สรุป: ตัดสินใจว่าจะเลือกวิธีการจัดการระเบียนใดSharePoint Server 2013
ใน SharePoint จัดการระเบียนในการเก็บถาวร หรือคุณสามารถจัดการระเบียนที่เก็บข้อมูลเอกสารเดียวกันกับเอกสารที่ใช้งานอยู่ ด้วยการใช้ SharePoint แบบ #A0 เมื่อคุณประกาศว่าเอกสารกลายเป็นระเบียน ระเบียนจะยังคงอยู่ แต่ SharePoint จะเป็นการจัดการเป็นระเบียน ตัวอย่างเช่น เอกสารอาจได้รับนโยบายการเก็บข้อมูลอื่นเมื่อมีการประกาศเป็นระเบียน หรือผู้ใช้อาจไม่สามารถแก้ไขได้
แนวทางแบบไฮบริดยังเป็นไปได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเก็บระเบียนในที่ที่มีเอกสารที่ใช้งานอยู่เป็นเวลาสองปี แล้วย้ายระเบียนไปยังที่เก็บถาวรของระเบียนเมื่อโครงการเสร็จสมบูรณ์
เมื่อคุณคิดเกี่ยวกับการจัดการระเบียนในไซต์ศูนย์ระเบียนแยกต่างหากหรือในไซต์การร่วมมือกันเดียวกันกับที่สร้างเอกสาร ให้พิจารณาข้อสงสัยต่อไปนี้
-
การควบคุมไซต์การร่วมมือกันเหมาะสมในการจัดการระเบียนหรือไม่ อุตสาหกรรมของคุณอยู่ภายใต้ข้อบังคับที่ระเบียนมีข้อบังคับแยกออกจากเอกสารที่ใช้งานอยู่หรือไม่ ผู้ดูแลไซต์การร่วมมือกันควรได้รับการเชื่อถือในการจัดการไซต์ที่มีระเบียนอยู่หรือไม่ คุณอาจต้องการเก็บระเบียนในไซต์ที่ใช้การเข้าถึงที่ถูกห้ามมากกว่าไซต์การร่วมมือกัน หรือในไซต์ที่จะถูก Backed up ในตารางเวลาอื่น
-
ไซต์การร่วมมือกันจะใช้งานนานเท่าใด ถ้าระเบียนจะต้องเก็บไว้นานกว่าโครงการที่ต่อเนื่อง การเลือกกลยุทธ์การจัดการระเบียนที่มีอยู่หมายความว่าคุณจะต้องรักษาไซต์การร่วมมือกันไว้ แม้ว่าจะไม่ใช้แล้ว
-
สมาชิกโครงการต้องการการเข้าถึงเอกสารบ่อยครั้งหลังจากที่เอกสารกลายเป็นระเบียนแล้วหรือไม่ ถ้าคุณใช้วิธีการแบบ #A0 สมาชิกโครงการสามารถเข้าถึงเอกสารได้ในลักษณะเดียวกัน ไม่ว่าเอกสารจะใช้งานอยู่หรือเป็นระเบียน
-
ผู้จัดการระเบียนในองค์กรของคุณมีหน้าที่รับผิดชอบเฉพาะระเบียนเท่านั้น หรือพวกเขามีหน้าที่รับผิดชอบต่อข้อมูลทั้งหมด ไม่ว่าจะใช้งานอยู่หรือมีระเบียน ถ้าผู้จัดการระเบียนรับผิดชอบเฉพาะระเบียนอย่างเป็นทางการการมีไซต์ศูนย์ระเบียนแยกต่างหากอาจง่ายยิ่งขึ้น
ตารางต่อไปนี้อธิบายความแตกต่างระหว่างสิ่งที่คุณสามารถจัดการได้กับระเบียนในศูนย์ระเบียนกับระเบียนที่มีการจัดการในสถานที่การร่วมมือกัน ความแตกต่างจะถูกนําเสนอจากมุมมองของทั้งผู้จัดการระเบียนและพนักงานในการร่วมมือกันในทีมโครงการ
|
ปัจจัย |
ที่เก็บถาวรของระเบียน |
ระเบียนที่พร้อมใช้ |
|---|---|---|
