จํากัดการเข้าถึงเวิร์กบุ๊กด้วยการจัดการสิทธิ์ในข้อมูลใน Excel

โดยใช้ IRM ใน Microsoft 365 คุณจะสามารถจัดการสิทธิ์ในไฟล์ XML Paper Specification (.xps) และชนิดไฟล์ต่อไปนี้ได้:

• .xls เวิร์กบุ๊ก   

• .xlsx เวิร์กบุ๊ก   

• เวิร์กบุ๊กที่เปิดใช้งานแมโคร   ได้.xlsm

• Template.xlt   

• Template.xltx

• เทมเพลตที่เปิดใช้งานแมโคร   .xltm

• เวิร์กบุ๊กไบนารีที่ไม่ใช่    XML.xlsb

• Add-in.xla ที่เปิดใช้งานแมโคร   ได้

• Add-in.xlam ที่เปิดใช้งานแมโคร   ได้

กำหนดค่าคอมพิวเตอร์ของคุณให้ใช้ IRM

เมื่อต้องการใช้ IRM ใน Microsoft 365 ซอฟต์แวร์ที่จําเป็นขั้นต่ําคือ Windows Rights Management Services (RMS) Client Service Pack 1 (SP1) ผู้ดูแลระบบ RMS สามารถกําหนดค่านโยบาย IRM เฉพาะบริษัทที่กําหนดบุคคลที่สามารถเข้าถึงข้อมูลและระดับของการแก้ไขที่ได้รับอนุญาตสําหรับข้อความอีเมล ตัวอย่างเช่น ผู้ดูแลระบบของบริษัทอาจกําหนดเทมเพลตสิทธิ์ที่เรียกว่า "ข้อมูลลับเฉพาะของบริษัท" ซึ่งระบุว่าข้อความอีเมลที่ใช้นโยบายนั้นสามารถเปิดได้โดยผู้ใช้ภายในโดเมนของบริษัทเท่านั้น

สิทธิ์ในการดาวน์โหลด

ในครั้งแรกที่คุณพยายามเปิดเวิร์กบุ๊กที่มีสิทธิ์แบบจํากัด คุณต้องเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ที่ให้สิทธิ์การใช้งานเพื่อตรวจสอบข้อมูลประจําตัวของคุณและดาวน์โหลดสิทธิ์การใช้งาน สิทธิ์การใช้งานจะกําหนดระดับสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์ของคุณ กระบวนการนี้จําเป็นสําหรับแต่ละไฟล์ที่มีสิทธิ์แบบจํากัด กล่าวอีกนัยหนึ่งเนื้อหาที่มีสิทธิ์แบบจํากัดไม่สามารถเปิดได้โดยไม่มีสิทธิ์การใช้งาน การดาวน์โหลดสิทธิ์จําเป็นต้องให้ Microsoft 365 ส่งข้อมูลประจําตัวของคุณ ซึ่งรวมถึงที่อยู่อีเมลของคุณ และข้อมูลเกี่ยวกับสิทธิ์ของคุณในการเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์ที่ให้สิทธิ์การใช้งาน ข้อมูลที่มีอยู่ในสมุดงานจะไม่ถูกส่งไปยังเซิร์ฟเวอร์ที่ให้สิทธิ์การใช้งาน

จำกัดสิทธิ์การเข้าถึงเนื้อหาในไฟล์

IRM ช่วยให้คุณนําข้อจํากัดต่างๆ ไปใช้กับผู้ใช้ต่อผู้ใช้ รายไฟล์ หรือตามกลุ่มได้ (สิทธิ์ที่ยึดตามกลุ่มต้องการบริการไดเรกทอรี Active Directory สําหรับการขยายกลุ่ม) ตัวอย่างเช่น ในเวิร์กบุ๊ก Ranjit สร้างเขาอาจให้สิทธิ์เฮเลนาในการอ่าน แต่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ จากนั้น Ranjit สามารถให้สิทธิ์ Bobby ในการแก้ไขเวิร์กบุ๊กได้ แรนจิทอาจตัดสินใจใช้ขีดจํากัด 5 วันกับการเข้าถึงเวิร์กบุ๊กของเฮเลนาและบ๊อบบี้ 

1. บันทึกเวิร์กบุ๊ก

2. เลือก ไฟล์ > ข้อมูล.

