ทีมในองค์กรของคุณใช้ไซต์ Microsoft SharePoint เพื่อทํางานร่วมกันบนเอกสารและแชร์ข้อมูล คุณต้องการสร้างโซลูชัน SharePoint ที่ปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิภาพขององค์กรของคุณ แต่คุณไม่ต้องการเขียนโค้ด คุณจะเริ่มจากตรงไหน
ด้วย Microsoft SharePoint Designer 2010 คุณสามารถออกแบบโซลูชันเวิร์กโฟลว์แบบไม่มีโค้ดที่จัดการกระบวนการทางธุรกิจที่เรียบง่ายและซับซ้อนมากขึ้นในองค์กรได้ เวิร์กโฟลว์จะเพิ่มตรรกะให้กับทั้งระบบและกระบวนการของมนุษย์ เวิร์กโฟลว์สําหรับกระบวนการของระบบอาจอัปเดตแหล่งข้อมูลหนึ่งเมื่อแหล่งข้อมูลอื่นมีการเปลี่ยนแปลง ลําดับงานสําหรับกระบวนการของบุคคลอาจส่งเอกสาร เช่น รายงานค่าใช้จ่าย ไปยังผู้จัดการของพนักงานเพื่อขออนุมัติ และถ้าได้รับอนุมัติ จะส่งไปยังแผนกบัญชีสําหรับการประมวลผล
สิ่งนี้สามารถทําได้โดยตัวแก้ไขเวิร์กโฟลว์ที่ทรงพลัง แต่ใช้งานง่ายใน SharePoint Designer 2010 ที่ช่วยให้ตรรกะที่ซ้อนกัน ตัวอย่างเช่น ถ้าเวิร์กโฟลว์ของคุณเชื่อมโยงกับไลบรารีเอกสาร หรือถ้าถูกกรองไปยังชนิดเนื้อหาของเอกสาร กลุ่มของการกระทําชุดเอกสารตามบริบทจะปรากฏขึ้น ชุดเอกสารเป็นฟีเจอร์ใหม่ใน SharePoint Server 2010 ซึ่งจะถือว่ากลุ่มเอกสารเป็นหน่วยเดียว ดังนั้นเวิร์กโฟลว์สําหรับชุดเอกสารจะทําซ้ํากับรายการทั้งหมดในชุดเอกสารนั้น
การดําเนินการเวิร์กโฟลว์ใหม่อื่นๆ รวมถึงการดําเนินการที่เป็นพื้นฐานของเวิร์กโฟลว์ที่ได้รับความนิยมสูงสุดสามเวิร์กโฟลว์ใน SharePoint Server ได้แก่ เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ การรวบรวมคําติชม และการรวบรวมลายเซ็น การดําเนินการอรรถประโยชน์เพื่อจัดการสตริงและวันที่ การดําเนินการเชิงสัมพันธ์ใหม่ที่ใช้ SharePoint User Profile Store เพื่อค้นหาผู้จัดการของบุคคล และการกระทําใหม่ในรายการที่เวิร์กโฟลว์สามารถใช้เพื่อตั้งค่าสิทธิ์บนข้อมูลในรายการได้
คุณยังสามารถออกแบบและแชร์เวิร์กโฟลว์โดยใช้ Microsoft Visio กับเทมเพลตผังงานที่สามารถส่งออกไปยัง SharePoint Designer 2010
บทความนี้จะแนะนําพื้นฐานของเวิร์กโฟลว์ เมื่อคุณเข้าใจชนิดและแบบเอกสารสําเร็จรูปพื้นฐานของเวิร์กโฟลว์ การกระทํา เงื่อนไข และขั้นตอน คุณสามารถเพิ่มเวิร์กโฟลว์ได้อย่างรวดเร็วเพื่อทําให้กระบวนการทํางานโดยอัตโนมัติ และช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลขององค์กรคุณ
ในบทความนี้
เวิร์กโฟลว์คืออะไร
ลําดับงานคือวิธีการทํางานขององค์กร ชุดของการดําเนินการที่สอดคล้องกับกระบวนการทํางาน เช่น กระบวนการสําหรับใบสั่งซื้อ SharePoint 2010 ช่วยให้คุณทําให้เวิร์กโฟลว์เหล่านี้เป็นอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิภาพการทํางานขององค์กร ปัญหานี้เกิดขึ้นเนื่องจากเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติจะขับเคลื่อนกระบวนการเพื่อให้องค์กรสามารถมุ่งเน้นไปที่การทํางาน แทนที่จะจัดการกระบวนการ
เวิร์กโฟลว์สามารถควบคุมส่วนส่วนใหญ่ของไซต์ รายการ ไลบรารี ชนิดเนื้อหา หรือข้อมูลในรายการ SharePoint 2010 รวมถึงวงจรอายุของข้อมูลนั้น เวิร์กโฟลว์สามารถรวมการกระทําทั้งสองอย่างที่กระทําโดยบุคคล (หรือผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์) และการกระทําที่เวิร์กโฟลว์ดําเนินการ ผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์สามารถโต้ตอบกับเวิร์กโฟลว์ผ่านรายการงานที่กําหนด ซึ่งเวิร์กโฟลว์สามารถสร้างงานให้ใครบางคนและยังคงถูกหยุดชั่วคราวจนกว่างานนั้นจะถูกทําเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์
เวิร์กโฟลว์อาจเรียบง่ายหรือซับซ้อนได้ตามที่คุณต้องการ คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ผู้ใช้เริ่มต้น หรือเวิร์กโฟลว์ที่เริ่มต้นโดยอัตโนมัติโดยยึดตามเหตุการณ์ เช่น เมื่อข้อมูลในรายการถูกสร้างหรือเปลี่ยนแปลง
โดยทั่วไปแล้ว เมื่อคุณใช้ SharePoint Designer 2010 การออกแบบเวิร์กโฟลว์ คุณต้องทําตามขั้นตอนพื้นฐานเหล่านี้
-
เลือกชนิดของเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการสร้าง ได้แก่ รายการ รายการที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้ หรือไซต์
-
ใช้ตัวแก้ไขเวิร์กโฟลว์เพื่อเลือกและประกอบเงื่อนไขและการดําเนินการที่กําหนดขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์ เพื่อให้แสดงถึงกระบวนการทางธุรกิจที่คุณกําลังทําให้เป็นอัตโนมัติ
-
บันทึกและประกาศเวิร์กโฟลว์
-
กําหนดฟอร์มเวิร์กโฟลว์ที่ถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติถ้าจําเป็น
คุณสามารถมองเวิร์กโฟลว์เป็นผังงานของการกระทําที่มีขั้นตอนเริ่มต้น สิ้นสุด และตามลําดับตั้งแต่ต้นจนจบ เวิร์กโฟลว์สามารถรวมสาขาแบบขนานได้ แต่ในที่สุดเวิร์กโฟลว์ก็จะคืบหน้าจากการกระทําเริ่มต้นไปยังการกระทําขั้นสุดท้าย
