ถ้าคุณใช้บัญชี Microsoft 365 หรือ Microsoft Exchange กับ Outlook คุณสามารถใช้ ผู้ช่วยจัดกําหนดการ และ ตัวค้นหาห้อง เพื่อช่วยจัดกําหนดการการประชุมของคุณได้
หมายเหตุ
ตัวค้นหาห้องใหม่พร้อมใช้งานเป็นครั้งแรกใน Outlook for Microsoft 365 เริ่มต้นในเวอร์ชัน 2012 (รุ่น 13530.20316) ตัวค้นหาห้องมีการพึ่งพา WebView2 ซึ่งเริ่มเผยแพร่ไปยังแอปพลิเคชัน Microsoft 365 ในวันที่ 1 เมษายน 2021 เวอร์ชัน 2101 (รุ่น 13628.20274) และใหม่กว่า สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ WebView2 โปรดดูเอกสารของผู้ดูแลระบบ: Microsoft Edge WebView2 และ Microsoft 365 Apps
ในการประชุมใหม่ ให้เพิ่ม ผู้เข้าร่วมประชุมที่จําเป็นเวลาเริ่มต้น และ เวลาสิ้นสุด แล้วเลือกปุ่ม ตัวค้นหาห้อง ที่ส่วนท้ายของเขตข้อมูล สถานที่
อีกวิธีหนึ่งคือ คุณสามารถเลือกในเขตข้อมูล ตําแหน่งที่ตั้ง และเลือก เรียกดูด้วยตัวค้นหาห้อง ที่ด้านล่างในรายการตําแหน่งที่ตั้งที่แนะนํา
เลือกค่าเฉพาะของห้องในตัวค้นหาห้อง ห้องประชุมเหล่านี้ได้รับการตั้งค่าโดย Microsoft Exchange หรือผู้ดูแลระบบ Microsoft 365 ของคุณ
ถ้าการประชุมมีผู้เข้าร่วมหลายคนและห้องประชุมที่ยุ่งอยู่ อาจเป็นเรื่องยากที่จะหาเวลาที่เหมาะสมสําหรับทุกคน เมื่อต้องการค้นหาความพร้อมใช้งานสําหรับบุคคลและห้อง ให้เลือกปุ่ม ระบบจัดการกําหนดการ บน Ribbon แล้วเลือก เลือกอัตโนมัติ แล้วเลือกเกณฑ์ที่เหมาะสม
หมายเหตุ
ฟีเจอร์นี้จะแทนที่ฟีเจอร์ เวลาที่แนะนํา จาก Outlook เวอร์ชันก่อนหน้า
หลังจากที่คุณพบช่วงเวลาที่เหมาะสมและเพิ่มห้องประชุมลงในการประชุมแล้ว ให้เลือก การประชุม บน Ribbon จากนั้นคุณสามารถปิดตัวค้นหาห้องได้ เมื่อคุณตั้งค่าการประชุมของคุณเสร็จแล้ว ให้เลือก ส่ง
ใช้ระบบจัดการกำหนดการ
- จากกล่องขาเข้า ให้เลือกการประชุมรายการ>ใหม่ หรือใน Calendar ให้เลือก การประชุมใหม่ คุณยังสามารถใช้แป้นพิมพ์ลัด Ctrl+Shift+Q เพื่อสร้างการเรียกประชุมใหม่ได้
- เพิ่มผู้เข้าร่วมประชุมในเขตข้อมูล ผู้ที่ต้องเข้าร่วมประชุม/ผู้เข้าร่วมประชุมทั่วไป
- ในกล่อง เรื่อง ให้ใส่คําอธิบายของการประชุมหรือเหตุการณ์
- เลือก ระบบจัดการกําหนดการ จาก Ribbon คุณจะเห็นแถวสําหรับผู้รับทั้งหมดที่คุณใส่ในกล่อง ถึง ถ้าคุณต้องการเพิ่มผู้เข้าร่วมประชุมเพิ่มเติม คุณสามารถพิมพ์ชื่อของผู้เข้าร่วมประชุมในแถวว่างใดก็ได้ในระบบจัดการกําหนดการ
