Microsoft Office ใช้รูปแบบไฟล์ที่ใช้ XML เช่น .docx, .xlsx และ .pptx รูปแบบและนามสกุลแฟ้มเหล่านี้จะนําไปใช้กับ Microsoft Word, Microsoft Excel และ Microsoft PowerPoint บทความนี้จะกล่าวถึงประโยชน์ที่สําคัญของรูปแบบดังกล่าว พร้อมทั้งอธิบายถึงนามสกุลแฟ้ม ตลอดจนวิธีใช้แฟ้มร่วมกับผู้ใช้ Office รุ่นก่อนหน้า
ในบทความนี้
รูปแบบ Open XML มีประโยชน์อย่างไร
รูปแบบ Open XML มีประโยชน์หลายประการ ทั้งสำหรับนักพัฒนาและโซลูชันที่นักพัฒนาสร้างขึ้น รวมไปถึงผู้ใช้ทุกคนและองค์กรทุกระดับดังนี้
- Compact Files Files จะถูกบีบอัดโดยอัตโนมัติและสามารถมีขนาดเล็กลงได้ถึง 75 เปอร์เซ็นต์ในบางกรณี รูปแบบ Open XML ใช้เทคโนโลยีการบีบอัดข้อมูลแบบ Zip ในการเก็บเอกสาร จึงช่วยประหยัดต้นทุนได้เนื่องจากลดเนื้อที่ดิสก์ที่ต้องใช้ในการเก็บไฟล์ และลดแบนด์วิดท์ที่จําเป็นสําหรับการส่งไฟล์ผ่านทางอีเมล ผ่านเครือข่าย หรือผ่านอินเทอร์เน็ต เมื่อคุณเปิดไฟล์ ไฟล์จะถูกแตกโดยอัตโนมัติ เมื่อคุณบันทึกไฟล์ ไฟล์จะถูกบีบอัดอีกครั้ง คุณไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมอรรถประโยชน์ zip ใดๆ เป็นพิเศษเพื่อเปิดและปิดไฟล์ใน Office
- การกู้คืนไฟล์ที่เสียหายที่ได้รับการปรับปรุง Files มีโครงสร้างแบบแยกย่อย ซึ่งจะเก็บส่วนประกอบข้อมูลต่างๆ ในไฟล์แยกออกจากกัน การทําเช่นนี้ทําให้สามารถเปิดไฟล์ได้แม้คอมโพเนนต์ภายในไฟล์ (ตัวอย่างเช่น แผนภูมิหรือตาราง) เสียหายหรือเสียหาย
- รองรับคุณสมบัติขั้นสูง ฟีเจอร์ขั้นสูงจํานวนมากของ Microsoft 365 ต้องการให้เอกสารจัดเก็บในรูปแบบ Open XML ตัวอย่างเช่น การบันทึก อัตโนมัติ และ ตัวตรวจสอบการช่วยสําหรับการเข้าถึง สามารถทํางานได้เฉพาะกับไฟล์ที่จัดเก็บในรูปแบบ Open XML สมัยใหม่เท่านั้น
- มีความเป็นส่วนตัวมากขึ้นและสามารถควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลได้ดีขึ้น คุณสามารถใช้เอกสารร่วมกันได้โดยไม่รั่วไหล เพราะข้อมูลที่ทําให้ระบุตัวบุคคลได้และข้อมูลที่มีผลต่อธุรกิจ เช่น ชื่อผู้สร้าง ข้อคิดเห็น การเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม และเส้นทางแฟ้มสามารถระบุได้และเอาออกได้ง่ายโดยใช้ตัวตรวจสอบเอกสาร
- การผสานรวมและความสามารถในการทํางานร่วมกันของข้อมูลทางธุรกิจที่ดีขึ้น การใช้รูปแบบ Open XML เป็นเฟรมเวิร์กความสามารถในการทํางานร่วมกันของข้อมูลสําหรับชุดผลิตภัณฑ์ Office หมายความว่าเอกสาร เวิร์กชีต งานนําเสนอ และฟอร์มสามารถถูกบันทึกในรูปแบบไฟล์ XML ที่พร้อมใช้งานได้ฟรีสําหรับทุกคนในการใช้งานและสิทธิการใช้งานโดยไม่มีค่าลิขสิทธิ์ Office ยังสนับสนุน XML Schema ที่กําหนดโดยลูกค้าซึ่งปรับปรุงชนิดเอกสาร Office ที่มีอยู่ ซึ่งหมายความว่าลูกค้าสามารถปลดล็อกข้อมูลในระบบที่มีอยู่และดําเนินการกับข้อมูลดังกล่าวในโปรแกรม Office ที่คุ้นเคยได้อย่างง่ายดาย ข้อมูลที่สร้างภายใน Office สามารถใช้งานได้โดยแอปพลิเคชันทางธุรกิจอื่นๆ สิ่งที่คุณต้องการสําหรับการเปิดและแก้ไขไฟล์ Office คือโปรแกรมอรรถประโยชน์ ZIP และตัวแก้ไข XML
- การตรวจหาเอกสารที่มีแมโครที่ง่ายดายขึ้น Files ที่บันทึกโดยใช้คําต่อท้าย "x" ตามค่าเริ่มต้น (เช่น .docx, .xlsx และ .pptx) ไม่สามารถมีแมโคร Visual Basic for Applications (VBA) และแมโคร XLM ได้ เฉพาะไฟล์ที่มีนามสกุลไฟล์ลงท้ายด้วย "m" (เช่น .docm, .xlsm และ .pptm) เท่านั้นที่สามารถมีแมโครได้
