คู่มือส่วนติดต่อผู้ใช้ของ Access

Ribbon

Ribbon คือการแทนที่เมนูและแถบเครื่องมือหลัก โดยส่วนใหญ่ประกอบด้วยแท็บที่มีกลุ่มของปุ่ม

Ribbon มีแท็บหลักที่จัดกลุ่มที่เกี่ยวข้องกันทั่วไปใช้สั่ง แท็บบริบทที่ปรากฏเฉพาะเมื่อคุณใช้และแถบเครื่องมือด่วน แถบเครื่องมือขนาดเล็กที่คุณสามารถปรับแต่งด้วยสั่งที่คุณชื่นชอบ

บนแท็บ Ribbon ปุ่มบางปุ่มจะมอบแกลเลอรีตัวเลือกให้คุณ ในขณะที่ปุ่มอื่นๆ เปิดใช้การสั่ง

มุมมอง Backstage

มุมมอง Backstage มีสั่งและข้อมูลที่จะใช้กับทั้งฐานข้อมูล เช่น กระชับและซ่อมแซมรวมถึงสั่งที่อยู่บนเมนู ไฟล์ ในเวอร์ชันก่อนหน้า เช่นพิมพ์

บานหน้าต่างนำทาง

บานหน้าต่างนําทางช่วยให้คุณจัดระเบียบวัตถุฐานข้อมูลของคุณ และเป็นวิธีหลักในการเปิดหรือเปลี่ยนแปลงการออกแบบของวัตถุฐานข้อมูล

บานหน้าต่างนําทางจะจัดเรียงตามประเภทและกลุ่ม คุณสามารถเลือกจากตัวเลือกขององค์กรที่หลากหลาย และยังสามารถสร้างแบบแผนองค์กรแบบปรับแต่งเองในบานหน้าต่างนําทางได้ ตามค่าเริ่มต้น ฐานข้อมูลใหม่จะใช้ประเภทชนิดของวัตถุ ซึ่งมีกลุ่มที่สอดคล้องกับวัตถุฐานข้อมูลชนิดต่างๆ ประเภทชนิดวัตถุจะจัดระเบียบวัตถุฐานข้อมูลในลักษณะคล้ายกับการแสดงหน้าต่างฐานข้อมูลเริ่มต้นจากเวอร์ชันก่อนหน้า

คุณสามารถย่อบานหน้าต่างนําทางให้เล็กสุด และคุณสามารถซ่อนบานหน้าต่างนําทางได้ แต่คุณไม่สามารถบดบังบานหน้าต่างนําทางโดยการเปิดวัตถุฐานข้อมูลไว้ข้างหน้าได้

สร้างฐานข้อมูลเปล่าใหม่

1. เริ่ม Access จากเมนู เริ่มหรือจากทางลัด

   มุมมอง Backstage จะปรากฏขึ้น

2. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

   • สร้างฐานข้อมูลบนเว็บใหม่

     1. ภายใต้ เทมเพลตที่พร้อมใช้งานให้คลิก ฐานข้อมูลบนเว็บเปล่า

     2. ทางด้านขวา ภายใต้ ฐานข้อมูลเว็บเปล่าให้พิมพ์ชื่อไฟล์ฐานข้อมูลของคุณ ในกล่อง ชื่อไฟล์ หรือใช้ชื่อที่มีอยู่ให้คุณ

     3. คลิก สร้าง

        ฐานข้อมูลใหม่จะถูกสร้างขึ้น และตารางใหม่จะเปิดในมุมมองแผ่นข้อมูล

   • สร้างฐานข้อมูลเดสก์ท็อปใหม่

     1. ภายใต้ เทมเพลตที่พร้อมใช้งาน ให้คลิก ฐานข้อมูลเปล่า

     2. ทางด้านขวา ภายใต้ ฐานข้อมูลเปล่าให้พิมพ์ชื่อไฟล์ฐานข้อมูลของคุณ ในกล่อง ชื่อไฟล์ หรือใช้ชื่อที่มีอยู่ให้คุณ

