วางแผนชุดเอกสารใน SharePoint Server

เกี่ยวกับชุดเอกสาร

ชุดเอกสารเป็นฟีเจอร์ใน SharePoint Server 2016 ที่ทำให้องค์กรสามารถจัดการได้อย่างเดียวหรือผลิตภัณฑ์ที่ทำงานซึ่งสามารถรวมเอกสารหรือไฟล์หลายไฟล์ได้ ชุดเอกสารคือโฟลเดอร์ชนิดพิเศษที่รวมแอตทริบิวต์ชุดเอกสารที่ไม่ซ้ำกันแอตทริบิวต์และลักษณะการทำงานของโฟลเดอร์และเอกสารและมีส่วนติดต่อผู้ใช้ (UI) metadata และองค์ประกอบของรูปแบบวัตถุเพื่อช่วยในการจัดการทุกด้านของผลิตภัณฑ์ที่ทำงาน

สำหรับทีมและผู้ใช้ในหลายองค์กรชุดเอกสารหรือผลิตภัณฑ์ที่ทำงานเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการจัดการโครงการหรือการทำงานที่ดียิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่นทีมตามกฎหมายอาจจำเป็นต้องรวบรวมสร้างและจัดการเอกสารรูปถ่ายและไฟล์เสียงต่างๆที่เกี่ยวข้องกับกรณีที่เฉพาะเจาะจง หรือฝ่ายขายอาจจำเป็นต้องรวบรวมเอกสารจากแหล่งข้อมูลต่างๆเพื่อสร้างและจัดการคำขอข้อเสนอ (RFP) สำหรับไคลเอ็นต์ที่อาจเกิดขึ้นได้ ชุดเอกสารจะให้ทีมเหล่านั้นและผู้ใช้ที่มีความสามารถในการจัดการชุดเอกสารเหล่านั้นเป็นคอลเลกชันเดียวหรือผลิตภัณฑ์ที่ทำงาน เจ้าของชุดเอกสารสามารถสร้างหน้ายินดีต้อนรับแบบกำหนดเองที่สามารถแสดงข้อมูลที่รวมและข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ที่ทำงานได้

ใน SharePoint Server 2016 องค์กรที่ต้องการสร้างและจัดการชุดเอกสารอย่างสม่ำเสมอสามารถกำหนดค่าชนิดเนื้อหาของชุดเอกสารสำหรับแต่ละผลิตภัณฑ์งานที่พวกเขามักจะสร้าง ชนิดเนื้อหาของชุดเอกสารสามารถกำหนดชนิดเนื้อหาที่ได้รับการอนุมัติแอตทริบิวต์รายการเริ่มต้นคอลัมน์เวิร์กโฟลว์และนโยบาย ชนิดเนื้อหาชุดเอกสารแบบกำหนดเองเพิ่มเติมจะสามารถสร้างได้จากชนิดเนื้อหาแม่แต่ละคุณสมบัติที่สืบทอดและการตั้งค่าจากชนิดเนื้อหาของชุดเอกสารแม่ หลังจากที่มีการเพิ่มชนิดเนื้อหาลงในไลบรารีแล้วผู้ใช้จะสามารถสร้างชุดเอกสารที่สืบทอดแอตทริบิวต์ของชนิดเนื้อหาของชุดเอกสารโดยใช้คำสั่งใหม่ได้ ชนิดเนื้อหาของชุดเอกสารจะมีการตั้งค่าเพิ่มเติมที่ช่วยให้คุณสามารถระบุชนิดเนื้อหาที่อนุญาตเนื้อหาเริ่มต้นคอลัมน์ที่แชร์คอลัมน์หน้ายินดีต้อนรับและมุมมองหน้าต้อนรับเริ่มต้น

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับชนิดเนื้อหาให้ดูที่การวางแผนชนิดเนื้อหาและเวิร์กโฟลว์ (SharePoint Server ๒๐๑๐)

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการสร้างและจัดการชุดเอกสารใน SharePoint Server 2016 ให้ดูที่การสร้างและกำหนดค่าชนิดเนื้อหาของชุดเอกสารใหม่ในวิธีใช้ SharePoint Server 2016

การจัดการชุดเอกสาร

ชุดเอกสารใน SharePoint Server 2016 แชร์แอตทริบิวต์และคุณสมบัติเดียวกันหลายแอตทริบิวต์เป็นโฟลเดอร์ อย่างไรก็ตามมีข้อควรพิจารณาที่สำคัญบางประการที่คุณควรทราบเมื่อวางแผนโซลูชันชุดเอกสาร

