คุณสามารถแชร์ฐานข้อมูล Access ได้หลายวิธี ขึ้นอยู่กับความต้องการและทรัพยากรที่พร้อมใช้งานของคุณ บทความนี้จะดูที่ตัวเลือกที่พร้อมใช้งาน ประโยชน์ของแต่ละตัวเลือก และสถานที่สําหรับเรียนรู้เพิ่มเติม
ในบทความนี้
- ภาพรวมของวิธีการแชร์ข้อมูล Access
- แชร์ฐานข้อมูลเดียว
- แชร์ฐานข้อมูลแบบแยก
- แชร์ข้อมูลบนไซต์ SharePoint
- แชร์ข้อมูลโดยใช้เซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูล
ภาพรวมของวิธีการแชร์ข้อมูล Access
แอปพลิเคชันฐานข้อมูลเปลี่ยนแปลงและเติบโตขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป ปัจจัยหลายอย่างส่งผลต่อความต้องการและประสิทธิภาพรวมถึงจํานวนผู้ใช้ที่เกิดขึ้นพร้อมกันสภาพแวดล้อมเครือข่ายปริมาณงานเวลาแฝงขนาดฐานข้อมูลเวลาการใช้งานสูงสุดและการเติบโตที่คาดหวัง ถ้าโซลูชันฐานข้อมูลของคุณประสบความสําเร็จ อาจจําเป็นต้องพัฒนา โชคดีที่ Access มีเส้นทางวิวัฒนาการตั้งแต่แบบง่ายไปจนถึงขั้นสูง คุณจึงสามารถปรับขนาดโซลูชันของคุณได้เมื่อเวลาผ่านไป ตารางต่อไปนี้สรุปสถานการณ์สมมติและปริมาณงานของ Access เพื่อช่วยคุณเลือกเส้นทางนั้น
แชร์ฐานข้อมูลเดียว
ตัวเลือกนี้ง่ายที่สุดและมีความต้องการน้อยที่สุด นอกจากนี้ยังมีฟังก์ชั่นน้อยที่สุด ในวิธีนี้ ไฟล์ฐานข้อมูลจะถูกจัดเก็บไว้บนไดรฟ์เครือข่ายที่ใช้ร่วมกัน และผู้ใช้ทั้งหมดจะใช้ไฟล์ฐานข้อมูลร่วมกันในเวลาเดียวกัน ข้อจํากัดบางอย่างรวมถึงความน่าเชื่อถือและความพร้อมใช้งานเมื่อผู้ใช้หลายคนเปลี่ยนแปลงข้อมูลในเวลาเดียวกันเนื่องจากวัตถุฐานข้อมูลทั้งหมดถูกแชร์ วิธีนี้ยังลดประสิทธิภาพการทํางานได้ เนื่องจากวัตถุฐานข้อมูลทั้งหมดจะถูกส่งข้ามเครือข่าย
ตัวเลือกนี้อาจใช้ได้ถ้ามีผู้ใช้เพียงไม่กี่คนเท่านั้นที่จะใช้ฐานข้อมูลในเวลาเดียวกัน และผู้ใช้ไม่จําเป็นต้องกําหนดการออกแบบฐานข้อมูลเอง อย่างไรก็ตาม วิธีนี้มีความปลอดภัยน้อยกว่าวิธีการแชร์อื่นๆ เนื่องจากผู้ใช้แต่ละคนมีสําเนาแบบเต็มของไฟล์ฐานข้อมูล ซึ่งเพิ่มความเสี่ยงในการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต
เมื่อต้องการแชร์ฐานข้อมูลโดยใช้โฟลเดอร์ที่แชร์:
ในสภาพแวดล้อมที่บ้านหรือธุรกิจขนาดเล็ก ให้แชร์โฟลเดอร์กับบุคคลที่ระบุ ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ การแชร์ไฟล์ผ่านเครือข่ายใน Windows
ตรวจสอบให้แน่ใจว่า Access ถูกตั้งค่าให้เปิดในโหมดที่แชร์บนคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้ทั้งหมด นี่เป็นการตั้งค่าเริ่มต้น แต่ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ ถ้าผู้ใช้เปิดฐานข้อมูลในโหมดเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล จะรบกวนความพร้อมใช้งานของข้อมูล
- เริ่ม Access แล้วเลือกตัวเลือกไฟล์>
- ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกของ Access ให้เลือก การตั้งค่าไคลเอ็นต์
