Microsoft® Lync™ 2010 Attendant เป็นแอปพลิเคชันการจัดการการโทรแบบรวมที่ช่วยให้คุณสามารถจัดการการสนทนาจํานวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพในคราวเดียวโดยการจัดการและกําหนดเส้นทางการโทรและข้อความโต้ตอบแบบทันทีได้อย่างรวดเร็ว
ในบทความนี้
โทรและรับสาย
การโทรออกและรับสายเป็นหนึ่งในงานทั่วไปที่ดําเนินการกับ Lync 2010 Attendant ขั้นตอนจะเหมือนกันสําหรับการส่งและการรับข้อความโต้ตอบแบบทันที คุณยังคงสามารถรับข้อความโต้ตอบแบบทันทีขณะที่คุณอยู่ในสายได้
เมื่อต้องการโทรออก
เมื่อต้องการโทรหาบุคคลในรายการที่ติดต่อของคุณ ให้ดับเบิลคลิกที่ชื่อของบุคคลนั้น หรือคลิกปุ่มโทรศัพท์ที่อยู่ถัดจากชื่อนั้น
-
ตามค่าเริ่มต้น เมื่อคุณดับเบิลคลิกที่ชื่อในรายการที่ติดต่อของคุณ จะมีการโทรไปยังบุคคลนั้น
คุณสามารถเปลี่ยนค่าเริ่มต้นเพื่อให้การดับเบิลคลิกส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีแทนได้ ดังนี้
-
ในแถบเครื่องมือ ให้คลิกปุ่ม ตัวเลือก คลิก ตัวเลือก ในรายการดรอปดาวน์ แล้วคลิกแท็บ การกระทําและการแจ้งเตือน
-
ในรายการดรอปดาวน์ถัดจาก เมื่อฉันดับเบิลคลิกที่ที่ติดต่อ ให้ทําดังต่อไปนี้ เลือก ส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที
-
กด ตกลง
-
คุณสามารถค้นหาที่ติดต่อได้โดยพิมพ์ชื่อของที่ติดต่อในกล่อง ค้นหา ขณะที่คุณพิมพ์ ชื่อที่ตรงกันจะปรากฏในรายการที่ติดต่อของคุณ โปรดทราบว่าอาจต้องใช้เวลาในการค้นหาเพื่อทําดัชนีเบื้องต้นให้เสร็จสมบูรณ์
-
เมื่อต้องการเรียกเลขหมายตามหมายเลข ให้ใส่หมายเลขในกล่อง ค้นหา แล้วดับเบิลคลิกที่ผลลัพธ์ การค้นหา
เมื่อต้องการรับสาย
-
เมื่อมีผู้โทรหาคุณ การแจ้งเตือนจะปรากฏในพื้นที่ขาเข้าของหน้าต่างหลักของ Lync เมื่อต้องการตอบ ให้ดับเบิลคลิกที่ใดก็ได้บนการแจ้งเตือน
หมายเหตุ: การแจ้งเตือนการโทรจะมีลักษณะแตกต่างกันสําหรับผู้โทรซ้ํา ซึ่งเป็นที่ติดต่อที่โทรหาคุณมากกว่าหนึ่งครั้งภายใน 30 นาที ตอบกลับการโทรโดยการดับเบิลคลิกที่การแจ้งเตือนหรือคลิก ยอมรับ หรือ ปฏิเสธ
เมื่อต้องการปฏิเสธสาย
-
เมื่อต้องการปฏิเสธสายเรียกเข้า ให้คลิกขวาที่การแจ้งเตือนสายเรียกเข้า แล้วคลิก ละเว้น ถ้าข้อความเสียงเปิดใช้งาน การโทรจะถูกเปลี่ยนเส้นทางไปยังข้อความเสียง
