คุณสามารถเชื่อมต่อรายการภายนอกที่มีลูกค้า งาน การนัดหมาย หรือโพสต์กับ Microsoft Outlook 2013 ได้ เมื่อเชื่อมต่อแล้ว คุณสามารถดู แก้ไข และพิมพ์ข้อมูลโดยใช้ส่วนติดต่อผู้ใช้ Outlook ที่คุ้นเคยราวกับว่าเป็นข้อมูล Outlook ดั้งเดิม
ถ้าข้อมูลที่คุณกําลังอัปเดตเป็นข้อมูลที่ติดต่อ เช่น ที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าของคุณ คุณสามารถโทรหาพวกเขา ส่งอีเมลถึงพวกเขา และทําการเรียกประชุมได้ การซิงโครไนซ์ข้อมูลเป็นแบบสองทางหรือสองทิศทาง การเปลี่ยนแปลงที่ทําใน Outlook 2013 จะถูกซิงโครไนซ์กับแหล่งข้อมูลภายนอกโดยอัตโนมัติ การเปลี่ยนแปลงที่ทํากับแหล่งข้อมูลภายนอกจะถูกซิงโครไนซ์กับรายการใน Outlook 2013 แม้ว่าอาจจําเป็นต้องดําเนินการรีเฟรชก็ตาม
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ การค้นหาเนื้อหาเกี่ยวกับข้อมูลภายนอก
คุณต้องการทำสิ่งใด
ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น
การทํางานกับข้อมูลภายนอกจําเป็นต้องมีงานข้อกําหนดเบื้องต้นหลายอย่างเพื่อให้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างปลอดภัย ข้อมูลต่อไปนี้สามารถช่วยคุณวางแผนขั้นตอนถัดไปของคุณได้ นอกจากนี้ หากคุณประสบปัญหาในการพยายามทํางานกับข้อมูลภายนอก ข้อมูลนี้สามารถช่วยคุณระบุปัญหาได้ เมื่อต้องการเข้าถึงข้อมูลภายนอก คุณหรือผู้ดูแลระบบต้องทําดังต่อไปนี้:
งานข้อกําหนดเบื้องต้นทั่วไป
เตรียมแหล่งข้อมูลภายนอก ผู้ดูแลระบบอาจจําเป็นต้องสร้างบัญชีและให้สิทธิ์กับแหล่งข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าบุคคลที่เหมาะสมสามารถเข้าถึงข้อมูลและข้อมูลไม่ได้อยู่ในมือที่ไม่ถูกต้อง ในฐานข้อมูลภายนอก ผู้ดูแลระบบอาจต้องการสร้างตาราง มุมมอง คิวรี และอื่นๆ ที่เฉพาะเจาะจงเพื่อจํากัดผลลัพธ์เฉพาะสิ่งที่จําเป็นและเพื่อช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทํางาน
กําหนดค่าบริการและบัญชี SharePoint ผู้ดูแลระบบต้องเปิดใช้งาน Business Data Connectivity Services และ Secure Store Services
การกําหนดค่า Secure Store Services ผู้ดูแลระบบต้องทําดังต่อไปนี้ กําหนดโหมดการเข้าถึงที่ดีที่สุดสําหรับแหล่งข้อมูลภายนอก สร้างแอปพลิเคชันเป้าหมาย และตั้งค่าข้อมูลประจําตัวสําหรับแอปพลิเคชันเป้าหมาย
การกําหนดค่า Business Data Connectivity Services ผู้ดูแลระบบต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ใช้ที่สร้างชนิดเนื้อหาภายนอกมีสิทธิ์เข้าถึงที่เก็บ Metadata ของ Business Data Connectivity และผู้ใช้ที่เหมาะสมมีสิทธิ์เข้าถึงชนิดเนื้อหาภายนอกที่รายการภายนอกยึดตาม
สร้างชนิดเนื้อหาภายนอก ผู้ใช้ต้องกําหนดชนิดเนื้อหาภายนอกที่มีข้อมูลเกี่ยวกับการเชื่อมต่อ การเข้าถึง วิธีการดําเนินการ คอลัมน์ ตัวกรอง และ Metadata อื่นๆ ที่ใช้เพื่อเรียกใช้ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอก
สร้างรายการภายนอก ผู้ใช้ต้องสร้างรายการภายนอกโดยยึดตามชนิดเนื้อหาภายนอกและมุมมองของรายการภายนอกอย่างน้อยหนึ่งมุมมองตามที่ต้องการ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผลิตภัณฑ์ Office พร้อมใช้งาน เมื่อต้องการซิงโครไนซ์ข้อมูลภายนอกกับผลิตภัณฑ์ Office คุณต้องมี Windows 7 หรือใหม่กว่า และผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ฟรีต่อไปนี้ SQL Server Compact 4.0 .NET Framework 4 และ WCF Data Services 5.0 สําหรับ OData V3 บนคอมพิวเตอร์ไคลเอ็นต์แต่ละเครื่อง (ถ้าจําเป็น คุณจะได้รับพร้อมท์ให้ดาวน์โหลดซอฟต์แวร์โดยอัตโนมัติ) นอกจากนี้ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เปิดใช้งานตัวเลือกการติดตั้ง Office Business Connectivity Services แล้ว (ซึ่งเป็นค่าเริ่มต้น) ตัวเลือกนี้ติดตั้ง Business Connectivity Services Client Runtime ซึ่งทําสิ่งต่อไปนี้: แคชและซิงโครไนซ์กับข้อมูลภายนอก แมปข้อมูลทางธุรกิจกับชนิดเนื้อหาภายนอก แสดงตัวเลือกรายการภายนอกในผลิตภัณฑ์ Office และเรียกใช้โซลูชันแบบกําหนดเองภายในผลิตภัณฑ์ Office