3. เลือก ป้องกันเวิร์กบุ๊ก ชี้ไปที่ จํากัดสิทธิ์ตาม People แล้วเลือก การเข้าถึงแบบจํากัด

4. ในกล่องโต้ตอบ สิทธิ์ ให้เลือก จํากัดสิทธิ์สําหรับเวิร์กบุ๊กนี้ แล้วกําหนดระดับการเข้าถึงที่คุณต้องการสําหรับผู้ใช้แต่ละราย

5. เมื่อต้องการให้สิทธิ์ ควบคุมทั้งหมด แก่ผู้อื่น ในกล่องโต้ตอบ สิทธิ์ ให้เลือก ตัวเลือกเพิ่มเติม จากนั้นในคอลัมน์ ระดับการเข้าถึง ให้เลือกลูกศร แล้วเลือก ควบคุมทั้งหมด ในรายการ ระดับการเข้าถึง

   

6. หลังจากที่คุณกําหนดระดับสิทธิ์แล้ว ให้เลือก ตกลง

   แถบข้อความจะปรากฏขึ้น ซึ่งระบุว่าเวิร์กบุ๊กนั้นได้รับการจัดการสิทธิ์ ถ้าคุณต้องทําการเปลี่ยนแปลงสิทธิ์การเข้าถึงใดๆ กับเวิร์กบุ๊ก ให้เลือก เปลี่ยนแปลงสิทธิ์

   

   ถ้าเวิร์กบุ๊กที่มีสิทธิ์แบบจํากัดถูกส่งต่อไปยังบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต ข้อความจะปรากฏขึ้นพร้อมกับที่อยู่อีเมลหรือที่อยู่เว็บไซต์ของผู้เขียนเพื่อให้บุคคลนั้นสามารถร้องขอสิทธิ์สําหรับเวิร์กบุ๊กได้

   

   ถ้าผู้เขียนเลือกที่จะไม่ใส่ที่อยู่อีเมลไปด้วย ผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาตจะได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาดแทน

ตั้งวันหมดอายุสำหรับไฟล์

1. เปิดไฟล์

2. เลือก ไฟล์ > ข้อมูล.

3. เลือก ป้องกันเวิร์กบุ๊ก ชี้ไปที่ จํากัดสิทธิ์ตาม People แล้วเลือก การเข้าถึงแบบจํากัด

4. ในกล่องโต้ตอบ สิทธิ์ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย จํากัดสิทธิ์สําหรับเวิร์กบุ๊กนี้ แล้วเลือก ตัวเลือกเพิ่มเติม

5. ภายใต้ สิทธิ์เพิ่มเติมสําหรับผู้ใช้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เวิร์กบุ๊กนี้จะหมดอายุเมื่อ แล้วใส่วันที่

6. เลือก ตกลง สองครั้ง

ใช้บัญชีผู้ใช้ Windows อื่นในการจัดการสิทธิ์ของไฟล์

1. เปิดเอกสาร เวิร์กชีต หรืองานนำเสนอ

2. ไปที่ ไฟล์ > ข้อมูล

3. เลือก ป้องกันเวิร์กบุ๊ก ชี้ไปที่ จํากัดสิทธิ์ตาม People แล้วเลือก จัดการข้อมูลประจําตัว

4. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

   • ในกล่องโต้ตอบ เลือกผู้ใช้ ให้เลือกที่อยู่อีเมลสําหรับบัญชีที่คุณต้องการใช้ แล้วเลือก ตกลง

   • ในกล่องโต้ตอบ เลือกผู้ใช้ ให้เลือก เพิ่ม พิมพ์ข้อมูลประจําตัวของคุณสําหรับบัญชีใหม่ แล้วเลือก ตกลง สองครั้ง

     

ดูเนื้อหาที่มีการจำกัดสิทธิ์

เมื่อต้องการดูเนื้อหาที่มีการจัดการสิทธิ์ที่คุณมีสิทธิ์โดยใช้ Microsoft 365 ให้เปิดสมุดงาน

ถ้าคุณต้องการดูสิทธิ์ที่คุณมี ให้เลือก ดูสิทธิ์ ในแถบข้อความ หรือเลือก เวิร์กบุ๊กนี้มีนโยบายสิทธิ์