เมื่อต้องการเปลี่ยนเส้นทางการโทรไปยังข้อความเสียง
-
เมื่อต้องการเปลี่ยนเส้นทางสายเรียกเข้าไปยังข้อความเสียง ให้คลิกขวาที่การแจ้งเตือนสายเรียกเข้า เลือก เปลี่ยนเส้นทาง แล้วเลือกหมายเลขอื่นหรือข้อความเสียง
สิ่งที่ต้องทําระหว่างการโทร
เมื่อคุณรับสายแล้ว สายนั้นจะปรากฏในพื้นที่ใช้งานอยู่ คุณสามารถทํางานต่างๆ ได้โดยใช้ตัวควบคุมการโทร
เมื่อต้องการพักสาย
-
ในหน้าต่าง การสนทนา ให้คลิกไอคอน พักสาย
เมื่อต้องการโอนสาย
-
ในหน้าต่าง การสนทนา ให้คลิกไอคอน ถ่ายโอน
-
ดับเบิลคลิกที่ชื่อในรายการ ที่ติดต่อ ที่คุณต้องการโอนสายไปให้
-
การโทรจะหายไปจากหน้าต่างการสนทนาของคุณ ตามค่าเริ่มต้น ข้อความแสดงข้อผิดพลาดจะปรากฏขึ้นหากการถ่ายโอนไม่สําเร็จ
หมายเหตุ: เมื่อต้องการปิดใช้งานการแจ้งเตือน ให้คลิก ตัวเลือกคลิกแท็บ การกระทําและการแจ้งเตือน ล้างกล่องกาเครื่องหมายที่เหมาะสม แล้วคลิก ตกลง
เมื่อต้องการปรึกษากับผู้รับที่ต้องการก่อนที่จะโอนสาย
-
ในหน้าต่าง การสนทนา ให้คลิกปุ่ม ปรึกษา ก่อนโอนสายหรือผสานสาย การโทรถูกพักสายไว้
-
ในรายการ ที่ติดต่อ ให้คลิกไอคอนโทรศัพท์ของผู้รับ (หรือคลิกไอคอน IM ของพวกเขาเพื่อปรึกษาด้วยการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที)
หมายเหตุ: เมื่อคุณปรึกษากับผู้รับที่ต้องการ หน้าต่าง การสนทนา ใหม่จะเปิดขึ้น ผู้โทรเดิมยังคงเชื่อมต่อและการสนทนาของพวกเขาถูกพักสายและย้ายไปยังพื้นที่พักสาย ดับเบิลคลิกเพื่อสลับระหว่างการสนทนา
-
ถ้าผู้รับยินยอมที่จะรับการถ่ายโอน ให้คลิกปุ่ม โทรหาที่ติดต่อนี้, เชื่อมต่อ
หมายเหตุ: หากผู้รับไม่ต้องการโอนให้สิ้นสุดการให้คําปรึกษา เมื่อต้องการดําเนินการสนทนากับผู้โทรต่อ ให้คลิกปุ่ม พักสาย/โทรต่อ จากนั้นคุณสามารถพูดคุยกับผู้โทรและจดบันทึกก่อนสิ้นสุดการสนทนาได้
ถ้าการถ่ายโอนสําเร็จ จะไม่มีตัวบ่งชี้แบบเป็นภาพแสดงขึ้น การโทรจะหายไปจากหน้าต่างการสนทนาของคุณ การถ่ายโอนไม่สําเร็จจะแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาด เว้นแต่ว่าคุณจะปิดใช้งานการแจ้งเตือนในหน้าต่าง ตัวเลือก
เมื่อต้องการเชิญบุคคลอื่นให้เข้าร่วมการโทร
-
