แก้ไขเอกสารพร้อมกันกับผู้เขียนคนอื่น

เมื่อต้องการทำงานร่วมกันคุณจำเป็นต้องบันทึกเอกสารของคุณใน OneDrive หรือ SharePoint เพื่อให้ผู้อื่นสามารถเข้าถึงเอกสารได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการบันทึกไฟล์ของคุณรวมถึงวิธีการบันทึกไปยังตำแหน่งที่ตั้งอื่นบนบริการแบบออนไลน์ให้ดูที่บันทึกไฟล์ใน Office For Mac

1. เลือกแชร์>เชิญบุคคล

   

2. ถ้าคุณยังไม่ได้บันทึกเอกสารของคุณบน OneDrive หรือ SharePoint ใน Microsoft 365 คุณจะได้รับพร้อมท์ให้ทำเช่นนั้น เลือกตำแหน่งที่ตั้งจากนั้นเลือกบันทึก

3. ในกล่องโต้ตอบเชิญบุคคลให้พิมพ์ชื่อหรือที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณต้องการแชร์เอกสารด้วย

   

4. ตัวเลือก รวมข้อความสั้นๆ

5. เลือกกล่องกาเครื่องหมายสามารถแก้ไขได้แล้วเลือกแชร์

   บุคคลที่คุณเชิญจะได้รับข้อความอีเมลที่มีลิงก์ไปยังเอกสารที่แชร์ เมื่อบุคคลทำตามลิงก์ที่คุณส่งเอกสารจะเปิดขึ้นใน Word เวอร์ชันหรือใน Word สำหรับเว็บ

1. เปิดและแก้ไขเอกสารใน Word ๒๐๑๖ for Mac หรือใน Word สำหรับเว็บ

2. ใน Word ๒๐๑๖ for Mac คุณสามารถดูจำนวนคนที่กำลังแก้ไขเอกสารที่อยู่ถัดจากไอคอนแชร์ได้ในขณะนี้ คลิกที่ไอคอนเพื่อดูว่าใครมีสิทธิ์ในการแก้ไขเอกสารและผู้ที่กำลังแก้ไขอยู่ในปัจจุบัน

   ใน Word สำหรับเว็บ คุณจะเห็นชื่อของบุคคลอื่นที่กำลังแก้ไขเอกสารที่มุมบนขวาของหน้าจอของคุณ

3. คลิกไอคอนบันทึกและรีเฟรชเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณไปยังเอกสารและอัปเดตที่มีการเปลี่ยนแปลงที่ทำโดยผู้อื่น

4. คุณจะได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาดถ้าการเปลี่ยนแปลงของคุณขัดแย้งกับการอัปเดตที่ทำโดยบุคคลอื่น

   

   คลิกแก้ไข

5. บนแท็บข้อขัดแย้งคุณสามารถยอมรับการเปลี่ยนแปลงของคุณปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงของคุณและเพิ่มข้อคิดเห็น

   

   เมื่อคุณทำเสร็จแล้วคุณจะเห็นข้อความว่าข้อขัดแย้งได้รับการแก้ไขแล้ว คลิกปิดมุมมองการขัดแย้ง

   

   คลิก บันทึก

เมื่อคุณบันทึกเอกสารในไลบรารีบนไซต์ SharePoint ขององค์กรของคุณ คุณและผู้ร่วมงานของคุณจะมีตำแหน่งที่ตั้งส่วนกลางสำหรับการเข้าถึงเอกสาร คุณสามารถส่งลิงก์แทนการส่งสิ่งที่แนบ ในลักษณะนี้ คุณจะมีเอกสารเพียงสำเนาเดียว ถ้าผู้ตรวจทานแก้ไข พวกเขาจะทำเช่นนั้นในสำเนาเดียวกัน คุณไม่จำเป็นต้องปรับเอกสารหลายเวอร์ชันและสำเนา

1. บนเมนู ไฟล์ ชี้ไปที่ แชร์ แล้วคลิก บันทึกไปยัง SharePoint

2. เมื่อต้องการเพิ่มไซต์ SharePoint ให้คลิกเพิ่มตำแหน่งที่ตั้ง ใส่ URL ลงในไลบรารี SharePoint แล้วคลิกเพิ่ม

   หมายเหตุ: ตามค่าเริ่มต้น ไซต์ SharePoint จำนวนมากจะมีไลบรารี เอกสารที่แชร์ ตัวอย่างของ URL ที่ลิงก์ไปยังไลบรารีนี้คือ http://fabrikam/shared%documents