• ไม่มีข้อจำกัดเกี่ยวกับจำนวนของเอกสารที่สามารถมีอยู่ในชุดเอกสารได้ อย่างไรก็ตามแสดงเวลาการโหลดอาจถูกจำกัดโดยค่าเกณฑ์ของมุมมองรายการซึ่งตามค่าเริ่มต้นถูกตั้งค่าไว้ที่รายการ๕,๐๐๐ โฟลเดอร์ที่ได้รับอนุญาตในชุดเอกสารแต่ไม่สามารถใช้การนำทาง metadata ในชุดเอกสารได้ ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ควรพิจารณาถึงขีดจำกัดของมุมมองรายการและการออกแบบการนำทางที่เกี่ยวข้องเมื่อคุณระบุจำนวนรายการที่ควรมีอยู่ในชุดเอกสาร นอกจากนี้เมื่อคุณใช้คุณลักษณะส่งไปยังกับชุดเอกสารผลรวมสำหรับเอกสารทั้งหมดในชุดเอกสารจะต้องมีขนาดใหญ่กว่า50MB สำหรับคอลเลกชันหรือผลิตภัณฑ์ที่ทำงานที่มีรายการจำนวนมากเป็นโครงสร้างโฟลเดอร์ในไลบรารีเอกสารอาจเป็นโซลูชันที่ดีกว่า

• ไม่มีข้อจำกัดเกี่ยวกับจำนวนชุดเอกสารที่สามารถมีอยู่ในไลบรารีเอกสารได้ อย่างไรก็ตามจำนวนชุดเอกสารที่สามารถปรากฏในรายการจะถูกจำกัดโดยค่าเกณฑ์ของมุมมองรายการ

• เมื่อใช้ metadata ที่แชร์ถ้ามีรายการมากกว่า10รายการที่ใช้ metadata ที่แชร์ในชุดเอกสารการอัปเดตข้อมูล metadata จะถูกเรียกใช้โดยงานตัวจับเวลาทุกๆ15นาที ตัวอย่างเช่นถ้าคุณมีเอกสาร10รายการในระดับบนสุดของไลบรารีและเอกสารเดียวในชุดเอกสารที่มี metadata ที่แชร์จะไม่มีการเรียกใช้งานเวลา แต่ถ้าคุณเพิ่มชุดเอกสารอื่นที่มีเอกสารเพิ่มเติม9ตัวตัวจับเวลาจะมีการเรียกใช้งาน

• เมื่อใช้การกำหนดเส้นทางชุดเอกสารชุดเอกสารที่ถูกส่งไปยังตัวจัดระเบียบเนื้อหาจะยังคงอยู่ในไลบรารีแบบหล่นลงและถูกย้ายไปยังตำแหน่งที่ตั้งที่เหมาะสมโดยใช้ตัวจับเวลาการประมวลผลตัวจัดระเบียบเนื้อหาซึ่งตามค่าเริ่มต้นจะทำงานเป็นประจำทุกวัน

เมื่อต้องการใช้ชุดเอกสารในไซต์คอลเลกชันคุณจะต้องเปิดใช้งานฟีเจอร์การตั้งค่าเอกสาร

เมื่อต้องการเปิดใช้งานฟีเจอร์การตั้งค่าเอกสารสำหรับไซต์คอลเลกชัน

1. บนหน้าการตั้งค่าไซต์ภายใต้การดูแลไซต์คอลเลกชันให้คลิกฟีเจอร์ของไซต์คอลเลกชัน

2. บนหน้าฟีเจอร์สำหรับชุดเอกสารให้คลิกเปิดใช้งาน

หลังจากเปิดใช้งานฟีเจอร์การตั้งค่าเอกสารแล้วคุณสามารถสร้างชนิดเนื้อหาของชุดเอกสารได้

ชนิดเนื้อหาของชุดเอกสารการวางแผน

คุณสามารถวางแผนชนิดเนื้อหาของชุดเอกสารสำหรับโซลูชันของคุณได้โดยใช้เวิร์กชีตวิเคราะห์แผ่นงานการใช้งานเอกสารซึ่งคุณสามารถทำได้โดยการใช้บทความระบุผู้ใช้และวิเคราะห์การใช้งานเอกสารใน SharePoint ๒๐๑๓ จากนั้นคุณสามารถใช้เวิร์กชีตชนิดเนื้อหา(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = 0x409) เพื่อบันทึกการตัดสินใจของคุณเกี่ยวกับชนิดเนื้อหาของชุดเอกสารใหม่แต่ละชนิดที่คุณจะใช้ในโซลูชันของคุณ