เมื่อต้องการเพิ่มที่ติดต่อระหว่างการประชุมทางโทรศัพท์ ให้คลิกไอคอน เพิ่ม แล้วดับเบิลคลิกที่ชื่อที่ติดต่อ หรือลากที่ติดต่อจากรายการ ที่ติดต่อ ลงในพื้นที่ การสนทนา คุณยังสามารถป้อนหมายเลขโทรศัพท์มือถือโดยใช้แป้นกดหมายเลข
เมื่อต้องการสิ้นสุดการโทร
-
เมื่อต้องการสิ้นสุดการสนทนา ให้คลิกไอคอน สิ้นสุดการสนทนา
จัดการการสนทนาหลายรายการ
พื้นที่การสนทนา (ด้านซ้าย) ของหน้าต่างหลักคือที่ที่มีกิจกรรมการสนทนาทั้งหมดเกิดขึ้น เมื่อให้ความสนใจกับการสนทนาขาเข้า ที่ใช้งานอยู่ และรอดําเนินการ (คงค้างอยู่) คุณจะสามารถจัดการการสนทนาหลายรายการพร้อมกันได้
การสนทนาที่ใช้งานอยู่หนึ่งรายการ
-
โปรดทราบว่าการสนทนาในพื้นที่ที่ใช้งานอยู่คือการสนทนาที่คุณกําลังจัดการอยู่ในขณะนี้ เมื่อต้องการรับสายเรียกเข้าหรือย้ายการโทรที่ค้างอยู่ไปยังพื้นที่ ใช้งานอยู่ ให้ดับเบิลคลิกที่การโทรนั้น
การสนทนาที่ใช้งานอยู่หลายรายการ (โทรศัพท์และ IM)
-
คุณสามารถเก็บการสนทนาที่ใช้งานอยู่หลายรายการได้ในเวลาเดียวกัน โดยให้การสนทนาเพียงหนึ่งรายการคือการสนทนาด้วยเสียง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถยอมรับสายโทรเข้าในขณะที่คุณกําลังเก็บการสนทนาด้วยข้อความโต้ตอบแบบทันที (IM) อื่นๆ อีกสองรายการ ในกรณีนี้ การสนทนา IM ใดก็ตามที่คุณกําลังจัดการอยู่จะย้ายไปยังพื้นที่ ใช้งานอยู่ และการสนทนาด้วยเสียงจะยังคงทํางานอยู่ (ระบุโดยลูกศรสีแดง) แม้ว่าการสนทนาจะย้ายไปยังพื้นที่ รอดําเนินการ บนหน้าจอของคุณ
ดับเบิลคลิกที่การแจ้งเตือนการโทรหรือการสนทนาเพื่อย้ายไปยังพื้นที่ ใช้งานอยู่
รายการที่ติดต่อและกลุ่ม
รายการที่ติดต่อคือรายชื่อผู้ร่วมงาน ครอบครัว เพื่อน และผู้เกี่ยวข้องที่คุณติดต่อด้วยบ่อยที่สุด ซึ่งจะแสดงความพร้อมใช้งานของที่ติดต่อของคุณ และช่วยให้คุณสามารถดูรายละเอียดที่ติดต่อเพิ่มเติมได้โดยการคลิกขวาที่ชื่อของที่ติดต่อ แล้วคลิก คุณสมบัติ รายการที่ติดต่อเป็นจุดเริ่มต้นของคุณในการสื่อสารกับที่ติดต่อของคุณ ด้วยการคลิกเมาส์หนึ่งหรือสองครั้ง คุณสามารถทําการโทร เริ่มเซสชันการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที (IM) เริ่มการสนทนาทางอีเมล หรือเริ่มการประชุม
เมื่อต้องการค้นหาและเพิ่มที่ติดต่อ
ใช้กล่อง ค้นหา เพื่อค้นหาบุคคลที่คุณต้องการเพิ่มลงในรายการที่ติดต่อ
-