     3. คลิก สร้าง

        ฐานข้อมูลใหม่จะถูกสร้างขึ้น และตารางใหม่จะเปิดในมุมมองแผ่นข้อมูล

Access มีเทมเพลตจํานวนหนึ่งพร้อมผลิตภัณฑ์ และคุณสามารถดาวน์โหลดเพิ่มเติมได้จากOffice.comของคุณ เทมเพลต Access คือฐานข้อมูลที่ออกแบบไว้ล่วงหน้าพร้อมด้วยตาราง ฟอร์ม และรายงานที่ออกแบบมาอย่างมืออาชีพ เทมเพลตให้คุณเริ่มใช้งานใหญ่เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลใหม่

สร้างฐานข้อมูลใหม่จากเทมเพลตตัวอย่าง

1. เริ่ม Access จากเมนู เริ่มหรือจากทางลัด

   มุมมอง Backstage จะปรากฏขึ้น

2. คลิก เทมเพลตตัวอย่าง แล้วเรียกดูเทมเพลตที่พร้อมใช้งาน

3. เมื่อคุณพบเทมเพลตที่คุณต้องการใช้ ให้คลิกเทมเพลตนั้น

4. ทางด้านขวา ในกล่อง ชื่อไฟล์ ให้พิมพ์ชื่อไฟล์หรือใช้ชื่อที่ให้ไว้ให้คุณ

5. คลิก สร้าง

   Access จะสร้างฐานข้อมูลใหม่จากเทมเพลตแล้วเปิดขึ้น

คุณสามารถดาวน์โหลดเทมเพลต Access เพิ่มเติมจากoffice.comมุมมอง Backstage ได้โดยตรง

สร้างฐานข้อมูลใหม่จากOffice.comแม่แบบ

1. เริ่ม Access จากเมนู เริ่มหรือจากทางลัด

   มุมมอง Backstage จะปรากฏขึ้น

2. ภายใต้ Office.com บานหน้าต่าง เทมเพลต ให้คลิกประเภท จากนั้น เมื่อเทมเพลตในประเภทนั้นปรากฏขึ้น ให้คลิกเทมเพลต

   หมายเหตุ: คุณยังสามารถค้นหาเทมเพลตโดยใช้กล่องค้นหาที่ให้ไว้

3. ในกล่อง ชื่อ ไฟล์ ให้พิมพ์ชื่อไฟล์หรือใช้ชื่อที่ให้ไว้ให้คุณ

4. คลิก ดาวน์โหลด

   Access จะดาวน์โหลดเทมเพลตโดยอัตโนมัติ สร้างฐานข้อมูลใหม่โดยยึดตามเทมเพลตนั้น จัดเก็บลงในโฟลเดอร์เอกสารของคุณ (ตัวอย่างเช่น โฟลเดอร์ เอกสารของฉัน) แล้วเปิดฐานข้อมูล

เมื่อคุณเปิด (หรือสร้างและเปิด) ฐานข้อมูล Access จะเพิ่มชื่อไฟล์และที่ตั้งของฐานข้อมูลลงในรายการภายในของเอกสารที่ใช้ล่าสุด รายการนี้จะแสดงบนแท็บ ล่าสุด ของ มุมมอง Backstage เพื่อให้คุณสามารถเปิดฐานข้อมูลที่ใช้ล่าสุดได้อย่างง่ายดาย

เปิดฐานข้อมูลที่ใช้ล่าสุด

1. เริ่ม Access

2. ในมุมมอง Backstage ให้คลิกล่าสุด แล้วคลิกฐานข้อมูลที่คุณต้องการเปิด

   Access จะเปิดฐานข้อมูล

เปิดฐานข้อมูลจากมุมมอง Backstage

1. เริ่ม Access

2. คลิกแท็บ ไฟล์ จากนั้นคลิก เปิด เมื่อ กล่องโต้ตอบ เปิด ปรากฏขึ้น ให้เรียกดูและเลือกไฟล์ แล้วคลิกเปิด