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณสร้างแผนภูมิเวิร์กโฟลว์ที่กําหนดเส้นทางเอกสารใน SharePoint 2010 เพื่อขออนุมัติ เมื่อเวิร์กโฟลว์เริ่ม เวิร์กโฟลว์จะแจ้งผู้รีวิวที่ระบุทางอีเมลว่าพวกเขามีเอกสารที่ต้องรีวิวโดยอัตโนมัติ ผู้ตรวจทานจะตรวจทานเอกสาร และเปลี่ยนสถานะของเอกสารเพื่อระบุว่าพวกเขาทํางานเสร็จสมบูรณ์แล้วหรือไม่ และพวกเขาได้อนุมัติหรือปฏิเสธเอกสารแล้ว เวิร์กโฟลว์จะดําเนินการกับหนึ่งในสองสาขาขนานโดยยึดตามการตอบกลับของผู้รีวิว ถ้าผู้รีวิวอนุมัติเอกสาร เวิร์กโฟลว์จะย้ายเอกสารที่อนุมัติไปยังไลบรารีเอกสารที่ระบุ แล้วส่งข้อความอีเมลไปยังทั้งทีมเพื่อแจ้งให้พวกเขาทราบเกี่ยวกับเอกสารที่ได้รับการอนุมัติ ถ้าผู้ตรวจทานปฏิเสธเอกสาร เวิร์กโฟลว์จะแจ้งให้ผู้เขียนเอกสารรับแจ้ง ไม่ว่ากรณีใด เวิร์กโฟลว์จะถึงจุดสิ้นสุดของเวิร์กโฟลว์และกระบวนการจะเสร็จสมบูรณ์
ไดอะแกรม 1: ตัวอย่างเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ
ฉันควรออกแบบเวิร์กโฟลว์ชนิดใด
เวิร์กโฟลว์ใน SharePoint 2010 มีอยู่สามชนิด ดังนี้
-
รายการ
-
รายการที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้
-
ไซต์
เวิร์กโฟลว์รายการ
เวิร์กโฟลว์รายการคือชนิดของเวิร์กโฟลว์ที่พร้อมใช้งานใน SharePoint 2007 เนื่องจากมีบริบทของรายการที่สร้างขึ้น เวิร์กโฟลว์รายการจะเข้าถึงค่าของเขตข้อมูลแบบกําหนดเองสําหรับข้อมูลในรายการที่จะเรียกใช้โดยอัตโนมัติ เช่น เขตข้อมูลบันทึกย่อแบบกําหนดเองสําหรับไลบรารีเอกสาร ไม่สามารถทําให้เวิร์กโฟลว์รายการพร้อมใช้งานสําหรับรายการหรือไลบรารีอื่นบนไซต์นี้หรือไซต์อื่นได้ เมื่อต้องการให้มีฟังก์ชันการทํางานของเวิร์กโฟลว์เดียวกันสําหรับหลายรายการ คุณต้องสร้างเวิร์กโฟลว์ใหม่ในตําแหน่งที่ตั้งทั้งหมดด้วยตนเอง
ถ้าคุณทราบว่าคุณจะต้องใช้เฉพาะเวิร์กโฟลว์ที่คุณกําลังออกแบบสําหรับรายการที่ระบุเท่านั้น เวิร์กโฟลว์รายการจะมีข้อดีของการทําให้เขตข้อมูลแบบกําหนดเองของรายการพร้อมใช้งานโดยอัตโนมัติ
เวิร์กโฟลว์รายการที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้
คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์รายการที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้ (เวิร์กโฟลว์ที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้) ในไซต์ระดับบนสุดในไซต์คอลเลกชัน และเวิร์กโฟลว์นั้นสามารถนํากลับมาใช้ใหม่ได้แบบส่วนกลาง ซึ่งหมายความว่าเวิร์กโฟลว์สามารถเชื่อมโยงกับรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหาใดๆ ในไซต์คอลเลกชันได้ คุณยังสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้ในไซต์ย่อยในไซต์คอลเลกชัน เวิร์กโฟลว์นี้จะพร้อมใช้งานสําหรับนํามาใช้ใหม่ในไซต์ย่อยนั้นๆ
คุณยังสามารถส่งออกเวิร์กโฟลว์ที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้จากไซต์หนึ่ง แล้วอัปโหลดและเปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์นั้นในไซต์อื่น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้ในสภาพแวดล้อมการทดสอบ ทดสอบ แล้วส่งออกไปยังสภาพแวดล้อมการผลิต SharePoint Designer 2010 สนับสนุนการส่งออกเวิร์กโฟลว์เป็นเทมเพลต
ตามค่าเริ่มต้น เวิร์กโฟลว์ที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้ จะไม่มีบริบทของรายการหรือไลบรารีที่ระบุ ดังนั้น ตามค่าเริ่มต้น จะมีเฉพาะคอลัมน์ที่เหมือนกันในรายการและไลบรารี เช่น สร้างและสร้างโดย
ถ้าเวิร์กโฟลว์ที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้ของคุณต้องการให้บางคอลัมน์แสดงในรายการหรือไลบรารีที่คุณกําหนดความสัมพันธ์ไว้ คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์เหล่านั้นเป็นคอลัมน์ความสัมพันธ์ได้ คอลัมน์ความสัมพันธ์จะถูกเพิ่มลงในรายการหรือไลบรารีโดยอัตโนมัติเมื่อเวิร์กโฟลว์ที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้นั้นเชื่อมโยงกับรายการหรือไลบรารีนั้น
เมื่อคุณสร้างเวิร์กโฟลว์ที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้ คุณสามารถเลือกที่จะกรองเวิร์กโฟลว์ที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้ของคุณให้เป็นชนิดเนื้อหาที่ระบุได้ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถทํางานกับเขตข้อมูลของชนิดเนื้อหาใน SharePoint Designer 2010 ได้ ตัวอย่างเช่น ถ้าเวิร์กโฟลว์รายการที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้มีความสัมพันธ์กับชนิดเนื้อหาของเอกสาร คุณดูและใช้ในเขตข้อมูลเวิร์กโฟลว์ของคุณที่เฉพาะเจาะจงกับชนิดเนื้อหา เช่น ID เอกสาร จากนั้น ในเบราว์เซอร์ คุณสามารถเชื่อมโยงเวิร์กโฟลว์ที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้ของคุณกับชนิดเนื้อหาที่ระบุหรือกับชนิดเนื้อหาใดๆ ที่สืบทอดมาจากชนิดเนื้อหานั้น ถ้าคุณกําหนดความสัมพันธ์เวิร์กโฟลว์กับชนิดเนื้อหาของไซต์ คุณจะทําให้เวิร์กโฟลว์นั้นพร้อมใช้งานสําหรับรายการทั้งหมดของชนิดเนื้อหานั้นในทุกรายการและไลบรารีบนไซต์ที่ชนิดเนื้อหานั้นได้ถูกเพิ่มเข้าไป คุณยังสามารถทําให้เวิร์กโฟลว์พร้อมใช้งานสําหรับไซต์ในคอลเลกชันได้ด้วย ถ้าเวิร์กโฟลว์ได้รับการกําหนดค่าให้เป็นเวิร์กโฟลว์ที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้แบบส่วนกลาง
ถ้าคุณต้องการให้ผู้ใช้สามารถใช้เวิร์กโฟลว์ที่คุณกําลังออกแบบบนไซต์ รายการ ไลบรารี และชนิดเนื้อหาหลายชนิด เวิร์กโฟลว์ที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้อาจตรงกับความต้องการของคุณมากที่สุด เราคาดหวังว่าเวิร์กโฟลว์ส่วนใหญ่สําหรับ SharePoint 2010 จะใช้เวิร์กโฟลว์ที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้