ในกล่อง ค้นหา ให้พิมพ์ชื่อที่ใช้แสดงหรือที่อยู่อีเมลของบุคคล ชื่อที่ตรงกันทั้งหมดจะปรากฏในผลลัพธ์การค้นหา อาจใช้เวลาสักครู่เพื่อให้การค้นหาของคุณเสร็จสมบูรณ์
หมายเหตุ: ตามค่าเริ่มต้น Lync 2010 Attendant จะแสดงรายการผู้ใช้ที่ตรงกันทั้งหมดจาก Active Directory® Domain Services และรายการที่ติดต่อของไคลเอ็นต์การส่งข้อความและการทํางานร่วมกันของ Microsoft® Outlook
-
คลิกขวาที่ชื่อของบุคคลนั้น แล้วชี้ไปที่ เพิ่มลงในรายการที่ติดต่อ รายการกลุ่มแบบกําหนดเองของคุณจะแสดงขึ้น
-
คลิกกลุ่มแบบกําหนดเอง หรือคลิก กลุ่มใหม่ เพื่อสร้างกลุ่มใหม่สําหรับที่ติดต่อนั้น
เมื่อต้องการเรียงลําดับที่ติดต่อ
คุณสามารถเรียงลําดับที่ติดต่อของคุณตามเกณฑ์ที่ต่างกัน เช่น ชื่อที่แสดง ความพร้อมใช้งาน หรือบริษัท การเรียงลําดับที่ติดต่อของคุณทําให้การจัดระเบียบ ค้นหา และเชื่อมต่อกับเพื่อนร่วมทีมของคุณอย่างรวดเร็วง่ายขึ้น
-
ที่ด้านบนของรายการที่ติดต่อ ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก จัดเรียงตาม ชื่อที่ใช้แสดง คือลําดับการจัดเรียงเริ่มต้นใน Lync 2010 Attendant
-
ในรายการดรอปดาวน์ ให้เลือกเกณฑ์การเรียงลําดับ (เช่น ความพร้อมใช้งาน)
หมายเหตุ: คุณไม่สามารถซ่อนที่ติดต่อที่มีสถานะเป็น ออฟไลน์ หรือ ไม่รู้จัก ได้
เมื่อต้องการจัดระเบียบกลุ่มแบบกําหนดเอง
เพื่อให้เข้าถึงที่ติดต่อที่เกี่ยวข้องได้รวดเร็วยิ่งขึ้น คุณสามารถจัดระเบียบที่ติดต่อเหล่านั้นลงในกลุ่มแบบกําหนดเองได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีกลุ่มแบบกําหนดเองที่ชื่อว่า การพัฒนา การขาย และทีมของฉัน
สร้างกลุ่มแบบกําหนดเองที่ว่างเปล่า
คุณสามารถสร้างกลุ่มแบบกําหนดเองจากรายการกลุ่มได้ กลุ่มแบบกําหนดเองจะว่างเปล่าจนกว่าคุณจะเพิ่มที่ติดต่อลงในกลุ่มนั้น
-
ในรายการ กลุ่ม ให้คลิกเครื่องหมายบวกที่อยู่ถัดจาก กําหนดเอง กลุ่มใหม่จะปรากฏในรายการกลุ่ม
-
พิมพ์ชื่อสําหรับกลุ่ม แล้วกด ENTER
สร้างกลุ่มแบบกําหนดเองจากรายการที่ติดต่อของคุณ
คุณสามารถสร้างกลุ่มแบบกําหนดเองที่เติมข้อมูลในทันทีกับที่ติดต่อที่คุณเลือกได้
-
เลือกที่ติดต่ออย่างน้อยหนึ่งรายการในรายการที่ติดต่อ หรือใช้กล่อง ค้นหา เพื่อค้นหาที่ติดต่อ
หมายเหตุ: เมื่อต้องการเลือกที่ติดต่อหลายรายการ ให้กด CTRL+คลิกชื่อ หรือ SHIFT+คลิกบนชื่อที่อยู่ติดกัน
