หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับองค์กรเมื่อใช้ปฏิทิน Outlook

ปฏิทิน Outlook รวมเข้ากับอีเมล รายชื่อผู้ติดต่อ และฟีเจอร์อื่นๆ ได้อย่างเต็มรูปแบบ การรวมนี้ทําให้คอมโพเนนต์ของปฏิทินเป็นหนึ่งในฟีเจอร์ที่ได้รับความนิยมสูงสุดของ Outlook ในบทความนี้เราจะแนะนําคุณเกี่ยวกับการใช้ฟังก์ชันต่างๆ ของปฏิทิน นอกจากนี้ เราจะแนะนําการปรับปรุงปฏิทินที่มีการกําหนดเป้าหมายเฉพาะเพื่อทําให้ประสบการณ์ใช้งานของคุณสอดคล้องกันมากขึ้น

ทำงานในสถานการณ์สมมติผู้จัดการ/ผู้รับมอบสิทธิ์

ถ้าองค์กรของคุณอนุญาต ให้กําหนดค่า Outlook ให้เชื่อมต่อกับกล่องจดหมาย Exchange ของคุณโดยใช้โหมด Cached Exchange ซึ่งให้ประสิทธิภาพการทํางานที่ดีที่สุด

Microsoft Outlook, Microsoft Entourage, Outlook for iOS, Outlook for Android และ Microsoft Outlook for Mac เวอร์ชันที่ใหม่กว่ารวมถึงการปรับปรุงฟีเจอร์ผู้รับมอบสิทธิ์มากมาย สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเวอร์ชันเหล่านี้ ให้ดูที่

ฟีเจอร์ผู้รับมอบสิทธิ์ Outlook ใน Microsoft Outlook และ Entourage เวอร์ชันผสม

สําหรับสถานการณ์การแชร์โมเดลใหม่ (REST) เราแนะนําให้เราดูระดับสิทธิ์ที่เรียบง่าย (สามารถแก้ไข สามารถดูชื่อเรื่องและตําแหน่งที่ตั้ง ฯลฯ) แทนการกําหนดสิทธิ์สําหรับผู้รับมอบสิทธิ์เอง ระดับสิทธิ์แบบกําหนดเองไม่ได้รับการสนับสนุนในการแชร์โมเดลใหม่ และสามารถนําไปสู่ผลลัพธ์ที่ไม่คาดคิด

จำกัดจำนวนผู้รับมอบสิทธิ์

Outlook ไม่ได้จํากัดจํานวนผู้รับมอบสิทธิ์ที่คุณสามารถเพิ่มได้ อย่างไรก็ตาม เราขอแนะนําให้คุณมอบสิทธิ์ตัวแก้ไขให้กับผู้รับมอบสิทธิ์หนึ่ง (1) คนเท่านั้น ซึ่งช่วยให้คุณสามารถติดตามเวลาและวิธีดําเนินการประชุมได้ เมื่อพิจารณาถึงข้อเท็จจริงที่ว่าผู้รับมอบสิทธิ์สามารถใช้อุปกรณ์หลายเครื่องเพื่อเข้าถึงข้อมูลของคุณ การมีผู้รับมอบสิทธิ์จํานวนมากที่มีสิทธิ์ตัวแก้ไขทําให้ยากมากในการระบุสาเหตุที่การประชุมขาดหายไปหรือล้าสมัย

แม้ว่าคุณจะมอบสิทธิ์ตัวแก้ไขให้กับผู้รับมอบสิทธิ์หนึ่งคนเท่านั้น ให้หลีกเลี่ยงการเพิ่มผู้รับมอบสิทธิ์จํานวนมากด้วยสิทธิ์ ผู้รีวิว หรือ ผู้สนับสนุน เนื่องจากการเพิ่มผู้รับมอบสิทธิ์จํานวนมากอาจทําให้ทรัพยากรอื่นๆ หมดได้ ตัวอย่างเช่น อาจถึงขีดจํากัดของขนาดข้อมูลกฎแล้ว เมื่อคุณเพิ่มผู้รับมอบสิทธิ์ การเปลี่ยนแปลงต่างๆ จะเกิดขึ้น ดังนี้

Outlook นำสิทธิ์ต่างๆ ไปใช้กับโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้อง
แอตทริบิวต์ของ Active Directory PublicDelegates ถูกอัปเดตเพื่อเพิ่มสิทธิ์ "ส่งในนามของ" ไปยังผู้รับมอบสิทธิ์
Outlook เพิ่มผู้รับมอบสิทธิ์ลงในกฎการส่งต่อในกล่องจดหมายของผู้จัดการ การดําเนินการนี้จะส่งต่อการเรียกประชุมไปยังผู้รับมอบสิทธิ์
Outlook จะบันทึกข้อมูลผู้รับมอบสิทธิ์เพิ่มเติมในกล่องจดหมายของผู้จัดการ

แต่ละพื้นที่ของคอมโพเนนต์เหล่านี้อาจมีขีดจํากัดที่แตกต่างกัน การเข้าใกล้ขีดจํากัดเหล่านี้อาจส่งผลต่อประสิทธิภาพและความเสถียร

หมายเหตุ:

ในระหว่างการพัฒนาและการทดสอบผลิตภัณฑ์ Microsoft จะใช้ผู้รับมอบสิทธิ์สูงสุดสี่ (4) คน นอกจากนี้ ผู้รับมอบสิทธิ์ใช้ Outlook เท่านั้น อุปกรณ์ไม่รวมอยู่ในการทดสอบ
ถ้าผู้รับมอบสิทธิ์ที่มีสิทธิ์ตัวแก้ไขต้องถูกแทนที่ชั่วคราวหรือไม่แน่นอน ให้เปลี่ยนสิทธิ์จากตัวแก้ไขเป็นผู้รีวิว หรือ ไม่มี จากนั้นให้สิทธิ์ตัวแก้ไขแก่ผู้รับมอบสิทธิ์สํารองหรือใหม่

การทำงานกับการประชุมที่เป็นกิจวัตร

ตั้งค่าวันที่สิ้นสุดและจำกัดจำนวนครั้ง

Outlook ทําให้การจัดกําหนดการประชุมที่มีเหตุการณ์ทั่วไปหลายครั้งเป็นเรื่องง่าย เราขอแนะนําให้คุณตั้งค่าวันที่สิ้นสุดและจํากัดชุดข้อมูลที่เป็นกิจวัตรตามจํานวนครั้งที่ระบุเสมอ การประชุมที่เป็นกิจวัตรจะต้องมีการปรับเปลี่ยนในบางครั้ง ตัวอย่างเช่น ผู้เข้าร่วมจะถูกเพิ่มหรือเอาออกจากการประชุมครั้งเดียว หรือสถานที่หรือเวลาการประชุมจะเปลี่ยนเป็นวันลาพักร้อนหรือสถานการณ์ที่ไม่คาดฝัน Outlook จะบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ไม่ซ้ํากันเหล่านี้เป็นข้อยกเว้นของการประชุม การประชุมที่มีข้อยกเว้นจํานวนมากส่งผลให้ชุดการประชุมจัดการได้ยาก นอกจากนี้ ยังสามารถทําให้เกิดลักษณะการทํางานที่ไม่คาดคิดได้อีกด้วย คุณสามารถสร้างชุดการประชุมใหม่เมื่อชุดการประชุมปัจจุบันสิ้นสุดลงได้เสมอ เมื่อคิดเกี่ยวกับจํานวนครั้งที่เกิดขึ้น ให้พิจารณาความถี่ ในช่วงเวลาหนึ่งปีจะมีการประชุมสองครั้งต่อสัปดาห์จะมีการประชุมมากกว่าการประชุมรายเดือนประมาณ 90 ครั้งในช่วงเวลาเดียวกัน

จบการประชุมที่เป็นกิจวัตรก่อนวันสิ้นสุดเดิม

แม้ว่าคุณจะสามารถยกเลิกการประชุมที่เป็นกิจวัตรได้ แต่ตัวเลือกที่ดีกว่าคือการเปลี่ยนวันที่สิ้นสุดสําหรับชุดเหตุการณ์ การทําเช่นนี้จะทําให้คุณและผู้เข้าร่วมประชุมสามารถเก็บบันทึกการประชุมที่เกิดขึ้นในอดีตได้ ถ้าคุณยกเลิกการประชุมที่เป็นกิจวัตรทั้งหมด ประวัตินั้นจะหายไป ตัวเลือกที่ดีที่สุดคือการตั้งค่าวันที่สิ้นสุดใหม่ แล้วส่งการอัปเดตไปยังผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด การดําเนินการนี้จะสิ้นสุดชุดการประชุมก่อนเวลาที่กําหนด พร้อมกับเก็บบันทึกการประชุมก่อนหน้าไว้

หมายเหตุ:

ถ้าคุณสิ้นสุดชุดการประชุมก่อนเวลาที่กําหนด ข้อยกเว้นที่เกี่ยวข้องกับการประชุมที่เป็นกิจวัตรจะหายไป เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อยกเว้น ให้ดู "ตั้งค่าวันที่สิ้นสุดและจํากัดจํานวนครั้ง" ด้านบน
หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดนี้จะนําไปใช้เมื่อคุณจําเป็นต้องเปลี่ยนหัวข้อของชุดการประชุมที่มีอยู่ด้วย สิ้นสุดชุดการประชุมก่อนเวลาและสร้างการประชุมที่เป็นกิจวัตรใหม่โดยใช้หัวข้ออื่น

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการยกเลิกการประชุมในอนาคตทั้งหมดในชุดหนึ่ง ให้ดูที่ ยกเลิกการประชุมในอนาคตทั้งหมดในชุดหนึ่ง

เปลี่ยนผู้จัด

Outlook ไม่มีวิธีในการเปลี่ยนผู้จัดการประชุม เมื่อต้องการเปลี่ยนผู้จัดการประชุมของการประชุมที่เป็นกิจวัตร ให้สิ้นสุดการประชุมที่เป็นกิจวัตร เมื่อต้องการทําเช่นนี้ ให้ตั้งค่าวันที่สิ้นสุดก่อนหน้าและส่งการอัปเดตไปยังผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด หลังจากที่คุณทําขั้นตอนนี้เสร็จแล้ว ผู้จัดการประชุมใหม่ควรสร้างการประชุมที่เป็นกิจวัตรใหม่

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าวันที่สิ้นสุดก่อนหน้า ให้ดูที่ ยกเลิกการประชุม

หลีกเลี่ยงการใช้การประชุมที่เป็นกิจวัตรเพื่อแชร์สิ่งที่แนบมา

สิ่งที่แนบมาจะเพิ่มความซับซ้อนของข้อยกเว้นการประชุมที่เป็นกิจวัตร ข้อยกเว้นแต่ละรายการจะมีสําเนาของสิ่งที่แนบมาเป็นของตัวเอง เนื่องจากข้อยกเว้นถูกเพิ่มลงในการประชุมที่เป็นกิจวัตร สําเนาใหม่ของสิ่งที่แนบมาจะถูกสร้างขึ้น ถ้าคุณทําการเปลี่ยนแปลงกับชุดของสิ่งที่แนบมาหนึ่ง ถ้าคุณต้องการกําหนดให้ผู้เข้าร่วมทุกคนมีสําเนาการเปลี่ยนแปลงล่าสุดสําหรับการประชุมใดๆ ที่แนะนํา เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ ให้บันทึกสิ่งที่แนบมาไปยัง SharePoint หรือไปยัง OneDrive และแชร์ด้วยลิงก์

หมายเหตุ: การกระทําของการเพิ่มและเอาสิ่งที่แนบมาออกในการประชุมแบบสแตนด์อโลนที่ไม่ใช่การประชุมที่เป็นกิจวัตรได้รับการสนับสนุนอย่างเต็มรูปแบบ

ดำเนินการการเรียกและการยกเลิกการประชุมทั้งหมด

แม้ว่าคุณจะสามารถลบการเรียกประชุมได้โดยตรงจากกล่องจดหมายเข้าของคุณ คุณควรดําเนินการการเรียกประชุมอย่างเหมาะสมโดยการยอมรับหรือปฏิเสธการเรียกประชุมนั้น ใช้คําสั่ง เอาออกจากปฏิทิน เสมอเพื่อประมวลผลการยกเลิกการประชุมจากกล่องจดหมายเข้าของคุณ หลีกเลี่ยงการประมวลผลการประชุมโดยตรงจากมอดูลปฏิทิน

หลีกเลี่ยงการทำสำเนาการประชุม

ตามการออกแบบ Outlook จะเอาลิงก์ใดๆ ที่อยู่ระหว่างการประชุมที่คัดลอกและการประชุมเดิมออก ซึ่งช่วยป้องกันความไม่สอดคล้องกัน เวอร์ชันที่ใหม่กว่าของ Outlook เพิ่มสตริงข้อความ "Copy:" ไปยังชื่อเรื่อง ซึ่งทําให้ง่ายต่อการระบุสําเนาการประชุม

