จัดการอีเมลก่อนและหลังวันหยุดพักผ่อน

ราเชลทราบว่าการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติสามารถตอบคําถามและความสับสนมากมายสําหรับเพื่อนร่วมงานของเธอได้ เนื่องจากเธอ Microsoft 365 เธอจะเลือก ไฟล์ > การตอบกลับอัตโนมัติ และพิมพ์ข้อความต่อไปนี้

สวัสดี

ขอบคุณสําหรับข้อความของคุณ ฉันออกจากสํานักงานระหว่างวันที่ 1 พฤษภาคม 2019 ถึง 10 พฤษภาคม 2019 ฉันจะไม่ตรวจสอบอีเมลขณะที่ฉันหายไป

สําหรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับโครงการ Contoso, Fourth Coffee และ Tailspin Toys โปรดติดต่อ Chester Beane

สําหรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับโครงการ Northwind โปรดติดต่อ Cheryl Jenkins 

—เรเชล

เธอสามารถตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติเพื่อเปิดใช้งานวันที่เธอออกเดินทางและปิดวันที่เธอกลับมา นี่เป็นขั้นตอนที่ 1 ที่ยอดเยี่ยม อย่างไรก็ตาม ราเชลทราบว่า Outlook มีฟีเจอร์อื่นๆ ที่เธอสามารถใช้เพื่อช่วยให้กล่องขาเข้าของเธออยู่ภายใต้การควบคุม

เมื่อต้องการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติของคุณเอง ให้ดู ส่งการตอบกลับไม่อยู่ที่สํานักงานโดยอัตโนมัติจาก Outlook

ตอนนี้ Rachel สามารถไปยังขั้นตอนที่ 2: การสร้างกฎ

กฎเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดการข้อความของคุณ ทั้งเมื่อคุณอยู่ในสํานักงานและไม่ได้อยู่ที่สํานักงาน ฟีเจอร์การตอบกลับอัตโนมัติมีกฎในตัวของตัวเองซึ่งจะเปิดเมื่อคุณไม่อยู่ที่สํานักงานเท่านั้น 

จากกล่องโต้ตอบกฎที่ด้านล่างของหน้าต่างการตอบกลับอัตโนมัติ Rachel จะเลือก เพิ่มกฎ

จากนั้น เธอจะเพิ่ม advertisements@contoso.com ลงในเขตข้อมูล จาก เธอได้รับข้อความประจําวันจากที่อยู่นี้ซึ่งมีข้อมูลเวลาที่ละเอียดอ่อนซึ่งเธอไม่ต้องการเมื่อเธอกลับมาจากวันหยุดพักผ่อนของเธอ

ในส่วน ดําเนินการเหล่านี้ Rachel จะตรวจสอบกล่องเพื่อ ลบข้อความทั้งหมด จากที่อยู่อีเมลนั้น เธอสามารถสร้างกฎหลายข้อที่ย้ายหรือลบหรือแม้แต่ส่งต่อข้อความไปยังผู้อื่นในองค์กรของเธอโดยยึดตามคําในชื่อเรื่องหรือเนื้อหาข้อความ หรือบุคคลที่ส่งข้อความถึงหรือรับข้อความ 

เมื่อเธอสร้างกฎเสร็จแล้ว เธอสามารถบันทึกการตอบกลับอัตโนมัติและปล่อยให้เธอลาพักร้อนโดยรู้ว่าอีเมลจํานวนมากของเธอจะถูกส่งต่อไปยังบุคคลที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ และกลุ่มอื่นจะถูกลบโดยสมบูรณ์

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเพิ่มกฎ ให้ดูที่ จัดการข้อความอีเมลโดยใช้กฎ

ก่อนอื่น Nelson จะเรียงลําดับข้อความของเขาตามลําดับความสําคัญ ซึ่งจะวางข้อความที่มีลําดับความสําคัญสูงทั้งหมดที่เขาจะต้องจัดการอย่างรวดเร็ว ที่ด้านบนของกล่องขาเข้าของเขา