เวิร์กโฟลว์ของไซต์
เวิร์กโฟลว์ของไซต์จะสัมพันธ์กับไซต์ ไม่ใช่กับรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหา เวิร์กโฟลว์ของไซต์ไม่ได้ทํางานบนข้อมูลในรายการที่เฉพาะเจาะจง ซึ่งต่างจากเวิร์กโฟลว์ส่วนใหญ่ ด้วยเหตุนี้ การกระทําต่างๆ ที่พร้อมใช้งานสําหรับรายการจึงไม่พร้อมใช้งานสําหรับเวิร์กโฟลว์ของไซต์
ในเบราว์เซอร์ คุณจะเริ่มเวิร์กโฟลว์ไซต์หรือดูสถานะของเวิร์กโฟลว์ไซต์ที่กําลังทํางานอยู่ได้ด้วยการคลิกเมนู การกระทําในไซต์ คลิก แสดงเนื้อหาไซต์ทั้งหมด แล้วคลิก เวิร์กโฟลว์ของไซต์
ถ้าคุณต้องการสร้างเวิร์กโฟลว์ แต่ไม่ต้องการรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหาของเวิร์กโฟลว์ เวิร์กโฟลว์ของไซต์อาจตรงตามความต้องการของคุณมากที่สุด ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ของไซต์เพื่อเป็นแนวทางให้ผู้อื่นส่งคําติชมเกี่ยวกับไซต์ของคุณได้
กําหนดเวิร์กโฟลว์เองใน SharePoint Server 2010
คุณไม่จําเป็นต้องเริ่มต้นตั้งแต่ต้นไปจนถึงการออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ตรงกับกระบวนการขององค์กรของคุณ เวิร์กโฟลว์ที่ได้รับความนิยมสูงสุดสี่เวิร์กโฟลว์ใน SharePoint Server 2007 ได้แก่ การอนุมัติ การรวบรวมคําติชม รวบรวมลายเซ็น เวิร์กโฟลว์การอนุมัติการประกาศได้รับการสร้างขึ้นใหม่โดยสมบูรณ์ในฐานะเวิร์กโฟลว์ที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้ ซึ่งหมายความว่าสามารถกําหนดเองได้ใน SharePoint Designer 2010 คุณสามารถคัดลอกและปรับเปลี่ยน (แนะนํา) หรือแก้ไขเวิร์กโฟลว์เหล่านี้ รวมทั้งเวิร์กโฟลว์ที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้แบบกําหนดเองเพื่อให้ตรงกับความต้องการขององค์กรของคุณ
หมายเหตุ: มีเวิร์กโฟลว์เพิ่มเติมใน SharePoint 2010 เช่น เวิร์กโฟลว์สามสถานะ แต่ไม่ใช่เวิร์กโฟลว์การประกาศ ดังนั้นจึงไม่สามารถปรับเปลี่ยนได้
เวิร์กโฟลว์เหล่านี้ขับเคลื่อนโดยเหตุการณ์ และเหตุการณ์สําคัญทั้งหมดในเวิร์กโฟลว์จะแสดงในตัวแก้ไขเวิร์กโฟลว์ ทั้งสําหรับแต่ละงานในกระบวนการและสําหรับกระบวนการโดยรวม ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเพิ่มเงื่อนไขและการดําเนินการเพื่อกําหนดสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่องานแต่ละงานถูกมอบหมาย หมดอายุแล้ว หรือเสร็จสมบูรณ์ได้อย่างง่ายดาย
เหตุการณ์ การดําเนินการ เงื่อนไข และขั้นตอนคืออะไร
ต่อไปนี้คือแบบเอกสารสําเร็จรูปของเวิร์กโฟลว์ เวิร์กโฟลว์ประกอบด้วยขั้นตอนอย่างน้อยหนึ่งขั้นตอน และแต่ละขั้นตอนประกอบด้วยการดําเนินการและเงื่อนไขที่เชื่อมโยงใดๆ แต่ละเวิร์กโฟลว์จะเริ่มต้นโดยเหตุการณ์หนึ่ง
เหตุการณ์คืออะไร
เหตุการณ์คือสิ่งที่เริ่มหรือเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์ เหตุการณ์ยังสามารถใช้เพื่อจัดการการกําหนดเวลาของการกระทําภายในเวิร์กโฟลว์ เช่น รอให้สถานะของข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลง มีเหตุการณ์สามเหตุการณ์ที่สามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์ได้ ได้แก่
-
สร้างรายการแล้ว
-
รายการถูกเปลี่ยนแปลง
-
ผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์คลิกปุ่มเริ่มบนไซต์ SharePoint
หมายเหตุ: เวิร์กโฟลว์ของไซต์สามารถเริ่มต้นได้ด้วยตนเองเท่านั้น
คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ผู้เข้าร่วมเริ่มด้วยตนเอง หรือเวิร์กโฟลว์ที่เริ่มโดยอัตโนมัติเมื่อข้อมูลในรายการถูกสร้างหรือเปลี่ยนแปลง ตัวอย่างเช่น คุณต้องการกําหนดค่าเวิร์กโฟลว์ การอนุมัติการร้องขอการเปลี่ยนแปลงการออกแบบ แบบกําหนดเองของคุณเพื่อให้สามารถเริ่มด้วยตนเองและเมื่อข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลง แต่ไม่สามารถเริ่มสร้างรายการได้ บนหน้าการตั้งค่าสําหรับเวิร์กโฟลว์ ใน ตัวเลือกการเริ่มต้น ให้เลือก ปิดใช้งานการสร้างรายการเริ่มต้นโดยอัตโนมัติ
เมื่อผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์เริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง บุคคลนั้นจะเรียกดูรายการหรือไลบรารีที่เวิร์กโฟลว์นั้นแนบอยู่ก่อน บุคคลใดก็ตามที่มีระดับสิทธิ์สนับสนุนเป็นอย่างน้อยสามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์ที่ออกแบบมาเพื่อเริ่มด้วยตนเองได้ เมื่อต้องการเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง ผู้เข้าร่วมจะคลิกข้อมูล คลิก เวิร์กโฟลว์ บนเมนู แล้วเลือกเวิร์กโฟลว์จากหน้าที่แสดงเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดที่พร้อมใช้งานสําหรับข้อมูลนั้น ผู้เข้าร่วมกรอกฟอร์มการเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์ ถ้าจําเป็น แล้วเริ่มเวิร์กโฟลว์โดยการคลิกปุ่ม เริ่ม บนฟอร์ม การเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์จะสร้างอินสแตนซ์ใหม่ของเวิร์กโฟลว์นั้นสําหรับข้อมูลที่ระบุนั้น
หมายเหตุ: คําสั่ง เวิร์กโฟลว์ จะพร้อมใช้งานก็ต่อเมื่อข้อมูลอยู่ในรายการ ไลบรารี หรือเป็นชนิดเนื้อหาที่มีอย่างน้อยหนึ่งเวิร์กโฟลว์แนบอยู่