-
คลิกขวาที่หนึ่งในที่ติดต่อ แล้วชี้ไปที่ เพิ่มลงในรายการที่ติดต่อ
-
คลิก กลุ่มใหม่
-
พิมพ์ชื่อสําหรับกลุ่ม แล้วกด ENTER
-
เมื่อต้องการเพิ่มที่ติดต่อ เพียงลากที่ติดต่อเหล่านั้นไปยังกลุ่มจากรายการที่ติดต่อ
จัดเรียงกลุ่มแบบกําหนดเอง
ตามค่าเริ่มต้น กลุ่มแบบกําหนดเองจะถูกจัดเรียงตามตัวอักษร เมื่อต้องการจัดเรียงใหม่ ให้เลือกทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
-
ลากแล้วปล่อยกลุ่มไปยังตําแหน่งอื่นในรายการ
-
คลิกขวาที่กลุ่ม แล้วคลิก ย้ายกลุ่มขึ้น หรือ ย้ายกลุ่มลง
-
คลิกกลุ่มเพื่อเลือก แล้วกด ALT+SHIFT+ลูกศรขึ้น หรือ ALT+SHIFT+ลูกศรลง
เมื่อต้องการดูกลุ่มมาตรฐาน
Lync 2010 Attendant ประกอบด้วยกลุ่มมาตรฐานสามกลุ่ม ได้แก่ ความถี่พร้อมใช้งาน และที่ติดต่อทั้งหมด
-
รายการที่ใช้บ่อยเรียงลําดับชื่อของบุคคลที่คุณมีที่ติดต่อล่าสุดผ่านทาง Lync 2010 Attendant จากมากไปหาน้อย
-
รายการที่ติดต่อทั้งหมดที่มี การแสดงตนไม่ได้ระบุเป็น ไม่อยู่ ไม่รู้จัก หรือออฟไลน์
-
ที่ติดต่อทั้งหมด จะแสดงรายการที่ติดต่อทั้งหมดที่ถูกเพิ่มลงในรายการที่ติดต่อของคุณ (ยกเว้นจากการเป็นสมาชิกของรายชื่อการแจกจ่าย)
เมื่อต้องการแสดงการค้นหาล่าสุด
-
คลิก การค้นหาล่าสุด เพื่อแสดงเกณฑ์และผลลัพธ์การค้นหาล่าสุดของคุณโดยใช้ Lync 2010 Attendant
การโทรแบบทีมทํางานอย่างไร
คุณสามารถเพิ่มที่ติดต่อลงในกลุ่มการโทรแบบทีมที่สามารถรับสายของคุณในนามของคุณได้ คุณสามารถแก้ไขสมาชิกกลุ่มการโทรแบบทีมของคุณได้ตลอดเวลา
เมื่อต้องการเพิ่มที่ติดต่อลงในกลุ่มการโทรแบบทีม
-
ในแถบเครื่องมือ ให้คลิก ดูหรือเปลี่ยนการตั้งค่าการโอนสายเรียกเข้า
-
ใน Call-Forwarding การตั้งค่า ภายใต้ ทําสิ่งต่อไปนี้เมื่อฉันรับสาย ให้เลือก โทรหาฉันและกลุ่มการโทรแบบทีมของฉัน
-
ภายใต้ เพิ่มสมาชิกกลุ่มการโทรแบบทีมเพื่อรับสายในนามของคุณ ให้คลิก เพิ่ม
-
พิมพ์ชื่อของที่ติดต่อที่สามารถรับสายของคุณ แล้วคลิก ตกลง
สิ่งสำคัญ: ที่ติดต่อแต่ละรายการที่คุณเลือกเพื่อเป็นสมาชิกกลุ่มทีมจะต้องเปิดใช้งานสําหรับEnterprise Voice
เมื่อต้องการตั้งค่าการหน่วงเวลาของเสียงเรียกเข้า