เมื่อต้องการทําเช่นนี้ เขาเลือกดรอปดาวน์ ตามวันที่ ที่ด้านบนของรายการข้อความของเขา และเลือก ความสําคัญ นี่เป็นกล่องขาเข้าของเขาสําหรับเขา

ตอนนี้เนลสันสามารถใช้เวลาสิบห้านาทีในการตอบกลับข้อความที่มีความสําคัญ สูง ห้าข้อความ จัดเก็บข้อความเหล่านั้นลงในโฟลเดอร์ แล้วเปลี่ยนลําดับการจัดเรียงโดยการคลิกรายการดรอปดาวน์อีกครั้ง และเลือก ต่ําอยู่ด้านบน เพื่อนําข้อความที่มีความสําคัญ ต่ํา ไปที่ด้านบนของรายการข้อความของเขา ข้อความเหล่านี้จะได้รับการสแกนแบบเร็วเท่านั้น จากนั้นเขาจะลบทั้งหมดยกเว้นข้อความใดข้อความหนึ่ง คําเชิญรับประทานอาหารกลางวัน การแจ้งเตือนการเจาะอัคคีภัย และคําเตือนเกี่ยวกับการหยุดทํางานเมื่อสามวันก่อนไม่ใช่ข้อความที่เขาจําเป็นต้องตอบกลับ

ตอนนี้เขาได้จัดการข้อความอีเมลที่สําคัญที่สุด Nelson สามารถใช้ตัวกรองในตัวของ Outlook อีกตัวกรองหนึ่งซึ่งเป็นตัวกรองที่มีอยู่แล้วภายในสําหรับ@mentions เขาเลือกจดหมายที่กล่าวถึง โดยใช้ดรอปดาวน์ ตามวันที่ ที่ด้านบนขวาของรายการข้อความของเขา

เนลสันรู้ว่าเขาถูกกล่าวถึงในข้อความอีเมลที่เฉพาะเจาะจงหรือไม่ เป็นไปได้ว่าผู้ส่งต้องการบางอย่างอย่างชัดเจนจากเขา แทนที่จะเป็นพนักงานคนหนึ่งของเขา

มีประมาณห้าสิบข้อความเหล่านี้และเนลสันสามารถสแกนผ่านรายการได้อย่างรวดเร็วลบข้อความที่อาจได้รับการจัดการโดยหนึ่งในเพื่อนร่วมงานของเขาแล้วตอบสนองต่อคนอื่น ๆ 

ถ้าคุณมีโครงการจํานวนมาก บางโครงการอาจให้ความสําคัญกับเวลามากกว่าโครงการอื่นๆ การค้นหาข้อความที่เกี่ยวข้องกับโครงการที่มีเวลามากที่สุดก่อนสามารถช่วยให้คุณติดตามโครงการเหล่านี้พร้อมกับประหยัดเวลาโครงการให้น้อยลงในวันอื่น

เมื่อต้องการค้นหาข้อความที่มีวลีเฉพาะ ให้ใช้กล่อง ค้นหา ที่ด้านบนของรายการข้อความ Outlook ใช้เครื่องหมายอัญใบคํารอบวลีที่มีหลายคําเพื่อค้นหาเฉพาะวลีนั้น และไม่ค้นหาทีละคําภายในวลีนั้น

การจัดกลุ่มข้อความตามผู้ส่งทําให้คุณสามารถค้นหาข้อความที่คุณอาจสามารถลบได้อย่างรวดเร็ว ตัวอย่างเช่น จดหมายข่าวหรือข้อความอัตโนมัติจากบัญชีที่ไม่มีการตรวจสอบ หรือข้อความที่คุณจําเป็นต้องตอบกลับในเวลาที่เหมาะสม เช่น ข้อความจากผู้ดูแลโดยตรงของคุณ

เมื่อต้องการจัดกลุ่มข้อความของคุณตามผู้ส่ง ให้คลิกดรอปดาวน์ ตามวันที่ ที่มุมขวาบนของรายการข้อความของคุณ แล้วเลือก จาก