นําป้ายชื่อการเก็บข้อมูลไปใช้กับไฟล์ใน SharePoint หรือ OneDrive

นําป้ายชื่อการเก็บข้อมูลไปใช้กับรายการ

ในไลบรารี OneDrive หรือ SharePoint คุณสามารถนําป้ายชื่อการเก็บข้อมูลไปใช้กับไฟล์ ได้ ตัวอย่างเช่น เอกสารMicrosoft 365 ที่สร้างขึ้นใน WordPowerPointExcel หรือสมุดบันทึกOneNote คุณยังสามารถติดป้ายกํากับไฟล์ที่ไม่ใช่ไฟล์ Office เช่น เอกสาร PDF หรือไฟล์รูปภาพ  ข้อมูล ในรายการSharePoint ยังสามารถติดป้ายชื่อได้ด้วย

คุณยังสามารถนําป้ายชื่อไปใช้กับไลบรารีหรือโฟลเดอร์ได้ เมื่อคุณติดป้ายชื่อไลบรารีหรือโฟลเดอร์ ป้ายชื่อการเก็บข้อมูลจะถูกนําไปใช้ตามค่าเริ่มต้นเพื่อแฟ้มที่ไม่มีป้ายชื่อในโฟลเดอร์นั้น เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับป้ายชื่อเริ่มต้นสําหรับ SharePoint

ตั้งค่าป้ายชื่อการเก็บข้อมูลเริ่มต้นสําหรับไลบรารีเอกสาร SharePoint

1. เปิดไลบรารีเอกสาร

2. ใกล้ๆ กับด้านบนขวาของหน้าต่าง ให้เลือกไอคอน การตั้งค่า:  

3. เลือก การตั้งค่าไลบรารี

4. บนหน้า การตั้งค่า ภายใต้ สิทธิ์และการจัดการ ให้เลือก นําป้ายชื่อไปใช้กับข้อมูลในรายการหรือไลบรารีนี้

5. บนหน้า นําป้ายชื่อไปใช้ ให้เลือกกล่องดรอปดาวน์ แล้วเลือกป้ายชื่อที่คุณต้องการนําไปใช้

   ป้ายชื่อที่คุณเลือกจะถูกนําไปใช้กับไฟล์ใหม่ทั้งหมดที่เพิ่มลงในไลบรารีเอกสารโดยอัตโนมัติโดยเริ่มตั้งแต่ตอนนี้

6. ทําหรือไม่ก็ได้: เมื่อต้องการนําป้ายชื่อไปใช้กับไฟล์ทั้งหมดที่อยู่ในไลบรารีเอกสารในปัจจุบันโดยอัตโนมัติ ให้เลือก นําป้ายชื่อไปใช้กับรายการที่มีอยู่ในไลบรารี

7. เลือก บันทึก

สร้างมุมมองที่มีป้ายชื่อการเก็บข้อมูล

ใน SharePoint (และ Teams แต่ไม่ใช่ OneDrive ) คุณสามารถสร้างมุมมองของไลบรารีที่มีคอลัมน์ ป้ายชื่อ หรือ รายการ เป็นคอลัมน์ ระเบียน มุมมองนี้ช่วยให้คุณเห็นป้ายการเก็บข้อมูลที่กําหนดให้กับรายการทั้งหมดและรายการที่เป็นระเบียนได้อย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ตาม โปรดทราบว่าคุณไม่สามารถ กรอง มุมมองตามรายการเป็นคอลัมน์ระเบียนได้ ต่อไปนี้เป็นวิธีการสร้างมุมมองดังกล่าว

เริ่มต้นด้วยการทําให้คอลัมน์ป้ายชื่อการเก็บข้อมูลสามารถมองเห็นได้: 

1. ที่ด้านบนของคอลัมน์ใดๆ ให้เลือกลูกศรลง แล้วเลือก การตั้งค่าคอลัมน์ > แสดง/ซ่อนคอลัมน์

   

2. ในบานหน้าต่าง แก้ไขคอลัมน์มุมมอง ให้เลือกกล่องสําหรับ ป้ายชื่อการเก็บข้อมูล

   

3. เมื่อคุณทําเสร็จแล้ว ให้เลือก นําไปใช้

ถ้าคุณต้องการ คุณสามารถบันทึกมุมมองสําหรับการเข้าถึงด่วนได้ในภายหลัง:

1. ที่ด้านขวาสุดของแถบคําสั่ง ให้เลือก ตัวเลือกมุมมอง > บันทึกมุมมองเป็น:

   

2. กําหนดชื่อให้กับมุมมอง

3. เลือกว่าคุณต้องการให้มุมมองเป็นสาธารณะเพื่อให้คนอื่นๆ เห็นหรือไม่

4. เลือก บันทึก

ไม่อนุญาตให้ดําเนินการบางอย่างสําหรับรายการที่มีป้ายชื่อ

เมื่อรายการมีป้ายกํากับการเก็บข้อมูล การดําเนินการบางอย่างจะไม่ได้รับอนุญาต ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าที่ผู้ดูแลระบบของคุณเลือกไว้ 

ถ้าคุณเห็นข้อความใน SharePoint ที่คุณไม่สามารถแก้ไขรายการที่มีป้ายชื่อได้ นั่นเป็นเพราะข้อความมีป้ายชื่อระเบียน คุณอาจสามารถแก้ไขรายการนี้ได้ ถ้าคุณปลดล็อกรายการนี้เป็นครั้งแรก ดูส่วนถัดไปสําหรับคําแนะนํา

การล็อกหรือปลดล็อกระเบียน 

ป้ายชื่อการเก็บข้อมูลบางป้ายมีความสามารถในการ "ล็อก" รายการ เนื่องจากเป็นระเบียนที่ต้องเก็บรักษาไว้ การทําเช่นนี้จะทําให้ไม่สามารถลบรายการได้ เป็นต้น สําหรับสิ่งต่าง ๆ เช่นสัญญานี่เป็นมาตรการบันทึกที่สําคัญ อย่างไรก็ตาม คุณอาจสามารถปลดล็อกรายการเพื่อให้สามารถแก้ไขหรืออัปเดตด้วยเวอร์ชันใหม่ได้ 

1. ในไลบรารีหรือรายการ ให้เลือกรายการที่คุณต้องการล็อกหรือปลดล็อก

2. ใกล้ๆ กับด้านบนขวาของหน้าต่าง ให้เลือก เปิดบานหน้าต่างรายละเอียด: 

   

3. ในบานหน้าต่าง รายละเอียด ภายใต้ สถานะระเบียน ให้เลือก ล็อก

4. ตัวควบคุมการสลับจะปรากฏขึ้นถัดจากชื่อของการตั้งค่า คลิกตัวสลับเพื่อสลับจาก ล็อก เป็น ปลดล็อก หรือในทางกลับกัน

   

เมื่อปลดล็อกรายการแล้ว คุณสามารถแก้ไขได้ เมื่อคุณแก้ไขเสร็จแล้ว คุณยังสามารถล็อกรายการอีกครั้งโดยทําตามขั้นตอนด้านบนและสลับสถานะระเบียนกลับไปเป็น ล็อก 

ดูเพิ่มเติม

สําหรับผู้ดูแลระบบ: เปรียบเทียบข้อจํากัดสําหรับการดําเนินการที่อนุญาตหรือบล็อก