เริ่มต้นใช้งานการสร้าง การจัดการ และการแชร์ไฟล์ใน OneDrive และ SharePoint

นำไปใช้กับ
ผู้ดูแลระบบ Microsoft 365 Microsoft 365 Microsoft 365 Business Standard Microsoft 365 สำหรับธุรกิจ OneDrive for Business

คุณสามารถใช้ OneDrive และ SharePoint เพื่อสร้าง จัดการ และแชร์ไฟล์ ทําให้เหมาะสําหรับการทํางานร่วมกัน ด้วย OneDrive และ SharePoint คุณสามารถบันทึกไฟล์ของคุณบนอุปกรณ์หลายเครื่องและเข้าถึงได้จากทุกที่ คุณยังสามารถทํางานแบบเรียลไทม์กับผู้อื่น รวมถึงแชร์ไฟล์ได้อย่างปลอดภัยกับบุคคลภายนอก

ดู: เมื่อใดควรใช้ OneDrive เทียบกับ SharePoint

OneDrive เป็นแพลตฟอร์มที่เก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์ที่คุณสามารถจัดเก็บไฟล์ส่วนบุคคลหรือไฟล์ส่วนบุคคลของคุณได้ OneDrive ผสานรวมกับแอปต่างๆ เช่น Word, Excel และ PowerPoint ได้อย่างลงตัว ซึ่งทําให้สามารถจัดเก็บและเข้าถึงเอกสารที่สําคัญของคุณได้อย่างปลอดภัย

ใช้ OneDrive เมื่อคุณต้องการสร้างเอกสารที่เป็นของคุณเท่านั้น ตัวอย่างเช่น เมื่อทํางานเกี่ยวกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนสูงหรือข้อมูลส่วนตัว

เมื่อต้องการเริ่มต้นใช้งาน One Drive ให้ ลงชื่อเข้าใช้ บัญชี Microsoft ของคุณหรือลงทะเบียนสําหรับหนึ่งรายการ ดาวน์โหลดและติดตั้งแอป OneDrive บนเดสก์ท็อป จากนั้นทําตามพร้อมท์เพื่อลงชื่อเข้าใช้ และเลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการซิงค์กับระบบคลาวด์ 

SharePoint เป็นเครื่องมือการทํางานร่วมกันที่ใช้เพื่อจัดการและแชร์ไฟล์และข้อมูลทั่วทั้งองค์กร SharePoint อนุญาตให้ผู้ใช้หลายคนทํางานร่วมกันในตําแหน่งที่ตั้งศูนย์กลางเดียว

ใช้ SharePoint เมื่อคุณต้องการสร้างเอกสารที่จะเขียนและจัดการโดยทีมของบุคคล หรือเมื่อจําเป็นต้องแชร์อย่างกว้างขวาง ตัวอย่างเช่น ใช้เป็นตําแหน่งที่ตั้งส่วนกลางสําหรับสมาชิกทีมเพื่อดูไทม์ไลน์ของโครงการ งาน และหลักเป้าหมาย ซึ่งช่วยให้ทีมสามารถติดตามความคืบหน้า ตามกําหนดการ และทํางานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

  • เมื่อต้องการสร้างไฟล์ใหม่ใน SharePoint ให้นําทางไปยังไลบรารีเอกสารที่คุณต้องการสร้างไฟล์ และคลิกปุ่ม สร้าง
  • เมื่อต้องการ จัดการไฟล์ ให้เช็คเอาท์ไฟล์เพื่อทําการเปลี่ยนแปลง แล้วเช็คอินไฟล์กลับเข้ามาเมื่อคุณทําเสร็จแล้ว
  • เมื่อต้องการแชร์ไฟล์ ให้คลิกที่ไฟล์และเลือก แชร์ คุณยังสามารถทํางานร่วมกันแบบเรียลไทม์ได้โดยการเปิดไฟล์ในแอปพลิเคชันที่เหมาะสม เช่น Word หรือ Excel และเปิดใช้งานการเขียนร่วม เมื่อต้องการดูไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้า ให้คลิกที่ไฟล์และเลือก ประวัติเวอร์ชัน เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการจัดการไฟล์ใน SharePoint

ควบคุมการเข้าถึงภายใน ผู้จัดจําหน่าย ผู้รับเหมา และบุคคลภายนอก

เพื่อให้แน่ใจว่าเฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงไฟล์และข้อมูลที่สําคัญใน OneDrive และ SharePoint:

