เปิดและใช้กล่องจดหมายที่แชร์ใน Outlook

กล่องจดหมายที่แชร์ทําให้กลุ่มบุคคลสามารถตรวจสอบและส่งอีเมลจากนามแฝงอีเมลสาธารณะ เช่น info@contoso.com ได้ง่าย เมื่อบุคคลในกลุ่มตอบกลับข้อความที่ส่งไปยังกล่องจดหมายที่แชร์ อีเมลจะปรากฎว่ามาจากที่อยู่ที่แชร์ ไม่ใช่จากผู้ใช้แต่ละราย คุณยังสามารถใช้กล่องจดหมายที่แชร์เป็นปฏิทินของทีมที่แชร์ได้ กล่องจดหมายที่แชร์ยังเหมาะสําหรับใช้เป็นบัญชีอีเมล "noreply"

เคล็ดลับ: ถ้าคุณเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่กําลังมองหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการรับการตั้งค่า Microsoft 365 ให้ไปที่ วิธีใช้และการเรียนรู้สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

กล่องจดหมายที่แชร์ไม่ได้ออกแบบมาสําหรับทุกคนที่แชร์กล่องจดหมายเพื่อลงชื่อเข้าใช้บัญชีโดยตรง บัญชีสําหรับกล่องจดหมายที่แชร์ควรจะอยู่ในสถานะถูกปิดใช้งาน

เคล็ดลับ: ก่อนที่คุณจะสามารถใช้กล่องจดหมายที่แชร์ ผู้ดูแลระบบ Microsoft 365 สําหรับองค์กรของคุณจะต้องสร้างกล่องจดหมายและเพิ่มคุณเป็นสมาชิกก่อน สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู สร้างกล่องจดหมายที่แชร์ ซึ่งอธิบายสิ่งที่ผู้ดูแลระบบต้องทํา

เลือกตัวเลือกแท็บด้านล่างสำหรับเวอร์ชันของ Outlook ที่คุณใช้อยู่ ฉันใช้ Outlook เวอร์ชันใด

หมายเหตุ: ถ้าขั้นตอนภายใต้แท็บ Outlook ใหม่ นี้ยังไม่ทํางาน คุณอาจยังไม่ได้ใช้ Outlook ใหม่สําหรับ Windows เลือกแท็บ Outlook แบบคลาสสิก และทําตามขั้นตอนเหล่านั้นแทน

เคล็ดลับ: เพื่อช่วยให้ผู้ช่วยผู้บริหารและผู้รับมอบสิทธิ์นําทางการจัดการกล่องจดหมายใน Outlook ใหม่ได้ดียิ่งขึ้น ต่อไปนี้คือ เคล็ดลับจดหมายบางอย่าง

เพิ่มกล่องจดหมายที่แชร์ไปยัง Outlook ใหม่

หลังจากที่ผู้ดูแลระบบของคุณได้เพิ่มคุณเป็นสมาชิกของกล่องจดหมายที่แชร์ ให้ปิดแล้วรีสตาร์ต Outlook ใหม่ กล่องจดหมายที่แชร์ควรแสดงในบานหน้าต่างโฟลเดอร์ของคุณโดยอัตโนมัติ

ถ้าการดำเนินการเหล่านี้ใช้ไม่ได้

ถ้าผู้ดูแลระบบของคุณเพิ่งเพิ่มคุณลงในกล่องจดหมายที่แชร์ อาจใช้เวลาสักครู่ก่อนที่กล่องจดหมายที่แชร์จะปรากฏขึ้น รอสักครู่ แล้วปิดและรีสตาร์ต Outlook ใหม่ อีกครั้ง หรือเพิ่มกล่องที่แชร์ด้วยตนเอง

เลือก จดหมาย จากบานหน้าต่างนําทางใน Outlook ใหม่
ในบานหน้าต่าง โฟลเดอร์ ให้คลิกขวาที่ชื่อบัญชีผู้ใช้ของคุณ แล้วเลือก เพิ่มโฟลเดอร์หรือกล่องจดหมายที่แชร์
ในหน้าต่าง เพิ่มโฟลเดอร์หรือกล่องจดหมายที่แชร์ ให้พิมพ์ชื่อของกล่องจดหมายที่คุณต้องการเข้าถึง ตัวอย่างเช่น info@contoso.com

หมายเหตุ: คุณสามารถเพิ่มกล่องจดหมายที่แชร์ได้ตลอดเวลา แต่ก่อนที่คุณจะสามารถเริ่มต้นใช้งาน ผู้ดูแลระบบ IT ของคุณต้องเพิ่มคุณเป็นสมาชิก

ค้นหากล่องจดหมายที่แชร์ในบานหน้าต่างโฟลเดอร์

ในบานหน้าต่างโฟลเดอร์ทางด้านซ้าย ให้ค้นหาโฟลเดอร์ แชร์กับฉัน เลือกโฟลเดอร์เพื่อขยาย กล่องจดหมายที่แชร์ของคุณเป็นโฟลเดอร์ย่อยภายใต้ แชร์กับฉัน เมื่อคุณเลือกชื่อของกล่องจดหมายที่แชร์ กล่องจดหมายที่แชร์นั้นจะขยายเพื่อแสดงโฟลเดอร์อีเมลมาตรฐาน เช่น กล่องจดหมายเข้าแบบร่าง และ รายการที่ส่ง

