สมุดรายชื่อแบบออฟไลน์มีคุณสมบัติของผู้ใช้ เช่น ที่อยู่อีเมล ที่ Microsoft Outlook จําเป็นต้องส่งข้อความอีเมลและแสดงข้อมูลเกี่ยวกับผู้ส่ง ด้วยการใช้สมุดรายชื่อแบบออฟไลน์ Outlook ไม่จําเป็นต้องเชื่อมต่อกับ Microsoft Exchange Server เพื่อแก้ไขชื่อหรือเปิดระเบียนสําหรับผู้ใช้แต่ละราย วิธีนี้จะช่วยลดปริมาณการใช้เครือข่ายและปรับปรุงประสิทธิภาพการทํางาน
หมายเหตุ: จำเป็นต้องมีบัญชีผู้ใช้ Microsoft Exchange Server
สมุดรายชื่อแบบออฟไลน์เป็น Snapshot ของข้อมูลจากสมุดรายชื่อส่วนกลาง (GAL) ดังนั้น ข้อมูลใน GAL ไม่ทั้งหมดจะพร้อมใช้งานในสมุดรายชื่อแบบออฟไลน์ ข้อมูลต่อไปนี้ใน GAL อาจไม่พร้อมใช้งานในสมุดรายชื่อแบบออฟไลน์:
-
คุณสมบัติแบบกําหนดเองที่เพิ่มโดยผู้ดูแลเซิร์ฟเวอร์ เช่น ID พนักงานของพนักงานแต่ละคน
-
ลําดับชั้นขององค์กร
-
การเป็นสมาชิกกลุ่ม
Outlook ต้องสามารถเข้าถึง Exchange เพื่อรับข้อมูลนี้ได้ ดังนั้น ถ้าคุณกําลังทํางานในโหมด Cached Exchange และถ้าคุณกําลังทํางานแบบออนไลน์ นั่นคือ สถานะการเชื่อมต่อของคุณคือ เชื่อมต่อกับ Microsoft Exchange — Outlook จะใช้ทั้งสมุดรายชื่อแบบออฟไลน์และ GAL เพื่อแสดงรายการข้อมูลผู้ใช้ทั้งหมด ถ้าคุณอยู่ในโหมด Cached Exchange และสถานะการเชื่อมต่อของคุณเป็น ยกเลิกการเชื่อมต่อ, กําลังพยายามเชื่อมต่อ หรือออฟไลน์ คุณสามารถดูได้เฉพาะข้อมูลที่อยู่ในสมุดรายชื่อแบบออฟไลน์เท่านั้น
เปลี่ยนรายละเอียดการดาวน์โหลดสมุดรายชื่อแบบออฟไลน์
คุณสามารถเลือกจํานวนรายละเอียดที่จะดาวน์โหลดโดยทําดังต่อไปนี้:
-
เลือกแท็บ ไฟล์
-
เลือก การตั้งค่าบัญชีผู้ใช้
-
เลือก ดาวน์โหลดสมุดรายชื่อ หรือ ดาวน์โหลดการเปลี่ยนแปลงหลังจาก ส่ง/รับ ครั้งล่าสุด
-
หากคุณเห็นตัวเลือกสําหรับข้อมูลที่จะดาวน์โหลด ให้เลือก รายละเอียดทั้งหมด หรือ ไม่มีรายละเอียด
หมายเหตุ: ถ้าคุณกําลังใช้โหมด Cached Exchange เราขอแนะนําให้คุณดาวน์โหลดรายละเอียดทั้งหมดของสมุดรายชื่อแบบออฟไลน์ ซึ่งจะช่วยลดจํานวนครั้งที่หน้าต่าง Outlook อาจไม่ตอบสนองและจํานวนของการเชื่อมต่อที่ไม่จําเป็นไปยัง Microsoft Windows Server Active Directory
ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการปรับปรุงสมุดรายชื่อแบบออฟไลน์
ถ้า Outlook ค้างอยู่ในโหมด Cached Exchange โปรแกรมจะอัปเดตสมุดรายชื่อแบบออฟไลน์โดยอัตโนมัติประมาณหนึ่งครั้งต่อวัน โดยขึ้นอยู่กับการอัปเดตบนคอมพิวเตอร์ที่ใช้ Exchange
ขนาดสมุดรายชื่อแบบออฟไลน์อาจแตกต่างกันไปตั้งแต่หลายเมกะไบต์ไปจนถึงหลายร้อยเมกะไบต์ในรูปแบบที่ไม่ได้บีบอัด ปัจจัยต่อไปนี้อาจส่งผลต่อขนาดของสมุดรายชื่อแบบออฟไลน์:
-
การใช้ใบรับรองความปลอดภัยในองค์กรของคุณ สมุดรายชื่อเหล่านี้คือผู้สนับสนุนรายเดียวที่มีขนาดเท่ากันกับสมุดรายชื่อแบบออฟไลน์
-
จํานวนผู้ใช้ในบริการระบบโดเมนของ Active Directory Windows Server
-
จํานวนกลุ่มการแจกจ่ายในบริการระบบโดเมนของ Active Directory Windows Server
-
ข้อมูลที่องค์กรของคุณได้เพิ่มลงใน Windows Server บริการระบบโดเมนของ Active Directory สําหรับผู้ใช้แต่ละรายและแต่ละกลุ่มการแจกจ่าย ตัวอย่างเช่น บางองค์กรจะใส่คุณสมบัติที่อยู่สําหรับผู้ใช้แต่ละราย
Outlook มีการป้องกันต่อไปนี้เพื่อช่วยปกป้องเครือข่ายองค์กรของคุณจากการดาวน์โหลดสมุดรายชื่อแบบออฟไลน์มากเกินไป:
-
ในการกําหนดค่าเริ่มต้น ความพยายามดาวน์โหลดสมุดรายชื่อแบบออฟไลน์แบบเต็มจะดําเนินการในระยะเวลา 13 ชั่วโมงเท่านั้น ทุกครั้งที่ได้รับการตอบสนองจากเซิร์ฟเวอร์ และการดาวน์โหลดเริ่มต้นจะถูกนับเป็นความพยายามในการดาวน์โหลด
-
ในการกําหนดค่าเริ่มต้น Outlook ไม่ได้จํากัดจํานวนความพยายามสําหรับการอัปเดตส่วนที่แตกต่าง ถ้าการอัปเดตส่วนที่แตกต่างล้มเหลว จะมีความพยายามอื่นหลังจากผ่านไปหนึ่งชั่วโมง