   ฐานข้อมูลจะเปิดขึ้น

ด้านบนของหน้า

เลือกแท็บสั่ง

1. เริ่ม Access

2. คลิกแท็บที่คุณต้องการ

หรือ

1. เริ่ม Access

2. กดแป้น ALT แล้วปล่อย

   เคล็ดลับแป้นพิมพ์ปรากฏขึ้น

3. กดแป้นหรือแป้นที่แสดงในเคล็ดลับคีย์บอร์ดหรือใกล้กับแท็บสั่งที่คุณต้องการที่สุด

คุณสามารถสั่งงานได้หลายวิธี เส้นทางที่เร็วที่สุดและโดยตรงที่สุดคือการใช้แป้นพิมพ์ลัดที่เกี่ยวข้องกับการสั่ง

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแป้นพิมพ์ลัดใน Access

เรียกใช้การสั่ง

1. เริ่ม Access

2. คลิกแท็บที่เหมาะสมของสั่ง ตารางต่อไปนี้แสดงตัวอย่างของแท็บและสั่งที่พร้อมใช้งานในแต่ละแท็บ แท็บและสั่งต่างๆ ที่พร้อมจะเปลี่ยนแปลงได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณอยู่

1. คลิกตัวควบคุมที่แสดงแทนการสั่ง อีกวิธีหนึ่งคือ ถ้าคุณทราบแป้นพิมพ์ลัดของสั่งจาก Access เวอร์ชันก่อนหน้า ให้ใส่คีย์ลัดโดยใช้คีย์บอร์ด

   หรือ

   กดแป้น ALT แล้วปล่อย

   แป้นการเข้าถึงจะปรากฏขึ้น

   กดแป้นหรือแป้นที่แสดงในเคล็ดลับคีย์บอร์ดที่เกี่ยวข้องกับการสั่งที่คุณต้องการ

แท็บของสั่งบริบท

นอกจากแท็บการสั่งมาตรฐานแล้ว Access ยังมีแท็บของสั่งตามบริบท ขึ้นอยู่กับบริบทของคุณ (ซึ่งก็คือวัตถุที่คุณอยู่และสิ่งที่คุณจะอยู่) แท็บสั่งบริบทอย่างน้อยหนึ่งแท็บอาจปรากฏขึ้นถัดจากแท็บการสั่งมาตรฐาน

เปิดใช้งานแท็บสั่งบริบท

• คลิกแท็บของเมนูบริบท

หรือ

1. กดแป้น ALT แล้วปล่อย

   แป้นการเข้าถึงจะปรากฏขึ้น

2. กดแป้นหรือแป้นที่แสดงในแป้นการเข้าถึงที่ปรากฏขึ้นหรือใกล้เคียงกับแท็บของสั่งบริบทที่สุด

แท็บของสั่งบริบทประกอบด้วยสั่งและฟีเจอร์ที่คุณต้องใช้งานในบริบทที่ระบุ ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณเปิดตารางในมุมมองออกแบบ แท็บตามบริบทจะมีสั่งที่จะใช้ได้เฉพาะเมื่อคุณใช้งานตารางในมุมมองนั้นเท่านั้น อีกตัวอย่างหนึ่ง เมื่อคุณเปิดตารางในมุมมองออกแบบ แท็บสั่งบริบทที่ชื่อว่า ออกแบบ จะปรากฏขึ้นถัดจาก แท็บ เครื่องมือขั้นสูง เมื่อคุณคลิกแท็บ ออกแบบ Ribbon จะแสดงสั่งที่พร้อมใช้งานให้คุณเห็นเมื่อวัตถุนั้นอยู่ในมุมมองออกแบบเท่านั้น