IRM ใน Office for Mac มีระดับสิทธิ์สามระดับ

• อ่าน   อ่าน

• เปลี่ยนแปลง   อ่าน แก้ไข คัดลอก บันทึกการเปลี่ยนแปลง

• ควบคุมทั้งหมด   อ่าน แก้ไข คัดลอก บันทึกการเปลี่ยนแปลง พิมพ์งาน ตั้งค่าวันหมดอายุสำหรับเนื้อหา ให้สิทธิ์แก่ผู้ใช้ เข้าถึงเนื้อหาโดยทางโปรแกรม

ให้เลือกทำดังนี้

ตั้งค่าระดับสิทธิ์ด้วยตนเอง

1. บนแท็บ รีวิว ภายใต้ การป้องกัน ให้เลือก สิทธิ์ แล้วเลือก การเข้าถึงแบบจํากัด

   

2. ถ้านี่เป็นครั้งแรกที่คุณจะเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์ที่ให้สิทธิ์การใช้งาน ใส่ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านเซิร์ฟเวอร์ที่ให้สิทธิ์การใช้งาน จากนั้นเลือกกล่องกาเครื่องหมาย บันทึกรหัสผ่านใน Mac OS Keychain

   หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เลือก บันทึกรหัสผ่าน ใน Mac OS Keychain คุณอาจต้องใส่ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านของคุณหลายครั้ง

3. ในกล่อง อ่านเปลี่ยน หรือ ควบคุมทั้งหมด ใส่อีเมลแอดเดรสหรือชื่อบุคคลหรือกลุ่มบุคคลที่คุณต้องการกำหนดระดับการเข้าถึง

4. ถ้าคุณต้องการค้นหาที่อยู่อีเมลหรือชื่อในสมุดรายชื่อ ให้เลือก

5. ถ้าคุณต้องการกําหนดระดับการเข้าถึงให้กับทุกคนในสมุดรายชื่อของคุณ ให้เลือก เพิ่มทุกคน

6. หลังจากที่คุณกําหนดระดับสิทธิ์แล้ว ให้เลือก ตกลง

   แถบข้อความจะปรากฏขึ้นและแสดงข้อความว่าเวิร์กบุ๊กนั้นได้รับการจัดการสิทธิ์

ใช้เทมเพลตเพื่อจำกัดสิทธิ์

ผู้ดูแลระบบสามารถกําหนดค่านโยบาย IRM เฉพาะบริษัทที่กําหนดบุคคลที่สามารถเข้าถึงระดับสิทธิ์ในข้อมูลสําหรับบุคคลได้ แง่มุมของการจัดการสิทธิ์เหล่านี้ถูกกําหนดโดยใช้เทมเพลตเซิร์ฟเวอร์ Active Directory Rights Management Services (AD RMS) ตัวอย่างเช่น ผู้ดูแลระบบของบริษัทอาจกําหนดเทมเพลตสิทธิ์ที่เรียกว่า "ข้อมูลลับเฉพาะของบริษัท" ซึ่งระบุว่าเวิร์กบุ๊กที่ใช้นโยบายนั้นสามารถเปิดได้โดยผู้ใช้ภายในโดเมนของบริษัทเท่านั้น

• บนแท็บ รีวิว ภายใต้ การป้องกัน ให้เลือก สิทธิ์ แล้วเลือกเทมเพลตสิทธิ์ที่คุณต้องการ

  

เปลี่ยนหรือนำระดับสิทธิ์ที่คุณตั้งค่าไว้ออก

ถ้าคุณใช้เทมเพลตเพื่อจำกัดสิทธิ์ คุณจะไม่สามารถเปลี่ยนหรือนำระดับสิทธิ์ออกได้เพราะขั้นตอนเหล่านี้จะทำงานเมื่อคุณตั้งค่าระดับสิทธิ์ด้วยตนเองเท่านั้น

1. บนแถบข้อความ ให้เลือก เปลี่ยนแปลงสิทธิ์

2. ในกล่อง อ่านเปลี่ยน หรือ ควบคุมทั้งหมด ใส่อีเมลแอดเดรสหรือชื่อบุคคลหรือกลุ่มบุคคลที่คุณต้องการกำหนดระดับการเข้าถึง