- ในส่วน ขั้นสูง ภายใต้ โหมดเปิดเริ่มต้น ให้เลือก แชร์ เลือก ตกลง แล้วออกจาก Access
คัดลอกไฟล์ฐานข้อมูลไปยังโฟลเดอร์ที่แชร์ หลังจากที่คุณคัดลอกไฟล์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแอตทริบิวต์ของไฟล์อนุญาตให้อ่านและเขียนไฟล์ฐานข้อมูลได้ ผู้ใช้ต้องมีสิทธิในการอ่านและเขียนเพื่อใช้ฐานข้อมูล
บนคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้แต่ละคน ให้สร้างทางลัดไปยังไฟล์ฐานข้อมูล สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู สร้างทางลัดบนเดสก์ท็อปสําหรับโปรแกรมหรือไฟล์ Office
แชร์ฐานข้อมูลแบบแยก
นี่เป็นตัวเลือกที่ดีถ้าคุณไม่มีไซต์ SharePoint หรือเซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูล คุณสามารถแชร์ฐานข้อมูลแบบแยกผ่านเครือข่ายท้องถิ่น (LAN) ได้ เมื่อคุณแยกฐานข้อมูล คุณจะจัดระเบียบฐานข้อมูลใหม่เป็นสองไฟล์ ได้แก่ ฐานข้อมูลส่วนหลังที่มีตารางข้อมูล และฐานข้อมูลส่วนหน้าที่มีวัตถุฐานข้อมูลอื่นๆ ทั้งหมด เช่น คิวรี ฟอร์ม และรายงาน ผู้ใช้แต่ละคนโต้ตอบกับข้อมูลโดยใช้สําเนาของฐานข้อมูล Front-End ภายในเครื่อง
ประโยชน์ของการแยกฐานข้อมูลมีดังต่อไปนี้
- ปรับปรุงประสิทธิภาพการทํางาน: เฉพาะข้อมูลเท่านั้นที่จะถูกแชร์ทั่วทั้งเครือข่าย ไม่ใช่ตาราง คิวรี ฟอร์ม รายงาน แมโคร และโมดูล
- ความพร้อมใช้งานที่มากขึ้น: ทรานสชันฐานข้อมูล เช่น การแก้ไขระเบียนจะเสร็จสิ้นเร็วขึ้น
- ความปลอดภัยขั้นสูง: ผู้ใช้เข้าถึงฐานข้อมูลส่วนหลังผ่านตารางที่ลิงก์ มีความเป็นไปได้น้อยที่ผู้บุกรุกจะสามารถเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาตผ่านฐานข้อมูล Front-End
- ปรับปรุงความน่าเชื่อถือ: ถ้าผู้ใช้ประสบปัญหาและฐานข้อมูลปิดลงโดยไม่คาดคิด ความเสียหายของไฟล์ฐานข้อมูลใดๆ มักจะถูกจํากัดไว้ที่สําเนาของฐานข้อมูลส่วนหน้าที่ผู้ใช้เปิดอยู่
- สภาพแวดล้อมการพัฒนาที่ยืดหยุ่น: ผู้ใช้แต่ละคนสามารถพัฒนาคิวรี ฟอร์ม รายงาน และวัตถุฐานข้อมูลอื่นๆ ได้อย่างอิสระโดยไม่มีผลกระทบต่อผู้ใช้รายอื่น นอกจากนี้ คุณยังสามารถพัฒนาและแจกจ่ายฐานข้อมูลส่วนหน้ารุ่นใหม่ได้โดยไม่รบกวนการเข้าถึงข้อมูลที่เก็บไว้ในฐานข้อมูลส่วนหลัง
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ แยกฐานข้อมูล Access
แชร์ข้อมูลบนไซต์ SharePoint
มีหลายวิธีในการแชร์ข้อมูล Access บนไซต์ SharePoint:
- เชื่อม โยง: กระบวนการลิงก์จะเชื่อมต่อกับข้อมูลในโปรแกรมอื่น เพื่อให้คุณสามารถดูและแก้ไขข้อมูลล่าสุดในทั้ง SharePoint และ Access ได้โดยไม่ต้องสร้างและเก็บรักษาสําเนาของข้อมูลใน Access ถ้าคุณไม่ต้องการคัดลอกรายการ SharePoint ลงในฐานข้อมูล Access ของคุณ แต่ต้องการเรียกใช้คิวรีและสร้างรายงานที่ยึดตามรายการนั้นแทน คุณสามารถลิงก์ไปยังข้อมูลได้
