ทำความรู้จักกับวัตถุฐานข้อมูล

ตาราง

Access จะจัดระเบียบข้อมูลของคุณลงในตาราง: รายการแถวและคอลัมน์จะระลึกถึงแผ่นกระดาษหรือสเปรดชีตของบัญชี ตารางแต่ละตารางจะเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ดังนั้น ฐานข้อมูลส่วนใหญ่จะมีตารางมากกว่าหนึ่งตาราง

แต่ละแถวในตารางเรียกว่า ระเบียน และแต่ละ คอลัมน์เรียกว่าเขตข้อมูล ระเบียนจะมีข้อมูลเฉพาะทั้งหมดของเอนทิตีเฉพาะ เช่น ลูกค้าหรือใบสั่งซื้อ เขตข้อมูลเป็นข้อมูลรายการเดียวเกี่ยวกับเอนทิตีนั้น ในตารางผลิตภัณฑ์ ตัวอย่างเช่น แถวแต่ละแถวหรือระเบียนแต่ละระเบียนจะมีข้อมูลเกี่ยวกับหนึ่งผลิตภัณฑ์ แต่ละคอลัมน์หรือเขตข้อมูลจะมีข้อมูลบางชนิดเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์นั้น เช่น ชื่อหรือราคา ถ้าคุณยังไม่คุ้นเคยกับข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับฐานข้อมูล

คิวรี

ในฐานข้อมูลที่ออกแบบมาอย่างดี โดยปกติแล้วข้อมูลที่คุณต้องการแสดงผ่านฟอร์มหรือรายงานจะอยู่ในหลายตาราง คุณใช้คิวรีเพื่อดึงข้อมูลนั้นจากตารางต่างๆ และประกอบเข้าด้วยกันเพื่อแสดงในแบบฟอร์มหรือรายงาน

คิวรีอาจเป็นการร้องขอผลลัพธ์ข้อมูลจากฐานข้อมูลของคุณ หรือคิวรีสามารถใช้ในการดําเนินการกับข้อมูล หรืออาจเป็นทั้งสองอย่าง ใช้คิวรีเพื่อรับคําตอบของคําถามอย่างง่าย คํานวณโดยใช้ข้อมูล รวมข้อมูลจากตารางต่างๆ และเพิ่ม เปลี่ยน หรือลบข้อมูลจากฐานข้อมูล

คิวรีมีหลายชนิด แต่ชนิดพื้นฐานสองชนิดคือ:

ฟอร์ม

ฟอร์มจะเหมือนกับกรณีแสดงในร้านค้า ซึ่งช่วยให้ง่ายต่อการดูหรือไปยังรายการฐานข้อมูลที่คุณต้องการ ฟอร์ม Access เป็นวัตถุที่คุณหรือผู้ใช้อื่นสามารถเพิ่ม แก้ไข หรือแสดงข้อมูลที่เก็บไว้ในฐานข้อมูล Access บนเดสก์ท็อปของคุณในลักษณะคล้ายๆ กับฟอร์มกระดาษ สิ่งสําคัญคือต้องออกแบบฟอร์มของคุณโดยคิดตามใจ ตัวอย่างเช่น ถ้ามีผู้ใช้หลายราย ฟอร์มที่ออกแบบมาอย่างดีจะช่วยให้การป้อนข้อมูลถูกต้อง รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ

รายงาน

รายงานมีวิธีดู จัดรูปแบบ และสรุปข้อมูลจากฐานข้อมูล Access ของคุณ ตัวอย่างเช่น สร้างรายงานอย่างง่ายของหมายเลขโทรศัพท์ของที่ติดต่อทั้งหมดของคุณ หรือรายงานสรุปเกี่ยวกับยอดขายรวมในภูมิภาคและช่วงเวลาต่างๆ

รายงานจะมีประโยชน์เมื่อคุณต้องการแสดงข้อมูลในฐานข้อมูลของคุณดังนี้

• แสดงหรือแจกแจงข้อมูลโดยสรุป

• เก็บ Snapshot ของข้อมูล

• ให้รายละเอียดเกี่ยวกับแต่ละระเบียน

• สร้างป้ายชื่อ

แมโคร

แมโครเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้คุณเริ่มงานโดยอัตโนมัติและเพิ่มฟังก์ชันการช่วยกาใช้งานลงในแบบฟอร์ม รายงาน และตัวควบคุมของคุณ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเพิ่มปุ่มสั่งลงในฟอร์มและเชื่อมโยงเหตุการณ์ OnClick ของปุ่มกับแมโคร ปุ่มจะสั่งทุกครั้งที่คลิกปุ่ม

Access มีสภาพแวดล้อมการออกแบบที่จะช่วยคุณสร้างแมโคร โดยหลักๆ แล้ว คุณใช้ภาษาเขียนโปรแกรมที่เรียบง่ายเพื่อสร้างรายการการปฏิบัติการเพื่อใช้งาน บางการแอคชันต้องการข้อมูลเพิ่มเติม เช่น เขตข้อมูลใดที่จะแสดงการเติม สภาพแวดล้อมการออกแบบจะช่วยให้คุณสามารถสร้างแมโครได้ง่ายขึ้น เมื่อคุณเลือกจากรายการของการแอคชันและใส่ข้อมูล

แมโครจะใช้เพื่ออัตโนมัติชุดการแอคชัน เปลี่ยนแปลงข้อมูลในฐานข้อมูล และอื่นๆ แมโครมีชุดย่อยของสั่งที่พร้อมใช้งานในมุมมองออกแบบ แมโครVisual Basic for Applications (VBA) คนส่วนใหญ่พบว่าการสร้างแมโครเพื่อเพิ่มฟังก์ชันการใช้งานง่ายขึ้นลงในฟอร์ม รายงาน และตัวควบคุมมากกว่าการเขียนโค้ด VBA แต่คุณสามารถแปลงแมโครเป็น VBA จากภายในมุมมองออกแบบได้เสมอ

สมมติว่า คุณต้องการเปิดรายงานโดยตรงจากหนึ่งในฟอร์มการป้อนข้อมูลของคุณ เพิ่มปุ่มลงในฟอร์มของคุณ แล้วสร้างแมโครที่เปิดรายงาน แมโครสามารถเป็นแมโครแบบสแตนด์อโลน (วัตถุที่แยกต่างหากในฐานข้อมูล) ซึ่งถูกผูกไว้กับเหตุการณ์ OnClick ของปุ่ม หรือสามารถฝังแมโครลงในเหตุการณ์ OnClick ของปุ่มได้โดยตรง เมื่อคุณคลิกปุ่ม แมโครจะเรียกใช้และเปิดรายงาน

มอดูล

มอดูลคือโค้ด VBA ที่คุณเขียนเพื่อสั่งงานโดยอัตโนมัติในแอปพลิเคชันของคุณและเพื่อใช้ฟังก์ชันระดับที่สูงกว่า คุณเขียนโมดูลในภาษาการเขียนโปรแกรม VBA มอดูลคือคอลเลกชันของการประกาศ คําชี้แจง และกระบวนงานที่ถูกจัดเก็บไว้ด้วยกันเป็นหน่วย