เพิ่มผู้ช่วยบนโปรไฟล์ของคุณใน Microsoft 365

เขตข้อมูลผู้ช่วยใน Microsoft 365 ช่วยให้เจ้าของโปรไฟล์สามารถระบุบุคคลที่สนับสนุนการประสานงานในแต่ละวันได้ ตัวอย่างเช่น ผู้บริหารสามารถระบุได้ว่าใครคือผู้ช่วยของพวกเขา การกําหนดผู้ช่วยเป็นเพียงให้ข้อมูลเท่านั้น ซึ่งจะไม่แทนที่บทบาทที่มีอยู่ของบุคคลนั้น หรือกําหนดความรับผิดชอบขององค์กรใหม่

ข้อมูลผู้ช่วยจะปรากฏในส่วน ที่ติดต่อ บนบัตรโปรไฟล์ เมื่อต้องการเพิ่มหรืออัปเดตข้อมูลผู้ช่วยในโปรไฟล์ของคุณ ให้ทําตามขั้นตอนใน แก้ไขโปรไฟล์ของคุณใน Microsoft 365

เมื่อเพิ่มแล้ว ข้อมูลผู้ช่วยจะปรากฏบนโปรไฟล์ของผู้บริหาร ซึ่งช่วยให้ผู้ร่วมงานสามารถระบุจุดติดต่อที่ถูกต้องได้อย่างรวดเร็วสําหรับการจัดกําหนดการหรือความต้องการการประสานงาน ลดการมีส่วนร่วมและการขัดจังหวะที่ไม่จําเป็น 

การแสดงรายการเป็นผู้ช่วยหมายถึงอะไร

การกําหนดผู้ช่วยเป็นเพียงแอตทริบิวต์โปรไฟล์ที่มองเห็นได้ 
ซึ่งไม่ได้ขึ้นอยู่กับลําดับชั้นการรายงานขององค์กร และไม่ได้ให้สิทธิ์พิเศษ การเข้าถึง หรือความสามารถใดๆ การเพิ่มบุคคลเป็นผู้ช่วยจะไม่ทริกเกอร์การแจ้งเตือน เปลี่ยนระดับการเข้าถึง หรือกําหนดความรับผิดชอบใดๆ ให้กับบุคคลนั้น ซึ่งจะช่วยให้ผู้อื่นเข้าใจว่าใครคือเจ้าของโปรไฟล์ที่ได้รับมอบสิทธิ์เป็นผู้ช่วย 

ใครสามารถเพิ่มเป็นผู้ช่วยได้บ้าง 

เขตข้อมูล ผู้ช่วย จะอนุญาตให้เพิ่มผู้ใช้ผู้เช่าภายในหรือผู้ใช้ที่เป็นผู้เยี่ยมชมด้วยโปรไฟล์ Azure AD โดยไม่จําเป็นต้องให้บุคคลนั้นมีบทบาทงานเฉพาะ หรือเป็นส่วนหนึ่งของลําดับชั้นการรายงานของเจ้าของโพรไฟล์ 

ลักษณะการทํางานของผู้ช่วยในสถานการณ์สมมติข้ามผู้เช่า: 

ผู้ใช้จากผู้เช่าภายนอกสามารถกําหนดเป็นผู้ช่วยได้ อย่างไรก็ตาม ผู้ช่วยที่ได้รับมอบหมายจะไม่เห็นความสัมพันธ์นี้ในโปรไฟล์ของบุคคลที่พวกเขาสนับสนุน  

ตัว อย่าง เช่น:
John ได้รับมอบหมายให้เป็นผู้ช่วยของ Dave พวกเขาเป็นของผู้เช่าที่แตกต่างกัน 

• ผู้ใช้ในผู้เช่าของ Dave สามารถเห็น John แสดงเป็นผู้ช่วยของ Dave ได้

• John ไม่สามารถดูค่า Assistant นี้บนโปรไฟล์ของ Dave ได้ แม้ว่าจะเป็นผู้ช่วยที่ได้รับมอบหมายก็ตาม

ลักษณะการทํางานนี้เกิดจากการออกแบบ เนื่องจากข้อมูลผู้ช่วยจะไม่แสดงทั่วทั้งผู้เช่า 

ผู้ช่วยที่ได้รับมอบหมายจะได้รับการแจ้งเตือนใดๆ หรือไม่ 

การตั้งค่าหรือการปรับปรุงฟิลด์ผู้ช่วยจะไม่ส่งการแจ้งเตือนใดๆ ไปยังบุคคลที่แสดงรายการเป็นผู้ช่วย โดยเจตนาเนื่องจาก: 

• การกําหนดผู้ช่วยเป็นเพียงการให้ข้อมูลเท่านั้น ไม่ใช่การกระทําของเวิร์กโฟลว์

• การกําหนดเป็นข้อมูลที่ให้ข้อมูลและไม่ได้ปรับเปลี่ยนบทบาท งาน หรือการเข้าถึง ดังนั้นจึง ไม่จําเป็นต้องมีการแจ้งเตือนระบบ

• ผู้ใช้อาจอัปเดตฟิลด์นี้สําหรับการรับรู้ข้ามองค์กรโดยไม่ทริกเกอร์การแจ้งเตือน

เขตข้อมูลผู้ช่วย: 