3. เมื่อต้องการเอาบุคคลหรือกลุ่มบุคคลออกจากระดับการเข้าถึง ให้เลือกที่อยู่อีเมล แล้วกด DELETE

4. เมื่อต้องการเอา ทุกคน ออกจากระดับสิทธิ์ ให้เลือก เพิ่มทุกคน

ตั้งค่าวันหมดอายุสำหรับไฟล์ที่ถูกจำกัด

ผู้เขียนสามารถใช้กล่องโต้ตอบ ตั้งค่าสิทธิ์ เพื่อตั้งค่าวันหมดอายุของเนื้อหาได้

1. บนแท็บ รีวิว ภายใต้ การป้องกัน ให้เลือก สิทธิ์ แล้วเลือก การเข้าถึงแบบจํากัด

   

2. เลือก ตัวเลือกเพิ่มเติม แล้วเลือก เอกสารนี้หมดอายุเมื่อ แล้วใส่วันที่

   หลังจากที่สิทธิ์สำหรับเข้าถึงเอกสารของผู้ที่ได้รับอนุญาตหมดอายุลง เฉพาะผู้เขียนหรือผู้ที่มีสิทธิ์ควบคุมทั้งหมดเท่านั้นที่สามารถเปิดเอกสารได้

อนุญาตให้ผู้ที่มีสิทธิ์เปลี่ยนหรืออ่านเนื้อหาสามารถพิมพ์เนื้อหาได้

ตามค่าเริ่มต้น ผู้ที่มีสิทธิ์ เปลี่ยน และ อ่าน เนื้อหาไม่สามารถพิมพ์เนื้อหาได้

1. บนแท็บ รีวิว ภายใต้ การป้องกัน ให้เลือก สิทธิ์ แล้วเลือก การเข้าถึงแบบจํากัด

   

2. เลือก ตัวเลือกเพิ่มเติม แล้วเลือก อนุญาตให้ผู้ที่มีสิทธิ์เปลี่ยนหรืออ่านเนื้อหาสามารถพิมพ์เนื้อหาได้

อนุญาตให้ผู้ที่มีสิทธิ์อ่านสามารถคัดลอกเนื้อหาได้

ตามค่าเริ่มต้น บุคคลที่มีสิทธิ์อ่านจะไม่สามารถคัดลอกเนื้อหาได้

1. บนแท็บ รีวิว ภายใต้ การป้องกัน ให้เลือก สิทธิ์ แล้วเลือก การเข้าถึงแบบจํากัด

   

2. เลือก ตัวเลือกเพิ่มเติม แล้วเลือก อนุญาตให้ผู้ที่มีสิทธิ์อ่านสามารถคัดลอกเนื้อหาได้

อนุญาตให้สคริปต์เรียกใช้ไฟล์ที่ถูกจำกัด

ผู้เขียนสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าเพื่ออนุญาตให้แมโคร Visual Basic ทำงานเมื่อเปิดเอกสาร และอนุญาตให้สคริปต์ AppleScript เข้าถึงข้อมูลในเอกสารที่ถูกจำกัดได้

1. บนแท็บ รีวิว ภายใต้ การป้องกัน ให้เลือก สิทธิ์ แล้วเลือก การเข้าถึงแบบจํากัด

   

2. เลือก ตัวเลือกเพิ่มเติม แล้วเลือก เข้าถึงเนื้อหาโดยทางโปรแกรม

ต้องมีการเชื่อมต่อเพื่อตรวจสอบสิทธิ์

ตามค่าเริ่มต้น บุคคลต้องรับรองความถูกต้องโดยการเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ AD RMS ในครั้งแรกที่พวกเขาเปิดเอกสารที่ถูกจํากัด อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเปลี่ยนให้ผู้ใช้ต้องรับรองความถูกต้องทุกครั้งที่เปิดเอกสารที่ถูกจํากัด

1. บนแท็บ รีวิว ภายใต้ การป้องกัน ให้เลือก สิทธิ์ แล้วเลือก การเข้าถึงแบบจํากัด

   

