วางแผนวิธีการรวบรวมระเบียน

การสร้างระเบียนด้วยตนเอง

ถ้าเปิดใช้งานการจัดการระเบียนแบบ #A0 ในไลบรารีเอกสาร ผู้ใช้สามารถประกาศเอกสารในไลบรารีให้เป็นระเบียนโดยการแก้ไขรายละเอียดการปฏิบัติตามข้อบังคับของเอกสารได้ เมื่อผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันเปิดใช้งานการจัดการระเบียนที่มีอยู่ ผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันจะระบุว่าใครควรสามารถประกาศและยกเลิกการเปลี่ยนแปลงระเบียนได้ และผู้ใช้จะสามารถแก้ไขหรือลบเอกสารหลังจากที่เป็นระเบียนแล้วได้

ถ้าการเชื่อมต่อไปยังไซต์ศูนย์ระเบียนถูกสร้างขึ้น ผู้ใช้สามารถส่งเอกสารไปยังไซต์ศูนย์ระเบียนด้วยตนเองได้โดยใช้สั่ง ส่งไปยัง เมื่อผู้ดูแลระบบฟาร์มกําหนดค่าการเชื่อมต่อกับไซต์ศูนย์ระเบียน แล้ว การสั่งนี้จะพร้อมใช้งานบนเอกสารที่ใช้งานอยู่ทั้งหมด ขึ้นอยู่กับวิธีการกําหนดค่าการเชื่อมต่อ เอกสารต่างๆ อาจถูกคัดลอกไปยังไซต์ศูนย์ระเบียน ย้ายไปยังไซต์ศูนย์ระเบียน หรือย้ายไปยังไซต์ศูนย์ระเบียนที่มีลิงก์ไปยังเอกสารที่ถูกเก็บรักษาไว้

แม้ว่าการส่งระเบียนไปยังไซต์ศูนย์ระเบียนด้วยตนเองไม่ใช่โซลูชันขนาดใหญ่เชิงปฏิบัติ แต่คุณสามารถใช้โซลูชันนี้เพิ่มเติมเพื่อสร้างระเบียนด้วยวิธีอื่นได้

การนิยามนโยบาย

นโยบายการเก็บข้อมูลจะระบุการแอคชันที่จะใช้เวลาบนเอกสารในบางจุด การแอคชันของนโยบายจะเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ ผู้ใช้ไม่ต้องเริ่มการแอคชัน

การแอคชันของนโยบายสองข้อสัมพันธ์กับการจัดการระเบียนโดยเฉพาะ คือ การถ่ายโอนเอกสารไปยังอีกที่หนึ่ง และการประกาศเอกสารเป็นระเบียน ถ้ามีการเชื่อมต่อกับไซต์ศูนย์ระเบียนอยู่ คุณสามารถสร้างนโยบายที่จะส่งเอกสารไปยังไซต์ศูนย์ระเบียน นอกจากนี้ นโยบายยังระบุว่าจะคัดลอกเอกสารไปยังไซต์ศูนย์ระเบียน ย้าย หรือย้าย และปล่อยลิงก์ไว้ในไลบรารีเอกสาร ถ้ามีการเปิดใช้งานการจัดการระเบียนที่มีอยู่ให้กับไซต์ คุณสามารถสร้างนโยบายที่ประกาศเอกสารเป็นระเบียนได้ คุณยังสามารถใช้โมเดลวัตถุ SharePointเพื่อสร้างแอคชันแบบเองได้

นโยบายการเก็บข้อมูลสามารถมีหลายขั้นตอนได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างนโยบายการเก็บข้อมูลที่จะลบเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้าทั้งหมดหนึ่งปีหลังจากเปลี่ยนแปลงเอกสารครั้งล่าสุด และถ่ายโอนเอกสารไปยังไซต์ศูนย์ระเบียนเป็นเวลาห้าปีหลังจากที่เอกสารถูกเปลี่ยนแปลงครั้งล่าสุด

ถ้าการจัดการระเบียนที่มีอยู่ถูกเปิดใช้งานในไซต์ ไซต์สามารถมีทั้งเอกสารและระเบียนที่ใช้งานอยู่ ในกรณีนี้ คุณสามารถระบุนโยบายการเก็บข้อมูลที่แตกต่างกันได้กับเอกสารและระเบียนที่ใช้งานอยู่ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างนโยบายที่ประกาศเอกสารที่ใช้งานอยู่เป็นระเบียนสองปีหลังจากสร้างเอกสาร และสร้างนโยบายที่สองที่ลบระเบียน 7 ปีหลังจากที่ประกาศเป็นระเบียน

การสร้างเวิร์กโฟลว์

เมื่อคุณสร้างเวิร์กโฟลว์ คุณสามารถเพิ่มการแอคชันเพื่อส่งรายการไปยังที่เก็บได้ โดยการใช้การแอคชันนี้ คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ส่งเอกสารไปยังไซต์ศูนย์ระเบียนได้ คุณยังสามารถรวมการแอคชันอื่นๆ ในเวิร์กโฟลว์ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ส่งข้อความอีเมลไปยังผู้เขียนของเอกสารเพื่อขอการอนุมัติ แล้วส่งเอกสารไปยังไซต์ศูนย์ระเบียน คุณสามารถรวมนโยบายและเวิร์กโฟลว์ด้วยการสร้างนโยบายการเก็บข้อมูลที่เรียกใช้เวิร์กโฟลว์ใหม่หนึ่งปีหลังจากสร้างเอกสารแล้ว

คุณยังสามารถใช้โมเดลวัตถุ SharePointแบบร่างเพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์แบบปรับแต่งเองที่คัดลอกไฟล์ไปยังไซต์ศูนย์ระเบียน เวิร์กโฟลว์ที่ส่งไฟล์ไปยังไซต์ศูนย์ระเบียนสามารถรวมเข้ากับระบบการจัดการเอกสารของคุณโดยเป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์ที่จะแนะแนวเอกสารตลอดวงจรอายุของเอกสารนั้น For document types that have a predictable life cycle, such as expense reports, you could implement a workflow that guides the document through its various stages and, as a final step, sends a copy of the document to the Records Center site. เวิร์กโฟลว์อาจทริกเกอร์โดยการสร้างเอกสารใหม่

การใช้โซลูชันแบบปรับแต่งเอง

คุณสามารถพัฒนาโซลูชันแบบปรับแต่งเองที่ใช้วัตถุในเน Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy สเปซเพื่อส่งเนื้อหาจากแหล่งข้อมูลอื่นๆ ไปยังไซต์ศูนย์ระเบียนได้ For more information about how to implement custom solutions using the SharePoint object model, see the SharePointSoftware Development Kit (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788).