สําหรับเวิร์กโฟลว์ที่เริ่มด้วยตนเอง ฟอร์มการเริ่มต้นสามารถทําได้ง่ายเหมือนกับรูปทางด้านซ้าย หรือซับซ้อนมากขึ้น เช่น รูปทางด้านขวา
ฟอร์มอย่างง่าย
ฟอร์มที่ซับซ้อนมากขึ้น
คุณยังสามารถเพิ่มเขตข้อมูลแบบกําหนดเองลงในฟอร์มการเริ่มต้นเมื่อคุณออกแบบเวิร์กโฟลว์ ผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์สามารถให้ข้อมูลกับเวิร์กโฟลว์ได้โดยการกรอกฟอร์มนี้ และการตั้งค่าเหล่านั้นจะถูกส่งผ่านไปยังเวิร์กโฟลว์ อินสแตนซ์เวิร์กโฟลว์ใหม่จะเริ่มต้นขึ้น และเวิร์กโฟลว์นั้นสามารถค้นหาและใช้ข้อมูลที่ให้ไว้ผ่านทางฟอร์มเมื่อใดก็ได้ในเวิร์กโฟลว์ คุณยังสามารถระบุเขตข้อมูลที่จะใช้ในฟอร์มความสัมพันธ์สําหรับเวิร์กโฟลว์ที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้
การดําเนินการคืออะไร
การกระทําคือหน่วยการทํางานพื้นฐานที่สุดในเวิร์กโฟลว์ SharePoint Designer 2010 มีชุดของการดําเนินการสําเร็จรูปที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้เพื่อให้คุณรวมไว้ในเวิร์กโฟลว์ของคุณ ตัวอย่างเช่น เวิร์กโฟลว์ของคุณสามารถ:
-
สร้าง คัดลอก เปลี่ยนแปลง หรือลบข้อมูลในรายการ (รวมถึงเอกสาร)
-
เช็คอินหรือเช็คเอาท์รายการ
-
ส่งข้อความอีเมล
-
สร้างงานสําหรับบุคคลในรายการงานของไซต์ทีมของคุณ
-
รวบรวมข้อมูลจากผู้เข้าร่วมที่สามารถอ้างอิงได้ในภายหลังในเวิร์กโฟลว์
-
หยุดเวิร์กโฟลว์ชั่วคราวหรือหยุดเวิร์กโฟลว์
-
บันทึกข้อมูลเวิร์กโฟลว์ลงในรายการประวัติเพื่อใช้สําหรับการตรวจสอบซ้ําหรือการแก้จุดบกพร่องเวิร์กโฟลว์
-
ตั้งค่าตัวแปรเวิร์กโฟลว์หรือทําการคํานวณ
SharePoint Server 2010 มีการดําเนินการงานใหม่สามอย่าง ได้แก่ เริ่มกระบวนการอนุมัติ เริ่มกระบวนการคําติชม และเริ่มกระบวนการงานแบบกําหนดเอง เวิร์กโฟลว์ "บิ๊กสาม" ที่รวมอยู่ใน SharePoint Server 2010 เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ รวบรวมคําติชม และรวบรวมลายเซ็น จะถูกสร้างขึ้นด้วยการดําเนินการเหล่านี้ การดําเนินการอนุมัติแสดงเหตุการณ์สําคัญทั้งหมดในกระบวนการอนุมัติ ทําให้ง่ายต่อการออกแบบกระบวนการเวิร์กโฟลว์ของบุคคลซึ่งหลายคนโต้ตอบหรือทํางานร่วมกันบนเอกสารที่ระบุ
เวิร์กโฟลว์สามารถมีการดําเนินการได้หลายแบบ การกระทําที่เพิ่งแสดงรายการจะดําเนินการโดยเวิร์กโฟลว์ แต่การกระทําอื่นๆ อาจดําเนินการโดยผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์ ตัวอย่างเช่น ในเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ การกระทําของการรีวิวและการอนุมัติเอกสารนั้นกระทําโดยผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์ การกระทําที่ดําเนินการโดยผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์จะแสดงด้วยงานที่มอบหมายให้กับบุคคลนั้นในรายการงานที่กําหนด การกระทําห้าอย่างใน Diagram1: ตัวอย่างเวิร์กโฟลว์ไดอะแกรม ใกล้กับจุดเริ่มต้นของบทความนี้ คือ
-
ส่งข้อความอีเมลเพื่อแจ้งให้ผู้ตรวจทานทราบ
-
การรีวิวเอกสาร (งานที่มอบหมายให้กับผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์)
-
ย้ายเอกสารไปยังไลบรารีเอกสารอนุมัติแล้ว
-
ส่งข้อความอีเมลเพื่อแจ้งให้ทีมทราบ
-
ส่งข้อความอีเมลเพื่อแจ้งให้ผู้สร้างเอกสารทราบ
ในแง่พื้นฐานที่สุด เมื่อคุณออกแบบเวิร์กโฟลว์ คุณจะระบุลําดับของการดําเนินการที่จําเป็น จากนั้นคุณรวมลําดับของการดําเนินการนั้นโดยใช้ตัวแก้ไขเวิร์กโฟลว์ ตัวอย่างเช่น ในไดอะแกรม 1: ตัวอย่างเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ การกระทําแรกที่คุณต้องการคือการส่งข้อความอีเมลเพื่อแจ้งให้ผู้รีวิวทราบ
ดังนั้น ในตัวแก้ไขเวิร์กโฟลว์ ให้คุณคลิกขั้นตอนแรก พิมพ์อีเมลบางส่วนหรือทั้งหมด แล้วเลือก ส่งอีเมล
เงื่อนไขมีอะไรบ้าง
เมื่อคุณออกแบบเวิร์กโฟลว์ คุณสามารถใช้ตัวแก้ไขเวิร์กโฟลว์เพื่อสร้างกฎที่นําตรรกะตามเงื่อนไขไปใช้กับไซต์ รายการ ข้อมูล และชนิดเนื้อหา SharePoint ได้ กฎจะสร้างเงื่อนไขที่เวิร์กโฟลว์ดําเนินการการกระทําที่เกี่ยวข้องต่อเมื่อเงื่อนไขนั้นเป็นจริงเท่านั้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างกฎที่เวิร์กโฟลว์ส่งข้อความอีเมลถึงผู้รีวิวได้ก็ต่อเมื่อข้อมูลนั้นถูกสร้างโดยบุคคลใดบุคคลหนึ่งเท่านั้น นอกจากนี้ คุณยังสามารถเพิ่มเงื่อนไขหลายข้อต่อสาขาได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างกฎที่ผู้รีวิวส่งข้อความอีเมลได้ก็ต่อเมื่อรายการนั้นเป็นทั้ง (1) ที่สร้างโดยบุคคลที่ระบุและ (2) ชื่อเรื่องเอกสารมีคําสําคัญที่ระบุเท่านั้น สุดท้าย คุณสามารถเชื่อมโยงการดําเนินการหลายอย่างกับเงื่อนไขเดียวได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างกฎที่ถ้าข้อมูลถูกสร้างโดยบุคคลใดบุคคลหนึ่ง แล้ว (1) ผู้รีวิวจะถูกส่งอีเมลและข้อมูลเวิร์กโฟลว์ (2) จะถูกบันทึกลงในรายการประวัติ
เมื่อต้องการสรุป กฎคือเงื่อนไขอย่างน้อยหนึ่งเงื่อนไขที่เกี่ยวข้องกับการดําเนินการอย่างน้อยหนึ่งอย่าง: ถ้าส่วนคําสั่งทั้งหมดในเงื่อนไขเป็นจริง ให้ทําการกระทําที่เกี่ยวข้องทั้งหมด