• แสดงถึงผู้ใช้ผู้เช่าที่ใช้งานอยู่ที่มีโปรไฟล์ Azure AD

• เป็นเจ้าของและจัดการโดยเจ้าของโปรไฟล์

• แสดงอย่างต่อเนื่องกับผู้ใช้ผู้เช่าในประสบการณ์การใช้งาน Microsoft 365 เช่น บัตรโปรไฟล์ส่วน องค์กร ของบัตรโปรไฟล์ และ Copilot (หากมี) เมื่อผู้ช่วยออกจากองค์กร ค่า ผู้ช่วย ที่จัดเก็บไว้จะถูกล้างออกจากโพรไฟล์ และฟิลด์จะไม่แสดงบนโพรไฟล์อีกต่อไป

• คุณสามารถมีผู้ช่วยได้ครั้งละหนึ่งผู้ช่วยเมื่อใดก็ได้

ข้อมูลผู้ช่วยจะปรากฏอยู่ที่ใด 

เมื่อเพิ่มผู้ช่วยแล้ว ผู้ช่วยจะปรากฏบนบัตรโปรไฟล์ (ส่วนที่ติดต่อ) ที่ช่วยให้ผู้ร่วมงานระบุจุดที่เหมาะสมของที่ติดต่อเมื่อดูโปรไฟล์ของบุคคล 

การจัดการความเป็นส่วนตัวและการมองเห็นโดยผู้ใช้ 

เมื่อคลิกที่ไอคอน 'i' ตัวแก้ไขโปรไฟล์จะนําคุณไปยังหน้าการตั้งค่าที่เหมาะสมเพื่อจัดการการมองเห็น 

ตามค่าเริ่มต้น ทุกคนในองค์กรของคุณจะมองเห็นผู้ช่วยได้ ขึ้นอยู่กับนโยบายผู้เช่า คุณอาจสามารถ: 

• เปลี่ยนการมองเห็นเป็น ฉันเท่านั้น

• แทนที่การตั้งค่าความเป็นส่วนตัวเริ่มต้นที่ตั้งค่าโดยองค์กรของคุณ

วิธีการใช้ข้อมูลผู้ช่วย 

เมื่อบันทึกแล้ว ข้อมูลผู้ช่วยนี้จะปรากฏบนบัตรโปรไฟล์ของบุคคลที่ผู้ช่วยถูกเพิ่มเข้าไป 

การตั้งค่า Admin สําหรับผู้ช่วยในศูนย์ Admin SharePoint 

ในศูนย์การจัดการ SP ผู้ดูแลระบบผู้เช่าสามารถ –  

1. ปิดใช้งานคุณลักษณะผู้ช่วยโดยการทําเครื่องหมายเป็น 'ปิดใช้งาน' หรือตั้งค่าเป็นคุณสมบัติ 'ไม่จําเป็น' หรือเป็น 'จําเป็น' ค่าเริ่มต้นคือ 'ไม่บังคับ'

2. ตั้งค่าความเป็นส่วนตัวเริ่มต้นของคุณสมบัติ Assistant (เป็น 'ทุกคน' หรือ 'เฉพาะฉัน' และระบุว่าผู้ใช้สามารถแทนที่ค่านี้ได้หรือไม่ ค่าเริ่มต้นคือ 'ทุกคน'

3. ตั้งค่าว่าผู้ใช้สามารถแทนที่/เปลี่ยนแปลง 'การตั้งค่าความเป็นส่วนตัวเริ่มต้น' ได้หรือไม่ ค่าเริ่มต้นคือไม่ให้ความสามารถในการแทนที่

คำถามที่ถามบ่อย 

1. ฉันสามารถเพิ่มผู้ช่วยมากกว่าหนึ่งรายการได้หรือไม่
   ไม่ใช่ คุณสามารถเพิ่มและแสดงผู้ช่วยได้ครั้งละหนึ่งผู้ช่วยเท่านั้น

2. บุคคลอื่นสามารถจัดการผู้ช่วยของฉันให้ฉันได้หรือไม่ 
   ไม่ใช่ เฉพาะเจ้าของโปรไฟล์เท่านั้นที่สามารถจัดการผู้ช่วยได้

3. เหตุใดฉันจึงไม่เห็นเขตข้อมูลผู้ช่วยในตัวแก้ไขโปรไฟล์ 

   ผู้ดูแลระบบผู้เช่าของคุณอาจมี: 

   1. ปิดใช้งานฟิลด์ผู้ช่วย 

   2. ความสามารถในการแก้ไขของผู้ใช้แบบจํากัด 

   3. ซ่อนเขตข้อมูลจากตัวแก้ไข
      
      โปรไฟล์ ติดต่อผู้ดูแลระบบของคุณ ถ้าคุณเชื่อว่าคุณควรมีสิทธิ์เข้าถึง 

4. ฉันสามารถนําผู้ช่วยของฉันออกชั่วคราวได้หรือไม่
   ใช่ ถ้าอนุญาตให้แก้ไขได้ คุณสามารถลบค่าผู้ช่วยได้ การดําเนินการนี้จะนําออกจากโปรไฟล์ของคุณจนกว่าคุณจะเพิ่มอีกครั้ง

5. ใช้เวลานานเท่าใดกว่าการเปลี่ยนแปลงจึงจะปรากฎขึ้น
   การเปลี่ยนแปลงอาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมงเพื่อให้มีผลโดยอัตโนมัติและไม่จําเป็นต้องมีการแทรกแซงด้าน IT หรือ HR