|
การจัดการการเก็บข้อมูลระเบียน |
ตัวจัดระเบียบเนื้อหาจะใส่ระเบียนใหม่ในโฟลเดอร์ที่ถูกต้องในแผนไฟล์ของที่เก็บถาวรโดยอัตโนมัติโดยยึดตาม Metadata |
อาจมีนโยบายอื่นเกี่ยวกับระเบียนและเอกสารที่ใช้งานอยู่โดยยึดตามชนิดเนื้อหาหรือสถานที่ปัจจุบัน |
|
จํากัดว่าผู้ใช้สามารถดูระเบียนใดได้ |
ได้ การเก็บถาวรจะระบุสิทธิ์ของระเบียน |
ไม่ได้ สิทธิ์จะไม่เปลี่ยนแปลงเมื่อเอกสารกลายเป็นระเบียน อย่างไรก็ตาม คุณสามารถจํากัดว่าผู้ใช้สามารถแก้ไขและลบระเบียนใดได้ |
|
ความง่ายในการค้นหาระเบียน (For records managers) |
ง่ายยิ่งขึ้น ระเบียนทั้งหมดอยู่ในที่เดียว |
ยากขึ้น ระเบียนกระจายอยู่ในไซต์การร่วมมือกันหลายไซต์ |
|
รักษาเวอร์ชันของเอกสารทั้งหมดเป็นระเบียน |
ผู้ใช้ต้องส่งเอกสารแต่ละเวอร์ชันไปยังที่เก็บถาวรอย่างชัดเจน |
อัตโนมัติ โดยถือว่าการเวอร์ชันเปิดอยู่ |
|
ข้อมูลความง่ายในการเข้าถึง (เพื่อผู้ร่วมงานในทีม) |
ยากขึ้น แม้ว่าลิงก์ไปยังเอกสารจะสามารถเพิ่มลงในไซต์การร่วมมือกันเมื่อเอกสารกลายเป็นระเบียนได้ |
ง่ายยิ่งขึ้น |
|
กองข้อความของไซต์การร่วมมือกัน |
ไซต์การร่วมมือกันจะมีเฉพาะเอกสารที่ใช้งานอยู่เท่านั้น |
ไซต์การร่วมมือกันจะมีเอกสารที่ใช้งานอยู่และไม่ได้ใช้งาน (ระเบียน) แม้ว่าคุณสามารถสร้างมุมมองเพื่อแสดงเฉพาะระเบียนเท่านั้น |
|
ความสามารถในการตรวจสอบระเบียน |
ใช่ |
ขึ้นอยู่กับนโยบายการตรวจสอบของไซต์การร่วมมือกัน |
|
ความปลอดภัยระดับผู้ดูแลระบบ |
ตัวจัดการระเบียนสามารถจัดการการเก็บถาวรระเบียนได้ |
ผู้ดูแลไซต์การร่วมมือกันมีสิทธิ์ในการจัดการระเบียนและเอกสารที่ใช้งานอยู่ |
ตารางต่อไปนี้อธิบายความแตกต่างระหว่างวิธีการจัดการระเบียนสองวิธีที่อาจส่งผลต่อวิธีที่คุณจัดการทรัพยากรด้าน IT
|
ปัจจัย |
ที่เก็บถาวรของระเบียน |
ระเบียนที่พร้อมใช้ |
|---|---|---|
|
จํานวนไซต์ที่จะจัดการ |
ไซต์เพิ่มเติม นั่นคือ มีรายการเก็บถาวรแยกต่างหากนอกเหนือจากไซต์การร่วมมือกัน |
ไซต์ที่น้อยกว่า |
|
สามารถปรับขนาดได้ |
ช่วยลดแรงกดขนาดฐานข้อมูลบนไซต์การร่วมมือกัน |
ถึงขนาดไซต์คอลเลกชันสูงสุดเร็วๆ นี้ |
|
ความง่ายในการดูแลระบบ |
แยกไซต์หรือฟาร์มออกจากระเบียน |
ไม่มีการเตรียมใช้งานไซต์เพิ่มเติมที่เกินสิ่งที่ต้องการอยู่แล้วในไซต์ที่มีเอกสารที่ใช้งานอยู่ |
|
ที่เก็บข้อมูล |
สามารถจัดเก็บระเบียนบนสื่อเก็บข้อมูลที่แตกต่างกันได้ |
เอกสารและระเบียนที่ใช้งานอยู่ที่จัดเก็บไว้ด้วยกัน |