3. ในกล่อง บันทึกเป็น ใส่ชื่อของเอกสารของคุณ

4. ภายใต้ ตำแหน่งที่ตั้งล่าสุด หรือ ตำแหน่งที่ตั้งที่บันทึก คลิกไลบรารี SharePoint ที่คุณต้องการบันทึกเอกสาร จากนั้นคลิก บันทึก

   เคล็ดลับ: เอกสารล่าสุดหลายรายการที่คุณได้เปิดจากไซต์ SharePoint ผ่าน Office for Mac เชื่อม ต่อกัยผ่าน Office for Mac, Document Connection for Mac หรือ เบราว์เซอร์ของคุณ จะแสดงรายการอยู่ภายใต้ ตำแหน่งที่ตั้งล่าสุด

เมื่อคุณบันทึกเอกสารบน OneDrive เอกสารจะถูกเก็บไว้ในตำแหน่งที่ตั้งส่วนกลางที่คุณสามารถเข้าถึงได้จากเกือบทุกที่ แม้ว่าคุณจะไม่ได้อยู่ที่คอมพิวเตอร์ของคุณคุณสามารถทำงานบนเอกสารของคุณได้เมื่อใดก็ตามที่คุณมีการเชื่อมต่อไปยังเว็บ การบันทึกเอกสารบน OneDrive ยังทำให้ง่ายต่อการแชร์เอกสารกับบุคคลอื่น คุณสามารถส่งลิงก์แทนการส่งสิ่งที่แนบมาได้ ในลักษณะนี้คุณจะต้องรักษาเพียงสำเนาเดียวของเอกสาร ถ้าบุคคลทำการตรวจทานแก้ไขพวกเขาจะดำเนินการดังกล่าวในสำเนาเดียวกัน คุณไม่จำเป็นต้องกระทบยอดหลายเวอร์ชันและสำเนาของเอกสาร

1. บนเมนูไฟล์ให้ชี้ไปที่แชร์แล้วคลิกบันทึกไปยัง OneDrive

2. ถ้านี่เป็นครั้งแรกที่คุณพยายามเข้าถึง OneDrive ให้ใส่Windows LIVE IDและรหัสผ่านของคุณแล้วคลิกลงชื่อเข้าใช้

   ถ้าคุณใช้ Hotmail, Messenger หรือ Xbox Live นั่นหมายความว่าคุณมี Windows Live ID อยู่แล้ว ถ้าคุณยังไม่มี ให้คลิก รับ Live ID เพื่อสร้าง Windows Live ID ใหม่

3. ในกล่อง บันทึกเป็น ใส่ชื่อของเอกสารของคุณ

4. ภายใต้ โฟลเดอร์ส่วนบุคคล หรือ โฟลเดอร์ที่แชร์ คลิกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึกเอกสาร จากนั้น คลิก บันทึก

1. บนเมนู ไฟล์ ให้คลิก เปิด URL

2. ในกล่อง URL พิมพ์ URL สำหรับเอกสารที่อยู่บน SharePoint เช่น http://fabrikam/shared%20documents/DocumentName.docx

   หมายเหตุ: คุณจำเป็นต้องใช้ URL สำหรับเอกสารในไลบรารี SharePoint คุณไม่สามารถใช้ URL สำหรับเรื่องอื่นๆ ของไซต์ SharePoint เช่น รายการ SharePoint หรือ ไซต์ระดับบนสุดได้

3. คลิก เปิด

   หมายเหตุ: 

   • คุณยังสามารถเปิดเอกสารที่อยู่บน SharePoint ได้จากเบราว์เซอร์ของคุณ เมื่อต้องเปิดเอกสารใน Word คลิก เปิดใน Word

   • ถ้าคุณต้องการแก้ไขไฟล์แยกต่างหากแทนเวลาเดียวกันกับผู้เขียนคนอื่น คุณสามารถเช็คเอาท์ไฟล์จากไซต์ SharePoint ได้ เมื่อคุณเช็คเอาท์ไฟล์ ผู้สร้างรายอื่นๆ จะ "ล็อกออก" และสามารถอ่านไฟล์ได้เพียงอย่างเดียว