แกลเลอรี    

นอกจากนี้ Ribbon ยังใช้ตัวควบคุมชนิดที่เรียกว่าแกลเลอรี ตัวควบคุมแกลเลอรีถูกออกแบบมาเพื่อเน้นความสนใจของคุณเกี่ยวกับการรับผลลัพธ์ที่คุณต้องการ แทนที่จะแสดงเพียงสั่ง ตัวควบคุมแกลเลอรีจะแสดงผลลัพธ์ของการใช้สั่งเหล่านั้น แนวคิดคือการแสดงภาพให้คุณเรียกดูและดูสิ่งที่ Access 2010 สามารถดําเนินการได้ ด้วยการโฟกัสที่ผลลัพธ์ แทนที่จะโฟกัสไปที่เพียงผู้เดียวบนตัวสั่งเท่านั้น

แกลเลอรีมีรูปร่างและขนาดแตกต่างกัน มีเค้าโครงเส้นตาราง การแสดงเมนูแบบดรอปดาวน์ และแม้แต่เค้าโครงบน Ribbon ที่วางเนื้อหาของแกลเลอรีบน Ribbon

การซ่อน Ribbon

บางครั้ง คุณอาจต้องการพื้นที่เพิ่มเติมอีกเล็กน้อยเพื่อมอบให้กับพื้นที่การงานของคุณ ด้วยเหตุนี้ Ribbon จึงสามารถยุบได้ เพื่อให้เหลือเฉพาะแถบที่มีแท็บสั่งอยู่ เมื่อต้องการซ่อน Ribbon ให้ดับเบิลคลิกแท็บของสั่งที่ใช้งานอยู่ เมื่อต้องการแสดงอีกครั้ง ให้ดับเบิลคลิกที่แท็บสั่งที่ใช้งานอยู่อีกครั้ง

แถบเครื่องมือด่วน (QAT)

แถบเครื่องมือด่วนเป็นแถบเครื่องมือที่อยู่ติดกับ Ribbon ที่อนุญาตให้เข้าถึงการสั่งได้ภายในคลิกเดียว ชุดเริ่มต้นของการสั่งต่างๆได้แก่ บันทึกเลิกทําและทําซ้า และคุณสามารถปรับแต่งแถบเครื่องมือด่วนเพื่อรวมสั่งอื่นๆ ที่คุณใช้บ่อยได้ คุณยังสามารถปรับเปลี่ยนการวางแถบเครื่องมือและเปลี่ยนจากขนาดที่เล็กกว่าตามค่าเริ่มต้นเป็นขนาดใหญ่ได้ แถบเครื่องมือขนาดเล็กจะปรากฏขึ้นถัดจากแท็บสั่งบน Ribbon เมื่อคุณสลับไปยังขนาดใหญ่ แถบเครื่องมือจะปรากฏด้านล่างของ Ribbon และขยายเต็มความกว้าง

เปิดวัตถุฐานข้อมูล เช่น ตาราง ฟอร์ม หรือรายงาน

• ในบานหน้าต่างนําทาง ให้ดับเบิลคลิกวัตถุ

  หรือ

  ในบานหน้าต่างนําทาง ให้เลือกวัตถุ แล้วกด ENTER

  หรือ

• ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกขวาที่วัตถุ แล้วคลิก เปิด

โปรดทราบว่าคุณสามารถตั้งค่าตัวเลือกให้เปิดวัตถุด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียวในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือก การนําทาง

บานหน้าต่างนําทางจะแบ่งวัตถุฐานข้อมูลของคุณออกเป็นประเภท และประเภทเหล่านี้ประกอบด้วยกลุ่ม บางประเภทจะถูกกําหนดค่าล่วงหน้าไว้ให้คุณ และคุณสามารถสร้างกลุ่มแบบกําหนดเองของคุณเองได้