เมื่อคุณเปิดใช้งานการโทรแบบทีม คุณควรตั้งค่าการหน่วงเวลาการโทร เมื่อคุณเปิดใช้การหน่วงเวลาของเสียงเรียกเข้า สายเรียกเข้าจะโทรหาคุณก่อน จากนั้นจึงโทรหากลุ่มการโทรแบบทีมของคุณหลังจากการหน่วงเวลา
-
เมื่อต้องการตั้งค่าการหน่วงเวลาของเสียงเรียกเข้า ให้คลิก การหน่วงเวลาการโทร
-
เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เปิดการหน่วงเวลาของเสียงเรียกเข้า แล้วตั้งค่าการหน่วงเวลาของเสียงเรียกเข้า
-
คลิก ตกลง เมื่อเสร็จสิ้น
-
ที่ด้านล่าง ให้คลิก ตกลง อีกครั้ง เพื่อบันทึกและใช้การตั้งค่าเหล่านี้
หมายเหตุ: ก่อนที่จะบันทึกการตั้งค่าเหล่านี้ คุณควรเลือกกล่องกาเครื่องหมายเพื่อนําการตั้งค่าเหล่านี้ไปใช้ในระหว่างชั่วโมงทํางานของคุณที่ระบุไว้ใน Outlook
รับสายสําหรับตัวแทนกลุ่มตอบกลับ
ในฐานะตัวแทนกลุ่มตอบกลับ คุณได้รับเลือกให้ช่วยรับสายโทรศัพท์สําหรับกลุ่มหนึ่งหรือหลายกลุ่ม คุณสามารถใช้ Lync 2010 Attendant เพื่อรับสายและจัดการการโทรที่เข้ามาในกลุ่มของคุณได้
-
เมื่อผู้ดูแลเซิร์ฟเวอร์ทําให้คุณเป็นตัวแทนของกลุ่มตอบกลับ คุณจะเห็นการแจ้งเตือนใน Lync 2010 Attendant ที่บอกคุณว่าคุณได้ถูกเพิ่มกลุ่มใดแล้ว
เมื่อต้องการรับสาย
เมื่อคุณลงชื่อเข้าใช้กลุ่มแล้ว คุณก็พร้อมที่จะรับสาย
-
การแจ้งเตือนสายเรียกเข้าจะแสดงให้คุณเห็นว่ากลุ่มใดกําลังกําหนดเส้นทางการโทรถึงคุณ ในเขตข้อมูล ผ่าน
-
เมื่อต้องการรับสาย เพียงคลิกการแจ้งเตือน
พักสาย
เมื่อคุณได้รับสายที่ต้องโอนสายไปยังแผนกอื่น แทนที่จะพักสาย คุณสามารถพักสายไว้ในคิวพักสายได้ จากนั้น คิวการถือครองจะให้หมายเลขการเรียกเข้า ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อเรียกใช้การโทรได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมสนับสนุนของคุณได้กําหนดค่าฟีเจอร์การโทรเข้าสวนสนุกแล้ว
เมื่อต้องการพักสาย
-
รับการแจ้งเตือนสายเรียกเข้า
-
เมื่อต้องการพักสาย ให้คลิกเมนูดรอปดาวน์ภายใต้ปุ่ม พักสาย แล้วเลือก พักสาย
-
เมื่อการโทรเข้าจอดเสร็จเรียบร้อย คุณจะได้รับการแจ้งเตือนพร้อมหมายเลขการเรียก
-
แจ้งหมายเลขการเรียกไปยังบุคคลหรือแผนกที่กําลังโอนสายไป
เมื่อต้องการเรียกใช้การโทรที่จอดอยู่
-
ถ้าการแจ้งเตือนปรากฏอยู่ ให้คลิก เรียกใช้
-
หรือในกล่องค้นหา ให้ใส่หมายเลขการเรียกสําหรับการโทรที่ถูกพักไว้ จากนั้นคุณจะเชื่อมต่อกับผู้โทรที่จอดอยู่