  • กําหนดนโยบายการเข้าถึง สําหรับผู้ใช้ชนิดต่างๆ เช่น ภายใน ผู้จัดจําหน่าย ผู้รับเหมา และบุคคลภายนอก ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างนโยบายการเข้าถึงที่อนุญาตให้เฉพาะพนักงานบางคนเท่านั้นในการเข้าถึงข้อมูลที่เป็นความลับ เช่น ข้อมูลทางการเงินหรือข้อมูลลูกค้า คุณยังสามารถระบุชนิดของข้อมูลที่พวกเขาสามารถเข้าถึง วิธีที่พวกเขาสามารถเข้าถึง และระยะเวลา สิ่งนี้ทําให้มั่นใจได้ว่าผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงไฟล์และข้อมูลที่สําคัญได้
  • ใช้สิทธิ์และบทบาทเพื่อควบคุมการเข้าถึง ไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ระบุ ตัวอย่างเช่น ให้สิทธิ์ในการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวให้กับสมาชิกในทีมที่ต้องการดูไฟล์แต่ไม่สามารถทําการเปลี่ยนแปลงได้ เช่น มีบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงในโครงการ แต่จําเป็นต้องได้รับข้อมูลอยู่เสมอ ด้วยการกําหนดสิทธิ์และบทบาทเหล่านี้ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าเฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อน และผู้ใช้สามารถดูและแก้ไขไฟล์ที่พวกเขาได้รับอนุญาตให้เข้าถึงเท่านั้น
  • ใช้การรับรองความถูกต้องโดยใช้หลายปัจจัย เพื่อให้แน่ใจว่าเฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้ ซึ่งอาจรวมถึงการกําหนดให้ผู้ใช้ใส่รหัสผ่านและรหัสที่ส่งไปยังอุปกรณ์เคลื่อนที่หรืออีเมลของพวกเขา
  • ตรวจสอบการเข้าถึงและการใช้งาน สภาพแวดล้อม OneDrive และ SharePoint ของคุณเพื่อตรวจหาและป้องกันการเข้าถึงหรือการใช้งานที่ไม่ได้รับอนุญาต ตัวอย่างเช่น โดยการตรวจสอบบันทึกกิจกรรมของผู้ใช้ คุณสามารถระบุกิจกรรมที่ผิดปกติ เช่น ความพยายามในการเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาต และดําเนินการเพื่อป้องกันการละเมิดข้อมูล
  • ใช้การเข้ารหัสลับ สําหรับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเพื่อให้แน่ใจว่าแม้ว่าบางคนจะสามารถเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต แต่พวกเขาก็ไม่สามารถอ่านข้อมูลได้หากไม่มีคีย์การถอดรหัสลับ ซึ่งสามารถช่วยป้องกันการละเมิดข้อมูล ปกป้องข้อมูลลูกค้า และรับรองการปฏิบัติตามข้อบังคับด้านความเป็นส่วนตัวของข้อมูล
  • ตั้งค่าวันหมดอายุ สําหรับลิงก์ที่แชร์เพื่อให้แน่ใจว่าการเข้าถึงจะถูกเพิกถอนโดยอัตโนมัติหลังจากช่วงเวลาหนึ่ง ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณแชร์สัญญากับผู้จัดจําหน่ายหรือผู้รับเหมา และต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้จัดจําหน่ายหรือผู้รับเหมาสามารถเข้าถึงเอกสารได้ในเวลาที่จํากัดเท่านั้น คุณสามารถตั้งค่าวันหมดอายุ และการเข้าถึงเอกสารจะถูกเพิกถอนโดยอัตโนมัติหลังจากระยะเวลาที่กําหนด วิธีนี้จะช่วยลดความเสี่ยงของการเข้าถึงเอกสารโดยบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต

ด้วยการใช้มาตรการเหล่านี้ คุณสามารถควบคุมการเข้าถึงภายใน ผู้จําหน่าย ผู้รับเหมา และบุคคลภายนอกใน OneDrive และ SharePoint และรักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัย เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการปกป้องข้อมูลของคุณ

ลดช่องโหว่ของ OneDrive และ SharePoint

ในขณะที่ OneDrive และ SharePoint มีฟีเจอร์ความปลอดภัยมากมายเพื่อป้องกันการละเมิดข้อมูล แต่ยังคงมีช่องโหว่ที่สําคัญหลายประการที่อาจส่งผลต่อความปลอดภัยของเอนทิตีเหล่านี้:

  • การโจมตีแบบฟิชชิ่งสามารถหลอกลวงผู้ใช้ให้มอบข้อมูลประจําตัวในการเข้าสู่ระบบซึ่งสามารถใช้เพื่อเข้าถึง OneDrive หรือ SharePoint ได้
  • รหัสผ่านที่คาดเดาง่ายยังสามารถคาดเดาได้ง่ายหรือแตกซึ่งนําไปสู่การเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาต
  • มัลแวร์สามารถใช้เพื่อขโมยข้อมูลประจําตัวการเข้าสู่ระบบ จับภาพข้อมูลที่ละเอียดอ่อน หรือควบคุมอุปกรณ์ของผู้ใช้ ซึ่งอาจทําให้ OneDrive หรือ SharePoint มีประนีประนอม
  • ภัยคุกคามของ Insider เช่น พนักงานโดยเจตนาหรือโดยบังเอิญแชร์ข้อมูลที่สําคัญกับบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต อาจทําให้เกิดความเสี่ยงกับ OneDrive หรือ SharePoint เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการจัดการความเสี่ยงของ Insider

เพื่อลดช่องโหว่เหล่านี้ จึงเป็นสิ่งสําคัญที่จะต้องใช้แนวทางปฏิบัติด้านความปลอดภัย ให้ความรู้แก่ผู้ใช้ และตรวจสอบและตรวจสอบสิทธิ์ของผู้ใช้เป็นประจํา นอกจากนี้ ยังเป็นสิ่งสําคัญที่จะต้องมีแผนการจัดการปัญหาที่ครอบคลุมเพื่อตอบสนองต่อปัญหาด้านความปลอดภัยที่อาจเกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว