์โค้ดจะถูกแทรกลงในตำแหน่งที่ตั้งเริ่มต้น
-
ใน Word บาร์โค้ดจะถูกแทรกลงในส่วนหัวของหน้าแรกของเอกสาร
-
ใน Excel บาร์โค้ดจะถูกแทรกลงในเซลล์แรกบนเวิร์กชีตแรกในเวิร์กบุ๊ก
-
ใน PowerPoint บาร์โค้ดจะถูกแทรกลงในกึ่งกลางของสไลด์แรกในงานนำเสนอ
-
