สร้าง หรือแก้ไขไฟล์ .csv เพื่อนำเข้าลงใน Outlook

ไฟล์ CSV (Comma Separated Values) เป็นไฟล์ชนิดพิเศษที่คุณสามารถสร้างหรือแก้ไขได้ใน Excel แทนที่จะจัดเก็บข้อมูลในคอลัมน์ ไฟล์ CSV จะจัดเก็บข้อมูลโดยคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค เมื่อข้อความและตัวเลขถูกบันทึกในไฟล์ CSV การย้ายข้อความและตัวเลขเหล่านี้จากโปรแกรมหนึ่งไปยังอีกโปรแกรมหนึ่งสามารถทําได้อย่างง่ายดาย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถ ส่งออกที่ติดต่อของคุณจาก Google เป็นไฟล์ CSV แล้วนําเข้าไปยัง Outlook

สําหรับความช่วยเหลือในการนําเข้าหรือส่งออกที่ติดต่อใน Outlook โดยใช้ไฟล์ .csv ดูที่ นําเข้าหรือส่งออกที่ติดต่อใน Outlook

สร้างไฟล์ .csv จากโปรแกรมหรือผู้ให้บริการอีเมลอื่นๆ

เมื่อคุณส่งออกที่ติดต่อของคุณจากโปรแกรมอื่น ตัวอย่างเช่น จาก Gmail โดยปกติแล้ว คุณสามารถเลือกรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งจากหลายๆ รูปแบบได้ Gmail มีตัวเลือกไฟล์ Google CSV ไฟล์ Outlook CSV หรือ vCard เมื่อส่งออกจากโปรไฟล์ Outlook หนึ่งเพื่อนําเข้าไปยังโปรไฟล์อื่น คุณสามารถเลือกที่จะส่งออกไปยังไฟล์ค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาคหรือไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst)

ดาวน์โหลดและเปิดไฟล์ .csv ตัวอย่างสำหรับการนำเข้าที่ติดต่อไปยัง Outlook

ถ้าคุณต้องการสร้างไฟล์ CSV สำหรับที่ติดต่อของคุณด้วยตนเอง คุณสามารถเลือกหนึ่งในวิธีทำสองวิธีได้

สร้างไฟล์ Excel แล้วบันทึกเป็นไฟล์ CSV

ถ้าคุณมีข้อมูลที่ติดต่อในโปรแกรมที่ไม่อนุญาตให้คุณส่งออก คุณสามารถพิมพ์ด้วยตนเองได้

1. สร้างเอกสารใหม่ใน Excel

2. เพิ่มส่วนหัวของคอลัมน์สำหรับข้อมูลแต่ละส่วนที่คุณต้องการบันทึก (ตัวอย่าง ชื่อ นามสกุล ที่อยู่อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ และวันเกิด) จากนั้น พิมพ์ข้อมูลในคอลัมน์ที่เหมาะสม

3. เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ไฟล์ Excel ของคุณควรมีลักษณะดังนี้

   

4. เลือก บันทึกเป็น ไฟล์>

5. ใช้กล่องแบบดรอปดาวน์เพื่อเลือก CSV (คั่นด้วยจุลภาค) (*.csv) แล้วตั้งชื่อไฟล์ของคุณ จากนั้นเลือก บันทึก

   

6. ตอนนี้ คุณสามารถใช้ไฟล์ CSV ใหม่นี้เมื่อต้องการนำเข้าติดต่อของคุณไปยัง Outlook

ดาวน์โหลดไฟล์ CSV เทมเพลต

ถ้าคุณต้องการเริ่มต้นด้วยไฟล์ CSV ที่ว่างเปล่า คุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์ตัวอย่างด้านล่างได้

1. ดาวน์โหลด ไฟล์ .csv ตัวอย่างนี้ลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ เมื่อได้รับพร้อมท์ ให้เลือก บันทึก ไฟล์ลงในคอมพิวเตอร์ของคุณเป็นไฟล์ CSV ถ้าคุณบันทึกเป็นไฟล์ Excel (.xls หรือ .xlsm) ข้อมูลทั้งหมดจะถูกยัดลงในคอลัมน์เดียว!
   
2. เปิด Excel บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
3. ใน Excel ให้ไปที่ เปิดไฟล์>> แล้วนําทางไปยังไฟล์ .csv ที่คุณเพิ่งดาวน์โหลดลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ เมื่อต้องการค้นหาไฟล์ .csv อย่าลืมดูที่ Files ทั้งหมด คลิกที่ไฟล์ .csv เพื่อเปิด
   

มีบางสิ่งที่ควรรู้เมื่อทำงานกับไฟล์ CSV ตัวอย่างนี้

• Outlook จำเป็นต้องมีส่วนหัวของคอลัมน์ในแถวแรก ดังนั้น อย่าแทนที่แถวแแรกด้วยสิ่งอื่น 
  ภาษาที่ส่วนหัวของคอลัมน์จะต้องตรงกับภาษาเริ่มต้นของ Outlook ตัวอย่างเช่น ถ้าภาษาเริ่มต้นของ Outlook ถูกตั้งค่าเป็นภาษาโปรตุเกส คุณต้องแก้ไขส่วนหัวของคอลัมน์เพื่อให้แสดงเป็นภาษาโปรตุเกส
  
