ภาพรวมการจัดการระเบียน

ภาพรวมของการวางแผนการจัดการระเบียน

หัวข้อนี้จะอธิบายขั้นตอนการวางแผนที่คุณควรดําเนินการเพื่อช่วยตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบการจัดการระเบียนที่คุณปรับใช้ SharePoint จะบรรลุเป้าหมายการจัดการระเบียนขององค์กรของคุณ ต่อไปนี้คือตัวอย่างของกระบวนการวางแผนการจัดการระเบียน

1. ระบุบทบาทการจัดการระเบียน      การจัดการระเบียนที่ประสบความสเร็จต้องใช้บทบาทพิเศษต่างๆ ดังต่อไปนี้:

   • ผู้จัดการระเบียนและเจ้าหน้าที่ปฏิบัติตามนโยบายเพื่อจัดประเภทระเบียนในองค์กรและเรียกใช้กระบวนการการจัดการระเบียน

   • บุคลากรด้าน IT ในการปรับใช้ระบบที่สนับสนุนการจัดการระเบียนอย่างมีประสิทธิภาพ

   • ผู้จัดการเนื้อหาเพื่อค้นหาว่าข้อมูลขององค์กรถูกเก็บไว้ที่ใด และเพื่อให้แน่ใจว่าทีมของพวกเขาปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติในการจัดการระเบียน

2. วิเคราะห์เนื้อหาขององค์กร      ก่อนที่จะสร้างแผนไฟล์ ผู้จัดการระเบียนและผู้จัดการเนื้อหาจะสํารวจการใช้เอกสารในองค์กรเพื่อระบุว่าเอกสารและรายการอื่นๆ ใดที่สามารถกลายเป็นระเบียนได้

3. พัฒนาแผนไฟล์      หลังจากที่คุณได้วิเคราะห์เนื้อหาขององค์กรและกําหนดการเก็บข้อมูลตามกําหนดการแล้ว ให้กรอกส่วนที่เหลือของแผนไฟล์ แผนไฟล์แตกต่างจากองค์กร แต่โดยทั่วไปแล้วพวกเขาอธิบายชนิดของรายการที่องค์กรยอมรับเป็นระเบียน ระบุที่ที่จัดเก็บ อธิบายช่วงเวลาการเก็บข้อมูล และให้ข้อมูลอื่นๆ เช่น ใครมีหน้าที่จัดการและประเภทที่กว้างขึ้นของระเบียนที่พวกเขาอยู่

4. พัฒนาตารางการเก็บข้อมูล      ในแต่ละชนิดระเบียน ให้ระบุว่าเมื่อใดที่ระเบียนไม่ได้ใช้งานอีกต่อไป (ใช้งานอยู่) ควรเก็บรักษาข้อมูลดังกล่าวไว้นานเท่าใด และในท้ายที่สุดควรจะเลิกใช้ระเบียนอย่างไร

5. ประเมินและปรับปรุงหลักปฏิบัติในการจัดการเอกสาร      ตรวจสอบให้แน่ใจว่านโยบายที่ต้องใช้ถูกใช้งานในที่เก็บเอกสาร ตัวอย่างเช่น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหาได้รับการตรวจสอบอย่างเหมาะสม เพื่อให้การตรวจสอบที่เหมาะสมถูกเก็บไว้รวมกันกับระเบียน

6. ออกแบบโซลูชันการจัดการระเบียน      พิจารณาว่าจะสร้างการเก็บถาวรระเบียน เพื่อจัดการระเบียนที่มีอยู่ หรือใช้วิธีสองวิธีร่วมกัน ออกแบบการเก็บถาวรระเบียน หรือระบุวิธีใช้ไซต์ที่มีอยู่เพื่อใส่ระเบียน โดยยึดตามแผนไฟล์ของคุณ กําหนดชนิดเนื้อหา ไลบรารี นโยบาย และ Metadata ที่กําหนดที่ตั้งเพื่อกําหนดเส้นทางเอกสารให้เมื่อต้องใช้

7. วางแผนวิธีที่เนื้อหากลายเป็นระเบียน      ถ้าคุณยังคงใช้เวิร์กโฟลว์ SharePoint การจัดการเอกสารและการจัดการระเบียนที่ใช้งานอยู่ คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์แบบเองเพื่อย้ายเอกสารไปยังที่เก็บถาวรของระเบียนได้ ถ้าคุณใช้งาน SharePoint หรือระบบการจัดการเอกสารภายนอก คุณสามารถวางแผนและพัฒนาส่วนติดต่อที่จะย้ายเนื้อหาจากระบบเหล่านั้นไปยังที่เก็บถาวรของระเบียน หรือประกาศเอกสารเป็นระเบียนแต่ไม่ต้องย้ายเอกสาร คุณยังสร้างแผนการฝึกอบรมเพื่อสอนวิธีสร้างและใช้งานระเบียนให้กับผู้ใช้

8. การรวมอีเมลของแผน      ตรวจสอบว่าคุณจะจัดการระเบียนอีเมลภายใน SharePoint หรือคุณจะจัดการระเบียนอีเมลภายในแอปพลิเคชันอีเมลหรือไม่

9. วางแผนการปฏิบัติตามนโยบายของเนื้อหาทางสังคม      ถ้าองค์กรของคุณใช้สื่อทางสังคม เช่น บล็อกหรือ Wiki ให้ระบุวิธีที่เนื้อหานี้จะกลายเป็นระเบียน

10. วางแผนการรายงานการปฏิบัติตามนโยบายและเอกสาร      เมื่อต้องการตรวจสอบว่าองค์กรของคุณใช้วิธีปฏิบัติในการจัดการระเบียนที่ต้องใช้ และเพื่อสื่อสารเกี่ยวกับหลักปฏิบัติเหล่านี้ คุณควรสร้างเอกสารแผนและกระบวนการการจัดการระเบียนของคุณ ถ้าองค์กรของคุณมีส่วนร่วมในการดําเนินคดีที่เกี่ยวข้องกับระเบียน คุณอาจต้องสร้างแนวทางการจัดการระเบียน แผนการปรับใช้ และการวัดประสิทธิภาพ