1. เปิดเบราว์เซอร์ของคุณและลงชื่อเข้าใช้ OneDrive

2. ค้นหาและคลิกไฟล์ แล้วคลิก เปิดใน Word

1. บนเมนู มุมมอง ให้คลิก เค้าโครงเหมือนพิมพ์

2. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

   เมื่อต้องการ	ให้ทำสิ่งนี้
   ดูว่าใครกำลังแก้ไขที่ใดก็ตามในเอกสาร	บนแถบสถานะที่ด้านล่างของหน้าต่างให้คลิกไอคอนลำดับเลข ในการส่งการติดต่อสื่อสารไปยังบุคคล คลิกชื่อของเขาหรือเธอ แล้ว คลิกวิธีการติดต่อสื่อสาร - ตัวอย่างเช่น ส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที
   ดูว่าใครกำลังแก้ไขย่อหน้าเฉพาะ	ในเอกสาร คลิกไอคอนถัดจากย่อหน้า ในการส่งการติดต่อสื่อสารไปยังบุคคล คลิกชื่อของเขาหรือเธอ แล้ว คลิกวิธีการติดต่อสื่อสาร - ตัวอย่างเช่น ส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที

เมื่อคุณบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณไปยังเซิร์ฟเวอร์ ผู้เขียนอื่นที่กำลังแก้ไขเอกสารจะได้รับแจ้งให้ทราบว่า มีการอัปเดต การอัปเดตจากผู้สร้างรายอื่นๆ จะรีเฟรชในเอกสารโดยอัตโนมัติ หากไม่ขัดแย้งกับการเปลี่ยนแปลงของคุณ คุณสามารถดูได้เมื่อผู้เขียนรายอื่นบันทึกการเปลี่ยนแปลงไปยังเซิร์ฟเวอร์ เนื่องจากข้อความที่ระบุว่า มีการอัปเดตปรากฏบนแถบสถานะที่ด้านล่างของหน้าต่าง

1. บนแถบสถานะที่ด้านล่างของหน้าต่างให้คลิกอัปเดต ที่พร้อมใช้งานเพื่อรีเฟรชเอกสารด้วยการอัปเดต

2. บนกล่องโต้ตอบ เอกสารนี้ถูกรีเฟรช ด้วยการอัปเดตโดยผู้เขียนอื่น คลิก ตกลง

   การเปลี่ยนแปลงของคุณจะถูกบันทึกบนเซิร์ฟเวอร์และการอัปเดตที่ทำโดยผู้เขียนรายอื่นจะปรากฏในเอกสารของคุณเป็นการเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม

   หมายเหตุ: 

   • อัปเดตที่ทำผู้สร้างรายอื่นๆ จะรีเฟรชโดยอัตโนมัติก็ต่อเมื่อการอัปเดตเหล่านั้นไม่ขัดแย้งกับการเปลี่ยนแปลงของคุณ ถ้าการอัปเดตใดๆ ขัดแย้งกับการเปลี่ยนแปลงของคุณ คุณจะสามารถตรวจทานการเปลี่ยนแปลงที่ขัดแย้งก่อนที่การเปลี่ยนแปลงจะถูกบันทึก และตัดสินใจว่าจะยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงใด

   • นอกจากนี้คุณยังสามารถคลิกบันทึก บนแถบเครื่องมือมาตรฐานเพื่อรีเฟรชเอกสารด้วยการอัปเดตที่ทำโดยผู้เขียนรายอื่น

ถ้าคุณต้องการติดตามการเปลี่ยนแปลงที่ทำโดยผู้เขียนรายอื่นให้เปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลงและบันทึกเอกสารบนเซิร์ฟเวอร์ เมื่อคุณพร้อมที่จะตรวจทานการอัปเดตจากผู้เขียนรายอื่นคุณสามารถดูสิ่งที่เพิ่มเข้าไปหรือเอาออกจากเอกสารได้ โดยการใช้การติดตามการเปลี่ยนแปลงคุณสามารถตัดสินใจว่าคุณต้องการยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นหรือไม่

1. คลิกที่พื้นที่ใดก็ได้ที่ถูกบล็อกโดยผู้เขียนรายอื่นแล้วคลิกยกเลิกการบล็อก

2. ยอมรับ หรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงดังที่คุณต้องการในเอกสารอื่นๆ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดู ใช้การเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม

3. เมื่อคุณยอมรับการเปลี่ยนแปลงเสร็จแล้ว บันทึกเวอร์ชันนี้ของเอกสารบนเซิร์ฟเวอร์