- ย้าย: เมื่อคุณย้ายข้อมูลจาก Access ไปยังไซต์ SharePoint คุณจะสร้างรายการบนไซต์ SharePoint ที่ยังคงลิงก์ไปยังตารางในฐานข้อมูลของคุณ ตัวช่วยสร้างการส่งออกตารางไปยัง SharePoint ช่วยให้คุณย้ายข้อมูลจากตารางทั้งหมดของคุณในเวลาเดียวกันและรักษาความสัมพันธ์ของตารางเหล่านั้น
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู นําเข้า ลิงก์ หรือย้ายข้อมูลไปยัง SharePoint
คำเตือน
แม้ว่าคุณจะสามารถบันทึกไฟล์ฐานข้อมูล Access ไปยัง OneDrive หรือไลบรารีเอกสาร SharePoint ได้ เราขอแนะนําให้คุณหลีกเลี่ยงการเปิดฐานข้อมูล Access จากตําแหน่งที่ตั้งเหล่านั้น ไฟล์อาจถูกดาวน์โหลดลงในเครื่องเพื่อแก้ไข แล้วอัปโหลดอีกครั้งหลังจากที่คุณบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณไปยัง SharePoint ถ้ามีผู้ใช้มากกว่าหนึ่งคนเปิดฐานข้อมูล Access จาก SharePoint อาจสร้างสําเนาฐานข้อมูลหลายชุดและอาจมีลักษณะการทํางานที่ไม่คาดคิดบางอย่างเกิดขึ้น คําแนะนํานี้จะนําไปใช้กับไฟล์ Access ทุกชนิด รวมถึงฐานข้อมูลเดี่ยว ฐานข้อมูลแยก และ.accdbรูปแบบไฟล์ , .accdc.accdeและ.accdr สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการปรับใช้ Access ให้ดูที่ ปรับใช้แอปพลิเคชัน Access
แชร์ข้อมูลโดยใช้เซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูล
คุณสามารถใช้ Access กับผลิตภัณฑ์เซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูล เช่น SQL Server เพื่อแชร์ฐานข้อมูลของคุณ วิธีนี้ช่วยให้คุณได้รับประโยชน์มากมาย แต่ต้องใช้ซอฟต์แวร์เพิ่มเติม ได้แก่ ผลิตภัณฑ์เซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูล
วิธีนี้จะคล้ายกับการแยกฐานข้อมูลเนื่องจากตารางถูกเก็บไว้บนเครือข่าย และผู้ใช้แต่ละคนจะมีสําเนาของไฟล์ฐานข้อมูล Access ภายในเครื่องที่มีลิงก์ไปยังตาราง พร้อมกับคิวรี ฟอร์ม รายงาน และวัตถุฐานข้อมูลอื่นๆ ประโยชน์ของวิธีการแชร์นี้จะขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์เซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลที่คุณใช้ แต่โดยทั่วไปจะรวมถึงบัญชีผู้ใช้และการเข้าถึงข้อมูลที่เลือก ความพร้อมใช้งานของข้อมูลที่แข็งแกร่ง และเครื่องมือการจัดการข้อมูลแบบรวม นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์เซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลส่วนใหญ่จะทํางานร่วมกับ Access เวอร์ชันก่อนหน้าได้ดี ดังนั้นผู้ใช้บางรายจึงต้องใช้เวอร์ชันเดียวกัน เฉพาะตารางเท่านั้นที่จะถูกแชร์ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู โยกย้ายฐานข้อมูล Access ไปยัง SQL Serverนําเข้าหรือลิงก์ไปยังข้อมูลในฐานข้อมูล SQL Server และ ลิงก์หรือนําเข้าข้อมูลจากฐานข้อมูล Azure SQL Server
ข้อดีของการแชร์ฐานข้อมูลโดยใช้เซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลคือ
- ประสิทธิภาพสูงและความสามารถในการปรับขนาด: ในหลายสถานการณ์ เซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลให้ประสิทธิภาพการทํางานดีกว่าไฟล์ฐานข้อมูล Access เพียงอย่างเดียว ผลิตภัณฑ์เซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลจํานวนมากยังสนับสนุนฐานข้อมูลขนาดเทราไบต์ที่มีขนาดใหญ่มาก ซึ่งประมาณ 500 เท่าของขีดจํากัดปัจจุบันสําหรับไฟล์ฐานข้อมูล Access (สองกิกะไบต์) ผลิตภัณฑ์เซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลมักจะทํางานได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยการประมวลผลคิวรีแบบขนานและลดความต้องการหน่วยความจําเพิ่มเติมเมื่อมีการเพิ่มผู้ใช้มากขึ้น
- เพิ่มความพร้อมใช้งาน: ผลิตภัณฑ์เซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลส่วนใหญ่ช่วยให้คุณสํารองฐานข้อมูลของคุณขณะใช้งาน ด้วยเหตุนี้ คุณจึงไม่จําเป็นต้องบังคับให้ผู้ใช้ออกจากฐานข้อมูลเพื่อสํารองข้อมูล ผลิตภัณฑ์เซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลมักจะจัดการกับการแก้ไขพร้อมกันและการล็อกระเบียนอย่างมีประสิทธิภาพ
- ความปลอดภัยที่ได้รับการปรับปรุง: ไม่สามารถทําให้ฐานข้อมูลใดมีความปลอดภัยอย่างสมบูรณ์ได้ อย่างไรก็ตาม ผลิตภัณฑ์เซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลมีความปลอดภัยสูง ซึ่งสามารถช่วยปกป้องข้อมูลของคุณจากการใช้งานที่ไม่ได้รับอนุญาต ผลิตภัณฑ์เซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลส่วนใหญ่มีความปลอดภัยตามบัญชี ซึ่งช่วยให้คุณระบุได้ว่าใครสามารถดูตารางใดได้บ้าง แม้ว่าบางคนจะได้รับความปลอดภัยส่วนหน้าของ Access อย่างไม่ถูกต้อง ก็ตาม การรักษาความปลอดภัยที่ยึดตามบัญชีผู้ใช้จะช่วยป้องกันการใช้ข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต
- ความสามารถในการกู้คืนอัตโนมัติ: ในกรณีที่ระบบล้มเหลว เช่น ระบบปฏิบัติการขัดข้องหรือไฟฟ้าดับ ผลิตภัณฑ์เซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลบางตัวจะมีกลไกการกู้คืนอัตโนมัติซึ่งจะคืนค่าฐานข้อมูลไปยังสถานะที่สอดคล้องกันล่าสุดในเวลาไม่กี่นาที โดยไม่มีการแทรกแซงของผู้ดูแลระบบฐานข้อมูล
- การประมวลผลบนเซิร์ฟเวอร์: การใช้ Access ในการกําหนดค่าไคลเอ็นต์/เซิร์ฟเวอร์จะช่วยลดปริมาณการใช้งานเครือข่ายด้วยการประมวลผลคิวรีฐานข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์ก่อนที่จะส่งผลลัพธ์ไปยังไคลเอ็นต์ การให้เซิร์ฟเวอร์ทําการประมวลผลมักจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณทํางานกับชุดข้อมูลขนาดใหญ่
- Azure SQL Server: นอกเหนือจากประโยชน์ของ SQL Server แล้วยังมีความสามารถในการปรับขนาดแบบไดนามิกโดยไม่มีการหยุดทํางานการเพิ่มประสิทธิภาพอัจฉริยะความสามารถในการปรับขนาดและความพร้อมใช้งานทั่วโลกไม่มีค่าใช้จ่ายฮาร์ดแวร์และการจัดการที่น้อยลง