2. เลือก ตัวเลือกเพิ่มเติม แล้วเลือก ต้องมีการเชื่อมต่อเพื่อตรวจสอบสิทธิ์

นำข้อจำกัดออก

1. บนแท็บ รีวิว ภายใต้ การป้องกัน ให้เลือก สิทธิ์ แล้วเลือก ไม่มีข้อจํากัด

   

2. ในกล่องโต้ตอบ ให้เลือก เอาข้อจํากัดออก

หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

จำกัดสิทธิ์การเข้าถึงเนื้อหาในไฟล์

เพิ่มข้อมูลประจําตัวเพื่อเปิดไฟล์หรือข้อความ
ที่มีการจัดการสิทธิ์รูปแบบไฟล์ที่ทํางานกับ IRM

ในเวอร์ชัน iOS ของ Microsoft 365 ไฟล์ที่มีการป้องกันด้วย IRM ที่คุณได้รับจะเปิดขึ้นถ้าคุณลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีที่มีสิทธิ์ในไฟล์ เมื่อคุณเปิดไฟล์ที่มีการป้องกันแบบ IRM คุณจะเห็นแถบข้อมูลที่ด้านบนสุดที่เสนอให้คุณสามารถดูสิทธิ์ที่กําหนดให้กับไฟล์นี้ได้

ถ้าคุณเป็นผู้สมัครใช้งาน Office 365 ที่มี Azure Rights Management และแผนก IT ของคุณระบุเทมเพลต IRM บางอย่างเพื่อให้คุณใช้งาน คุณสามารถกำหนดเทมเพลตเหล่านั้นให้กับไฟล์ใน Office บน iOS ได้

เมื่อต้องการป้องกันไฟล์ ให้แตะปุ่มแก้ไข ในแอปของคุณ ให้ไปที่แท็บ รีวิว แล้วแตะปุ่ม จํากัดสิทธิ์ คุณจะเห็นรายการของนโยบาย IRM ที่พร้อมใช้งาน เลือกรายการที่คุณต้องการ แล้วแตะ เสร็จสิ้น เพื่อนําไปใช้

ในเวอร์ชัน Android ของ Microsoft 365 ไฟล์ที่มีการป้องกันด้วย IRM ที่คุณได้รับจะเปิดขึ้นถ้าคุณลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีที่มีสิทธิ์ในไฟล์ เมื่อคุณเปิดไฟล์ที่มีการป้องกันแบบ IRM คุณจะเห็นแถบข้อมูลที่ด้านบนสุดที่เสนอให้คุณสามารถดูสิทธิ์ที่กําหนดให้กับไฟล์นี้ได้

การจัดการสิทธิ์ในข้อมูล (IRM) ช่วยทำดังต่อไปนี้:

• ป้องกันไม่ให้ผู้รับที่ได้รับอนุญาตของเนื้อหาที่ได้รับการจำกัดส่งต่อ คัดลอก เปลี่ยนแปลง พิมพ์ ส่งโทรสาร หรือวางเนื้อหาสำหรับการใช้งานที่ไม่ได้รับอนุญาต

• จำกัดเนื้อหาไม่ว่าส่งไปที่ใด

• กำหนดให้ไฟล์มีวันหมดอายุ เพื่อที่เนื้อหาในเอกสารจะไม่สามารถดูได้อีกต่อไปหลังจากเลยเวลาที่กำหนดไว้

• บังคับใช้นโยบายองค์กรที่ควบคุมการใช้และการเผยแพร่เนื้อหาภายในบริษัท

IRM ไม่สามารถป้องกันเนื้อหาจาก:

• ลบ ขโมย หรือจัดเก็บและส่งด้วยโปรแกรมที่เป็นอันตราย เช่น Trojan horses, ตัวล็อกการกดแป้นพิมพ์ และสปายแวร์บางชนิด

• การสูญหายหรือความเสียหายเนื่องจากการกระทำของไวรัสคอมพิวเตอร์

• การคัดลอกด้วยมือมนุษย์หรือการพิมพ์โดยดูจากการแสดงผลของหน้าจอของผู้รับ

• การถ่ายรูปดิจิตอล (เมื่อข้อมูลแสดงบนหน้าจอ) โดยผู้รับ

• คัดลอกโดยใช้โปรแกรมจับภาพหน้าจอของบริษัทอื่น