ไฟล์ถูกล็อกโดยผู้ใช้อื่น และคำสั่งเป็นสีเทา

คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงในเอกสาร เวิร์กบุ๊ก หรืองานนําเสนอที่คุณเปิดจากที่แชร์ได้ถ้ามีผู้อื่นร่วมงานอยู่ ไฟล์ในเวอร์ชันเดสก์ท็อปOfficeของพวกเขา คุณสามารถดูเวอร์ชันที่บันทึกล่าสุดได้ แต่ไม่สามารถแก้ไขไฟล์ได้จนกว่าบุคคลอื่นจะ ปิด การป้องกันไม่ให้บุคคลตั้งแต่สองคนหรือมากกว่านั้นเปลี่ยนแปลงที่ขัดแย้งกันในไฟล์ เช่น การแสดงข้อคิดเห็นบนข้อความที่บุคคลอื่นได้ลบไปแล้ว

ถ้าคุณต้องเปลี่ยนแปลงไฟล์ทันที คุณสามารถใช้ ไฟล์ > บันทึกเป็น เพื่อสร้างสําเนาไฟล์ใหม่ แล้วเปลี่ยนแปลง ในสําเนาของคุณ จากนั้นคุณจะต้องแก้ไขการเปลี่ยนแปลงกับการเปลี่ยนแปลงที่ผู้อื่นสร้างในสเนาของพวกเขาอีกครั้ง

บุคคลมากกว่าหนึ่งคนสามารถใช้งานไฟล์ที่ใช้ร่วมกันในครั้งเดียวได้ถ้าทุกคนเปิดไฟล์ในหนึ่งในแอป Office Online ซึ่งผสานการเปลี่ยนแปลงโดยผู้ใช้ทั้งหมดทันทีแบบเรียลไทม์ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Office Online