ในตัวอย่างก่อนหน้านี้ ผู้ใช้ได้ระบุชุดเงื่อนไขสองข้อและชุดของการดําเนินการสองอย่างสําหรับเวิร์กโฟลว์ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถสร้างหลายสาขาในเวิร์กโฟลว์ได้ ถ้าเงื่อนไข A เป็นจริง ให้ทําอย่างใดอย่างหนึ่ง ถ้าเงื่อนไข B เป็นจริง ให้ทําการกระทําอื่น เมื่อต้องการเพิ่มสาขาลงในขั้นตอน ให้คลิก แทรกสาขา Else-If ตัวอย่างเช่น ในเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ ถ้าผู้รีวิวอนุมัติเอกสาร เวิร์กโฟลว์จะดําเนินการการกระทําหนึ่งชุด ดังนี้ ถ้าผู้รีวิวปฏิเสธเอกสาร เวิร์กโฟลว์เดียวกันจะทําการกระทําที่ต่างกัน นี่คือสาขาเงื่อนไข
ในตัวแก้ไขเวิร์กโฟลว์ ขั้นตอนนี้มีสองสาขาและมีลักษณะดังนี้
คุณยังสามารถสร้างสาขาที่ไม่มีเงื่อนไขได้ ด้วยวิธีนี้ เวิร์กโฟลว์จะดําเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งถ้าเงื่อนไขหรือชุดของเงื่อนไขเป็นจริง และการกระทําที่แตกต่างกันถ้าเงื่อนไขเป็นเท็จ ตัวอย่างเช่น ขั้นตอนต่อไปนี้ในเวิร์กโฟลว์จะส่งข้อความไปยังผู้อนุมัติก็ต่อเมื่อเงื่อนไขเป็นจริงเท่านั้น เวิร์กโฟลว์จะส่งข้อความไปยังตัวเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์เท่านั้น ด้วยการเพิ่มสาขาที่ไม่มีเงื่อนไข เวิร์กโฟลว์จะดําเนินการกระทําในสาขานั้นไม่ว่าในกรณีใดก็ตามที่เงื่อนไขในสาขาแรกเป็นเท็จ
หมายเหตุ: เมื่อต้องการมีสาขาที่ไม่มีเงื่อนไขจะต้องเป็นสาขาสุดท้ายในบล็อกเงื่อนไขและไม่ใช่สาขาเดียวในบล็อกเงื่อนไข
หมายเหตุ: การโยงสาขาในเวิร์กโฟลว์ไม่สามารถขยายจากขั้นตอนหนึ่งไปยังอีกขั้นตอนหนึ่งได้ ชุดของสาขา 'Else If' หรือที่เรียกว่าบล็อกเงื่อนไข จะอยู่ในขั้นตอนเดียวเสมอ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถซ้อนขั้นตอนเป็นผลลัพธ์ย่อยได้
SharePoint Designer 2010 ให้เงื่อนไขต่างๆ ที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้ซึ่งพร้อมใช้งานสําหรับคุณเพื่อรวมเข้ากับเวิร์กโฟลว์ของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถระบุให้เวิร์กโฟลว์ดําเนินการการกระทําที่เกี่ยวข้องต่อเมื่อรายการนั้น
-
มีการสร้างหรือปรับเปลี่ยนในช่วงเวลาที่กําหนด
-
ถูกสร้างหรือปรับเปลี่ยนโดยบุคคลใดบุคคลหนึ่ง
-
มีเขตข้อมูลชื่อเรื่องที่มีคําสําคัญที่ระบุ
-
เป็นไฟล์ชนิดใดชนิดหนึ่งหรือมีขนาดไฟล์ในช่วงที่ระบุ (เงื่อนไขนี้จะพร้อมใช้งานเฉพาะเมื่อเวิร์กโฟลว์ถูกแนบไปกับไลบรารีเอกสารเท่านั้น)
นอกจากนี้คุณสามารถสร้างเงื่อนไขที่กําหนดเองและเงื่อนไขขั้นสูงใน SharePoint Designer 2010 ที่คุณสามารถระบุช่วงกว้างของพารามิเตอร์ ด้วยเงื่อนไขแบบกําหนดเอง คุณสามารถเปรียบเทียบเขตข้อมูลในรายการปัจจุบันกับค่าได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างเงื่อนไขแบบกําหนดเองที่เขตข้อมูล สถานะการอนุมัติ เท่ากับ อนุมัติแล้ว ให้ทําการกระทําที่เกี่ยวข้อง ด้วยเงื่อนไขขั้นสูง คุณสามารถเปรียบเทียบค่าหนึ่งกับอีกค่าหนึ่งได้ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถสร้างการเปรียบเทียบระหว่างเขตข้อมูลในรายการใดๆ และค่าจากรายการอื่นได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างเงื่อนไขขั้นสูงสําหรับไลบรารี เอกสารที่แชร์ ซึ่งถ้าค่าของเขตข้อมูล สถานะ ในรายการ งาน เท่ากับ รอดําเนินการ ให้ทําการกระทําที่เกี่ยวข้อง
หมายเหตุ: การดําเนินการไม่จําเป็นต้องมีเงื่อนไข ตัวอย่างเช่น ขั้นตอนแรกในไดอะแกรม 1: ตัวอย่างเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ ที่อยู่ใกล้จุดเริ่มต้นของบทความนี้ จะส่งอีเมลเพื่อแจ้งให้ผู้รีวิวทราบ การดําเนินการนี้ไม่มีเงื่อนไขที่เชื่อมโยง บล็อกแบบขนานของการดําเนินการไม่จําเป็นต้องมีเงื่อนไขเช่นกัน
การกระทําแบบขนานกับแบบอนุกรม
เมื่อคุณมีการดําเนินการมากกว่าหนึ่งการดําเนินการที่เชื่อมโยงกับเงื่อนไข
การดําเนินการแบบอนุกรม ตัวอย่างเช่น ในเวิร์กโฟลว์ต่อไปนี้ คุณสามารถตั้งค่าการดําเนินการสองอย่างเพื่อให้เอกสารได้รับการอนุมัติ เอกสารจะถูกคัดลอกไปยังไลบรารีเอกสารเก็บถาวร จากนั้น (หลังจากนั้น) ข้อความจะถูกส่ง ในตัวแก้ไข เวิร์กโฟลว์ ให้ระบุว่า การกระทําที่สองจะเกิดขึ้นหลังจากการดําเนินการแรก
การกระทําแบบขนาน ตัวอย่างเช่น ในเวิร์กโฟลว์ต่อไปนี้ คุณสามารถตั้งค่าการกระทําสองอย่างเพื่อให้เอกสารได้รับการอนุมัติ ข้อความจะถูกส่งและ (ในเวลาเดียวกัน) เอกสารจะถูกคัดลอกไปยังไลบรารีเอกสาร อนุมัติแล้ว ในตัวแก้ไขเวิร์กโฟลว์ และ ระบุว่าการกระทําที่สองจะเกิดขึ้นในเวลาเดียวกันกับการกระทําแรก การดําเนินการนี้มีประโยชน์โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับงานและการดําเนินการที่ใช้เวลามาก ตัวอย่างเช่น ในกรณีของงาน สามารถใช้เพื่อควบคุมเวลาที่จะมอบหมายงานได้
หมายเหตุ: การกระทําแบบขนานไม่ได้พร้อมกันอย่างแน่นอน ไม่สามารถระบุลําดับที่แน่นอนได้ และอาจแตกต่างกันในแต่ละครั้งที่เวิร์กโฟลว์ทํางาน
หมายเหตุ:
-
ในกฎ (เงื่อนไขและการกระทํา) การกระทําสามารถเกิดขึ้นได้ในชุดข้อมูล แบบขนาน หรือในชุดข้อมูลและแบบขนาน
-
ชุดของการกระทําแบบต่อเนื่องหรือแบบขนานต้องมีอยู่ภายในขั้นตอนเดียว
ขั้นตอนคืออะไร
ลําดับงานประกอบด้วยขั้นตอนตั้งแต่หนึ่งขั้นตอนขึ้นไป แต่ละขั้นตอนสามารถมีการดําเนินการมากมายและเงื่อนไขที่เกี่ยวข้อง คุณสามารถซ้อนขั้นตอนภายในขั้นตอนอื่นๆ ได้ คุณอาจทําเช่นนี้เพื่อช่วยจัดระเบียบเวิร์กโฟลว์ของคุณ คุณสามารถมองขั้นตอนต่างๆ เป็นบล็อกฟังก์ชันในตัวแก้ไขเวิร์กโฟลว์ ตัวอย่างเช่น เวิร์กโฟลว์ต่อไปนี้มีสองขั้นตอน ดังที่แสดงในตัวแก้ไขเวิร์กโฟลว์
ขั้นตอนช่วยให้คุณสามารถจัดกลุ่มเงื่อนไขและการกระทําเพื่อให้สามารถประเมินและดําเนินการชุดกฎ (เงื่อนไขและการกระทํา) ได้หนึ่งชุดก่อนชุดที่สอง
กําหนดค่าการดําเนินการในเวิร์กโฟลว์เพื่อให้ทํางานโดยใช้สิทธิ์ของผู้สร้างเวิร์กโฟลว์ ใน SharePoint Designer 2010 คุณสามารถใช้ขั้นตอนการเลียนแบบเพื่อให้เวิร์กโฟลว์ดําเนินการโดยการเลียนแบบผู้สร้างเวิร์กโฟลว์แทนตัวเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์ ขั้นตอนการเลียนแบบจะมีประโยชน์อย่างยิ่งในสถานการณ์การอนุมัติและการเผยแพร่ ที่บุคคลที่ส่งเนื้อหาเพื่อขออนุมัติและบุคคลที่อนุมัติเนื้อหามีสิทธิ์ที่แตกต่างกัน
ผู้สร้างเวิร์กโฟลว์คือบุคคลสุดท้ายที่ประกาศเวิร์กโฟลว์ เมื่อเวิร์กโฟลว์ถูกประกาศใหม่โดยผู้ใช้อื่น ผู้สร้างเวิร์กโฟลว์จะไม่เปลี่ยนแปลงสําหรับอินสแตนซ์ที่กําลังดําเนินการของเวิร์กโฟลว์ อินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ที่เริ่มหลังจากเวิร์กโฟลว์ถูกประกาศอีกครั้งจะใช้ผู้สร้างเวิร์กโฟลว์ที่อัปเดตแล้ว
หมายเหตุ: ขั้นตอนการเลียนแบบสามารถเพิ่มลงในรากของเวิร์กโฟลว์เท่านั้น และไม่สามารถซ้อนกันในขั้นตอนอื่นได้
ในสถานการณ์สมมติต่อไปนี้ บุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์ไม่มีสิทธิ์ในการเพิ่มไฟล์ลงในไลบรารี เก็บถาวร แต่ผู้สร้างเวิร์กโฟลว์มี เมื่อบุคคลเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์ ถ้าเงื่อนไขประเมินเป็นจริงในขั้นตอนการเลียนแบบ เอกสารจะถูกคัดลอกไปยังไลบรารี เก็บถาวร โดยใช้สิทธิ์ของผู้สร้างเวิร์กโฟลว์ ขั้นตอนที่ 2 ไม่ใช่ขั้นตอนการเลียนแบบ ดังนั้นจึงทํางานเป็นตัวเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์ เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่จะใช้เฉพาะขั้นตอนการเลียนแบบสําหรับชุดการดําเนินการน้อยที่สุดที่ต้องการสิทธิ์ของผู้สร้างเวิร์กโฟลว์เพื่อให้สําเร็จ
ขั้นตอนเดียวหรือหลายขั้นตอน บางเวิร์กโฟลว์สามารถออกแบบให้เป็นลําดับของการดําเนินการภายในขั้นตอนเดียวหรือเป็นลําดับของขั้นตอนก็ได้ ตัวอย่างเช่น การดําเนินการในขั้นตอนต่อไปนี้อาจแยกออกเป็นขั้นตอนแยกหรือซ้อนกันกับบล็อกเงื่อนไขเป็นขั้นตอนแยกต่างหาก
ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของกระบวนการที่ใช้ขั้นตอนที่ซ้อนกันในบล็อกเงื่อนไข
ขั้นตอนคือวิธีการจัดระเบียบเวิร์กโฟลว์ของคุณ วิธีที่คุณใช้ขั้นตอนในเวิร์กโฟลว์ของคุณนั้นเป็นไปในระดับที่ยอดเยี่ยม ตามความต้องการส่วนบุคคล ตัวอย่างเช่น เวิร์กโฟลว์อาจมีการดําเนินการหลายอย่างในขั้นตอนที่ไม่ได้ใช้เงื่อนไข ในกรณีนี้ คุณอาจต้องการแยกการดําเนินการออกเป็นขั้นตอนเพื่อจัดระเบียบให้ดียิ่งขึ้น กฎในขั้นตอนเดียวจะถูกประมวลผลเพื่อสรุปก่อนที่จะดําเนินการขั้นตอนถัดไป ดังนั้น คุณจึงต้องการจัดกลุ่มในกฎขั้นตอนเดียวกันที่จําเป็นเพื่อให้เกิดการดําเนินการหรือการกระทําเฉพาะที่คุณต้องการ
ฟอร์มเวิร์กโฟลว์คืออะไร
เมื่อต้องการทําให้เวิร์กโฟลว์ของคุณมีไดนามิกและยืดหยุ่นมากขึ้น คุณสามารถเพิ่มฟอร์มลงในเวิร์กโฟลว์ได้ ด้วยฟอร์ม คุณสามารถรวบรวมข้อมูลจากผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์ได้ตามเวลาที่กําหนดไว้ล่วงหน้าในเวิร์กโฟลว์ และทําให้ผู้เข้าร่วมสามารถโต้ตอบกับงานของเวิร์กโฟลว์นั้นได้ และช่วยให้แน่ใจว่าข้อมูลจะพร้อมใช้งานสําหรับเวิร์กโฟลว์ที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้ โดยไม่คํานึงถึงชนิดรายการ ไลบรารี หรือเนื้อหาที่สัมพันธ์กับฟอร์มนั้น
ด้วย SharePoint Designer 2010 คุณสามารถสร้างฟอร์มเวิร์กโฟลว์ได้สามชนิด ดังนี้
-
ฟอร์มการเริ่มต้นจะรวบรวมข้อมูลจากผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์เมื่อพวกเขาเริ่มเวิร์กโฟลว์ โดยจะมีการสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อคุณสร้างลําดับงานใน SharePoint Designer 2010 ฟอร์มการเริ่มต้นจะแสดงให้ผู้ใช้เห็นเมื่อพวกเขาเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเองบนรายการ SharePoint ที่ระบุ ด้วยฟอร์มการเริ่มต้น ผู้ใช้สามารถระบุพารามิเตอร์หรือข้อมูลเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์เพิ่มเติมเมื่อนําไปใช้กับรายการ SharePoint ที่ระบุได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจใช้ฟอร์มการเริ่มต้นเพื่อถามว่าใครควรรีวิวเอกสารและควรตรวจทานเอกสารเมื่อใด SharePoint Designer 2010 จะสร้าง InfoPath หรือฟอร์มการเริ่มต้น ASP.NET โดยอัตโนมัติตามข้อกําหนดการเริ่มต้นของคุณ ถ้าไม่จําเป็นต้องใช้พารามิเตอร์การเริ่มต้น ฟอร์มจะมีเพียงปุ่ม เริ่มต้น และ ยกเลิก เท่านั้น
-