• คุณสามารถลบข้อมูลในแถวที่ 2-6 (ตัวอย่างชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่อีเมล เป็นต้น)
• คุณไม่จําเป็นต้องใส่ค่าสําหรับทุกคอลัมน์ ป้อนข้อมูลที่คุณต้องการเท่านั้น
• บันทึกไฟล์ด้วยชื่อใหม่เป็นชนิดไฟล์ CSV (.csv) ถ้าคุณใช้ Excel เพื่อทํางานในไฟล์ เมื่อคุณบันทึกไฟล์ Excel จะพร้อมท์คุณสองสามครั้งว่า "คุณแน่ใจหรือไม่ว่าต้องการบันทึกในรูปแบบ CSV" เลือก ใช่ เสมอ ถ้าคุณเลือก ไม่ใช่ ไฟล์จะถูกบันทึกในรูปแบบดั้งเดิมของ Excel (.xlsx) และ Outlook จะไม่สามารถใช้เพื่อนําเข้าข้อมูลได้
• ฝึกการนําเข้าไฟล์ CSV ของคุณที่มีผู้ติดต่อสองสามรายเพื่อให้แน่ใจว่าคุณชื่นชอบผลลัพธ์ หลังจากนั้น คุณสามารถลบที่ติดต่อที่นําเข้า เพิ่มที่ติดต่อเพิ่มเติมลงในไฟล์ CSV ของคุณ แล้วนําเข้าอีกครั้ง

แก้ไขไฟล์ .csv ของที่ติดต่อที่คุณต้องการนำเข้าไปยัง Outlook

สมมติว่าคุณต้องการแก้ไขไฟล์ .csv ที่คุณส่งออกจาก Outlook แล้วนําเข้าไฟล์กลับไปยัง Outlook หรือผู้ให้บริการอีเมลอื่น การใช้ Excel ทําให้การแก้ไขไฟล์ .csv เป็นเรื่องง่าย

ต่อไปนี้เป็นบางสิ่งที่ควรรู้เมื่อแก้ไขไฟล์ .csv:

• ทำให้ส่วนหัวของคอลัมน์อยู่ในแถวแรก
• เมื่อจะบันทึก คุณจะได้รับพร้อมท์จาก Excel สองสามครั้งว่า "คุณแน่ใจหรือไม่ว่าต้องการบันทึกในรูปแบบ CSV" ให้เลือก ใช่ ทุกครั้ง ถ้าคุณเลือก ไม่ ไฟล์จะถูกบันทึกในรูปแบบดั้งเดิมของ Excel (.xlsx) และจะไม่สามารถถูกนำเข้าลงใน Outlook ได้

ปัญหา: ข้อมูลทั้งหมดของฉันปรากฏในคอลัมน์แรก

ต่อไปนี้คือสาเหตุบางประการและสิ่งที่คุณสามารถลองทำเพื่อแก้ไขปัญหานี้ได้:

• ถ้าคุณบันทึกไฟล์ CSV ในรูปแบบอื่น เช่น .xls, .xlsx หรือ .xlm ข้อมูลทั้งหมดจะปรากฏในคอลัมน์แรก กลับไปยังไฟล์ CSV ต้นฉบับ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้บันทึกเป็นชนิด .csv

• อาจเป็นไปได้ว่าโปรแกรมที่สร้างไฟล์ CSV ใส่เครื่องหมายอัญประกาศเพิ่มเติมในข้อมูล ด้วยเหตุนี้ Excel จึงถือว่าข้อมูลเป็นหน่วยเดียว ตัวอย่างเช่น สมมติว่าข้อมูลของคุณมีลักษณะดังนี้:
  a, b, c, d - Excel จะใส่ตัวอักษรแต่ละตัวในคอลัมน์ของตัวเอง
  "a, b, c, d", e - Excel จะใส่ a, b, c, d ในคอลัมน์หนึ่ง และใส่ e ในอีกคอลัมน์หนึ่ง
  เมื่อต้องการดูว่านี่เกิดจากปัญหากับไฟล์ของคุณหรือไม่ ให้เปิดไฟล์ของคุณในแผ่นจดบันทึก: คลิกขวาที่ไฟล์ CSV ใน Windows แล้วเลือกเปิดด้วย>แผ่นจดบันทึก ค้นหาเครื่องหมายอัญประกาศเพิ่มเติม
  ถ้าคุณพบเครื่องหมายอัญประกาศที่เกิน นี่คือวิธีการแก้ไขไฟล์ของคุณ:

  1. ใช้ Excel เพื่อเปิดไฟล์ CSV ข้อมูลทั้งหมดจะอยู่ในคอลัมน์ A และเครื่องหมายอัญประกาศจะหายไป
  2. ในตอนนี้ ให้ใช้ตัวช่วยสร้างแปลงข้อความเป็นคอลัมน์เพื่อแยกข้อมูลในคอลัมน์ A ออกเป็นคอลัมน์แยกกัน: บนแถบเมนู ให้เลือกข้อความข้อมูล>เป็นคอลัมน์
     
  3. เลือก คั่นถัดไป> จากนั้นเลือก เสร็จสิ้นเครื่องหมายจุลภาค>
  4. บันทึกไฟล์เป็นชนิด .csv เพื่อให้คุณสามารถนําเข้าไฟล์ลงใน Outlook ได้

ดูเพิ่มเติม

นําเข้าหรือส่งออกที่ติดต่อใน Outlook