ก่อนที่คุณจะตัดสินใจบันทึกไฟล์ในรูปแบบไบนารี ให้อ่าน Office เวอร์ชันที่แตกต่างกันสามารถใช้ไฟล์เดียวกันร่วมกันได้หรือไม่
How do I แปลงไฟล์ของฉันจากรูปแบบไบนารีแบบเก่าเป็นรูปแบบ Open XML สมัยใหม่ได้อย่างไร
เมื่อไฟล์เปิดในแอป Office ของคุณแล้ว ให้คลิก บันทึกไฟล์>( หรือ บันทึกสําเนา ถ้าไฟล์จัดเก็บอยู่บน OneDrive หรือ SharePoint) และตรวจสอบให้แน่ใจว่า ชนิด บันทึกเป็น ถูกตั้งค่าเป็นรูปแบบใหม่
ซึ่งจะสร้างสําเนาไฟล์ของคุณใหม่ในรูปแบบ Open XML
นามสกุลไฟล์ XML คืออะไร
ตามค่าเริ่มต้น เอกสาร เวิร์กชีต และงานนําเสนอที่คุณสร้างขึ้นใน Office จะถูกบันทึกในรูปแบบ XML ที่มีนามสกุลแฟ้มซึ่งเพิ่ม "x" หรือ "m" ลงในนามสกุลแฟ้มที่คุณคุ้นเคยอยู่แล้ว "x" หมายถึงไฟล์ XML ที่ไม่มีแมโคร และ "m" หมายถึงไฟล์ XML ที่มีแมโคร ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณบันทึกเอกสารใน Word ตามค่าเริ่มต้นในขณะนี้ไฟล์จะใช้นามสกุลของชื่อไฟล์ .docx แทนนามสกุลของชื่อไฟล์ .doc
เมื่อคุณบันทึกไฟล์เป็นเทมเพลต คุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงในลักษณะเดียวกัน นามสกุลเทมเพลตที่ใช้ในเวอร์ชันก่อนหน้าจะยังคงอยู่ แต่ขณะนี้จะมี "x" หรือ "m" ต่อท้าย ถ้าไฟล์มีโค้ดหรือแมโครอยู่ คุณต้องบันทึกไฟล์นั้นโดยใช้รูปแบบไฟล์ XML แบบใช้แมโครใหม่ ซึ่งจะเพิ่ม "m" สําหรับแมโครลงในนามสกุลไฟล์
ตารางต่อไปนี้แสดงรายการนามสกุลไฟล์เริ่มต้นใน Word Excel และ PowerPoint
Word
| ชนิดไฟล์ XML | นามสกุล |
|---|---|
| เอกสาร | .docx |
| เอกสารที่เปิดใช้งานแมโครได้ | .docm |
| เทมเพลต | .dotx |
| เทมเพลตที่เปิดใช้งานแมโครได้ | .dotm |
Excel
| ชนิดไฟล์ XML | นามสกุล |
|---|---|
| เวิร์กบุ๊ก | .xlsx |
| เวิร์กบุ๊กที่เปิดใช้งานแมโครได้ | .xlsm |
| เทมเพลต | .xltx |
| เทมเพลตที่เปิดใช้งานแมโครได้ | .xltm |
| เวิร์กบุ๊กไบนารีที่ไม่ใช่ XML | .xlsb |
| Add-in ที่เปิดใช้งานแมโครได้ | .xlam |
PowerPoint
| ชนิดไฟล์ XML | นามสกุล |
|---|---|
| งานนำเสนอ | .pptx |
| งานนำเสนอที่เปิดใช้งานแมโครได้ | .pptm |
| เทมเพลต | .potx |
| เทมเพลตที่เปิดใช้งานแมโครได้ | .potm |
| Add-in ที่เปิดใช้งานแมโครได้ | .ppam |
| แสดง | .ppsx |
| การนำเสนอที่เปิดใช้งานแมโครได้ | .ppsm |
| สไลด์ | .sldx |
| สไลด์แบบใช้แมโคร | .sldm |
| ธีมของ Office | .thmx |
Office ต่างเวอร์ชันสามารถใช้ไฟล์เดียวกันร่วมกันได้หรือไม่
Office ช่วยให้คุณบันทึกไฟล์ในรูปแบบ Open XML และในรูปแบบไฟล์ไบนารีของ Office เวอร์ชันก่อนหน้าได้ และมีตัวตรวจสอบความเข้ากันได้และตัวแปลงไฟล์เพื่อให้สามารถใช้ไฟล์ร่วมกันระหว่าง Office เวอร์ชันที่แตกต่างกันได้
การเปิดไฟล์ที่มีอยู่ใน Office คุณสามารถเปิดและทํางานบนไฟล์ที่สร้างขึ้นใน Office เวอร์ชันก่อนหน้า แล้วบันทึกไฟล์นั้นในรูปแบบที่มีอยู่ได้ เนื่องจากคุณอาจทํางานบนเอกสารร่วมกับผู้ที่ใช้ Office เวอร์ชันก่อนหน้า Office จึงใช้ตัวตรวจสอบความเข้ากันได้เพื่อตรวจสอบว่าคุณไม่ได้นําฟีเจอร์ที่ Office เวอร์ชันก่อนหน้าไม่สนับสนุนมาใช้ เมื่อคุณบันทึกไฟล์ ตัวตรวจสอบความเข้ากันได้จะรายงานฟีเจอร์เหล่านั้นให้คุณทราบ แล้วให้คุณเอาฟีเจอร์เหล่านั้นออกก่อนที่จะทําการบันทึกต่อไป