ส่งอีเมลจากกล่องจดหมายที่แชร์

เลือก จดหมาย จากบานหน้าต่างนําทางใน Outlook ใหม่ สําหรับ Windows
บนแท็บ หน้าแรก ให้เลือก จดหมาย > ใหม่
ถ้าคุณไม่เห็นเขตข้อมูล จาก ที่ด้านบนของข้อความของคุณ (ถัดจาก ส่ง) บนแท็บ ตัวเลือก ให้เลือก แสดงจาก
เลือก จาก ในข้อความและเปลี่ยนเป็นที่อยู่อีเมลที่แชร์ ถ้าคุณไม่เห็นที่อยู่อีเมลที่แชร์ของคุณ ให้เลือก ที่อยู่อีเมลอื่นๆ แล้วพิมพ์ที่อยู่อีเมลที่แชร์
พิมพ์ข้อความของคุณให้เสร็จสิ้น จากนั้นเลือก ส่ง

จากนี้ไป เมื่อคุณต้องการส่งข้อความจากกล่องจดหมายที่แชร์ ที่อยู่จะพร้อมใช้งานในรายการดรอปดาวน์ จาก ของคุณ

เมื่อใดก็ตามที่คุณส่งข้อความจากกล่องจดหมายที่แชร์ ผู้รับของคุณจะเห็นเฉพาะที่อยู่อีเมลที่แชร์ในข้อความเท่านั้น

ตอบกลับจดหมายที่ส่งมายังกล่องจดหมายที่แชร์

เปิด Outlook ใหม่ สําหรับ Windows
เปิดข้อความอีเมลที่คุณต้องการตอบกลับ
ในเขตข้อมูล จาก ที่ด้านบนของข้อความคุณควรเห็นชื่อของกล่องจดหมายที่แชร์ของคุณ ถ้าคุณไม่มี ให้เลือกกล่องดรอปดาวน์ จาก แล้วเลือกกล่องจดหมายที่แชร์ของคุณ
พิมพ์ข้อความของคุณให้เสร็จสิ้น จากนั้นเลือก ส่ง

เมื่อคุณต้องการส่งข้อความจากกล่องจดหมายที่แชร์ ที่อยู่จะพร้อมใช้งานในรายการดรอปดาวน์ จาก ของคุณ

เมื่อใดก็ตามที่คุณส่งข้อความจากกล่องจดหมายที่แชร์ ผู้รับของคุณจะเห็นเฉพาะอยู่อีเมลที่แชร์ในข้อความ

ค้นหาในกล่องจดหมายที่แชร์

เมื่อเพิ่มกล่องจดหมายที่แชร์ไปยัง Outlook ใหม่แล้ว การค้นหาภายในจะคล้ายกับการค้นหาบนกล่องจดหมายหลัก

เปิด Outlook ใหม่ สําหรับ Windows
เลือกโฟลเดอร์ภายในกล่องจดหมายที่แชร์ในบานหน้าต่างโฟลเดอร์
ในกล่อง ค้นหา ที่ด้านบนของหน้าต่าง Outlook ให้พิมพ์คิวรีที่คุณต้องการใช้สําหรับการค้นหา แล้วกด Enter

รายการข้อความจะแสดงผลลัพธ์ตามการค้นหาจากโฟลเดอร์ที่เลือกในกล่องจดหมายที่แชร์

ใช้ปฏิทินที่แชร์จากกล่องจดหมายที่แชร์

หลังจากที่ผู้ดูแลระบบของคุณได้เพิ่มคุณเป็นสมาชิกของกล่องจดหมายที่แชร์ ให้ปิดแล้วรีสตาร์ต Outlook ปฏิทินที่แชร์ที่เชื่อมโยงกับกล่องจดหมายที่แชร์จะถูกเพิ่มลงในรายการ ปฏิทิน ของคุณโดยอัตโนมัติ

ใน Outlook ใหม่ ให้ไปที่ มุมมองปฏิทิน แล้วเลือกกล่องจดหมายที่แชร์

เมื่อคุณใส่การนัดหมาย ทุกคนที่เป็นสมาชิกของกล่องจดหมายที่แชร์จะสามารถเห็นการนัดหมายเหล่านั้น
สมาชิกของกล่องจดหมายที่แชร์สามารถสร้าง ดู และจัดการการนัดหมายบนปฏิทินได้เหมือนกับการนัดหมายส่วนบุคคลของพวกเขา ทุกคนที่เป็นสมาชิกของกล่องจดหมายที่แชร์สามารถดูการเปลี่ยนแปลงของพวกเขาในปฏิทินที่แชร์ได้