- เวลาที่ผู้เข้าร่วมของคุณไม่ว่างจะแสดงเป็นสีน้ําเงินเข้ม เวลาที่ผู้เข้าร่วมของคุณมีการนัดหมายไม่แน่นอนจะแสดงในบล็อกแฮชสีน้ําเงินอ่อน และเวลาที่อยู่นอกชั่วโมงการทํางานของผู้เข้าร่วมจะแสดงเป็นสีเทาอ่อน เลือกเวลาว่างสําหรับผู้เข้าร่วมทั้งหมดของคุณ
ใช้ตัวค้นหาห้อง
ในการประชุมใหม่ ให้เลือกปุ่ม ระบบจัดการกําหนดการ บน Ribbon เลือกปุ่ม ตัวค้นหาห้อง ทางด้านขวาของเขตข้อมูล ตําแหน่งที่ตั้ง หรือเลือก เรียกดูด้วยตัวค้นหาห้อง ที่ด้านล่างในรายการตําแหน่งที่ตั้งที่แนะนํา
ถัดไป ให้เรียกดูอาคารในเมืองที่คุณต้องการประชุมโดยใช้เมนูดรอปดาวน์ในเขตข้อมูลอาคารหรือค้นหาโดยการพิมพ์ในเขตข้อมูลอาคาร
หลังจากเลือกอาคารคุณสามารถเรียกดูและกรองห้องในอาคารนั้นตามประเภทความจุพื้นและคุณสมบัติ รายการเหล่านี้ตั้งค่าโดย Microsoft Exchange หรือผู้ดูแลระบบ Microsoft 365 ของคุณ
เลือกห้องที่พร้อมใช้งานเพื่อเพิ่มห้องไปยัง ระบบจัดการกําหนดการ และไปยังการประชุมเป็นผู้รับ
ถ้าคุณต้องการทําให้การประชุมเกิดขึ้นซ้ํา บนเมนู การประชุม ในกลุ่ม ตัวเลือก ให้เลือก กิจวัตร เลือกรูปแบบของกิจวัตร แล้วเลือก ตกลง เมื่อคุณเพิ่มรูปแบบของกิจวัตรลงในการเรียกประชุม เมนู การประชุม จะเปลี่ยนเป็น การประชุมที่เป็นกิจวัตร
เมื่อคุณตั้งค่าการประชุมของคุณเสร็จแล้ว ให้เลือก ส่ง
ค้นหาตัวค้นหาห้อง
ในการประชุมใหม่ ให้เลือก เรียกดูด้วย Places ที่ด้านล่างของ ตําแหน่งที่ตั้งที่แนะนํา
ถัดไป ให้เรียกดูอาคารในเมืองที่คุณต้องการประชุมโดยใช้เมนูดรอปดาวน์ในเขตข้อมูลอาคารหรือค้นหาโดยการพิมพ์ในเขตข้อมูลอาคาร
หลังจากเลือกอาคารคุณสามารถเรียกดูและกรองห้องในอาคารนั้นตามประเภทความจุพื้นและคุณสมบัติ
ใช้ตัวค้นหาห้อง
ในการประชุมใหม่ ให้เลือก เรียกดูด้วยตัวค้นหาห้อง ภายใต้ส่วน เพิ่มตําแหน่งที่ตั้ง แล้วเลือก ตัวค้นหาห้อง
ถัดไป ให้เรียกดูอาคารในเมืองที่คุณต้องการประชุมโดยใช้เมนูดรอปดาวน์ในเขตข้อมูลอาคารหรือค้นหาโดยการพิมพ์ในเขตข้อมูลอาคาร
หลังจากเลือกอาคารแล้ว คุณสามารถเรียกดูและกรองห้องในอาคารนั้นตาม ชั้นความจุฟีเจอร์ และ ห้องได้
ใช้ตัวค้นหาห้อง
ค้นหาและจองห้องประชุมจากหน้าจอ เหตุการณ์ใหม่ ด้วย เรียกดูห้องประชุม
จากนั้น ให้เรียกดูอาคารในเมืองที่คุณต้องการประชุมด้วยการพิมพ์ลงในเขตข้อมูลอาคาร
ด้านบนของหน้า