ตามค่าเริ่มต้น บานหน้าต่างนําทางจะปรากฏขึ้นเมื่อคุณเปิดฐานข้อมูล รวมถึงฐานข้อมูลที่สร้างใน Access เวอร์ชันก่อนหน้า คุณสามารถป้องกันไม่ให้บานหน้าต่างนําทางปรากฏขึ้นตามค่าเริ่มต้นได้ด้วยการตั้งค่าตัวเลือกโปรแกรม ขั้นตอนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีการแต่ละการแอคชัน

เมื่อต้องการแสดงหรือซ่อนบานหน้าต่างนําทาง    

• คลิกปุ่มที่มุมขวาบนของบานหน้าต่างนําทาง () หรือกด F11

ป้องกันไม่ให้บานหน้าต่างนําทางปรากฏขึ้นตามค่าเริ่มต้น

1. คลิกแท็บ ไฟล์ แล้วคลิก ตัวเลือก

   กล่องโต้ตอบ ตัวเลือกของ Access จะปรากฏขึ้น

2. ในบานหน้าต่างด้านซ้าย ให้คลิก ฐานข้อมูลปัจจุบัน

3. ภายใต้ การนําทาง ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย แสดงบานหน้าต่างนําทาง แล้วคลิกตกลง

For more information about the Navigation Pane, see the article View and manage objects by using the Navigation Pane.

ด้านบนของหน้า

แสดงหรือซ่อนแท็บเอกสาร

1. คลิกแท็บ ไฟล์ แล้วคลิก ตัวเลือก

   กล่องโต้ตอบ ตัวเลือกของ Access จะปรากฏขึ้น

2. ในบานหน้าต่างด้านซ้าย ให้คลิก ฐานข้อมูลปัจจุบัน

3. ในส่วนตัวเลือกแอปพลิเคชันภายใต้ตัวเลือกหน้าต่างเอกสารให้เลือก เอกสารแบบแท็บ

4. เลือกหรือล้างกล่องกา เครื่องหมาย แสดง แท็บเอกสาร การล้างกล่องกาเครื่องหมายจะปิดแท็บเอกสาร

5. คลิก ตกลง

   หมายเหตุ: 

   • การตั้งค่า แสดงแท็บ เอกสารเป็นการตั้งค่าต่อฐานข้อมูล คุณต้องตั้งค่านี้อย่างอิสระในแต่ละฐานข้อมูล

   • หลังจากที่คุณเปลี่ยน การตั้งค่าแสดงแท็บ เอกสารแล้ว คุณต้องปิดและเปิดฐานข้อมูลของคุณใหม่เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงมีผล

   • ฐานข้อมูลใหม่ที่สร้างขึ้นโดยใช้ Access จะแสดงแท็บเอกสารตามค่าเริ่มต้น

   • ฐานข้อมูลที่สร้างโดยใช้ Access เวอร์ชันก่อนหน้าจะใช้หน้าต่างซ้อนกันตามค่าเริ่มต้น

ด้านบนของหน้า

การแสดงหรือซ่อนแถบสถานะ

1. คลิกแท็บ ไฟล์ แล้วคลิก ตัวเลือก

   กล่องโต้ตอบ ตัวเลือกของ Access จะปรากฏขึ้น

2. ในบานหน้าต่างด้านซ้าย ให้คลิก ฐานข้อมูลปัจจุบัน

3. ภายใต้ ตัวเลือกแอปพลิเคชัน ให้เลือกหรือล้างกล่องกา เครื่องหมาย แสดง แถบสถานะ การล้างกล่องกาเครื่องหมายจะปิดการแสดงแถบสถานะ

4. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

จัดรูปแบบข้อความโดยใช้แถบเครื่องมือขนาดเล็ก

1. เลือกข้อความที่จะจัดรูปแบบ

   แถบเครื่องมือขนาดเล็กจะปรากฎอยู่เหนือข้อความ

2. ใช้การจัดรูปแบบโดยใช้แถบเครื่องมือขนาดเล็ก

ด้านบนของหน้า