ตั้งแต่ Outlook เวอร์ชัน 2311 การคัดลอกการประชุมจะไม่ได้รับการสนับสนุนอีกต่อไป การเปลี่ยนแปลงนี้เป็นการเปลี่ยนแปลงโดยเจตนาเพื่อป้องกันการคัดลอกการประชุม การดําเนินการที่เกี่ยวข้องกับการประชุมที่คัดลอกจะให้ผลลัพธ์ที่ไม่คาดคิด ดังนั้นเราขอแนะนําให้หลีกเลี่ยงการคัดลอกการประชุม นี่เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่มีเอกสารประกอบมาอย่างยาวนาน เพื่อจํากัดผลลัพธ์ที่ไม่คาดคิด ทีม Outlook ได้ดําเนินการบล็อกการคัดลอกการประชุม

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการอัปเดตล่าสุดเพื่อบล็อกการคัดลอกการประชุม ให้ดู:

Outlook บล็อกการคัดลอกการประชุมด้วย "ไม่สนับสนุนการคัดลอกการประชุม"

การส่งต่อการเรียกประชุม

เมื่อคุณใช้ Outlook ส่งต่อการประชุมไปยังบุคคลที่ไม่ได้เชิญเข้าร่วมการประชุมในตอนแรก Outlook จะส่งการแจ้งเตือนการส่งต่อการประชุมไปยังผู้จัดการประชุม เมื่อผู้จัดได้รับการแจ้งให้ทราบของการประชุม ผู้เข้าร่วมใหม่จะถูกเพิ่มลงในการประชุมของผู้จัดการประชุม ถ้าผู้เข้าร่วมประชุมที่มีอยู่จําเป็นต้องทราบว่ามีการเพิ่มผู้เข้าร่วมประชุมเพิ่มเติมลงในการประชุม ผู้จัดการประชุมจะต้องเปิดการประชุมและส่งการอัปเดตการประชุมไปยังผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด

หมายเหตุ: ถ้าคุณต้องการให้ผู้อื่นทราบเกี่ยวกับการประชุม แต่ไม่ต้องการเชิญพวกเขา เพียงแค่ลากการเรียกประชุมจากปฏิทินของคุณไปยังไอคอน จดหมาย ที่ด้านล่างซ้ายของ Outlook การทําเช่นนี้จะเปิดอีเมลที่มีข้อมูลเกี่ยวกับการประชุมที่คุณสามารถส่งออกได้ โปรดทราบว่าอีเมลนี้ไม่ได้เพิ่มผู้รับลงในการประชุม และจะมีเฉพาะข้อมูลการประชุม เช่น วันที่ เวลา หัวข้อ และวาระการประชุมเท่านั้น

สำหรับผู้ใช้ Microsoft Exchange

Microsoft Exchange Server 2007 ยังได้เริ่มใช้การแจ้งเตือนการส่งต่อการประชุมเป็นส่วนหนึ่งของฟีเจอร์ Calendar Attendant ด้วย ถ้าคุณใช้ Outlook เพื่อเชื่อมต่อกับกล่องจดหมายในองค์กร Exchange Server ลักษณะการทํางานการแจ้งเตือนการส่งต่อการประชุมอาจขึ้นอยู่กับการตั้งค่า Exchange ถ้ากําหนดค่าโดยผู้ดูแลระบบ Exchange ตัวอย่างเช่น ผู้ดูแลระบบ Exchange สามารถป้องกันไม่ให้ส่งการแจ้งเตือนการส่งต่อการประชุมไปยังโดเมนระยะไกลได้

โดยทั่วไป เราไม่แนะนำให้ผู้เข้าร่วมส่งต่อการประชุมถ้าพวกเขาไม่ได้อยู่ในองค์กร Exchange เดียวกันกับผู้จัด เว้นแต่เงื่อนไขต่อไปนี้ทั้งหมดเป็นจริง

ผู้เข้าร่วมใช้ Microsoft Outlook 2010 หรือใหม่กว่า
ผู้ดูแลระบบ Exchange ของผู้เข้าร่วมอนุญาตให้ส่งการแจ้งให้ทราบเรื่องการส่งต่อการประชุมไปยังโดเมนระยะไกล
ผู้จัดกําลังใช้ไคลเอ็นต์ microsoft Outlook

ในกรณีของผู้เข้าร่วมประชุมที่ใช้ระบบจดหมายที่ไม่ใช่ Exchange โดยทั่วไปแล้ว เราไม่แนะนําให้ส่งต่อการประชุม เว้นแต่เงื่อนไขต่อไปนี้ทั้งหมดเป็นจริง:

ผู้เข้าร่วมใช้ Microsoft Outlook 2010 หรือใหม่กว่า
ผู้จัดกําลังใช้ไคลเอ็นต์ microsoft Outlook

ถ้าผู้จัดไม่ได้รับการแจ้งให้ทราบเรื่องการส่งต่อการประชุมด้วยเหตุผลใดก็ตาม ผู้เข้าร่วมประชุมจะไม่ถูกเพิ่มลงในการประชุมของผู้จัดการประชุม ถ้าผู้จัดเปลี่ยนแปลงการประชุมและส่งการอัปเดตในภายหลัง การอัปเดตจะถูกส่งไปยังผู้ถูกเชิญเดิมเท่านั้น ผู้เข้าร่วมประชุมที่ได้รับสําเนาของการประชุมที่ส่งต่อมาก่อนหน้าจะไม่ได้รับการอัปเดต

ถ้าข้อจํากัดข้างต้นป้องกันไม่ให้คุณส่งต่อคําเชิญเข้าร่วมการประชุมได้สําเร็จและสม่ําเสมอ คุณควรขอให้ผู้จัดการประชุมเพิ่มผู้เข้าร่วมประชุมที่ต้องการ เป็นสิ่งสําคัญที่จะต้องขอให้ผู้จัดการประชุมเพิ่มผู้เข้าร่วมที่ต้องการ ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าสภาพแวดล้อมของทั้งคุณและผู้เข้าร่วมประชุมที่ต้องการตรงตามเงื่อนไขข้างต้น

หมายเหตุ: ผู้รับมอบสิทธิ์ Outlook ไม่ได้รับการแจ้งให้ทราบเรื่องการส่งต่อการประชุม

คำแนะนำเพิ่มเติมสำหรับผู้ใช้ Microsoft Exchange

คงอุปกรณ์ที่เชื่อมต่อกับปฏิทินของคุณไว้

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอุปกรณ์ใดๆ ที่เชื่อมต่อกับปฏิทินของคุณได้ติดตั้งการอัปเดตล่าสุดทั้งหมดแล้ว อุปกรณ์บางเครื่องใช้ Exchange ActiveSync เพื่อซิงโครไนซ์ปฏิทินและโฟลเดอร์อื่นๆ อุปกรณ์เหล่านี้รวมถึงอุปกรณ์ Outlook สําหรับ iOS, Outlook for Android, Apple iOS และ Android อุปกรณ์ BlackBerry ของ Research In Motion (RIM) และอื่นๆ ยังสามารถซิงโครไนซ์กับปฏิทินได้ด้วย

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับปัญหาที่ทราบบางประการ ให้ดูที่: ปัญหาปัจจุบันเกี่ยวกับ Microsoft Exchange ActiveSync และอุปกรณ์ของบริษัทภายนอก

หมายเหตุ: ในบางกรณี ไคลเอ็นต์และอุปกรณ์ Outlook หลายรายการอาจปรับเปลี่ยนรายการในเวลาเดียวกัน ซึ่งอาจทําให้เกิดข้อขัดแย้งได้ เมื่อต้องการลดความเป็นไปได้ที่จะไม่ดําเนินการรายการเดียวกันในไคลเอ็นต์หรืออุปกรณ์อย่างน้อยสองเครื่องภายในระยะเวลาที่ค่อนข้างสั้น

รักษา Add-in ที่รวมกับ Outlook

Add-in Outlook จะเข้าถึงข้อมูล Outlook หากไม่ใช่ทั้งหมด Add-in อาจเปลี่ยนแปลงรายการ Outlook ที่คุณกําลังแก้ไขในเวลาเดียวกัน ไม่ว่าจะใน Outlook หรือบนอุปกรณ์เครื่องอื่น ซึ่งอาจทําให้เกิดความขัดแย้ง เพื่อลดโอกาสที่อาจเกิดน้อยที่สุด ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ติดตั้งการอัปเดตล่าสุดสําหรับ Add-in หรือโปรแกรมใดๆ ที่รวมเข้ากับ Outlook ถอนการติดตั้งหรือปิดใช้งานโปรแกรมและ Add-in ใดๆ เหล่านี้ที่คุณไม่ได้ใช้ หรือที่ไม่จําเป็นต้องรวมเข้ากับ Outlook

ดูเพิ่มเติม

ตัวแก้ไขปัญหา Outlook แบบคลาสสิก

ข้อมูลเกี่ยวกับเครื่องมือการตรวจสอบปฏิทินสําหรับ Outlook (CalCheck)