ถ้าคุณเคยเห็นผู้ใช้ที่ไม่คุ้นเคยแสดงขึ้นในไฟล์ Word, Excel หรือ PowerPoint ของคุณ หรือเข้าถึงไฟล์ของคุณโดยไม่คาดคิด อาจเป็นเพราะบริการอีเมลบางอย่างโต้ตอบกับเอกสารเมื่อมีคนคลิกลิงก์ที่คุณแชร์
ทําไมจึงเกิดขึ้น
เมื่อคุณเชิญบุคคลอื่นให้ดูหรือแก้ไขเอกสารของคุณ พวกเขาจะได้รับคําเชิญทางอีเมลพร้อมลิงก์เพื่อเปิด ตามค่าเริ่มต้น ลิงก์จะถูกแชร์กับผู้รับที่อนุญาตให้ทุกคนที่มีลิงก์นั้นสามารถแก้ไขไฟล์ได้ (สามารถเปลี่ยนแปลงได้ ให้ค้นหาขั้นตอนด้านล่าง) ผู้ให้บริการอีเมลบางรายมีฟังก์ชันการทํางาน "การเรียกดูที่ปลอดภัย" ที่อาจทริกเกอร์เซสชันเพิ่มเติมเมื่อเปิดเอกสาร WXP ซึ่งมีลักษณะเหมือนผู้ใช้ที่เป็นผู้เยี่ยมชมเพิ่มเติมในเอกสารของคุณซึ่งคุณอาจไม่รู้จัก
วิธีแก้ไขปัญหาและวิธีป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์นี้ขึ้น
การเอาการเข้าถึงทุกคนออกจากไฟล์ที่แชร์ก่อนหน้านี้
ถ้าคุณได้แชร์ไฟล์กับผู้อื่นโดยใช้ลิงก์ "ทุกคน" และคุณต้องการจํากัดการเข้าถึงเฉพาะบุคคลที่คุณได้เลือกไว้ คุณจะต้องลบลิงก์ "ทุกคน" ที่สร้างไว้ก่อนหน้านี้เสียก่อน คุณอาจจําเป็นต้องแชร์ไฟล์นี้อีกครั้งกับบุคคลที่เฉพาะเจาะจง ถ้าคุณยังต้องการให้พวกเขาสามารถเข้าถึงได้
1. เลือก แชร์ ที่มุมขวาบนของ Word, Excel หรือ PowerPoint
2. บนเมนูดรอปดาวน์ ให้คลิก จัดการการเข้าถึง
3. เลือกแท็บ ลิงก์
4. เลือกไอคอน ถังขยะเพื่อลบลิงก์ที่ให้ทุกคนสามารถเข้าถึงไฟล์ของคุณได้
การเปลี่ยนสิทธิ์การแชร์ให้กับบุคคลที่ระบุเท่านั้น
ถ้าคุณต้องการจํากัดการเข้าถึงไฟล์ WXP ของคุณให้เฉพาะกลุ่มบุคคลที่ระบุ ให้เลือกตัวเลือก People ที่เฉพาะเจาะจง ในกล่องโต้ตอบ แชร์
หากกล่องโต้ตอบของคุณดูเหมือนภาพด้านล่าง โปรดทําตามขั้นตอนเหล่านี้:
1. เลือก แชร์ ที่มุมขวาบนของ Word, Excel หรือ PowerPoint
2. คลิกที่เมนูดรอปดาวน์ในรูปภาพด้านล่างแล้วเลือกการตั้งค่าการแชร์
3. เลือกตัวเลือก บุคคลที่เจาะจง
4. ย้อนกลับไปและใส่อีเมลของบุคคลที่คุณต้องการแชร์ไฟล์ด้วย
หากกล่องโต้ตอบของคุณดูเหมือนภาพด้านล่าง โปรดทําตามขั้นตอนเหล่านี้:
1. เลือก แชร์ ที่มุมขวาบนของ Word, Excel หรือ PowerPoint
2. คลิกที่ ล้อเฟือง เพื่อไปที่ การตั้งค่าลิงก์
3. เลือกตัวเลือก People ที่คุณเลือก
4. คลิก นําไปใช้
5. ใส่อีเมลของบุคคลที่คุณต้องการแชร์ไฟล์ด้วย