งานข้อกําหนดเบื้องต้นเฉพาะ Outlook
เปิดใช้งานฟีเจอร์การทําข้อมูลให้ตรงกันแบบออฟไลน์สําหรับรายการภายนอก ฟีเจอร์ฟาร์มและไซต์ การทําข้อมูลให้ตรงกันแบบออฟไลน์สําหรับรายการภายนอกจะต้องทํางานอยู่ด้วย คุณลักษณะนี้ถูกใช้งานอยู่ตามค่าเริ่มต้นที่ระดับฟาร์ม แต่ไม่ได้ใช้งานอยู่ตามค่าเริ่มต้นที่ระดับไซต์
สร้างชนิดเนื้อหาภายนอกที่ได้รับการสนับสนุนจาก Outlook เมื่อคุณสร้างชนิดเนื้อหาภายนอก ผู้ใช้ต้องเปิดใช้งานตัวเลือกการสนับสนุนการซิงค์แบบออฟไลน์ และตั้งค่าเขตข้อมูล ชนิดรายการ Office เป็นอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้: ที่ติดต่อการนัดหมายงาน หรือ โพสต์
แมปเขตข้อมูลที่สอดคล้องกัน ผู้ใช้ต้องแมปเขตข้อมูลชนิดเนื้อหาภายนอกอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลกับเขตข้อมูล Outlook ที่เกี่ยวข้อง
เมื่อคุณแมปชนิดเนื้อหาภายนอก เช่น ลูกค้า กับชนิดรายการ Outlook เช่น ที่ติดต่อ คุณต้องแมปแต่ละเขตข้อมูลในชนิดเนื้อหาภายนอกอย่างชัดเจน เช่น ชื่อลูกค้านามสกุลของลูกค้าที่อยู่ลูกค้า และโทรศัพท์ลูกค้า กับเขตข้อมูลชนิดรายการ Outlook ที่เกี่ยวข้อง เช่น ชื่อผู้ติดต่อLastName, BusinessAddress และ BusinessPhone
คุณไม่จําเป็นต้องแมปเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันทั้งหมด แต่ต้องแมปเขตข้อมูลต่อไปนี้
| ชนิดของรายการ Outlook | เขตข้อมูลรายการ Outlook |
|---|---|
| ผู้ติดต่อ | นามสกุล |
| งาน | เรื่อง |
| การนัดหมาย | เริ่ม สิ้นสุด และเรื่อง |
| ประกาศ | เรื่อง |
เขตข้อมูลที่ไม่ได้แมป จะแสดงเป็นคุณสมบัติเพิ่มเติมดังนี้:
- ติดกัน ผนวกเข้ากับขอบเขตฟอร์มที่ด้านล่างของหน้าเริ่มต้นของฟอร์ม Outlook (2 ถึง 5 เขตข้อมูล)
- แยก ต่างหาก เพิ่มเป็นหน้าใหม่ลงในฟอร์ม Outlook (6 เขตข้อมูลขึ้นไป)
ถ้าชนิดเนื้อหาภายนอกไม่แมปโดยตรงกับชนิดรายการ Outlook ใดๆ คุณสามารถแมปเขตข้อมูลกับโพสต์ชนิดรายการ Outlook ซึ่งเป็นชนิดรายการทั่วไปที่สุด
เชื่อมต่อรายการภายนอกกับ Outlook 2013
- นําทางไปยังไซต์ SharePoint ที่มีรายการภายนอก
- คลิก รายการ>เชื่อมต่อกับ Outlook
- ถ้าจําเป็น Outlook 2013 จะเปิดขึ้นและสร้างไฟล์ข้อมูล Outlook ใหม่ (BCSStorage.pst) ที่เรียกว่า รายการภายนอกของ SharePoint ในบานหน้าต่างนําทาง แล้วสร้างโฟลเดอร์ที่มีชื่อ <ไซต์> - <รายการ>ภายนอก
เคล็ดลับ
ตามค่าเริ่มต้น ข้อมูลจะรีเฟรชทุกๆ หกชั่วโมงโดยอัตโนมัติ แต่ค่านี้สามารถเปลี่ยนแปลงได้ เมื่อต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเห็นข้อมูลปัจจุบันจากแหล่งข้อมูลภายนอก ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์ แล้วคลิก ซิงค์เดี๋ยวนี้
หมายเหตุ
ตามค่าเริ่มต้น Outlook 2013 จะแสดงเฉพาะเขตข้อมูลที่แมปกับเขตข้อมูล Outlook ที่เกี่ยวข้องโดยผู้สร้างชนิดเนื้อหาภายนอกเท่านั้น อีกวิธีหนึ่งคือ เมื่อต้องการดูเขตข้อมูลทั้งหมดจากรายการภายนอกไม่ว่าแมปหรือไม่ได้แมป คุณสามารถทําดังต่อไปนี้:
- เปิดรายการเดียวในฟอร์ม (บนแท็บ ที่ติดต่อ ในกลุ่ม แสดง ให้คลิก <รายละเอียดชื่อ>)
- สร้างมุมมอง Outlook แบบกําหนดเองและรวมเขตข้อมูลทั้งหมดจากรายการภายนอก
ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการแสดงเขตข้อมูลและการสร้างมุมมองแบบกําหนดเองในระบบวิธีใช้ Outlook