งานพื้นฐานในการเปรียบเทียบสเปรดชีต

เปิด Spreadsheet Compare

บนหน้าจอ เริ่ม ให้คลิก Spreadsheet Compare ถ้าคุณไม่เห็นตัวเลือก Spreadsheet Compare ให้เริ่มพิมพ์คําว่า Spreadsheet Compare แล้วเลือกตัวเลือกดังกล่าว

นอกจาก Spreadsheet Compare แล้ว คุณจะพบโปรแกรมคู่หูสําหรับ Access – Microsoft Database Compare นอกจากนี้ยังต้องใช้เวอร์ชันหรือ Microsoft 365 Apps for enterprise Office Professional Plus

เปรียบเทียบเวิร์กบุ๊ก Excel สองเวิร์กบุ๊ก

1. คลิก หน้าแรก > เปรียบเทียบไฟล์

   

   กล่องโต้ตอบ เปรียบเทียบไฟล์ จะปรากฏขึ้น

2. คลิกไอคอนโฟลเดอร์สีน้ําเงินถัดจากกล่อง เปรียบเทียบ เพื่อเรียกดูตําแหน่งที่ตั้งของเวิร์กบุ๊กเวอร์ชันก่อนหน้าของคุณ นอกจากไฟล์ที่บันทึกไว้บนคอมพิวเตอร์ของคุณหรือบนเครือข่ายแล้ว คุณยังสามารถใส่ที่อยู่เว็บลงในไซต์ที่บันทึกเวิร์กบุ๊กของคุณได้
   
   

3. คลิกไอคอนโฟลเดอร์สีเขียวถัดจากกล่อง ถึง เพื่อเรียกดูตําแหน่งที่ตั้งของเวิร์กบุ๊กที่คุณต้องการเปรียบเทียบกับเวอร์ชันก่อนหน้า แล้วคลิก ตกลง

   เคล็ดลับ:  คุณสามารถเปรียบเทียบไฟล์สองไฟล์ที่มีชื่อเดียวกันได้ ถ้าไฟล์ถูกบันทึกไว้ในโฟลเดอร์ที่ต่างกัน

4. ในบานหน้าต่างด้านซ้าย ให้เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการดูในผลลัพธ์ของการเปรียบเทียบเวิร์กบุ๊กโดยการเลือกหรือยกเลิกการเลือกตัวเลือก เช่น สูตรแมโคร หรือ รูปแบบเซลล์ หรือเพียงเลือกทั้งหมด
   
   

5. คลิก ตกลง เพื่อเรียกใช้การเปรียบเทียบ

ถ้าคุณได้รับข้อความ "ไม่สามารถเปิดเวิร์กบุ๊กได้" อาจหมายความว่าหนึ่งในเวิร์กบุ๊กได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่าน คลิก ตกลง แล้วใส่รหัสผ่านของเวิร์กบุ๊ก เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่รหัสผ่านและ Spreadsheet Compare ทํางานร่วมกัน

ผลลัพธ์ของการเปรียบเทียบจะปรากฏในเส้นตารางสองบานหน้าต่าง เวิร์กบุ๊กทางด้านซ้ายสอดคล้องกับไฟล์ "เปรียบเทียบ" (โดยทั่วไปแล้วเก่ากว่า) ที่คุณเลือก และเวิร์กบุ๊กทางด้านขวาจะสอดคล้องกับไฟล์ "ถึง" (โดยทั่วไปคือไฟล์ที่ใหม่กว่า) รายละเอียดจะปรากฏในบานหน้าต่างด้านล่างเส้นตารางสองเส้น การเปลี่ยนแปลงจะถูกเน้นด้วยสี ขึ้นอยู่กับชนิดของการเปลี่ยนแปลง

การทำความเข้าใจกับผลลัพธ์

• ในเส้นตารางแบบเคียงข้างกัน เวิร์กชีตสําหรับแต่ละไฟล์จะถูกเปรียบเทียบกับเวิร์กชีตในไฟล์อื่น ถ้ามีเวิร์กชีตหลายแผ่น เวิร์กชีตเหล่านั้นจะพร้อมใช้งานโดยการคลิกปุ่มไปข้างหน้าและย้อนกลับบนแถบเลื่อนแนวนอน

  หมายเหตุ: แม้ว่าเวิร์กชีตจะถูกซ่อนไว้ เวิร์กชีตจะยังคงถูกเปรียบเทียบและแสดงในผลลัพธ์