ฟอร์มงานแบบกําหนดเองอนุญาตให้ผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์โต้ตอบกับงานในรายการงานที่ระบุสําหรับเวิร์กโฟลว์ได้ ด้วยตัวช่วยสร้างงานแบบกําหนดเอง คุณสามารถสร้างเขตข้อมูลฟอร์มแบบกําหนดเองและเพิ่มลงในฟอร์มงานแบบกําหนดเองได้อย่างง่ายดาย เมื่อคุณออกแบบเวิร์กโฟลว์เสร็จแล้ว SharePoint Designer 2010 จะสร้างฟอร์ม InfoPath หรือ ASP.NET สําหรับงานแบบกําหนดเองของคุณโดยอัตโนมัติ จากนั้น เมื่อเวิร์กโฟลว์ทํางานและงานถูกสร้างขึ้น ผู้ใช้จะเรียกดูรายการงานที่ระบุสําหรับเวิร์กโฟลว์ ทําเครื่องหมายงานว่าเสร็จสมบูรณ์ และใส่ข้อมูลที่จําเป็นหรือเพิ่มเติมใดๆ ที่เฉพาะเจาะจงกับเวิร์กโฟลว์ จากนั้นเวิร์กโฟลว์สามารถตอบกลับการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นได้ตามที่ระบุไว้ในเวิร์กโฟลว์ หรือค้นหาและประเมินข้อมูลนั้นในขั้นตอนต่อไปของเวิร์กโฟลว์
-
ตามค่าเริ่มต้น เวิร์กโฟลว์ที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้ จะมีเฉพาะเขตข้อมูลที่เหมือนกันสําหรับรายการทั้งหมด เช่น สร้างและปรับเปลี่ยนโดย ทั้งนี้เนื่องจากเวิร์กโฟลว์ที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้ไม่ใช่ตามค่าเริ่มต้นที่สัมพันธ์กับรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหา ฟอร์มความสัมพันธ์ทําให้คุณสามารถเชื่อมโยงเขตข้อมูลกับเวิร์กโฟลว์ที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้ เพื่อให้เขตข้อมูลพร้อมใช้งานเมื่อคุณออกแบบและเรียกใช้เวิร์กโฟลว์
หลังจาก SharePoint Designer 2010 สร้างฟอร์มโดยอัตโนมัติแล้ว คุณสามารถกําหนดฟอร์มเองได้โดยการไปที่หน้าการตั้งค่าสําหรับเวิร์กโฟลว์ ในส่วน Forms ให้คลิกฟอร์มที่คุณต้องการกําหนดเอง ฟอร์มเวิร์กโฟลว์คือเพจ InfoPath หรือเพจ ASP.NET ไฟล์เหล่านี้จะถูกเก็บไว้บนไซต์ SharePoint พร้อมด้วยไฟล์ต้นฉบับเวิร์กโฟลว์
ฟังก์ชันการทํางานที่ดียิ่งขึ้นด้วยฟอร์ม InfoPath 2010 บน SharePoint Server 2010
ถ้าเซิร์ฟเวอร์ของคุณกําลังเรียกใช้ SharePoint Server 2010 (ไม่ใช่ SharePoint Foundation 2010 เพียงอย่างเดียว) ฟอร์มเวิร์กโฟลว์ คือความสัมพันธ์ การเริ่มต้น และงาน ในตอนนี้จะ InfoPath 2010 ฟอร์ม เป็นเรื่องง่ายที่จะเปลี่ยนลักษณะที่ปรากฏและเค้าโครงของฟอร์ม InfoPath และคุณสามารถเพิ่มกฎการตรวจสอบลงในฟอร์ม InfoPath ได้ เมื่อต้องการแก้ไขฟอร์มเวิร์กโฟลว์ใน InfoPath 2010 เพียงคลิกฟอร์มแล้ว InfoPath จะเปิดฟอร์มจาก SharePoint Designer 2010 โดยตรง ฟอร์ม InfoPath จะพร้อมใช้งานสําหรับรายการ ไลบรารี และเวิร์กโฟลว์
เวิร์กโฟลว์ถูกเก็บไว้ที่ใด
เวิร์กโฟลว์จะถูกเก็บไว้ในไลบรารีเอกสารระดับไซต์ที่เรียกว่า เวิร์กโฟลว์ ไลบรารีเอกสารนี้ถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติโดย SharePoint Designer 2010 ตามค่าเริ่มต้น ไลบรารีเอกสาร เวิร์กโฟลว์ จะถูกซ่อนจากเบราว์เซอร์และไม่มี มุมมองรายการ เช่น AllItems.aspx หรือ EditForm.aspx เมื่อต้องการดูเนื้อหาของไลบรารีเวิร์กโฟลว์ ใน SharePoint Designer 2010 ในบานหน้าต่าง นําทาง ให้คลิก ไฟล์ทั้งหมด แล้วคลิก เวิร์กโฟลว์ ในบานหน้าต่างหลัก
หมายเหตุ:
-
คุณอาจไม่สามารถดูเวิร์กโฟลว์โดยใช้ ไฟล์ทั้งหมด ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการกําหนดค่าเซิร์ฟเวอร์
-
วิธีหลักในการเข้าถึงและออกแบบเวิร์กโฟลว์ใน SharePoint Designer 2010 คือการคลิก เวิร์กโฟลว์ ในบานหน้าต่างนําทาง
ไลบรารีเอกสารเวิร์กโฟลว์จะมีโฟลเดอร์สําหรับแต่ละเวิร์กโฟลว์ที่สร้างขึ้นด้วย SharePoint Designer 2010 โฟลเดอร์มีไฟล์ต้นฉบับที่จําเป็นสําหรับเวิร์กโฟลว์ เช่น:
-
ไฟล์มาร์กอัปเวิร์กโฟลว์ (.xoml)
-
ไฟล์การตั้งค่าคอนฟิกลําดับงาน
-
InfoPath xsn หรือฟอร์ม aspx ASP.NET ที่จําเป็นสําหรับเวิร์กโฟลว์ เช่น ฟอร์มการเริ่มต้น (สําหรับเวิร์กโฟลว์ที่เริ่มด้วยตนเอง) หรือฟอร์มงานแบบกําหนดเอง
เมื่อต้องการแก้ไขเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่ใน SharePoint Designer 2010 ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิก เวิร์กโฟลว์ ในบานหน้าต่างหลัก ให้คลิกขวาที่เวิร์กโฟลว์ที่ต้องการ แล้วคลิก แก้ไขเวิร์กโฟลว์
เมื่อต้องการคัดลอกและปรับเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์ที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้ใน SharePoint Designer 2010 ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิก เวิร์กโฟลว์ ในบานหน้าต่างหลัก ให้คลิกขวาที่เวิร์กโฟลว์ที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้ที่ต้องการ แล้วคลิก คัดลอกและปรับเปลี่ยน
ทั้งสองกระบวนงานก่อนหน้าจะเปิดเวิร์กโฟลว์ในตัวแก้ไขเวิร์กโฟลว์ คุณสามารถคลิกบน Ribbon หรือการนําทางแถบนําทางเพื่อแก้ไขเวิร์กโฟลว์ จัดการการตั้งค่า และกําหนดกระบวนการงานสําหรับเวิร์กโฟลว์
ตัวแก้ไขเวิร์กโฟลว์มีการกระทําที่เรียกว่า บันทึกไปยังรายการประวัติ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือการใช้การกระทํานี้ในเวิร์กโฟลว์ของคุณเพื่อเก็บบันทึกประวัติเวิร์กโฟลว์ ประวัติเวิร์กโฟลว์มีค่ามากสําหรับการตรวจสอบข้อผิดพลาดหรือเพื่อการติดตามและปฏิเสธ
