สร้างแผนไฟล์เพื่อจัดการระเบียน

แผนไฟล์เป็นเอกสารการวางแผนการจัดการระเบียนหลักใน SharePoint แม้ว่าแผนไฟล์จะแตกต่างกันทั่วทั้งองค์กร แต่โดยทั่วไปแล้วจะ:

อธิบายประเภทของรายการที่องค์กรยอมรับเป็นระเบียน
อธิบายว่ารายการต่างๆ อยู่ในประเภทที่กว้างกว่าของระเบียนใด
ระบุที่จัดเก็บระเบียน
อธิบายช่วงเวลาการเก็บข้อมูลของระเบียน
Delineate who is responsible for managing the various kinds of records.

บทความนี้จะอธิบายเนื้อหาของแผนไฟล์และสรุปวิธีการสร้างแผนไฟล์ให้กับองค์กรของคุณ บทความนี้ยังจะไปยังเวิร์กชีตที่คุณสามารถบันทึกแผนไฟล์ได้

ระบุชนิดของระเบียน

การกําหนดว่าเอกสารที่ใช้งานอยู่ใดในองค์กรของคุณอาจประกาศเป็นระเบียนที่ต้องการการร่วมมือกันของผู้จัดการระเบียน นักกฎหมาย เจ้าหน้าที่ปฏิบัติตามข้อบังคับ และผู้จัดการเนื้อหา โปรดทราบว่า แม้ว่าองค์กรของคุณจะไม่ได้อยู่ในอุตสาหกรรมที่มีการควบคุมอยู่สูง ยังมีกฎหมายทั่วไปที่อาจบังคับใช้องค์กรของคุณในการเก็บระเบียน นอกจากกฎหมายธุรกิจทั่วไปแล้ว คุณต้องประเมินข้อกฎหมายเฉพาะขององค์กรของคุณ

นอกเหนือจากขอบเขตของบทความนี้ที่จะให้มากกว่าข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับวิธีการระบุระเบียนในองค์กรของคุณ มีโอกาสสูงที่องค์กรของคุณจะจัดการระเบียนรูปแบบหนึ่งและได้เติมบทบาทการจัดการระเบียนส่วนใหญ่ที่คุณต้องการแล้ว และคุณอาจมี Taxonomy ของระเบียนอยู่แล้ว

โดยทั่วไปแล้ว เมื่อต้องการระบุระเบียนในองค์กรของคุณ:

เข้าใจข้อผูกมัดทางกฎหมายและความต้องการทางธุรกิจขององค์กรของคุณ
ในความพยายามในการร่วมมือกันในแผนกต่างๆ ขององค์กรของคุณ ให้วิเคราะห์วิธีการใช้เอกสารที่ใช้งานอยู่
พัฒนารายการชนิดของเอกสารที่ควรกลายเป็นระเบียน ตัวอย่างเช่น คุณอาจตัดสินใจว่ารายการต่อไปนี้ควรถูกเก็บไว้เป็นระเบียน
- สัญญาที่จะเช่าพื้นที่ขององค์กร
- เอกสารที่เกี่ยวข้องกับสิทธิประโยชน์ของพนักงาน
- เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการค้นคว้าและการพัฒนาผลิตภัณฑ์
จัดประเภทระเบียน ระเบียนในประเภทเดียวกันมักจะมีระยะเวลาการเก็บข้อมูลเดียวกันและอาจต้องใช้การปฏิบัติที่คล้ายกันในลักษณะอื่น

บันทึกข้อมูลที่คุณรวบรวมไว้ บันทึกชนิดของระเบียน ประเภทที่ระเบียนชนิดนี้อยู่ และรายละเอียดโดยสังเขปของชนิดระเบียน

เวิร์กชีตตัวอย่างมีดังต่อไปนี้

ชนิดของระเบียน	ประเภทระเบียน	คำอธิบาย
แผนสิทธิประโยชน์ แผนประกันภัย แผนธุรกิจ	รายละเอียดสิทธิประโยชน์ของพนักงาน	รายละเอียดเกี่ยวกับแผนสิทธิประโยชน์ของพนักงานทั้งหมด
แผ่นเวลาค่าจ้าง ข้อมูลค่าจ้างเพิ่มเติม	ระเบียนบัญชีเงินเดือน	สรุปเวลางาน งานล่วงเวลา และเงินเดือนที่ชําระ
ใบแจ้งหนี้ของผู้ขาย	ในแจ้งหนี้	ระเบียนของสินค้าและบริการที่ซื้อจากผู้ขาย
แบบสํารวจผลิตภัณฑ์ แบบสอบถาม คู่มือการฝึกอบรม วิดีโอการฝึกอบรม	เอกสารการฝึกอบรม	ให้การฝึกอบรมภายในและภายนอก
ฟอร์มการจัดส่ง รายงานการจัดส่ง	ระเบียนการจัดส่ง	เอกสารการจัดส่งเอกสาร
ข่าวประกาศ บทความในหนังสือพิมพ์	ข่าวประกาศ	ข้อมูลความสัมพันธ์สาธารณะเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และบริการ
แผ่นงานที่ติดต่อฉุกเฉิน ฟอร์มการลงทะเบียนแผนทางการแพทย์ ประวัติย่อ รายงานสถานะสิทธิประโยชน์	ระเบียนบุคลากร	บันทึกประวัติการจ้างงานของบุคคลแต่ละคนและการพนักงานที่เกี่ยวข้อง

วางแผนไฟล์ให้เสร็จสมบูรณ์

หลังจากที่คุณตัดสินใจว่าเอกสารใดที่ควรถูกเก็บรักษาเป็นระเบียน และหลังจากที่คุณสร้างชุดประเภทระเบียนให้เสร็จสิ้น แผนไฟล์ของคุณโดยให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับระเบียนแต่ละชนิด ระบุสิ่งต่อไปนี้:

ระยะเวลาที่ควรเก็บระเบียนแต่ละชนิด
วิธีที่ระเบียนควรถูกจัดการเมื่อระยะเวลาการเก็บข้อมูลหมดอายุ
ใครคือผู้จัดการระเบียนหลักเกี่ยวกับระเบียนชนิดนี้
สื่อชนิดใดที่จัดเก็บบันทึกชนิดนี้ไว้

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างแผนไฟล์ที่สมบูรณ์:

ระเบียน	คำอธิบาย	สื่อ	ประเภทระเบียน	การเก็บข้อมูล	การจัดการ	ผู้ติดต่อ
แผน 401k	รายละเอียดเกี่ยวกับแผนสิทธิประโยชน์ของพนักงาน	เว็บเพจ	แผนสิทธิประโยชน์ของพนักงาน	X ปี	ไม่มี	ท่วมท่วมคาฐี
แผนประกันภัย	รายละเอียดแผนประกันภัยของพนักงาน	พิมพ์	แผนสิทธิประโยชน์ของพนักงาน	X ปี	ไม่มี	Reshma Patel
แผนการลงทุน 10 แผน	รายละเอียดแผนพนักงานพนักงาน	พิมพ์	แผนสิทธิประโยชน์ของพนักงาน	X ปี	ไม่มี	Reshma Patel
แผ่นเวลาบัญชีเงินเดือน	สรุปเวลางาน งานล่วงเวลา และเงินเดือนที่ชําระ	เอกสารอิเล็กทรอนิกส์	ระเบียนบัญชีเงินเดือน	X ปี	Destroy	Reshma Patel
ข้อมูลค่าจ้างเสริม	สรุปเวลาลาป่วย เวลาลาพักร้อน และรายการค่าจ้างที่ไม่ใช่เงินเดือนอื่นๆ	เอกสารอิเล็กทรอนิกส์	ระเบียนบัญชีเงินเดือน	X ปี	Destroy	Reshma Patel
ใบแจ้งหนี้ของผู้ขาย	ระเบียนของสินค้าและบริการที่ซื้อจากผู้ขาย	พิมพ์	ในแจ้งหนี้	X ปี	Destroy	Eric Lang
แบบสํารวจผลิตภัณฑ์	แบบสํารวจความพึงพอใจของลูกค้า	เว็บเพจ	เอกสารแบบสํารวจ	X ปี	เก็บถาวร	ขจี กิจจาการ
แบบสอบถาม	แบบสอบถามเพื่อระบุข้อมูลประชากรของลูกค้า	พิมพ์	เอกสารแบบสํารวจ	X ปี	เก็บถาวร	ขจี กิจจาการ
คู่มือการฝึกอบรม	คัดลอกเนื้อหาการฝึกอบรมแบบคัดลอก	พิมพ์	เอกสารการฝึกอบรม	X ปี	Destroy	ขจี กิจจาการ
วิดีโอการฝึกอบรม	เนื้อหาวิดีโอการฝึกอบรม	วิดีโอ	เอกสารการฝึกอบรม	X ปี	Destroy	ขจี กิจจาการ
ฟอร์มการจัดส่ง	การกําหนดค่าการจัดส่งวัสดุ	พิมพ์	เอกสารการจัดส่ง	X ปี	Destroy	Eric Lang
รายงานการจัดส่ง	เอกสารของการจัดส่งเอกสาร	สเปรดชีตอิเล็กทรอนิกส์	เอกสารการจัดส่ง	X ปี	Destroy	Eric Lang
ข่าวประกาศ	เผยแพร่เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และบริการ	เอกสารอิเล็กทรอนิกส์	ข้อมูลการประชาสัมพันธ์	X ปี	เก็บถาวร	ขจี กิจจาการ
บทความหนังสือพิมพ์	ข่าวสารเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และบริการ	พิมพ์	ข้อมูลการประชาสัมพันธ์	X ปี	เก็บถาวร	ขจี กิจจาการ
แผ่นงานที่ติดต่อฉุกเฉิน	ข้อมูลพนักงาน	เอกสารอิเล็กทรอนิกส์	ระเบียนบุคลากร	X ปี	Destroy	Reshma Patel
ฟอร์มการลงทะเบียนแผนทางการแพทย์	แบบฟอร์มลงทะเบียนของพนักงานเกี่ยวกับแผนสถานภาพ	เอกสารอิเล็กทรอนิกส์	ระเบียนบุคลากร	X ปี	Destroy	Reshma Patel
ประวัติย่อ	ได้รับประวัติย่อแล้ว	ผสม	ระเบียนบุคลากร	X ปี	Destroy	Reshma Patel

หมายเหตุ: ตัวอย่างก่อนหน้าในส่วนนี้เป็นตัวอย่าง ซึ่งไม่ใช่ข้อแนะนเกี่ยวกับการตั้งค่าแผนไฟล์ใดๆ โดยเฉพาะ เมื่อต้องการเสริมแรงที่เป็นตัวอย่าง และไม่ใช่ข้อแนะนเกี่ยวกับนโยบายการจัดการระเบียนใดๆ ช่วงเวลาการเก็บข้อมูลจะไม่ถูกเพิ่ม

สร้างแผนไฟล์เพื่อจัดการระเบียน

ระบุชนิดของระเบียน

วางแผนไฟล์ให้เสร็จสมบูรณ์

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือไม่

ต้องการตัวเลือกเพิ่มเติมหรือไม่

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!