• ความแตกต่างจะถูกเน้นด้วยสีเติมของเซลล์หรือสีฟอนต์ข้อความ ขึ้นอยู่กับชนิดของความแตกต่าง ตัวอย่างเช่น เซลล์ที่มี "ค่าที่ใส่" (เซลล์ที่ไม่ใช่สูตร) จะถูกจัดรูปแบบด้วยสีเติมสีเขียวในตารางแบบเคียงข้างกัน และมีฟอนต์สีเขียวในรายการผลลัพธ์ของบานหน้าต่าง บานหน้าต่างด้านซ้ายล่างคือคําอธิบายที่แสดงความหมายของสี

ในตัวอย่างที่แสดงที่นี่ ผลลัพธ์สําหรับ Q4 ในเวอร์ชันก่อนหน้าไม่สมบูรณ์ เวิร์กบุ๊กเวอร์ชันล่าสุดจะมีตัวเลขสุดท้ายในคอลัมน์ สําหรับ Q4

ในผลลัพธ์การเปรียบเทียบ เซลล์ E2:E5 ในทั้งสองเวอร์ชันมีการเติมสีเขียวซึ่งหมายความว่าค่าที่ใส่มีการเปลี่ยนแปลง เนื่องจากค่าเหล่านั้นเปลี่ยนแปลง ผลลัพธ์จากการคํานวณในคอลัมน์ YTD จึงเปลี่ยนไปด้วย โดยเซลล์ F2:F4 และ E6:F6 มีการเติมสีน้ําเงินอมเขียวซึ่งหมายความว่าค่าจากการคํานวณจะเปลี่ยนแปลงไป

ผลลัพธ์จากการคํานวณในเซลล์ F5 เปลี่ยนไปด้วย แต่เหตุผลที่สําคัญกว่าคือในเวอร์ชันก่อนหน้าสูตรไม่ถูกต้อง (รวมเฉพาะ B5:D5 เท่านั้น โดยละค่าสําหรับ Q4) เมื่อเวิร์กบุ๊กถูกอัปเดต สูตรใน F5 จะถูกแก้ไขเพื่อให้เป็น =SUM(B5:E5)

• ถ้าเซลล์แคบเกินกว่าจะแสดงเนื้อหาของเซลล์ได้ ให้คลิก Resize Cells to Fit

Inquire Add-in ของ Excel

นอกจากฟีเจอร์การเปรียบเทียบของ Spreadsheet Compare แล้ว Excel 2013 ยังมี Inquire Add-in ที่คุณสามารถเปิดซึ่งทําให้แท็บ "Inquire" พร้อมใช้งานได้ จากแท็บ Inquire คุณสามารถวิเคราะห์เวิร์กบุ๊ก ดูความสัมพันธ์ระหว่างเซลล์ เวิร์กชีต และเวิร์กบุ๊กอื่นๆ และล้างการจัดรูปแบบส่วนเกินจากเวิร์กชีตได้ ถ้าคุณมีสองเวิร์กบุ๊กเปิดอยู่ใน Excel ที่คุณต้องการเปรียบเทียบ คุณสามารถเรียกใช้ Spreadsheet Compare โดยใช้คําสั่ง เปรียบเทียบไฟล์

ถ้าคุณไม่เห็นแท็บ Inquire ใน Excel ให้ดูที่ เปิด Inquire Add-in เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเครื่องมือใน Inquire Add-in ให้ดูที่ คุณสามารถทําอะไรกับ Spreadsheet Inquire ได้บ้าง

ขั้นตอนต่อไป

ถ้าคุณมีเวิร์กบุ๊ก Excel หรือฐานข้อมูล Access ที่ "สําคัญต่อภารกิจ" ในองค์กรของคุณ ให้พิจารณาติดตั้งเครื่องมือการจัดการสเปรดชีตและฐานข้อมูลของ Microsoft Microsoft เซิร์ฟเวอร์การจัดการตรวจสอบและควบคุม มีฟีเจอร์การจัดการการเปลี่ยนแปลงที่มีประสิทธิภาพสําหรับไฟล์ Excel และ Access และเสริมด้วย Microsoft การประเมินการค้นหาและความเสี่ยง Server ซึ่งมีฟีเจอร์สินค้าคงคลังและการวิเคราะห์ ทั้งหมดนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อช่วยให้คุณลดความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการใช้เครื่องมือที่พัฒนาโดย ผู้ใช้ใน Excel และ Access

นอกจากนี้ ให้ดู ภาพรวมของการเปรียบเทียบสเปรดชีต