เมื่อต้องการวางแผนชนิดเนื้อหาของชุดเอกสารโดยใช้เวิร์กชีตชนิดเนื้อหา

1. ใส่ชุดเอกสารในเขตข้อมูลชนิดเนื้อหา   ของเวิร์กชีตชนิดเนื้อหา

2. ใส่ URL ของไซต์ที่จะกำหนดชนิดเนื้อหาของชุดเอกสารใหม่ โปรดสังเกตว่าชนิดเนื้อหาจะพร้อมใช้งานในไซต์ที่กำหนดไว้และในไซต์ทั้งหมดที่อยู่ด้านล่างของไซต์นั้น

3. กำหนดชนิดเนื้อหาแม่    ใส่ชนิดเนื้อหาของชุดเอกสารหลักในเขตข้อมูลชนิดเนื้อหาแม่   ของเวิร์กชีตชนิดเนื้อหา การดำเนินการนี้จะเป็นชนิดเนื้อหาของชุดเอกสารหลักหรือชนิดเนื้อหาของชุดเอกสารแบบกำหนดเองที่คุณได้วางแผนไว้แล้ว

4. การกำหนดการตั้งค่าชุดเอกสาร    กำหนดและระบุการตั้งค่าชุดเอกสารต่อไปนี้ในเวิร์กชีตชนิดเนื้อหา:

   1. ระบุชนิดเนื้อหาที่อนุญาต    ระบุชนิดเนื้อหาเริ่มต้นที่จะได้รับอนุญาตในชนิดเนื้อหาของชุดเอกสารนี้

   2. กำหนดเนื้อหาเริ่มต้น    ถ้าชนิดเนื้อหาของชุดเอกสารที่คุณกำลังสร้างจะได้รับการกำหนดค่าให้สร้างเนื้อหาเริ่มต้นโดยอัตโนมัติเมื่อคุณสร้างอินสแตนซ์ใหม่ของชุดเอกสารคุณสามารถเพิ่มไฟล์ลงในชุดเอกสารด้วยตนเองได้ สามารถเพิ่มได้เฉพาะไฟล์ของชนิดเนื้อหาที่อนุญาตสำหรับชุดเอกสารเท่านั้น

   3. กำหนดคอลัมน์ที่แชร์    ระบุว่าจะซิงโครไนซ์ค่าคอลัมน์สำหรับชุดเอกสารทั้งหมดที่มีอยู่ในชุดเอกสารทั้งหมดโดยอัตโนมัติหรือไม่

   4. กำหนดคอลัมน์หน้ายินดีต้อนรับ    ระบุคอลัมน์ที่ควรแสดงบนหน้ายินดีต้อนรับสำหรับชุดเอกสารแต่ละชุด

   5. การกำหนดมุมมองหน้ายินดีต้อนรับ    ระบุมุมมองเพื่อแสดงเนื้อหาของชุดเอกสารบนหน้ายินดีต้อนรับ

5. กำหนดคอลัมน์และลำดับคอลัมน์    ในตารางคอลัมน์แผน   ของเวิร์กชีตชนิดเนื้อหา:

   1. ใส่แต่ละคอลัมน์ที่สืบทอดมาจากชนิดเนื้อหาแม่ ในคอลัมน์ใหม่ใช่หรือ   ไม่ให้พิมพ์หมายเลขสำหรับแต่ละรายการ

   2. สำหรับคอลัมน์เพิ่มเติมแต่ละคอลัมน์ให้ใส่ชื่อของคอลัมน์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือคอลัมน์ที่คุณจะสร้าง ใส่ชื่อของคอลัมน์เพิ่มเติมชนิดและระบุว่าพวกเขาเป็นแบบใหม่หรือไม่