เมื่อคุณสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ใช้บันทึกการดําเนินการไปยังรายการประวัติ SharePoint Designer 2010 จะสร้างรายการที่เรียกว่า ประวัติเวิร์กโฟลว์ โดยอัตโนมัติ รายการจะถูกสร้างที่ http://<sitename>/Lists/Workflow%20History คุณสามารถระบุที่จะสร้างรายการประวัติอื่นเมื่อคุณออกแบบรายการหรือเวิร์กโฟลว์ของไซต์ และเมื่อคุณกําหนดความสัมพันธ์ของเวิร์กโฟลว์รายการที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้ รายการนี้มีคอลัมน์สําหรับข้อมูล เช่น ID ผู้ใช้ วันที่ เหตุการณ์ และคําอธิบายข้อผิดพลาด เช่นเดียวกับไลบรารีเอกสาร เวิร์กโฟลว์ ตามค่าเริ่มต้นรายการ ประวัติ จะถูกซ่อนจากเบราว์เซอร์ แต่สามารถมองเห็นได้ใน SharePoint Designer 2010 ในบานหน้าต่างนําทาง โดยการคลิก ไฟล์ทั้งหมด
ตัวแก้ไขเวิร์กโฟลว์มีหกการกระทําที่โต้ตอบกับรายการงาน รวมถึง มอบหมายข้อมูล To-Do รวบรวมข้อมูลจากผู้ใช้ และ กําหนดฟอร์มให้กับกลุ่ม เวิร์กโฟลว์จะใช้รายการงานตามค่าเริ่มต้น แต่คุณสามารถกําหนดค่าให้ใช้รายการงานแบบกําหนดเองได้ คุณอาจใช้รายการงานแบบกําหนดเองเพื่อแยกงานเวิร์กโฟลว์ออกจากงานชนิดอื่นหรือสําหรับปัญหาที่เกี่ยวข้องกับสิทธิ์ คุณสามารถใช้รายการงานแบบกําหนดเองหนึ่งรายการสําหรับเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดบนไซต์หรือรายการงานแบบกําหนดเองสําหรับแต่ละเวิร์กโฟลว์ได้ ขึ้นอยู่กับข้อกําหนดทางเทคนิคและขององค์กรสําหรับเวิร์กโฟลว์
เมื่อคุณสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ใช้การกระทําใดๆ ก่อนหน้านี้สามการกระทํา SharePoint Designer 2010 จะสร้างฟอร์ม ชนิดเนื้อหาสําหรับงาน และรายการงานโดยอัตโนมัติ ถ้าจําเป็น ตามค่าเริ่มต้น รายการ งาน สามารถดูได้ในเบราว์เซอร์ ไม่เหมือนกับไลบรารีเอกสาร เวิร์กโฟลว์ และรายการ ประวัติเวิร์กโฟลว์
ฉันจะตรวจสอบสถานะของเวิร์กโฟลว์ได้ที่ใด
คุณสามารถดูความคืบหน้าของเวิร์กโฟลว์บนรายการที่เลือกผ่านเบราว์เซอร์ได้อย่างง่ายดาย ตามค่าเริ่มต้น มุมมอง รายการทั้งหมด ของรายการหรือไลบรารีเอกสารจะแสดงสถานะปัจจุบันของเวิร์กโฟลว์ที่ทํางานบนข้อมูล ในตัวอย่างต่อไปนี้ เวิร์กโฟลว์การร้องขอการเปลี่ยนแปลงการออกแบบกําลังดําเนินการสําหรับ Widget 1 DCR
หมายเหตุ:
-
จะมีหลายคอลัมน์ถ้าหลายเวิร์กโฟลว์สัมพันธ์กับรายการหรือไลบรารี
-
คุณสามารถเอาคอลัมน์ออกจากมุมมอง รายการทั้งหมด ได้โดยไม่มีผลต่อหน้าที่การทํางานของเวิร์กโฟลว์
-
คอลัมน์สถานะจะไม่ถูกเพิ่มลงในมุมมองถ้ามีคอลัมน์การค้นหา\สถานะหกคอลัมน์หรือมากกว่าในมุมมอง
การคลิกสถานะของเวิร์กโฟลว์สําหรับข้อมูล เช่น กําลังดําเนินการ หรือ เสร็จสมบูรณ์ จะนําคุณไปยังหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ สําหรับเวิร์กโฟลว์สําหรับข้อมูลที่ระบุ เมื่อต้องการดูสถานะเวิร์กโฟลว์ของไซต์ ให้คลิกเมนู การกระทําในไซต์ คลิก แสดงเนื้อหาไซต์ทั้งหมด แล้วคลิก เวิร์กโฟลว์ของไซต์ หน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ จะให้ข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งต่อไปนี้
-
ใครเป็นผู้เริ่มเวิร์กโฟลว์และเมื่อใดสําหรับข้อมูล
-
งานที่เกี่ยวข้องกับเวิร์กโฟลว์สําหรับข้อมูล
-
ประวัติของเวิร์กโฟลว์สําหรับข้อมูล เช่น เมื่อเวิร์กโฟลว์เริ่มต้นและเวลาที่เสร็จสมบูรณ์
การแสดงภาพของเวิร์กโฟลว์
นอกจากนี้ คุณจะเห็นการแสดงภาพของเวิร์กโฟลว์สําหรับสถานะของเวิร์กโฟลว์ถ้า
-
ตัวเลือก แสดงการแสดงเป็นภาพของเวิร์กโฟลว์บนหน้าสถานะ ถูกเลือกไว้ใน SharePoint Designer 2010 เมื่อมีการประกาศเวิร์กโฟลว์
-
คอมพิวเตอร์ที่มีการเผยแพร่เวิร์กโฟลว์มีการติดตั้ง Visio Premium 2010
-
เวิร์กโฟลว์กําลังทํางานอยู่บน SharePoint Server 2010
-
Visio Graphics Services กําลังทํางานอยู่บนเซิร์ฟเวอร์
หมายเหตุ: ไม่จําเป็นต้องติดตั้ง Visio ลงในคอมพิวเตอร์ภายในเพื่อดูการแสดงภาพของเวิร์กโฟลว์
ด้วยการแสดงข้อมูลของเวิร์กโฟลว์ ไดอะแกรม Visio ของเวิร์กโฟลว์ของคุณจะถูกสร้างขึ้นและแสดงใน Visio Web Part บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ โดยอัตโนมัติ การแสดงภาพของเวิร์กโฟลว์จะแสดงมุมมอง "แบบสด" ของตําแหน่งที่เวิร์กโฟลว์ที่ระบุอยู่
เมื่อต้องการดูหน้า เวิร์กโฟลว์ สําหรับข้อมูล คุณยังสามารถคลิกข้อมูลในรายการ แล้วคลิก เวิร์กโฟลว์ บนเมนู
หมายเหตุ: คําสั่ง เวิร์กโฟลว์ จะพร้อมใช้งานก็ต่อเมื่อข้อมูลอยู่ในรายการหรือไลบรารีที่มีอย่างน้อยหนึ่งเวิร์กโฟลว์แนบอยู่
เมื่อผู้ใช้เริ่มเวิร์กโฟลว์บนข้อมูล SharePoint Foundation 2010 หรือ SharePoint Server 2010 เพิ่มคอลัมน์ใหม่ลงในรายการหรือไลบรารีที่มีข้อมูลนั้นอยู่ ตามค่าเริ่มต้น ชื่อคอลัมน์จะตรงกับชื่อของเวิร์กโฟลว์ คอลัมน์แบบอ่านอย่างเดียวนี้จะแสดงสถานะปัจจุบันของรายการภายในเวิร์กโฟลว์นั้น คอลัมน์สถานะนี้จะถูกเพิ่มโดยอัตโนมัติสําหรับแต่ละเวิร์กโฟลว์ในครั้งแรกที่เรียกใช้
ในแต่ละคอลัมน์ สถานะเวิร์กโฟลว์คือลิงก์ ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณคลิก กําลังดําเนินการ คุณจะเห็นหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ สําหรับอินสแตนซ์นั้นของเวิร์กโฟลว์
ขั้นตอนถัดไปที่แนะนํา
เวิร์กโฟลว์เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการเพิ่มตรรกะแอปพลิเคชันไปยังไซต์และแอปพลิเคชัน SharePoint ของคุณ ตอนนี้คุณเข้าใจพื้นฐานของเวิร์กโฟลว์แล้ว คุณอาจต้องการเริ่มต้นด้วยการสร้างเวิร์กโฟลว์ ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการออกแบบและการกําหนดเวิร์กโฟลว์เองได้ในส่วน ดูเพิ่มเติม
ด้านบนของเพจ