ใช้รายการที่ติดต่อที่แชร์ในกล่องจดหมาย

ที่ติดต่อสําหรับกล่องจดหมายที่แชร์ และกล่องจดหมายของผู้ใช้อื่นๆ ยังไม่สามารถใช้งานได้ใน Outlook ใหม่ องค์กร Outlook ของ Microsoft กําลังทํางานอย่างแข็งขันในการอัปเดตสิ่งนี้

ฉันต้องรู้อะไรอีกเกี่ยวกับกล่องจดหมายที่แชร์ใน Outlook ใหม่

ขณะนี้กล่องจดหมายที่แชร์สามารถเพิ่มเป็นทรัพยากรเท่านั้น ในการอัปเดตที่กําลังจะมาถึง ความสามารถในการเพิ่มกล่องจดหมายที่แชร์เป็นบัญชีจะทําให้สามารถเข้าถึงและจัดการการตั้งค่ากล่องจดหมายได้มากขึ้น ในการอัปเดตในอนาคต (แผนการทํางาน) การเพิ่มกล่องจดหมายที่แชร์เป็นบัญชีจะให้การสนับสนุนสําหรับความสามารถต่อไปนี้ (ซึ่งไม่ได้รับการสนับสนุนในขณะนี้):

การแจ้งเตือน	จํานวนที่ยังไม่ได้อ่าน	การตอบกลับอัตโนมัติ
ประเภท	การกําหนดลักษณะสําหรับเนื้อหาที่สามารถเข้าถึงได้	กล่องจดหมายเข้าที่โฟกัส
รูปแบบข้อความ	การกําหนดลักษณะสิ่งที่แนบมา	กฎ
การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข	กวาด	อีเมลขยะ
ขั้นตอนด่วน	โอน	นโยบายการเก็บข้อมูล
กิจกรรมและคำเชิญ	ชั่วโมงทํางาน

ความสามารถอื่นๆ ที่ไม่พร้อมใช้งานในวันนี้สําหรับกล่องจดหมายที่แชร์ แต่จะถูกเพิ่มในการอัปเดตในอนาคต:

เข้าถึง Archive ออนไลน์ / In-Place Archive ของกล่องจดหมายที่แชร์
การให้สิทธิ์การเข้าถึงกล่องจดหมายที่ได้รับมอบสิทธิ์ใหม่

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับจดหมายเพื่อช่วยให้ผู้ช่วยผู้บริหารและผู้รับมอบสิทธิ์นําทางการจัดการกล่องจดหมายใน Outlook ใหม่ ได้ดียิ่งขึ้น

ตัวกรองจดหมายและกฎสําหรับผู้ดูแลระบบผู้บริหาร

ใน Outlook ใหม่ ผู้ดูแลระบบระดับผู้บริหารสามารถใช้ตัวกรองอีเมล มีปฏิทินคําเชิญ เพื่อให้ค้นหาคําเชิญเข้าร่วมการประชุมได้อย่างง่ายดาย

คุณยังสามารถตั้งค่ากฎอีเมล ที่ได้รับสําหรับบุคคลอื่น สําหรับบัญชีของผู้บริหารของคุณ และย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์แยกต่างหากและจัดประเภทได้ตามที่คุณต้องการโดยอัตโนมัติ

ลากและวางอีเมลเพื่อสร้างงาน

ติดตามสิ่งต่างๆ ได้อย่างง่ายดายโดยการลากอีเมลไปยัง วันของฉัน เพื่อเปลี่ยนอีเมลให้เป็นงาน

ปักหมุดอีเมลเพื่อการเข้าถึงด่วน

ตอนนี้คุณสามารถปักหมุดอีเมลให้ปรากฏที่ด้านบนของกล่องขาเข้าของคุณ เพื่อประหยัดเวลาในการย้อนกลับไปและค้นหา โฮเวอร์หรือคลิกขวาที่อีเมล แล้วเลือก ปักหมุด เพื่อปักหมุด

กําหนดเวลาที่จะส่งอีเมล

ในโลกการทํางานแบบไฮบริดของวันนี้ วันของคุณอาจเป็นคืนของบุคคลอื่น ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องการส่งอีเมลไปยังบุคคลกลางดึก ด้วย Outlook ใหม่ คุณสามารถส่งอีเมลเมื่อคุณต้องการได้ง่ายๆ เพียงเลือกลูกศรดรอปดาวน์ที่อยู่ถัดจาก ส่ง แล้วเลือก จัดกําหนดการส่ง

เลื่อนการเตือนอีเมล

บางครั้งอีเมลมีความสําคัญมาก แต่ยังไม่สําคัญ ด้วยฟีเจอร์เลื่อนการเตือน คุณสามารถกําหนดเวลาให้อีเมลถูกส่งไปยังกล่องขาเข้าของคุณอีกครั้ง ได้ จะปรากฏขึ้นในเวลาที่คุณต้องการ เพื่อให้คุณสามารถจัดการได้เมื่อถึงเวลาที่เหมาะสมสําหรับคุณ เพียงคลิกขวาที่ข้อความใดก็ได้ แล้วเลือก เลื่อนการเตือน หรือเลือก เลื่อนการเตือน จาก Ribbon จากนั้นเลือกเวลาที่คุณต้องการให้จัดส่ง