6. ในส่วนเทมเพลตแผน   ของเวิร์กชีตให้พิมพ์ไม่มี

7. กำหนดเวิร์กโฟลว์    ถ้ามีเวิร์กโฟลว์ที่พร้อมใช้งานที่เกี่ยวข้องกับชนิดเนื้อหาของชุดเอกสารคุณสามารถเลือกที่จะเชื่อมโยงกับชนิดเนื้อหาได้ เวิร์กโฟลว์สามารถเริ่มต้นในรายการของชนิดเนื้อหานั้นได้ สำหรับการอภิปรายทั้งหมดของการวางแผนเวิร์กโฟลว์ให้ดูที่วางแผนเวิร์กโฟลว์ หลังจากตรวจทานเวิร์กโฟลว์และการกำหนดเวิร์กโฟลว์ที่พร้อมใช้งานให้ใส่แต่ละเวิร์กโฟลว์เพื่อเชื่อมโยงกับชนิดเนื้อหาในตารางเวิร์กโฟลว์แผน   ของเวิร์กชีตชนิดเนื้อหา ถ้าเวิร์กโฟลว์ไม่ได้รับการสืบทอดมาจากชนิดเนื้อหาแม่ให้ใส่ข้อมูลนั้นในคอลัมน์ใหม่   

8. กำหนดนโยบาย    นโยบายคือชุดของกฎสำหรับชนิดของเนื้อหา ฟีเจอร์นโยบายจะให้รายละเอียดของแต่ละกฎเช่นว่ารายการของชนิดเนื้อหาสามารถพิมพ์หรือการดำเนินการที่ควรตรวจสอบความถูกต้องของรายการได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการวางแผนนโยบายให้ดูที่วางแผนสำหรับนโยบายการจัดการข้อมูลใน SharePoint Server ๒๐๑๓ หลังจากตรวจสอบนโยบายและการกำหนดฟีเจอร์นโยบายและแม่แบบของนโยบายที่พร้อมใช้งานในส่วนการวางแผนนโยบาย   ของเวิร์กชีตชนิดเนื้อหาให้ทำดังต่อไปนี้:

   1. ถ้าชนิดเนื้อหาแม่มีการตั้งค่านโยบายพวกเขาจะนำการเปลี่ยนแปลงไปใช้ในชนิดเนื้อหาใหม่ การทำเช่นนี้จะทำให้แน่ใจว่านโยบายหลังจากที่มีการตั้งค่าจะถูกบังคับใช้ในชนิดเนื้อหาที่เกี่ยวข้องทั้งหมด ถ้าชนิดเนื้อหาปัจจุบันถูกสืบทอดการตั้งค่านโยบายจากชนิดหลักในส่วนการวางแผนนโยบาย   ของเวิร์กชีตชนิดเนื้อหาให้ตอบใช่กับคำถาม "เป็นนโยบายที่กำหนดไว้ในชนิดเนื้อหาแม่"

   2. ถ้าชนิดเนื้อหาปัจจุบันถูกสืบทอดนโยบายโดยยึดตามชนิดเนื้อหาหลักในส่วนระเบียนเขตข้อมูลชื่อนโยบาย   ของการวางแผนนโยบาย   ส่วนให้พิมพ์ชื่อของเทมเพลตของนโยบาย ในทำนองเดียวกันถ้าชนิดเนื้อหาปัจจุบันไม่ได้สืบทอดนโยบายและคุณต้องการนำเทมเพลตของนโยบายไปใช้ในเขตข้อมูลระเบียนชื่อนโยบาย   ของการวางแผนนโยบาย   ส่วนให้พิมพ์ชื่อของเทมเพลตของนโยบาย

   3. ถ้าชนิดเนื้อหาปัจจุบันถูกสืบทอดฟีเจอร์ของนโยบายแต่ละรายการอย่างน้อยหนึ่งฟีเจอร์จากชนิดเนื้อหาแม่ให้ใส่แต่ละฟีเจอร์ของนโยบายในตารางฟีเจอร์   ในส่วนนโยบายการวางแผนนโยบาย   ของเวิร์กชีต ตรงกันข้ามถ้าชนิดเนื้อหาปัจจุบันไม่ได้สืบทอดนโยบายและคุณต้องการเชื่อมโยงฟีเจอร์ของนโยบายกับชนิดเนื้อหาปัจจุบันให้ใส่ฟีเจอร์ของนโยบายเหล่านั้นในตารางฟีเจอร์    โปรดทราบว่าคุณไม่สามารถเชื่อมโยงคุณลักษณะของนโยบายแต่ละรายการและนโยบายตามชื่อกับชนิดเนื้อหาได้

เวิร์กชีต

ใช้เวิร์กชีตต่อไปนี้เพื่อบันทึกข้อมูลที่กล่าวถึงในบทความนี้:

• เวิร์กชีตชนิดเนื้อหา(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = 0x409)

• วิเคราะห์แผ่นงานการใช้เอกสาร(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=165873&clcid = 0x409)